物业质量体系文件出入口管理办法

篇2：某物业辖区停车场管理办法

物业管理公司质量管理体系文件

--停车场管理办法

1.目的

规范管理服务区域内停车场的管理,维护停车场车辆行驶与停放秩序。

2.范围

适用于公司管理服务区域内的停车场.

3.职责

岗位工作内容

部门负责人停车场证照办理,停车场管理规定审批,并对停车场管理进行全面指导、监督。

安全主管/主办/班长负责制订、完善本部门停车场管理规定。负责停车场管理工作的具体实施

安委会对停车场管理工作不定期检查,协助处理突发事件。

4.方法和过程控制

4.1总则

4.1.1各管理处必须根据本文件确定的一般原则、操作流程及停车场的实际情况,编制各管理服务区域停车场管理规定,对停车场管理的责任、实施方法、防范措施做出详细规定,并报品质管理部备案。

4.1.2购买车位的顾客需凭购买手续与管理处签订《车位服务协议书》;顾客需租用车位时需向管理处提出申请,由管理处经理审批后,与其签订《车位租用协议书》。

4.1.3《车位服务协议书》、《车位租用协议书》必须按公司提供的统一格式、内容填写,有效期满前一周,管理处应通知顾客续签。

4.1.4外来车辆需根据车位紧张程度及潜在风险(如携带易燃、易爆等物品)确定是否让其停放。无牌机动车辆及携带危险品车辆严禁进入管理服务区域内。

4.1.5所有停车场出入口都必须设置地桩(无人化管理车场除外)。如出入口道闸故障或因其它原因暂时失去屏障功能时必须使用地桩,保证出入口安全屏障的有效性。

4.1.6经营性停车场应有政府颁发的合法证照和手续。车场内应有防盗提示标识,夜晚在机动车场值勤的安全员须穿反光衣。

4.2出入凭证管理

4.2.1对与管理处签订了《车位服务协议书》或《车位租用协议书》的顾客,各管理处应根据停车场的实际情况对车辆管理采用以下两种控制方法:

4.2.1.1第一类:停车场智能卡,该类卡按使用性质分为车场卡、临停卡、访客卡,见公司《CI手册》,适用于已安装智能系统的停车场进出车辆使用。

4.2.1.2第二类:纸制《车辆停放服务卡》,适用于未安装智能系统的停车场,供租车位或私家车位的车辆使用。

4.2.2纸制《车辆临时停放凭证》,适用于未安装智能系统的车场供外来临停车辆使用;或有商业裙楼的物业因临时进出车辆频繁,不适用发放智能卡时使用。

4.3已设岗的停车场车辆出入管理基本操作流程:

4.3.1二十四小时使用地桩。

4.3.2车辆进出时,必须检查一辆放行一辆,过一辆车开一次道闸,严禁在未办理手续前将道闸打开。

4.3.3在车流量高峰期应增加岗位人员,加快车辆流通速度,防止大量车辆滞留,有条件的管理处应尽可能考虑进出口分流,并做好标识。

4.3.4车辆驶入时的基本操作:

A.车辆驶近停车场入口时,安全员应面向来车呈立正姿势,示意车辆减速停车,若其带有智能卡,指引其读卡进入。

B.是临停车辆,应迅速准备车辆临时停放服务卡/凭证。当车辆停稳后,安全员快步走至距车辆驾驶室窗口适当距离的位置,呈立正姿势并敬礼,迅速发放车辆临时停放服务卡/凭证,打开地桩并向车主示意点头问好,车主接过车辆临时停放服务卡/凭证后,示意车辆驶入停车场。

C.进入停车场的车辆,安全员要及时对车辆外观进行仔细检查,并将有异常情况的车辆记录于《停车场车辆情况登记表》。

4.3.5车辆驶出时的基本操作:

A.车辆驶近停车场出口时,安全员应面向来车呈立正姿势,注意观察,对临停车辆应示意车辆减速停车。

B.车停稳后,安全员快步走至距车辆驾驶室窗口适当距离的位置,呈立正姿势并敬礼,向车主收回车辆临时停放服务卡/凭证,并快速核对车牌号、进入时间、值班人员签名等信息,对需要收取车位使用费的车辆按停车场收费标准收费,并给车主相应的停车费发票,然后开启道闸、打开地桩,示意车辆驶出停车场。登记、存放收回的车辆临时停放服务卡/凭证。

