质量体系文件控制工作程序
物业业管理有限公司
质量体系文件控制程序
1目的
对与组织质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2适用范围
适用于质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1质量管理部负责全部质量管理体系文件的发放、回收、归档。
3.2各部门负责相关文件的编制、使用和保管。
4工作程序
4.1文件分类与编号
4.1.1公司一级文件为管理手册(包含所有过程控制和程序文件)由质量管理部备案保存;
4.1.2公司第二级质量管理体系文件包括各作业文件、外来文件、各类管理文件等。
4.1.3文件分为受控和非受控两大类,受控文件接受更改控制,非受控文件不接受更改控制。
4.1.4质量管理体系文件的编号
a)一级文件管理手册:公司名称代号-QM-版本号,手册中各章以节号区分。
例如:JD-QM/DC001A/0,表示公司管理手册第A版。
b)二级文件:例如:JD-QP/DC001A/0,表示公司文件控制程序第A版
c)三级文件:部门代号-文件顺序号-年号。
例如:LG-05-2003,表示质量管理部于2003年发放的第5号文件。
部门识别代码:
办公室:BG;综合管理部:ZG;管理策划部:GL;工程部:SC。绿化清洁部:LQ;保安部:BA,采购部:CG,质量管理部,LG,财务部:CW。
b)质量记录表式;QR-GB/T19001:2000的条款号(通用记录替以TY)记录编号
例如:QR-5.6-01,表示5.6管理评审中的第1个质量记录文件。
4.2文件的编写与审批
4.2.1管理手册由管理者代表领导,质量管理部组织编写,管理者代表审核,总经理批准;
4.2.2其它有关公司管理活动的规定由管理者代表批准。
4.2.3文件审批以在文件上签字的形式予以记录。
4.3文件的发放与管理
4.3.1经批准发放并经复印后的文件原件交质量管理部归档。
4.3.2质量管理部发放前制定《受控文件发放范围清单》,交管理者代表批准后,在文件上加盖"受控"印章,在发放的文件和资料上注明分发号,按分发号发放,文件领用者应在《文件发放回收登记表》上签收。批准发布的文件由质量管理部在《受控文件清单》上登记,并填入文件的版本号和修改次(修改次分别用0、1、2……表示,其中0表示未修改,1表示第1次修改,依次类推),以便识别文件的版本和现行修订状态。
4.4文件的更改
4.4.1管理手册由质量管理部组织更改,填写《文件更改申请》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由质量管理部发放,质量管理部应保留文件更改内容的记录。
4.4.2其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.4.3所有被更改的原文件必须由相应主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。
4.5文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人审批后向质量管理部借阅、复制。
4.6文件的保存、作废与销毁
4.6.1文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的场;
b)任何人不得在受控文件上涂改乱画,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别。
4.6.2文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件质量管理部及时从所有发放或使用场所撤出,加盖"作废"印章,确保防止作废文件的非预期使用;
b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;
c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由质量管理部授权相关部门销毁。
4.7外来文件的控制
外来的技术类文件(包括国家、行业标准、业主和住户提供的技术资料)及国家法律、法规经质量管理部负责人确认后使用。必要时质量管理部应及时核查法律、法规和各类标准的有效性。外来文件的管理按4.3、4.5、4.6中的规定执行。
4.8质量管理体系文件在实施过程中,由管理者代表组织有关部门每年进行一次评审,做好必要的评审记录,并及时更新《受控文件清单》,评审后有关部门应按评审意见和4.4条规定进行更改。
4.9对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
4.10作为质量记录的文件应执行《记录控制程序》。
5相关文件
5.1《记录控制程序》。
6相关记录
QR-001-01《受控文件发放范围清单》
QR-001-02《文件发放、回收记录》
QR-001-03《受控文件清单》
QR-001-04《文件更改申请》
QR-001-05《文件销毁申请》
QR-001-06《文件借阅、复制登记表》
篇2：质量体系记录控制工作程序
质量体系记录控制程序
1目的
对质量管理体系所要求的记录予以控制。
2适用范围
适用于证明服务符合要求和质量管理体系有效运行的记录。
3职责
3.1管理者代表负责外来人员查阅质量记录的审批,批准保存期满的记录的销毁。
3.2各部门负责编制、填写、收集、整理、保管本部门的质量记录。
3.3质量管理部负责保管超过一年的质量记录。
4工作程序
4.1质量记录表式的标识编号
质量记录表式的标识编写按《文件控制程序》执行。
