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质量体系技术文件资料控制程序

编辑:制度大全2019-03-11

质量体系技术文件和资料控制程序

⒈目的:

对与质量体系有关的技术文件和资料进行控制,确保现场使用文件为现行有效。

⒉范围:

适用于质量体系运行中所有技术文件和资料的控制。

职责:

3.1技术部负责技术文件和资料的编制、发放、更改和归口管理

3.2各有关部门负责本部门专用技术文件及资料的实施与管理。

⒋工作程序:

4.1技术文件及资料(以下简称文件和资料)的分类及编号

4.1.1文件和资料的分类

4.1.1.1文件分为内部文件和外部文件:

①内部文件包括企业标准、产品图样、工装、工艺图样等;

②外部文件包括上级标准、客户来图、技术会议文件和资料等。

4.1.2文件和资料的编号:

文件和资料的编号由技术部统一规定,编号应层次分明,条理清楚,做到一物一号,既不重复又不漏编。外部文件编号可以按原文件。

4.1.3文件和资料分为受控和非受控两种,产品标准(包括国家标准、企业标准)、产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等为受控文件;其余文件和资料为非受控文件。受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

4.2文件的编号及审批

4.2.1为提高产品质量,增加竞争能力,企业标准可高于国家标准。企业产品标准由总经理批准。

4.2.2产品图样、工艺文件、工装图样、技术文件更改通知单等技术文件由技术部有相应技术资格的人员进行编制、校对、审查,技术部经理审核、总经理批准。审查内容为产品结构、尺寸、编号方法等。

4.3文件的发放与接收

4.3.1资料员在文件批准后3天内,按技术文件发放范围发放,不得多发或漏发,文件领用人在文件收/发登记表上签名,受控文件加盖红色"受控"及"归口部门代号"和"使用部门"印章。

4.3.2当文件严重破损影响使用时,应到技术部办理更换手续,交回破损文件,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"更换"字样,由技术部经理审批后,换发新文件。当使用部门将文件丢失时,由使用部门向技术部提出书面申请,并填写文件收/发登记表,在备注栏注明"重发"字样,经技术部经理审批后补发丢失的文件,在文件上注明"重发"字样,并在"重发"字样上加盖红色"受控"及"归口部门代号"印章和"使用部门"印章。若原文件重新找到,应将原文件送回技术部,统一销毁,以防误用。

4.3.3技术部列出技术文件清单,接收部门收到文件后,在技术文件清单上做好记录。

4.4文件的更改

4.4.1文件需要更改时,由技术部有关人员填写文件更改通知单,经审批后,按文件收/发登记表到有关部门更改文件,更改完成后,由使用部门有关人员在更改通知单上签名。

4.4.2若技术文件更改内容较多,不便在原文件上更改时,可按更改要求重新编制新的技术文件,由资料管理员按原文件收/发登记表发放,并填写文件收/发登记表,原登记表备注栏中注明"更换收回"字样,同时收回旧文件。原文件及一份复印件加盖红色"保留"印章后存档备查,其余统一销毁。

4.4.3技术文件更改时,涉及到在制品原有工装时,应提出相应的处理意见。

4.4.4技术文件更改时,与此相关的其他技术文件也应同时更改,以保证文件正确、统一。

4.4.5由于技改、生产试验验证或新产品试制而引起的临时性更改或一次性更改的项目,可先不更改技术文件,而以《工艺单》的形式作为临时更改或一次性更改依据,《工艺单》经技术部经理审核、总经理批准后生效实施。

4.4.6技术文件更改方法

4.4.6.1将需要更改的内容用细实线划掉,被划掉部分应仍能清楚地看出未更改前的情况,在适宜部分填写更改后的内容,在靠近更改部位写上更改标记,其标记符号用加圆圈的小写英文字母或阿拉伯数字表示,如abcd……或①②③……

4.4.6.2在文件更改栏中填写本次更改的标记、更改处数、日期和更改人签名。

4.4.7文件更改通知单应装订成册,并保存五年,涉及安全性的更改文件应保留15年,以便备查。

4.5文件的管理

4.5.1文件和资料由资料员统一保管,收发文件填写收/发登记表,归档文件填写归档登记表。

4.5.2技术文件和资料应进行分类编号、建立总目录(或台帐)及分目录清单,便于检索查询。

4.5.3文件原件一律不准外借,任何部门未经批准,不准擅自复制受控文件。若要查阅,经技术部经理同意后,查阅复制件。公司外需复制,经总经理批准后,填写文件收/发登记表,文件加盖红色"更改不通知"印章。