C.对不愿收发票的车主,应明示公司的规定,请车主自行处理,严禁收费不给发票的行为,一经查出,一律按贪污票款处理。因特殊原因未收取车辆停放服务费的车辆应在《未收费车辆登记表》上作详细记录,并请车主或上级签名确认。

4.3.6如发生驶出的机动车辆无智能卡、《车辆停放服务卡》、《车辆临时停放服务凭证》、卡/证上的车牌号与所开车辆车牌号不符、司机不符、无车牌等异常情况,应立即报告控制中心和上级领导,查验并登记车主的有效证件:车辆行驶证、驾驶证、车牌号、车型等,进行人、车、证的核实,经车辆所有权人或单位证实并在《驶出车辆异常情况登记表》上签名后方可放行。

4.5停车场秩序管理

4.5.1安全员要维护停车场内良好的交通秩序,引导车辆正确停放,若出现困难或问题,应立即报告上级领导,防止车辆堵塞及意外事故发生。

4.5.2车场内车辆如发生交通事故,按突发事件处理程序及办法处理。

4.5.3如发生车辆冲岗、从入口绕行等可疑情况,应首先设法截停车辆,同时在第一时间报告部门经理或部门安全负责人处理。

4.5.4车场内禁止维修车辆,特殊情况须报管理处经理。

4.5.5车场车辆如发生油、气、水滴漏等异常情况,安全员应立即通知车主进行检查并处理,若通知不到车主须将情况上报主管/主办。

4.5.6制止在停车场内进行试刹车或练习驾驶的行为。

4.5.7因车主原因造成车场内公共设施、设备损坏时要立即上报部门主管/主办以上人员到现场处理,根据损坏情况与车主明确责任,赔偿损失。

4.5.8因管理原因造成车场内车辆损伤或丢失,公司将追究当事人的责任。情节严重时,移交司法机关处理。

4.6停车场票据管理

4.6.1车辆临时停放服务卡/凭证由专人从管理处指定票据管理员处领取,并对领取数量进行登记。各车场出入口岗在交接班时须将卡/证数量、编号及其连续性等情况记录在《安全员交接班记录表》上。

4.6.2对回收的车辆临时停放服务卡/凭证应妥善保管,防止风吹、雨淋、遗失,每日由专人负责整理核对;《车辆临时停放服务凭证》应上交到管理处指定的负责人,由票据管理员登记保管,与存根一起保存。

4.6.3停车发票由专人到出纳员处签名领取,编号应具有连续性,

车场出入口岗交接班时须将发票数量、编号及其连续性等情况记录在《安全员交接班记录表》上,停车费满500元时要连同发票存根一起上交到管理处出纳员处,由出纳员核对并登记票据和现金数,由当事人签名认可。

4.7停车场智能卡管理

按《智能卡管理办法》执行

4.8摩托车、自行车管理

4.8.1在管理服务区域内应指定固定的摩托车、自行车停放点,并明确标识(包括防盗标识),车辆必须按指定位置停放,安全员督导执行。

4.8.2在管理服务区域内停放摩托车、自行车可不收取任何费用,亦无须发放任何出入凭证。

4.8.3严禁无牌摩托车进入管理服务区域,对无牌摩托车多的管理服务区域,应及时书面联系交通管理部门或辖区派出所进行清理,以维护管理服务区域良好的管理秩序。

5.支持性文件

GZWY7.5.1-A01-07《智能卡管理办法》

GZWY8.2.3-A01《突发事件处理程序》

6.质量记录和表格

GZWY7.5.1-A01-F1《安全员交接班记录表》

GZWY7.5.1-A01-03-F1《车位租用协议书》

GZWY7.5.1-A01-03-F2《车位服务协议书》

GZWY7.5.1-A01-03-F3《停车场车辆情况登记表》

GZWY7.5.1-A01-03-F4《车辆停放服务卡》

GZWY7.5.1-A01-03-F5《车辆临时停放服务凭证》

GZWY7.5.1-A01-03-F6《驶出车辆异常情况登记表》

GZWY7.5.1-A01-03-F7《未收费车辆登记表》

篇3：某物业项目控制中心管理办法

物业管理有限质量管理体系文件

--控制中心管理办法

1.目的

规范控制中心的工作,明确控制中心的职责。

2.范围

适用于公司各业务部门。

3.职责

责任部门/岗位工作内容

管理处经理负责控制中心工作的指导、检查

安全主管/主办/班长负责控制中心工作的监督、检查

控制中心负责人负责控制中心工作的具体组织、实施

4.方法和过程控制

4.1控制中心内部管理

4.1.1控制中心值班人员的要求:必须经过相关消防知识、本管理处消防设备操作的培训,且考核合格,具备处理紧急事件能力,控制中心人员须持有深圳市消防局颁发的《消防上岗证》。

