公司记录控制工作程序范本

篇2：公司记录控制工作程序

公司记录控制程序(七)

1、目的

对记录的标识、贮存、检索、保护、保存期限和处置进行控制,提供符合要求和质量管理体系有效运行的证据。

2、适用范围

适用于本公司质量管理体系及支持其运行过程的记录控制。

3、职责

3.1****负责记录的归口管理。

3.2***负责检验和试验记录及供方提供质量记录的控制管理。

3.3各职能部门负责本部门使用记录的填报、检查等管理工作。

4、工作程序

4.1记录的编制和审批

4.1.1文件编制部门在编制文件的同时应编制相应所需的记录表格附在文件之后,同时向办公室领取记录编号。

4.1.2批准后的记录表格随同文件送交办公室备案。

4.2记录的编号和登记

4.2.1记录均应有统一的编号,编号规定如下:

WSH/B××-××

记录顺序号

记录表所属部门代号

表格汉语拼音第一个字母

公司名称汉语拼音第一个字母

4.2.2***档案管理员负责登记《记录表格一览表》,并复印一份待用。

4.2.3档案管理员根据记录表格的使用频率,将平均每2天及以下使用一张的记录表格复制一份送外大量印刷(数量视具体状况而定),其他由使用部门在公司内自行复制。

4.3记录的签收、领用和填写

4.3.1记录表格收到后,由档案管理员通知使用部门来领取,记录表格由科长或科长以上人员领取并在《记录表格领用单》上签名。

4.3.2所有的记录填写应真实、清晰和完整,并有记录人或操作者的签名。

4.4记录表格的更改

4.4.1记录表格在使用过程中,若影响使用目的时,相关人员应对记录表格提出更改。

4.4.2送外大量印刷的记录表格由更改提出人向办公室以《记录表格更改申请单》的形式提出申请,申请单中应说明更改原因。

4.4.3办公室收到申请单后,转至编制部门或编制人进行审查、更改,经审查、更改后由原批准人负责审批,当原批准人不在时,由其授权人负责审批,剩余的记录表格由办公室统一另作他用。

