物业公司质量体系文件管理工作程序

物业公司质量体系文件管理程序

1.0目的

对质量管理体系文件予以控制,确保在使用时可获得有关版本的适用体系文

件。

2.0适用范围

适用于公司质量管理体系文件的控制。

3.0职责

3.1总经理负责对公司质量管理体系文件的评审和批准。

3.2管理者代表负责对公司质量管理体系文件的总体控制。

3.3办公室负责组织质量管理体系文件的建立、整理、发放、使用、保管以及更改控制。

3.4各部门负责管理本部门持有的质量管理体系文件,并确保体系文件的有效使用。

4.0过程识别

5.0行为准则

a)文件应清晰,便于识别,发布前得到批准;

b)外来文件应识别并控制其发放;

c)使用文件场所都应得到相关文件的有效版本;

d)对作废文件做出标识或隔离,防止非预期使用;

e)手册(含程序)发布或换版时应先评审、批准后发布;

f)文件现行及更改状态确保可识别.

6.0程序

6.1文件分类

6.1.1质量管理体系文件包含手册、管理制度、技术文件、质量记录表式等由办公室负责组织编写、修改和管理;

6.1.2行政管理文件包括外来文件和本公司文件由办公室报批并控制分发.

6.2文件编目及标识

6.2.1为确保文件的唯一性,公司做出规定:

a)质量手册:郑州-Y*-20**表示:××市××公司质量手册20**年版.每页A-0表示A版第0次修改.

b)质量记录:JL-8.3-01表示质量手册中第8.3不合格的控制要素中第一个记录.

6.3文件控制

-编制文件应收集企业背景资料并按ISO9000系列标准要求编审;

-所有支持体系过程的文件发布前得到批准,确保适应性;

-文件发放由主管部门登记编号并用分发/回收记录控制发放;

-文件印制或复印应确保清晰、易于辨别,并注明其版本或修订状态;

-手册管理执行质量手册管理规定;

-主管部门拟列文件总清单,便于检索和控制文件有效性;

-文件发放时在可能情况下及时收回作废/失效文件,包括图纸,确保使用场所持有文件的唯一性和有效性;

-用于参改的作废文件或备用文件做出标识或单独存放.

6.4文件更改

6.4.1质量手册程序修改,由主管部门填写《文件更改申请单》任管理者代表审核后报总经理批准,手册修改量大可采取换页、修改页数超过三分之一应重新换版印发.换版应评审后由总经理批准.

6.4.2技术文件、管理文件更改和换文由管理者代表或主管副总经理批准,如需改换文件修改部门,该部门应获得文件编制的原背景资料.

6.5文件使用与保管

1)文件领用时,领用人应在分发记录上签字;

2)文件分发范围由主管领导审批;

3)文件使用中不得损坏、乱涂或私自修改,保证文件清晰易于识别;

4)妥善保管文件,放在通风、干燥、安全的地方;

5)文件可以是书面,如有条件也可使用电子媒体,但注意留有备份;

6)文件作废销毁应有管理者代表批准.

7.0相关文件

7.1记录控制程序

7.2管理策划控制程序

7.3产品实现策划(施工组织设计)管理程序

8.0记录

8.1文件发放回收记录

8.2部门要控文件清单

8.3文件更修改申请单

篇2：公司质量体系文件和资料控制工作程序

公司质量体系文件和资料控制程序

⒈目的:

对质量体系文件和资料进行控制,确保使用的文件和资料为有效版本。

⒉范围:

适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。

⒊职责:

3.1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作,并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。

3.2"手册"和"程序文件"由总经理批准。

3.3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。

3.4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。

⒋工作程序:

4.1文件及资料的分类与编号

4.1.1文件和资料分为以下几类:

①质量手册;

②程序文件;

③外来文件;

④其他质量文件。

4.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件:

①公司内发放的质量手册为受控文件,由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件;

②程序文件为受控文件;

③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。

4.2文件的编写

4.2.1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节,手册内容应相互协调,避免重复与漏写。

4.2.2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。

4.2.3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。

4.3文件的审批

4.3.1质量手册由管理者代表审核,总经理批准。

4.3.2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核,总经理批准。

4.3.3审批主要内容:

①内容是否符合QS-9000标准,职责是否明确、合理;

②各文件之间是否协调;

③与上级政策法规是否一致。

4.3.4部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签,管理者代表负责审批和控制。

4.4文件的发放

4.4.1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放,使用人在文件领用登记表上签字,受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。

4.4.2质量手册和程序文件发放范围:

①总经理、管理者代表、副总经理;

②各部门负责人。

4.4.3外来文件(包括顾客的图纸、软件)由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门,文件原稿由资料员保管,文件作废后由资料员收回并填写销毁清单,报管理者代表批准后销毁。

4.4.4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门,领用人在文件领用登记表上签字。

4.4.5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单,各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。

4.4.6如文件发生破损,由文件执行部门提出书面申请,由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件,并在备注栏中注明"更换"字样。