4.1.2控制中心代班、顶班的人员要求:必须经过相关消防知识的培训,由部门经理指定的人员担任,代班时间尽量不超过30分钟,并在中心交接班记录的备注栏填写代班人姓名、代班时间及代班期间的重要事项。控制中心须保存经部门经理确认的可在控制中心代班、顶班的人员名单。

4.1.3控制中心是整个管理服务区域的控制枢纽,负责对接到的信息进行综合处理,及时调度,通过各类通讯设施,及时通知相关人员处理有关事宜,保持通讯联系,传递信息,重大事件及时向经理报告。

4.1.4协助受理顾客投诉,及时调配人员处理,并做好记录,同时向管理处汇报,及时跟踪处理结果。

4.1.5必须熟悉管理服务区域各类人员的职责范围及特长,熟悉管理服务区域环境、楼宇结构、设施、设备、器材布置及其控制范围。了解管理服务区域各类人员每天工作安排及行动去向,并协调处理。

4.1.6通过监视器密切监视出入管理服务区域人员情况,发现可疑人员、情况及时通知就近人员监视和处理,并跟踪处理结果。监督安全管理员严格履行物资搬运放行手续。

4.1.7大厦控制中心值班人员接班时,必须检查消防控制主机回路、分区、报警点、故障状态及原因,检查消防联动柜监控性能及信号灯状况。消防主机报火警必须立即核实,如属误报,及时复位,如属真火警,按灭火方案处理。

4.1.8指挥处理各种紧急情况,下达处理方案,至少有一种有效方式与宿舍安全员及时联系,以保证在紧急情况下得到支援。必要时通知上级领导或向社会机构求援,事后及时做好详细记录。

4.1.9任何时间,控制中心值班人员不得让无关人员在控制中心逗留。作好顾客资料及公司质量记录的保密工作。

4.2控制中心必备的常用联系电话、资料和消防设备

4.2.1控制中心必备的常用联系电话:管理处顾客的联系电话(注意保密、禁止外泄)、供水、供电、供气、辖区派出所、三防指挥部、居委会等部门的联系电话,管理处重要设备厂家或保养单位的联系电话,公司内部联系电话,常用紧急电话。

4.2.2控制中心须保存的有关资料:建设部、《广州市城市市容和环境卫生管理规定》、《广州市物业管理办法》、业主公约、停车场收费标准,有线电视、水、电、煤气、电话收费标准,市有关出租屋管理规定、等资料。

4.2.3控制中心须配备的防火器材:控制中心应配有防火服两套、灭火器三瓶、应急灯、三节电池手电筒各一、消防工具箱一个(内有:市政消火栓专用工具、消防板手、斧头、铁撬、管钳、铁锤、铁錾各一、防毒面具两个以及警戒带、医疗箱及常用医药、防烟防毒工具等),大厦须备有两个或以上的消防工具箱,所有消防设施、设备必须保存完好并不得挪做它用。

4.3对钥匙的管理(没有控制中心的由部门指定专人管理)

参见《钥匙管理程序》

4.4录像带的管理

4.4.1管理处经理必须对录像带所录内容进行控制,录制重点部位(车场、出入口等)的内容。各部门需确保录像带的录像效果良好,中心值班人员每周一对上周录像效果进行抽查。部门经理根据录像机、录像带使用情况决定是否更换。一般情况下录像带每两年更换一次。

4.4.2各管理处应根据正常使用录像机的台数按每台录像机配33盒录像带的比例配置录像带。录像带上须有明确的录制时间标识,33盒录像带中一盒标识为"备用"。

4.4.3除备用录像带外,其余32盒录像带对应编号为1上、1下、2上、2下……16上、16下。1上表示上半天使用,1下表示下半天使用,每盒录像带的录制时间设定为12个小时,每天使用两盒,每日凌晨零时和每天中午12时更换。录像带录制内容保存期限为半个月,32盒录像带每月1-16日对应使用一遍,