4.5.4外协件技术文件由采购部发放并填写文件收/发登记表,文件加盖红色"外协"印章。

4.5.5进行计算机辅助产品设计时,应把相应文件应在服务器上备份,备份文件名应较易辨认。

4.5.6外部文件应填写收/发登记表,需归档的填写归档登记表。

4.5.7文件应妥善保管,防霉、防蛀。如发现破损应及时修补。资料员每年对保管的文件检查一次。

4.5.8技术部每三年对公司技术文件及企业标准复审一次,对不适用的文件进行修订,对适用的在文件右上角加盖红色"****年确认"印章。

4.5.9技术部应及时收集上级的文件资料及相关标准,确保公司使用最新的有效版本。每年根据上级年度《标准目录》,对公司所有标准进行复查,及时更换和作废过期标准。若新版标准与旧版标准内容相同,只是标准号有所变动的,可把旧版本标准号改为新版本标准号,同时加盖红色"****年确认"印章。

⒌相关文件:

⒍相关表单:

见清单。

篇2:某水泥厂文件资料控制程序

水泥厂文件资料控制程序

1.目的

建立公司文件和资料审核、分发及更新程序,使公司文件均能得到有效控制。

2.范围

适用于涉及文件(含资料)编写、审核、批准、发放、回收及更新的部门主管及个人。

3.定义

3.1质量体系所产生的受控文件共3类:

3.1.1《质量手册》;

3.1.2程序文件;

3.1.3工作文件,包括如下:

A.岗位职责;

B.相关部门制订的图纸、工艺卡片、检验标准、操作规程和管理规定等。

3.2外来文件:非本公司制订的但用于本公司质量体系的文件,如法律、法规、标准、国际公约、惯例和顾客提供的文件等。

4.职责

4.1《质量手册》:

4.1.1ISO推行小组负责编写《质量手册》及其更新版本;

4.1.2管理者代表负责审核《质量手册》的内容。

4.1.3总经理批准《质量手册》。

4.1.4管理部负责:《质量手册》的分发、原稿的存档及作废版本处理。

注:质量手册的分发参照质量手册控制分发名单。

4.2程序文件:

4.2.1各部门主管负责编写与本部门相关的程序文件及其更新版本;

4.2.3管理者代表负责审核程序文件。

4.2.4总经理负责批准程序文件。

4.2.5管理部负责:分发程序文件;原稿的存档及处理作废版本。

注:程序文件的分发参照附录"文件分发名单控制表",程序文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。

4.3工作文件:

4.3.1相关部门主管负责组织编写本部门的"工作文件"及更新版本;

4.3.2公司管理者代表负责审核"工作文件"内容。

4.3.3总经理负责批准工作文件;

4.3.4管理部负责工作文件及更新版本的分发和原稿的存档及处理作废版本。

注:工作文件的分发参照附录"文件分发名单控制表",工作文件涉及的班组依实际情况进行颁发控制。

4.4外来文件:

4.4.1管理部负责:控制、分发外来文件及更新版本和处理作废版本;存档外来文件。

4.4.2各部门主管负责存档本部门使用的外来文件。

5.要求

5.1总则

受控文件的编写、审核、批准、更改、发行、存档、作废等,按本程序职责说明执行。

5.2受控文件分发前准备:

5.2.1文件的编号和批准:文件在经相关部门或个人在编写完成后进行如下处理:

A.编号:按照"5.12"的要求进行编号。

B.批准:按照本程序"4.职责"的要求由相应的批准人在文件上签章使文件生效;

5.2.2受控文件的登记和标识:

A.文件批准后并登录于"文件目录"中;