4.5文件的复审与更改

4.5.1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审,每年复审一次。对不合适的文件应重新修订,对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"****年确认"印章。年份用公元纪年表示。

4.5.2文件如在条文上需要更改,由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单,经原审批人员或经授权人员审批实施更改,并在手册/程序文件修改记录表(见附录A)上登记。

4.6文件的更换与作废

4.6.1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换,管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。

4.6.2新版文件实施后,原文件自行作废,由资料员按原文件收/发登记表统一收回,并填写文件销毁清单,原版文件及一份复印件封存备查,并加盖红色"保留"印章。

4.7文件的管理

4.7.1文件经审核批准后,原版文件由资料员统一归档保存,并填写文件归档登记表。

4.7.2文件应妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上,防止文件损坏。若有损坏应及时修补。

4.7.3文件原件一律不准外借,非本公司人员需借阅,由管理者代表审批后可借阅复制件,若需复制,应经总经理批准,并填写文件收/发登记表。任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。

⒌相关文件:

无。

⒍相关表单:

见清单。

篇3：质量体系技术文件资料控制程序

质量体系技术文件和资料控制程序

⒈目的:

对与质量体系有关的技术文件和资料进行控制,确保现场使用文件为现行有效。

⒉范围:

适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制。

⒊职责:

3.1技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归口管理。

3.2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。

⒋工作程序:

4.1技术文件及资料(以下简称文件和资料)的分类及编号

4.1.1文件和资料的分类

4.1.1.1文件分为内部文件和外部文件:

①内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等;

②外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。

4.1.2文件和资料的编号:

文件和资料的编号由技术部统一规定,编号应层次分明,条理清楚,做到一物一号,既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。

4.1.3文件和资料分为受控和非受控两种,产品标准(包括国家标准、企业标准)、产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件;其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

4.2文件的编号及审批

4.2.1为提高产品质量,增加竞争能力,企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。

4.2.2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由技术部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查,技术部经理审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。

4.3文件的发放与接收

4.3.1资料员在文件批准后3天内,按技术文件发放范围发放,不得多发或漏发,文件领用人在文件收/发登记表上签名,受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

4.3.2当文件严重破损影响使用时,应到技术部办理更换手续,交回破损文件,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"更换"字样,由技术部经理审批后,换发新文件。当使用部门将文件丢失时,由使用部门向技术部提出书面申请,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"重发"字样,经技术部经理审批后补发丢失的文件,在文件上注明"重发"字样,并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到,应将原文件送回技术部,统一销毁,以防误用。

4.3.3技术部列出技术文件清单,接收部门收到文件后,在技术文件清单上做好记录。

4.4文件的更改

4.4.1文件需要更改时,由技术部有关人员填写文件更改通知单,经审批后,按文件收/发登记表到有关部门更改文件,更改完成后,由使用部门有关人员在更改通知单上签名。

4.4.2若技术文件更改内容较多,不便在原文件上更改时,可按更改要求重新编制新的技术文件,由资料管理员按原文件收/发登记表发放,并填写文件收/发登记表,原登记表备注栏中注明"更换收回"字样,同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查,其余统一销毁。

4.4.3技术文件更改时,涉及到在制品原有工装时,应提出相应的处理意见。

4.4.4技术文件更改时,与此相关的其他技术文件也应同时更改,以保证文件正确、统一。

4.4.5由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目,可先不更改技术文件,而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据,《工艺单》经技术部经理审核、总经理批准后生效实施。

4.4.6技术文件更改方法

4.4.6.1将需要更改的内容用细实线划掉,被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况,在适宜部分填写更改后的内容,在靠近更改部位写上更改标记,其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示,如abcd……或①②③……

4.4.6.2在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。

4.4.7文件更改通知单应装订成册,并保存五年,涉及安全性的更改文件应保留15年,以便备查。

4.5文件的管理

4.5.1文件和资料由资料员统一保管,收发文件填写收/发登记表,归档文件填写归档登记表。

4.5.2技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录(或台帐)及分目录清单,便于检索查询。

4.5.3文件原件一律不准外借,任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。若要查阅,经技术部经理同意后,查阅复制件。公司外需复制,经总经理批准后,填写文件收/发登记表,文件加盖红色"更改不通知"印章。

4.5.4外协件技术文件由采购部发放并填写文件收/发登记表,文件加盖红色"外协"印章。

4.5.5进行计算机辅助产品设计时,应把相应文件应在服务器上备份,备份文件名应较易辨认。

4.5.6外部文件应填写收/发登记表,需归档的填写归档登记表。

4.5.7文件应妥善保管,防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。资料员每年对保管的文件检查一次。

4.5.8技术部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次,对不适用的文件进行修订,对适用的在文件右上角加盖红色"****年确认"印章。

4.5.9技术部应及时收集上级的文件资料及相关标准,确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》,对公司所有标准进行复查,及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同,只是标准号有所变动的,可把旧版本标准号改为新版本标准号,同时加盖红色"****年确认"印章。

⒌相关文件:

无

⒍相关表单:

见清单。