17-31日对应使用一遍。

4.4.4部门如有多台录像机使用,录像带应有与录像机对应的标识。录像带必须保存在防潮,防阳光直晒的地方。

4.4.5非公司人员观看、借用录像带须经管理处经理同意,借用录像带必须履行借阅登记手续,在一周内予以归还。

4.5对拾遗物品的管理

4.5.1任何员工在管理服务区域内捡获任何物品都必须及时交到管理处,管理处无人值班时交给控制中心值班人员。

4.5.2当值人员在接到物品时,必须将所拾物品进行详细记录,并交管理处经理确认是一般物品还是贵重物品。一般物品交控制中心保管,贵重物品交管理处出纳保管。

4.5.3管理处及时张贴拾遗物品启事通知顾客。贵重物品保留一年无人认领时,由部门经理上报公司另行处理;一般物品保留三个月无人认领时,由部门经理决定处理。

4.5.4顾客认领失物时,须说明失物的内容、失物地点和出示其它有效证明后方能签字认领。

4.6顾客邮件的管理

4.6.1顾客邮件属于受国家法律保护的私人财产,不得私自拆毁。

4.6.2普通邮件由投递人员直接投入顾客邮箱,当班安全管理员负责监督;如由管理处代收,相关接收人员应在《邮件签收登记表》中登记,并及时通知顾客领取。

4.6.3特殊邮件(如特快专递、包裹等)须签收的,由控制中心或指定人员负责顾客邮件的签收,并在《邮件签收登记表》中登记,及时通知顾客领取,并请顾客在记录本中签字确认。

4.6.4接收邮件时,应注意邮件有无破损,如有异常应及时知会顾客。

5.质量记录表格

GZWY7.5.1-A01-02-F1《物资搬运放行条》

GZWY7.5.1-A01-04-F1《中控室交接班记录表》

GZWY7.5.1-A01-04-F2《拾遗物品登记表》

GZWY7.5.1-A01

-04-F3《邮件签收登记表》

GZWY7.2.3-G01-F2《工作信息记录本》

GZWY8.2.3-A01-F2《突发事件处理记录表》

篇4：某小区消防灭火操作办法

物业管理公司质量管理体系文件

--消防灭火操作办法

1.目的

规范灭火程序、灭火器材的使用,确保火警发生时能及时、有效的处理。

2.范围

适用于公司各管理处

3.方法和过程控制

3.1火警信息的识别:

3.1.1人员报警:正常情况一般为真火警。

3.2.1设备报警:需要识别,由消防控制中心值班人员安排人员立即赶赴火警报警点处,查明真伪。若是假火警,应查明原因并予以及时处理。

3.2火警阶段划分

火警分为四个阶段:初期、发展期、猛烈期、扑灭期。

3.2.1初期火警:指火情发生时的最初三分钟,为灭火的最佳时机。

3.2.2发展期:火情发生后3-7分钟,此时应立即进入灭火作战阶段。

3.2.3猛烈期:火势猛烈发展阶段。

3.2.4扑灭期:配合消防部门调查事故原因、责任及火灾善后处理。

3.3灭火救援

3.3.1人员分组及相关职责

3.3.1.1消防总指挥:由部门经理担任,负责本物业范围内灭火工作的全面组织及指挥。

3.3.1.2消防副总指挥:由值班人员或设备管理人员担任,协助总指挥及保证设备的正常运行。

3.3.1.3灭火组组长:由总指挥现场指定(一般为班长以上的人员),组织一切力量灭火,及时向中心报告火情。

3.3.1.4灭火组组员:听从组长的安排,利用一切消防设施进行灭火。

3.3.1.5联络组:随时向总指挥汇报现场火情,协助灭火人员灭火。

3.3.1.6后勤组:协助运输消防器材及消防工具。

3.3.1.7救护组:负责救护。

3.3.1.8疏散组:各出入口岗安全员阻止人员、车辆进入,指挥人员、车辆向外疏散。

3.3.2灭火程序

当发生火警时,部门现场负责人应视情况决定是否及时拨打119,以免延误最佳救护时间。

3.3.2.1初期火警的处理:

任何人员发现有异味、异声、异色等现象要及时报告。发现或接到火情应采取积极措施处理,立即就近携带灭火器材展开灭火行动,同时通知消防中心请求安排相关就近人员奔赴现场展开灭火,尽最大努力将火势在此阶段予以扑灭。

3.3.2.2.发展期阶段的灭火:

此时应立即进入灭火作战阶段:

