Z地产公司物管技术管理规定

地产公司物管技术管理规定

第一节概述

第一条物管技术部是z投资(南京)有限公司(以下简称投资公司)为加强南京z物业管理有限公司(以下简称物业公司)工程、园林维保及养护力量,专门设立的负责技术支持、专业管理及技术监督的职能部门。物业公司维修及绿化部在按制度履行日常工作职责中,如遇到疑难问题报物管技术部协调解决。

第二条物管技术部负责与投资公司相关部门或协作单位的工作协调;参与新开项目的设备系统及园林工程的方案论证、前期介入等工作。

第三条物管技术部下设专业维修队专门解决房屋局部开裂、空鼓、渗漏及与土建有关的水电维修等零星工作。具体管理操作办法详见《专业维修队管理办法》。

第二节物管技术部工作职能

第四条负责物业公司各管理处所有土建维修、配套设备系统维护指导及园林景观等方面的技术管理工作,确保设备正常运行及园林景观效果的整体把握、控制。

第五条负责协助物业公司各管理处签订设备有偿维保合同,指导各管理处维修部所有设备维保计划的制定及维保工作实施情况的巡查、监督及业务培训。

第六条负责各管理处园林景观、小品、绿化养护工作实施情况的巡查、监督、及业务培训。

第七条参与物业公司各管理处维修部、绿化部主管的工作考核并参与所有维修、绿化人员的招聘工作。

第八条负责与投资公司各部门及相关协作单位的工作协调。

第九条参与投资公司新开项目的设备系统、园林工程的方案确定及工程前期介入工作。

第十条参与投资公司相关合同中有关保修条款的拟订,确定设备、工程、园林、装修等尾款的支付。

第三节外部合作支援体系

第十一条电气:借助工程施工及管理与智能化公司、电梯安装、维修等单位在保修期结束后签订有偿维修协议及配电房代管协议――资料员归档。

第十二条水暖:借助工程施工及管理与纯净水施工单位、自来水公司、煤气公司、空调、锅炉施工及维修公司等多家单位,在保修期结束后签订有偿维修协议→资料员归档。

第十三条园林:借助园林工程施工与管理经验与园林施工单位、植保所、高校,建立长期的技术联系,必要时在养护期结束后签订部分珍贵草坪及苗木的有偿养护协议→资料员归档。

第四节巡检、巡查制度

第十四条各工程师制定每月工作计划→部门经理签字→报公司。

第十五条根据各设备运行维护周期,维修部安排设备维护,相应专业工程师按照《物业公司维修部设备管理制度及规程》,抽查并解决维护过程中出现的具体疑难技术问题。

第十六条公共设备定期外协保养→专业工程师协调落实→维修部具体处理及跟进→对应工程师跟踪抽查。

第十七条日常运行设备巡查每月一次→专业工程师抽查维修部日、周检表及设备运行状况,填写月检记录并报经理签字→资料员归档。

第十八条特殊情况下设备运行异常(维修责任人汇报或专业工程师在例行巡检发现投资及物业公司内部无法解决)专业工程师立即电话通知相应协作单位(事后补发物管联系单或工作指令单)并向经理汇报→借助外部支援→反馈处理结果→专业工程师确认签字→经理签字→资料员归档备案。

第十九条园林工程师根据《物业绿化部绿化管理制度及规程》,按照园林景观苗木生长特性、养护要求及病虫害预防措施,检查并解决园林苗木养护过程中出现的具体疑难技术问题。

第五节突发事故处理流程

第二十条维修责任人→报物业维修部处理(疑难问题同时报相应专业工程师)→反馈处理结果并填写事故单→专业工程师确认签字(事后补发物管联系单或工作指令单)→经理签字→资料员归档。

第二十一条维修责任人→报物业维修部处理(疑难问题同时报相应专业工程师)分析发现投资及物业公司内部无法解决→专业工程师立即电话报告经理→借助外部支援→反馈处理结果并填写事故单→专业工程师确认签字(事后补发物管联系单或工作指令单)→经理签字→报公司同时资料员归档。

第六节土建报修程序

第二十二条专业维修队原所在施工单位施工的工程(保修期内):

物业客服接报→维修部现场查看(疑难问题土建工程师现场查看同时报部门经理)→确定维修方案→协调安排专业维修队处理→住户、维修队及物业责任人签字(重大问题留备份并经土建工程师、经理签字,资料员归档)。

第二十三条非专业维修队原所在施工单位施工的工程(保修期内):

物业客服接报→维修部现场查看(疑难问题土建工程师现场查看并报部门经理,费用大的维修土建工程师需通知原施工队到场)→确定维修方案→协调安排专业维修队处理→住户、维修队及物业责任人签字(重大问题留备份并经土建工程师、经理签字,资料员归档)→完成三级签证并注明原施工单位名称。

第二十四条工程整改量较大的项目(保修期内):

专业工程师现场了解发文→协调安排专业维修队或安排海门公司加派人员处理→维修部按要求跟踪检查→反馈处理结果→土建工程师签字→经理签字→资料员归档。非专业维修队原所属的土建工程队施工的工程,需完成三级签证并注明原施工单位名称。