B.交分发者的文件可以是原稿、复印件或传真方式。

C.若以原稿或复印件交分发者,则在作为原稿/复印件的文件首页背面盖"受控"章以便识别。

D.若以传真方式送分发者,分发者收到传真后在首页背面盖"受控"章以便识别。

E.对于分发给使用部门的原稿或复印件,应由文件的分发部门在相应的文件的首页正面加盖红色的"受控"章,以表明文件处于"受控"状态。

F.对于非受控文件,如:用于教育培训的文件等,应于首页加盖"参考文件"章,以便识别。

5.3受控文件分发:

5.3.1分发前,文件的批准人确定文件分发范围,填写"文件分发名单",文件分发名单确定的原则是:凡是与文件执行内容有关的部门均应得到相应文件的有效版本。

5.3.2文件分发者按批准人确定的"文件分发名单"复印文件,并将文件分发给相应的部门或个人。

5.3.3接受文件人在"文件分发记录表"上签章,作为文件接收的证据。

5.3.4如果分发的文件是更新版本,分发者应按照原分发范围(即原有的"文件分发名单")要求文件的接收人出示失效文件,并盖[作废]章做作废处理或当场销毁,分发者在"文件分发记录表"上签章作已处理失效文件记录,作废文件的原稿需保留。

5.4受控文件的更改:

5.4.1《质量手册》、程序文件及工作文件需更改时,如涉及文件内容的更改,由申请者填写"文件更改申请"表,经管理者代表审核后经总经理批准,由管理部按照5.3节的规定分发至相关部门和个人。如果只是错字或字数的删减等的更改,则可由管理者代表认可后直接在文件上更改(含原件),并在更改处签章。

5.4.2除非有特别指定,受控文件的更改应由管理者代表审核后经总经理批准。

5.4.3文件内容做小的改动时,须抽换更改的那一页次及版本页(首页),其余页次内容不作变更。

5.4.4更改版本号整数位或更改页码时,整份文件换为新版。

5.4.5文件版本更改准则

A.文件的首版,其起始版本号应为1.0。

B.凡是对文件中一般的非原则性差错的更改,每更改一次应顺次提升版本号小数点后面的一位数,如由1.0改为1.1由1.2改为1.3…等。

C.凡是文件更改中涉及系统的主要内容或需要增、减页次等,应更改版本号整数位,每更改一次顺次提升整数位1.2改为2.0;2.4改为3.0等,每次更改后的新版本号的小数位应从*.0开始。

D.表格的版本、版次的更改与文件相同。

5.5受控文件存档

参照质量记录控制程序(QP420200)执行。

5.6受控文件控制:

5.6.1受控文件统一由管理部分发,其他部门未经授权不得分发。

5.6.2如确因实际需要增发文件,可以向文件批准者申请:

A.由批准人直接填写在"文件分发名单"中,正式拥有受控文件。

B.要求一份复制版本,复制版本盖[参考文件]章,以不列入更新控制范围。

5.7《质量手册》和程序文件的制作内容应包含如下几个方面,工作文件可根据实际需要对以下内容做适当的选择:

5.7.1目的:为了顺利执行程序,先必须清晰地阐述编写文件的出发点。

5.7.2范围:对文件有影响的组织、功能、条款、范围进行描述。

5.7.3定义:恰如其分地解释程序中特定的词、条款或符号。

5.7.4职责:控制、权力和确保任务执行的责任。

5.7.5工作程序:通过特定的工作顺序来完成特定的工作内容。

5.7.6参考资料:确定与程序有联系的特定的文件、资料。

5.7.7报告和记录:列出与程序有关的所有表单或报告。

5.8文件制作章节编号及规定:

5.8.1章节编号规定如下:

1.目的2.范围3.定义4.职责4.14.25.工作程序5.15.25.2.2A.B.C.a.b.5.2.3A.5.36.参考资料7.报告和记录

5.8.2.章节编号以不超过四位数为原则,超过时以A,B,C...表示,再次以a,b,c,...表示。

5.8.3.程序文件参考依"5.8.1."节的项目及顺序编写,若没有参考资料或流程图时,则在该项目填入"略"即可。

5.9.要求:以本规范字体(宋体标小四号字)为标准参考字体。

5.10文件编写准则

5.10.1《质量手册》

采用8位编码,其规定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

A.①②为《质量手册》的别码;⑥⑦为《质量手册》的流水号代码。

如:QM010000

┬┬┬

││└─《质量手册》此四码为0000

│└─流水号

└─《质量手册》

5.10.2程序文件

采用8位编码,其规定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

A.①②为文件别代号,QP表示程序文件;