A.接到火警通知后,中心人员要保持镇定,要求现场人员讲明火警地点,燃烧物质,火势情况等,马上派人带对讲机、灭火器、消防工具到现场了解情况及灭火,确认火势程度,并及时向控制中心汇报火情。

B.中心值班人员根据火情,立即安排设备负责人员切断煤气总阀及市电,并将应急电源投入使用,同时将火警情况报告给消防总指挥,立即通知各岗位禁止无关人员、车辆进入物业管理服务区域,通知有关人员组织疏散。

C.消防总指挥接到通知后,立即赶到现场并指挥人员现场增援,同时集合全体人员布置救灾工作,并向总经理和分管总经理助理汇报。

D.启动消防泵和喷淋泵,用紧急广播通知顾客离开房间,在场工作人员指挥顾客从消防楼梯安全疏散,禁止乘客搭乘电梯,消防救护人员可乘坐消防电梯进行灭火工作。

3.3.2.3猛烈期的灭火:

火势猛烈发展阶段,应立即拨打火警电话119通知公安消防部门进行抢救,并向社会求助,接应组人员负责引导、配合外界增援队伍。

3.3.2.4扑灭期的处理:

火势扑灭后,保护好现场,全面处理善后工作,对顾客进行安抚,做好沟通工作,并积极协助消防主管部门查明起火原因,采取纠正措施。

3.3.2.5即使部门自行将火扑灭,如果原因不明或有可疑情况,也应保护现场,查明原因,必要时报政府消防部门处理。配合相关部门做好善后事宜,及时填写《突发事件处理记录表》报公司品质管理部。

3.4消防器材的使用方法

3.4.1灭火器的使用方法

3.4.1.1二氧化碳灭火器

A.用右手提着灭火器到现场。

B.用手握住压把,拆除铅封和拨出保险销。

C.距火源2米左右的地方(尽量在上风处),左手拿着喇叭筒,右手用力压下压把,对准火焰根部喷射,并不断(前进)推前,直至把火焰扑灭,使用中防止冻伤。

D.适应范围:主要适用于扑灭各种贵重设备、档案资料、仪器仪表、600伏以下的电器设备及油类等初起火灾。

3.4.1.2车式干粉灭火器

A.将灭火器推到现场;

B.抓着喷粉枪,左手顺势展开喷粉胶管,直至平直不能弯折或打圈;

C拆除铅封并拨出保险销,手掌使劲按下供气阀门;

D.左手把持喷枪管托,右手把持枪柄,并用手指扳动喷枪开关,对准火焰喷射,并不断靠前左右摆动喷枪,将喷射出的干粉覆盖燃烧部位,直至把火扑灭为止。

E.适应范围:主要适用于扑救易燃液体,可燃气体和电器设备的初起火灾。

3.4.1.3泡沫灭火器

A.右手抓筒身,左手托筒底,取下灭火器;

B.提着灭火器(不能颠倒)保持平衡地到现场,右手握住筒上把手,左手执筒底边缘;

C.把灭火器颠倒过来呈垂直状态,右手抓筒身,左手抓筒底边缘;把喷嘴朝向燃烧区用劲上下晃动几下,站在离火源8米的地方喷射,并不断前进,围着火焰喷射,直至把火扑灭;

D.灭火后,把灭火器卧放在地上,喷嘴朝下。

E.适应范围:主要适用于扑灭各种油类火灾、木材、纤维、橡胶等固体可燃物火灾。

3.4.1.4干粉灭火器

A.右手握着压把,左手托着灭火器底部,迅速取下灭火器;

B.右手提着灭火器到现场;

C.先摇晃灭火器后除掉铅封并拨出保险销;