第二十五条过保修期工程(结构问题,根据建设部法规另行处理):

物业客服接报→维修部现场查看(疑难问题土建工程师现场查看并报部门经理)→确定维修方案并通过客服协调、商定维修价格→土建工程师根据工程量大小确定是否发文→协调安排专业维修队处理→反馈处理结果(住户、维修队及物业责任人签字)→如属投资公司支付费用的需完成三级签证。

第七节岗位培训

第二十六条工程交接前:与工程及物业协调,有组织有计划安排维修人员跟踪施工过程、了解设备区位、工程的组织安排、设备安装工艺流程、设备调试运行及简单操作过程,对设备有一个最基本最感性的认识。

第二十七条工程交接时:接相关部门工程联系单→专业工程师发文→经理签字→专业工程师全程配合相关部门、协调相应的维修主管,组织物业维修人员培训→考核、考试、检验、反馈培训结果→达到能处理日常问题的能力。

第二十八条物业接手后:为确保小区设备正常运作和小区景观环境的美观,专业工程师安排每年2~6次设备全系统培训、2~6次绿化人员培训、2~4次土建专业技术、

建筑通病的处理和预防培训,采用外培和内培、理论和实际相结合的模式,并在每期的培训结束后安排考核,检查培训结果。不定期的安排考核物业维修、绿化人员实际使用和处理问题的技能。

第八节工程合同参与及有偿维保协议制定

第二十九条参与并提出工程合同中有关园林景观效果、苗木养护,设备系统中设备保修条款的技术要求。提出维保期维修、养护的具体时间要求。

第三十条参与并确定合同中有关绿化养护、设备的保修期限和设备维修责任的鉴认及维修费用的确定。

第三十一条审核保修期限,负责工程、装修、园林及设备尾款支付的确认。在设备保修期结束前与管理处、维保方共同签订有偿维护合同,物管技术部负责技术把关,具体维保费用由物管技术部安排协调管理处与维保方共同商定。一旦保修结束,有偿维保合同即刻生效,避免维护脱节。

第九节工作签证及尾款支付

第三十二条经济签证:

(一)属投资公司支付费用的签证,由物业管理处维修及绿化主管和物管技术部专业工程师,部门经理三级签证,除签总工作量外,一般不得直接签认款项但需明确签证,清楚计算工作量。

5000元以下由物业管理处维修(绿化)主管、物管技术部专业工程师、部门经理签认;

5000――10000元除上述人员签认外需报物业主管副总签认;

10000元以上需报投资公司总经理批准。

(二)属施工单位之间相互支付费用的签证,由物业管理处维修(绿化)主管和物管技术部专业工程师,部门经理三级签证,除签总工作量外,一般不得直接签认款项,但需明确签证,清楚计算工作量。并清楚注明该工程费用从何单位工程尾款中划拨给现施工的单位,具体签证权限同上述(一)中所述内容。

第三十三条尾款支付:

为考核控制装修、铝合金、幕墙、土建施工队、园林施工队、设备供应商等合作单位的服务质量和服务意识,相关的土建、装修、铝合金、幕墙、园林工程及设备尾款等在上述队伍和供应商提出书面付款申请后的一周内,相应的专业工程师根据合同期限和申请付款内容,深入相应管理处,了解装修、园林绿化及设备等使用情况、存在哪些问题、整改情况、服务质量、服务态度、响应情况等在确保使用、运行良好(园林绿化符合合同约定的要求)后,必须由管理处相应主管签字确认(作为附件),后填写付款申请单并通过公司网路设定的程序完成尾款支付。

第十节综合管理

第三十四条工作日记,工作报表:各专业工程师必须做好工作日记,把平时工作中遇到的具体问题及解决方法、经验教训等记录下来,资源共享。每月填写工作报表,由部门经理汇总总结报物业副总、投资公司工程副总备案。

第三十五条物管技术部工作联系单、工作指令单:工作及业务事项的组织协调,一般应使用物管技术部工作联系单,如直接安排施工方及其他乙方完成的工作一般使用工作指令单。建立完善的备查制度,紧急性及突发事件先在现场口头安排指令,但事后需及时补发物管技术部工作联系单或工作指令单。不涉及费用(或预估费用很低)的相关事务性指令,可电话或做现场口头指令。

第三十六条工作例会:工作例会每周二举行一次,如遇特殊情况,另行安排,各管理处维修部、绿化部、及专业维修队集中汇报上周工作情况,存在何种问题,下周工作计划,理顺各方关系。会议原则上由经理组织安排并主持,如遇特殊情况由经理指定人员主持,与会人员由各管理处维修和绿化主管(各一人)、维修队长、物管技术部全体人员共同参加,必要时邀请相关部门及协作单位参加。另外部门经理认为目前工作需召开会议协调时,可以随时安排召开工作会议。会议纪要经部门经理审阅后即成文签发并抄送投资公司总经理、物业总经理、物业副总及各相关部门。

第三十七条外协维修及整改工作验收:由于工程移交后相应的外协维修及整改工作量较小,因而验收由专业工程师组织施工方、物业管理处相关主管共同参加,验收所形成的意见是评定整改工作能否通过的依据,也是是否受理结算和工期、质量考核的依据。