B.③对应ISO9001:2000项目(4~8)以4~8表示。

a.4质量管理体系

b.5管理职责

c.6资源管理

d.7产品和/或服务实现的过程

e.8测量、分析与改进

C.④为每大项的分项代号,以1~9表示,如:

a.4质量管理体系

41总要求

42文件要求

b.5管理职责

51管理层承诺

52以顾客为中心

53质量方针

54策划

55职责、权限和沟通

56管理评审

c.6资源管理

61资源准备

62人力资源

63设施

64工作环境

d.7产品实现

71产品实现策划

72与客户相关的过程

73设计和开发

74采购

75生产和服务的运作

76测量和监控设备的控制

e.8测量、分析与改进

81策划

82测量和监控

83不合格的控制

84资料分析

85改进

E.⑤⑥两位为流水号,自01~99号由各部门依据需要以流水号方式编号,如:

QP420100

┬┬┬┬

│││└─QP文件此二码为00

││└─流水号

│└─程序文件分项代号

└─程序文件

5.11表格编号准则

采用8位编号方法,其规定如下:

□□□□□□□□

①②③④⑤⑥⑦⑧

5.11.1①②为文件表单代号,FM表示表格/表单;

5.11.2③④⑤⑥为对应程序文件的编号(详见5.10.2.D和5.10.2.E的规定)

5.11.3⑦⑧为为表格的流水号,自01~99号由各部门依据需要以流水号方式编号,如:

厦门×××制品有限公司文件目录表(FM420101)

FM420101

┬┬┬┬

││││

│││└─文件目录表(流水号)

││└─对应程序文件编号

│└─对应程序文件编号

└─代表表格

5.11.6、外来表单(如国家、行业、质检站等统一制订的表单)采用原编号。

5.12工作文件的编号准则,同程序文件编号准则,只是"QP"改为"WI",其他不变.

如:WI630100

┬┬┬

││└─工作文件流水号

│└─对应程序文件编号

└─工作文件代号

5.12.7外来文件延用原编号(如国家标准GB×××××、行业标准JC×××××等);若需要,可用本公司文件编号准则进行。

6.参考资料

6.1质量记录控制程序(QP420200)

7.附件及表单

7.1文件目录(FM420101)

7.2文件分发记录(FM420102)

7.3文件更改申请单(FM420103)

7.4文件分发名单(FM420104)

附录:文件分发名单控制表

持有者/部门对应分发编码

总经理

×××-01管理者代表×××-02管理部

×××-03品管部

×××-04生产部

×××-05认证机构

×××-06

篇3:A工厂管理文件资料控制程序

工厂管理文件和资料控制程序

1.目的

规定了质量体系管理文件在运行过程中的控制要求,以确保质量体系运行的各场合都能得到和使用相应文件的有效版本。

2.适用范围

适用于本厂质量体系运行中的管理文件和资料的控制活动。

3.定义

文件和资料的管理:指与质量体系有关文件的形成直到归档、更改、保管的全过程管理。

4.职责

4.1质保部质管室负责质量体系管理文件的控制和管理。

4.2各职能部门负责相关的管理性文件的编写,并负责各自专用文件及资料的管理。

5.工作程序

5.1文件的分类

5.1.1工厂的质量体系文件分为四个层次:

a.第一层次为《质量手册》;

b.第二层次为《程序文件》;

c.第三层次为《技术类文件》、《作业指导书》等;

d.第四层次为《质量记录》。

5.1.2文件和资料分为内、外部文件和资料以及受控文件和非受控文件。

5.2文件的编制

5.2.1《质量手册》在管理者代表领导下由质保部负责编制。

5.2.2《程序文件》由各职能部门主管负责编制。

5.2.3《技术类文件》、《作业指导书》等由技术开发部或有关部门负责编制。

5.2.4《质量记录》的第一版表式随《程序文件》一起编制。

5.2.5其它管理文件由相关职能部门负责编制。

5.2.6《质量手册》、《程序文件》、《技术类文件》、《作业指导书》、《质量记录》的编制格式和标识按照《质量体系文件编写导则》要求执行。

5.3文件的审批权限

5.3.1文件和资料在发布前由授权人员审批其适用性。

a.《质量手册》由管理者代表审核、厂长批准;