D.左手握着喷管,右手提着压把;在距火焰2米的地方,处于上风位,右手用力压下压把,左手拿着喷管,左右摆动,喷射干粉覆盖整个燃烧区。

E.适应范围:适用于扑救各种易燃可燃液体和气体火灾以及电器设备火灾。

3.4.2消防栓的使用方法

3.4.2.1从消防栓箱内取出消防水带、水枪头。把消防水带的一头连接在消防栓上,另一头连接在水枪头上,将消防水带理平整、

拉直。

3.4.2.2把水枪头对准火焰根部,水枪与人成45度角,由两人分左右成弓步双手紧握水枪头。由另一人逐步打开消火栓上的开关,直到最大。

3.4.2.3对胶管式的消防栓,使用时,先拉出消防胶管对准火焰根部,后打开胶管水喉,直接灭火。

3.4.2.4使用时必须注意:电气火灾不能用消防水灭火;打开水以前,灭火人员必须抓紧水枪头;开消防水时,开阀门的速度不要太快,以免压力过大伤人。

3.4.3消防沙:发生火警时,将沙撒向火焰四周及顶部,控制被燃物扩散,达到灭火目的。适用于油类和液体类物质引起的火警。

3.4.4921型防毒面具

使用方法:取出面具,一手将口罩盖住口鼻部,另一手抓住头罩口后部,由头顶上方往后下拉,迅速调正口罩眼窗位置,扣上尼龙塔扣。

适用范围:可对起火现场有毒气体进行长时间防护,对于5毫克/升的苯浓度气体可防护30分钟以上。

4.质量记录表格

GZWY8.2.3-A01-F2《突发事件处理记录表》

篇5：质量体系文件控制工作程序

物业业管理有限公司

质量体系文件控制程序

1目的

对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

2适用范围

适用于质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。

3.2各部门负责相关文件的编制、使用和保管。

4工作程序

4.1文件分类与编号

4.1.1公司一级文件为管理手册(包含所有过程控制和程序文件)由质量管理部备案保存;

4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。

4.1.3文件分为受控和非受控两大类,受控文件接受更改控制,非受控文件不接受更改控制。

4.1.4质量管理体系文件的编号

a)一级文件管理手册:公司名称代号-QM-版本号,手册中各章以节号区分。

例如:JD-QM/DC001A/0,表示公司管理手册第A版。

b)二级文件:例如:JD-QP/DC001A/0,表示公司文件控制程序第A版

c)三级文件:部门代号-文件顺序号-年号。

例如:LG-05-2003,表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。

部门识别代码:

办公室:BG;综合管理部:ZG;管理策划部:GL;工程部:SC。绿化清洁部:LQ;保安部:BA,采购部:CG,质量管理部,LG,财务部:CW。

b)质量记录表式;QR-GB/T19001:2000的条款号(通用记录替以TY)记录编号

例如:QR-5.6-01,表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。

4.2文件的编写与审批

4.2.1管理手册由管理者代表领导,质量管理部组织编写,管理者代表审核,总经理批准;

4.2.2其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。

4.2.3文件审批以在文件上签字的形式予以记录。

4.3文件的发放与管理

4.3.1经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。

4.3.2质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》,交管理者代表批准后,在文件上加盖"受控"印章,在发放的文件和资料上注明分发号,按分发号发放,文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。批准发布的文件由质量管理部在《受控文件清单》上登记,并填入文件的版本号和修改次(修改次分别用0、1、2……表示,其中0表示未修改,1表示第1次修改,依次类推),以便识别文件的版本和现行修订状态。

4.4文件的更改

4.4.1管理手册由质量管理部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由质量管理部发放,质量管理部应保留文件更改内容的记录。

4.4.2其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

4.4.3所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。

4.5文件的借阅、复制

借阅、复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人审批后向质量管理部借阅、复制。

4.6文件的保存、作废与销毁

4.6.1文件的保存

a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的场;

b)任何人不得在受控文件上涂改乱画,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别。

4.6.2文件的作废与销毁

a)所有失效或作废文件质量管理部及时从所有发放或使用场所撤出,加盖"作废"印章,确保防止作废文件的非预期使用;

b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;

c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由质量管理部授权相关部门销毁。

4.7外来文件的控制

外来的技术类文件(包括国家、行业标准、业主和住户提供的技术资料)及国家法律、法规经质量管理部负责人确认后使用。必要时质量管理部应及时核查法律、法规和各类标准的有效性。外来文件的管理按4.3、4.5、4.6中的规定执行。

4.8质量管理体系文件在实施过程中,由管理者代表组织有关部门每年进行一次评审,做好必要的评审记录,并及时更新《受控文件清单》,评审后有关部门应按评审意见和4.4条规定进行更改。

4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

4.10作为质量记录的文件应执行《记录控制程序》。

5相关文件

5.1《记录控制程序》。

6相关记录

QR-001-01《受控文件发放范围清单》

QR-001-02《文件发放、回收记录》

QR-001-03《受控文件清单》

QR-001-04《文件更改申请》

QR-001-05《文件销毁申请》

QR-001-06《文件借阅、复制登记表》