4.2质量记录填写
4.2.1质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目,应能说明理由,并将该项用单杠划去;各相关栏目应当有负责人签名。
4.2.2如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。
4.3质量记录的保存、保护
4.3.1各部门必须把所有质量记录分类,依日期顺序整理好,存放于通风、干燥的地方,所有的质量记录保持清洁,字迹清晰。质量记录一年以内由各部门保管,超过一年后,各部门应将质量记录交质量管理部保存。
4.3.2质量管理部编制《质量记录清单》,将公司所有与质量管理体系运行有关的记录表式汇总,包括名称、编号,保存期、使用部门等内容,交管理者代表审批,并汇集备案记录的原始样本。
4.4质量记录借阅和复制
各部门保管的质量记录应便于检索,需借阅要经相应部门负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》,由记录管理人登记备案。
4.5质量记录的销毁处理
质量记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由质量管理部填写《文件销毁申请》,报管理者代表批准,由授权人执行销毁。
5相关文件
5.1《文件控制程序》
6相关记录
QR-002-01
篇3：公司质量体系文件和资料控制工作程序
公司质量体系文件和资料控制程序
⒈目的:
对质量体系文件和资料进行控制,确保使用的文件和资料为有效版本。
⒉范围:
适用于质量体系运行中所有质量文件和资料的控制。
⒊职责:
3.1管理者代表组织"手册"和"程序文件"的编制、修订、管理工作,并对质量体系文件的内容进行必要的协调与控制。
3.2"手册"和"程序文件"由总经理批准。
3.3各相关部门负责各部门的质量体系文件和资料的管理。
3.4资料员负责质量体系文件资料的分发、控制、保管、归档工作。
⒋工作程序:
4.1文件及资料的分类与编号
4.1.1文件和资料分为以下几类:
①质量手册;
②程序文件;
③外来文件;
④其他质量文件。
4.1.2文件和资料分为受控文件和非受控文件:
①公司内发放的质量手册为受控文件,由管理者代表批准发放到公司外部的为非受控文件;
②程序文件为受控文件;
③受控文件用红色"受控"及"归口部门代号"印章标记。
4.2文件的编写
4.2.1管理者代表负责编写《质量手册》各个章节,手册内容应相互协调,避免重复与漏写。
4.2.2管理者代表组织有关部门人员根据《质量手册》的要求编写程序文件。
4.2.3其他质量文件按各职能部门的实际情况编写。
4.3文件的审批
4.3.1质量手册由管理者代表审核,总经理批准。
4.3.2程序文件由主管相应要素的部门负责人审核,总经理批准。
4.3.3审批主要内容:
①内容是否符合QS-9000标准,职责是否明确、合理;
②各文件之间是否协调;
③与上级政策法规是否一致。
4.3.4部门业务范围的作业文件和第四层次质量文件由各部门负责人会签,管理者代表负责审批和控制。
4.4文件的发放
4.4.1质量手册与程序文件由总经理批准后的五天内发放,使用人在文件领用登记表上签字,受控文件必须加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章。
4.4.2质量手册和程序文件发放范围:
①总经理、管理者代表、副总经理;
②各部门负责人。
4.4.3外来文件(包括顾客的图纸、软件)由文件接收部门根据文件内容发放至相关部门,文件原稿由资料员保管,文件作废后由资料员收回并填写销毁清单,报管理者代表批准后销毁。
4.4.4其他质量文件由文件制订部门根据文件内容发放给相关部门,领用人在文件领用登记表上签字。
4.4.5资料员编制和汇总公司质量体系文件和资料的有效版本清单,各部门编制本部门的质量体系文件和资料的有效版本清单。
4.4.6如文件发生破损,由文件执行部门提出书面申请,由管理者代表批准后由资料员发放、收回破损的文件,并在备注栏中注明"更换"字样。
4.5文件的复审与更改
4.5.1质量手册与程序文件结合内部质量审核、管理评审,每年复审一次。对不合适的文件应重新修订,对适用的文件在文件首页右上方"文件编号"处加盖红色"****年确认"印章。年份用公元纪年表示。
4.5.2文件如在条文上需要更改,由原编制人员或管理者代表指定人员填写更改通知单,经原审批人员或经授权人员审批实施更改,并在手册/程序文件修改记录表(见附录A)上登记。
4.6文件的更换与作废
4.6.1文件如不适合公司发展的需要应重新修订或更换,管理者代表在新文件发布后5天内通知有关部门换用新文件。
4.6.2新版文件实施后,原文件自行作废,由资料员按原文件收/发登记表统一收回,并填写文件销毁清单,原版文件及一份复印件封存备查,并加盖红色"保留"印章。
4.7文件的管理
4.7.1文件经审核批准后,原版文件由资料员统一归档保存,并填写文件归档登记表。
4.7.2文件应妥善保管,防霉、防蛀,保管文件每年由管理者代表到文件持有部门检查一次并将检查结果纪录在《文件保管检查表》上,防止文件损坏。若有损坏应及时修补。
4.7.3文件原件一律不准外借,非本公司人员需借阅,由管理者代表审批后可借阅复制件,若需复制,应经总经理批准,并填写文件收/发登记表。任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。
⒌相关文件:
无。
⒍相关表单:
见清单。
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