b.《程序文件》由有关职能部门主管领导审核、管理者代表批准;

c.《技术类文件》、《作业指导书》等由有关职能部门主管领导审定;

d.其它管理文件,属部门级工作文件由各部门主管审核,部门领导批准,属工厂级文件由部门领导审核、厂长批准。

5.3.2批准后的文件由质保部发布。

5.4文件的发放和使用

5.4.1文件管理部门负责文件的标识,文件受控目录由文件管理部门提出,管理者代表批准,受控文件加盖"受控文件"印章,并注分发号。

5.4.2文件的发放

a.《质量手册》按审批的范围发放;

b.《程序文件》按审批的范围发放;

c.其他文件的发放,按编制部门建议的范围经批准发放。

d.文件的发放由文件管理人员填写《文件发放领用登记表》,按批准发放范围发放文件。

5.4.3文件领用人在《文件发放领用登记表》上签名。领取具有唯一分发号和加盖"受控文件"印章的文件,便于控制。

5.4.4工厂内不得使用擅自复印的文件,一经发现由文件管理人员收回销毁。

5.4.5当文件严重破损影响使用时,文件使用人填写《文件领用申请表》到文件管理部门办理更新手续,文件管理员负责将破损文件销毁,并做好记录。

5.4.6当文件使用人将文件丢失,必须重新办理文件领出手续,但必须在领用中

做出说明(必要时作出检讨),文件管理员在补发文件时,注明丢失文件作废,必要时文件管理员通知有关使用部门,防止误用。

5.4.7对使用的文件不得随意涂改或抽取某页另外保存,如对文件理解不清时,由该文件的编制部门负责解释。

5.5文件的更改

5.5.1如文件需要更改时,应由文件更改提出人或提出部门负责填写《文件更改申请单》,说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证明材料。

5.5.2文件更改的审核、批准应由原审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。

5.5.3文件更改申请批准后,由文件管理员根据批准的《文件更改申请单》意见实施更改,并按《文件发放领用登记表》的名单发放更改后的文件,同时收回作废的旧文件,以确保各部门所使用的文件均为有效版本。

5.6文件的换版与作废

5.6.1文件更改一般以换页形式进行,但必须在更改状态栏中注明更改序号;文件需进行大幅度的修改,应进行换版,原版本文件作废,换发新版本。

5.6.2作废的文件由文件管理员按《文件发放领用登记表》收回并记录,作废文件加盖"作废"印章。需销毁的作废文件,由文件管理员填写《文件销毁申请表》,文件管理部门负责人批准后统一销毁。需作资料保留的作废文件,申请人填写《文件留用申请单》,经文件管理部门负责人批准后,由文件管理员加盖"作废留用"印章可留用。

5.7文件的管理

5.7.1文件经编制审核批准后,由文件管理员列入《质量体系文件清单》并填写《归档文件资料目录台帐》,存档保管,存入软盘的文件也由文件管理员例行归档登记、标识。为防止文件的丢失,所有存入软盘的文件均应有备份,每月检查一次。

5.7.2需临时借阅文件的人员,经文件管理部门负责人批准可借阅文件,借阅者应在指定日期归还文件,到期不归还者由文件管理员追回验收,原版文件一律不准外借,以防止丢失或缺损。

5.7.3文件编制部门的负责人每年进行一次适宜性审核(外来文件的审核,由技术开发部负责)。文件管理员应每半年全面检查各类在用文件的有效性,对于各使用者手中的文件,发现问题及时处理。

5.8文件的保存

文件的保存按规定的地点和方式有序存放,以便存取,质量文件的保存应严格管理,存放地点应具有防水、防火、防盗设施,以确保文件的完整性。

6.相关文件和记录

QR/SH05.01-01《质量体系文件清单》

QR/SH05.01-02《文件更改申请单》

QR/SH05.01-03《归档文件/资料目录台帐》

QR/SH05.01-04《文件发放领用登记表》

QR/SH05.01-05《文件销毁申请单》

QR/SH05.01-06《文件留用申请单》

QR/SH05.01-07《文件领用申请表》

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