A大学物业中心会务部岗位职责

篇2：物业会务接待工作流程服务细则

物业公司会务接待工作流程及服务细则

礼仪接待组负责局总部办公区局领导和四公司领导办公室卫生日常保洁和7楼、6楼、4楼、3楼会议室及多功能厅会务接待工作。接待工作中主要有仪容仪表仪态、工作时间、领导办公室卫生清洁、接待会议以及随机性事务处理五方面:

(一)仪容仪表仪态注意事项

1.仪表:工作时必须着工装上班,配戴统一配置(丝巾、工牌)。

2.仪容:保持面部干净,化淡妆。工作中耳部和手部不可配戴饰品(手表除外)。

3.仪态:微笑式服务,笑容自然亲切。言谈举止得体大方。

(二)工作时间注意事项

1.正常工作时间每天早8:40--8:45分打开七楼礼仪接待组办公室门(在9:10分之前要保持办公室门敞开,以示我们工作人员已经到岗)。

2.不论有无会议,每天先备两壶热水,为临时通知会议急用。无会议通知就在办公室坐班。

3.从当天开展工作的第一刻起,对于每一件事都要做好工作笔记,以便查询。

4.前一天在下班之后清洁领导办公室卫生时,如有取回已批阅的文件,要在次日9:30之前交于总经理办公室主管文件的工作人员,并做好记录,其中包括批阅文件的标题、哪位领导已批阅、文件字号等,以防文件丢失我们有据可查,便于查询。

5.到收发室取回各领导当天的报纸,并按照《局领导当年报刊订阅表》开始逐一分类和分配。尽量在上午10:30--11:00送入各领导办公室。

6.中午11:40到二层小餐厅接待领导用餐,必须提前做到五件事:1〉打开小餐厅门;2〉检查小餐厅卫生;3〉核对消毒柜领导用餐碗具姓名与编号相符;4〉熟知当天午餐饭菜花样;5〉将饭菜花样告知用餐领导,征询并按个人要求确保无误送到。

7.下午一点上班,有会议接待会议,无会议就在办公室等待处理总经办或其他领导以及各部门(各公司)随时交办的其它工作任务。

8.及时了解哪位领导不在办公室,可在下午4:30之后有计划安排清理各层领导办公室卫生。

9.清洁完各领导办公室卫生,在离开办公室之前,记得查看当天的工作记录,次日有无重要事情以及会议安排,力争做到第二天的工作顺利开展。

(三)领导办公室卫生清洁

1.礼仪式敲门:握紧拳头用中指轻轻敲动,每次连续三下(1、2、3),连续三次,每次中间间隔两秒,等无人应答时,再用钥匙开门,开门后先称要进入房间的称谓,**总:您好!如无反应,才方可进入。

2.1〉进入主要领导办公室清洁工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗手间(整体浴室、整体面池、马桶、地面)。2〉进入其余局领导及四公司领导办公室工作流程依次是:茶杯--烟灰缸--垃圾筐--桌面、茶座、书架--窗台--花盆--洗脸盆。

3.检查事项:1〉有无要带回的批阅件;2〉抽纸是否还需配备;3〉瓶装纯净水是否需要再备;4〉饮水机是否还要续水。注明:每次另需检查主要领导洗手间配置生活用品(卫生纸、香皂、毛巾)等。

4.收拾完毕,出办公室切记锁好房门。

(四)接待会议

1.会前筹备:1〉确定会议地点;2〉确定会议名称和参会人数;3〉清洁会议室卫生并将桌椅摆放整齐;4〉和总经办做好沟通,确保会议要求和服务标准;5〉根据季节性掌握续水标准要求。6〉提前半小时将会议室门、灯打开,并备好茶叶、水和抽纸。

2.会中服务:〈1〉续水:1〉等会议开始,领导就坐,从本次参会的最高领导(或主宾)处依次加水;2〉夏季第一次续水10--15分钟,依次是15--20分钟,第三次以后每25--30分钟续水。冬季第一次续水15--20分钟,第二次续水20--25分钟,第三次以后每25--30分钟续水。〈2〉解决随机问题:1〉指引不了解会场周围环境的入会人员上洗手间;2〉传递文件〈3〉休会期间:大型会议在休会期间为领导更换茶杯。〈4〉接待会议途中,要确保业务联系畅通,在办公室无人情况下,桌面必须有留言条,告知来人去向,并留下本人移动电话号码。移动电话随时随地带于身上,设置为振动模式,以便及时联系。

3.会后服务:〈1〉会议结束提醒参会人员带好自己物品;〈2〉待人员走完,检查有无遗忘物品;〈3〉清洁会场卫生。

(五)随机性事务处理

1〉领悟清楚各位领导交办事宜;2〉做好相关记录;3〉以及时、高效、优质的服务方式处理并完成。

篇3：高校物业会务服务内容技术标准

高校会议场馆物业会务服务内容及技术标准

会务服务

(一)会务服务内容:

会务服务包括:会前服务、会中服务、会后服务三个服务内容,同时对会议服务人员的仪表等。

(二)会务服务的标准:

1、前期服务要求

(1)现场设备:确保设备能正常使用,每次使用前必须进行检查测试。

(2)会议用品:提前放好茶杯、纸、笔等常规会议用品。所有用品规格统一,质量保证,摆放整齐。

(3)提供服务:根据用户需求,提供会标横幅、会标背景、欢迎牌、席卡、胸卡、指示牌、文稿等的制作和鲜花、绿色植物的预定;能提供矿泉水、咖啡、热方巾、湿纸巾等服务。所有有偿服务项目均需事先报价,经学校有关部门审核批准。

(4)会议开始前如需要,服务人员应至前厅或会议室门口做好迎客及引导等服务工作。

(5)会场布置:根据用户需求,做好诸如会标横幅和会标背景的悬挂和搭建、主席台桌椅的摆放、环境美化、签到桌准备、空调的预热(冷)等所有准备工作。

(6)应急预案:做好应急预案工作,避免因设施设备问题影响各项活动的正常进行。

2、现场服务要求

(1)服务人员仪表整洁,统一着装,谈吐得体,举止文明,服务热情,工作到位。能熟练使用场馆设备。

(2)按规定约每10-15分钟提供一次茶水服务;长时间会议,如果有要求须提供毛巾、咖啡等服务。

(3)保证会场内外无嘈杂声音。

(4)场内设施设备若出现问题,能根据应急预案,及时采取补救措施。

(5)会议活动全程服务,不得擅离岗位。

3、后期服务要求

(1)引导与会者按序退场。

(2)整理归置会场用品。

(3)关闭设备和电源。

(4)做好清洁卫生工作。

(5)做好工作台账。

篇4：N学校办公室会务工作程序

一、会议的准备

1.接到有关会议通知后,学校办公室负责人应以书面形式明确会议时间、地点、内容、参加人员范围以及要求等,通知办公室秘书。

2.承办秘书应及时做好各项准备工作,包括按照会议性质和要求准备材料,确定并落实会议时间、地点、用车、会场布置等,并将准备情况向学校办公室负责人汇报。

3.按照会议的要求(如录音、录像、投影、照相等),要事先通知有关单位(部门)准备。

二、会议的通知

1.承办秘书按照会议的性质、形式、内容和规模拟定会议通知,经学校办公室主任核准后,通过办公网发布。通知应包括会议名称、会议时间、地点、主持人、参会人员等有关事项;下周会议通知一般应于上周五下午4点前发出。

2.临时召开会议,可采用电话通知。如无法通知到当事人,需请其他人转告时,承办秘书应记录受话人的姓名和接听时间,以备查考。

3.承办秘书应及时将会议通知和反馈情况向办公室负责人汇报。

三、会议的服务

1.由学校办公室承担会务工作的会议,一般情况下,学校办公室相关工作人员应提前准备好会议需用的座签、音响、茶水等,并在会议开始前10―15分钟进场,检查会场情况。

2.设置会议签到处,会议开始前向大会主持人报告会议到会情况。对缺席人员要及时反馈到相关单位,要求告知缺席原因。

3.承办秘书准备好专用的记录本以及符合存档规定的书写工具,做好会议记录。如需特殊记录工具,则应在会议开始前30分钟调试完毕。

4.会议记录应包括会议时间、地点、主要内容、与会人员情况、会议进行情况、与会人员发言摘要以及会议结论等内容;负责会议记录的秘书应保持会议记录工作的连贯性和准确性。

5.会议结束后,负责记录工作的秘书应根据会议性质和要求,在2个工作日内草拟会议纪要或情况通报,经学校办公室负责人核准后,报请会议主持人签发。

四、会议决议执行通知单的下发、督办及反馈

1.如会议有关决议需要抄送有关单位、部门执行,承办秘书应在2个工作日内起草会议决议执行通知单,经学校办公室负责人核稿,交会议主持人签发后,发送有关单位、部门。对会议确定的一些急办事项,应及时通知有关单位、部门抓紧办理。

2.承办秘书应及时了解会议决议执行通知单的落实情况,做好督办工作,办理情况要及时掌握,并向学校办公室负责人汇报。

五、会议有关材料的存档

1.涉及保密内容的会议材料应统一回收,视不同性质分别存档或销毁。

2.会议记录本、会议决议执行通知单(存根联)、会议纪要、情况通报、会议发言稿以及与会议有关的准备材料等应按学校有关规定存档。

篇5：会务专员岗位职责工作内容

会务专员职位要求

1.教育培训:

会务营销、管理学、文秘、广告学等专业大专以上学历。

2.工作经验:

工作经验一般不限,但要求能承受较大的工作压力。

会务专员岗位职责/工作内容

1.安排嘉宾签到、住宿和餐饮;

2.内勤保卫,保障会议安全及参观、考察途经地的交通安全;

3.制作会议通讯录、准备会议所需要的会议资料,会议用品、会议演讲稿等相关物品;

4.办理与会人员证件、参会期间的人身意外伤害保险等;

5.安排和检查会场及其音响设备、灯光系统、多媒体等项目,保障设备正常运行;

6.协调解决嘉宾和与会人员在会议期间提出的各种要求和问题。