4.4.4公司内复制的记录表格由更改提出人直接向编制部门或编制人提出,由其进行审查、更改,并通知相关人员。

4.5记录的收集和编目

4.5.1各职能部门负责本部门记录的收集,并进行分类、汇总、整理及保管。

4.5.2供方提供的质量记录(包括检测仪器的检定记录)由质检科收集整理及保管;与质量管理体系运行有关的由品质部收集保管。

4.5.3记录由办公室负责统一编目。

4.6记录的归档、贮存和保护

4.6.1每年年底,各部门应将每年度的记录分类整理成册统一交办公室归档处理。

4.6.2办公室对移交来的记录按《档案管理制度》实施分类管理。

4.6.2对所有记录有统一记录编号的均进行贮存。

4.6.3编目并专柜存放便于检索,保存环境应清洁干燥,有防虫蛀措施。

4.6.4外来记录的保存要求按公司记录保存要求保存。

4.6.5记录的借阅

a、所有记录的原件一律不准外借。

b、当顾客或其他代表要求查阅记录时,由办公室人员陪同在档案室内查阅;若需长期借阅的,经总经理批准后,由档案管理员提供复印件,并登记《记录借阅登记表》。

c、本公司内部人员确有需要可经办公室主任同意后借阅相关记录,并由档案管理员登记《记录借阅登记表》。

4.7记录的保存期限和处置

4.7.1本公司质量管理体系运行记录保存期限一般为三年,以满足可追溯性要求。

4.7.2超过保存期限的记录由保管人提出申请经管理者代表批准后方可进行,销毁记录需有二人在场,并在《记录销毁登记表》上签字。

4.7.3为法律或积累知识为目的而保留的超过保存期限的记录加盖“作废文件”印章。

5、相关/支持性文件

《档案管理制度》

6、记录

《记录表格一览表》

《记录表格领用单》

《记录表格更改申请单》

《记录借阅登记表》

《记录销毁登记表》

表格编制

7、程序流程图

篇3：绿色饭店文件记录控制工作程序

绿色饭店文件记录控制程序

1、目的

对质量、环境与绿色饭店管理体质所要求的记录予以控制。

2、范围

适用于对证明服务和环境符合要求及质量、环境与绿色饭店管理体系有效运行的记录控制。

3、职责

(1)环境管理部负责监督、管理各部门的记录。

(2)各部门资料员负责收集、整理、保管本部门的记录。

(3)办公室负责保管各部门一定时期的记录。

(4)各部门负责人负责批准本部门编制的记录格式。

4、程序

(1)各部门资料员负责收集、整理、保存本部门的记录。

(2)科学标定记录的标识编号。

(3)记录填写

a、记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰,不得随意涂改;如因某种原因不能填写的项目。

b、如因笔误或计算错误要修改原数据,应采用单杠划去原数据,在其上方写上更改后的数据,加盖或签上更改人的印章或姓名及日期。

(4)记录的保存、保护

a.各部门的资料员必须把所有记录分类,依日期顺序整理好。各部门按规定的期限保存记录,对于保存一年以上的记录交档案室保存。

b.创绿领导小组编制《记录清单》,将酒店所有与绿色饭店管理体系运行有关的记录汇总,包括名称、编号、保存期等内容,并汇集备案记录的原始样本。各部门应将本部门使用的《记录清单》作为部门工作手册的附录,并汇总本部门的记录原始样本。

c.领导小组每三个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。

(5)记录发放、借阅和复制

a.各部门资料员负责本部门记录表格的发放、回收;

b.各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复制者要经相应部门负责人批准并填定《文件借阅、复制记录》,由记录管理人登记备案。

(6)记录的销毁处理

记录如超过保存期或其他特殊情况需要销毁时,由办公室文件主管填写《文件销毁记录》交创绿领导小组审核,报管理者代表批准,由授权人执行销毁。

(7)记录格式

a.各部门的记录格式,由各部门经理负责组织编制,部门经现审批,交创绿领导小组备案。各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改,执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。

篇4：精制加工公司程序文件:记录控制工作程序

精制加工有限公司--程序文件

记录控制程序

1目的

为了对体系运行的有关记录进行有效的控制和管理,以证实产品的符合性、环境活动及职业健康安全活动符合法律、法规及相关要求,并为体系有效运行提供证据,特制定本程序。

2范围

本程序适用于与质量/环境/职业健康安全管理体系有关的所有的记录的管理,包括来自相关方的记录。

3职责

3.1IS0小组是记录控制的主管部门。

3.2各部门负责本部门记录的控制和管理。

4程序要求

4.1记录的要求

4.1.1记录体系运行过程和结果的记录,可载于各种媒体。

4.1.2各部门填写记录时,必须字迹清晰、内容完整,不得随意涂改记录。如需修改,不得用修正液,改完后,加盖修改人印章或签名,并注明日期。不能空项,无内容时划"杠线"。

4.1.3各部门的记录,要及时收集、整理、归类、装订成册,以便于检索和保存。

4.2记录的管理

4.2.1产生记录的部门,应按照《文件控制程序》的规定,对记录编号,并填写《记录一览表》,交秘书科备案。

4.2.2各种记录由各部门确定保存期。

4.2.3记录必须存放于适宜的储存环境和便于存取的场所,并防止在规定的保存期限内损坏、变质和丢失。

4.3记录的查阅

4.3.1记录在保存期内不允许随意借阅或外传。

4.3.2本公司人员因工作需要查阅、借阅记录时,要经记录所属部门主管同意。填写《查(借)阅登记表》。

4.3.3公司外部人员要查阅记录时,应经管理者代表和记录所属部门主管同意,方可查阅。查阅者须填写《查(借)阅登记表》。

4.4各部门每年应定期对各类记录进行清查,对过期者要列出清单,经部门负责人核查,确无保留价值的,予以销毁。同时填写《记录销毁记录》。

5相关文件

5.1《文件控制程序》

5.2《记录控制程序

6记录

6.1《记录一览表》

6.2《记录销毁记录》

6.3《查(借)阅登记表》

篇5：公司质量记录控制工作程序

公司质量记录控制程序

⒈目的:

对质量记录进行控制和管理,提供产品质量符合规定要求和质量体系有效运行的证据。

⒉范围:

适用于质量体系所有相关的记录。

⒊职责:

3.1资料员负责质量体系运行所产生的质量记录的归口管理。

3.2各职能部门负责本部门所产生的质量记录的控制。

⒋工作程序:

4.1质量记录的传递与收集

4.1.1质量记录以书写文件或表格形式传递、保管。责任人填写质量记录,字迹须端正清晰,内容真实,数据准确,不得用铅笔填写。记录必须有责任人签名;有审批和批准栏的,必须有主管领导签名。

4.1.2如质量记录中涉及数据的更改,更改人应在记录单上签署姓名或盖章。

4.1.3质量记录每月底由各部门质量记录管理员按类别收集,作好标识,妥善保存。

4.2质量记录的编号

4.2.1质量记录的编号和表式更改根据《管理文件控制程序》规定执行。

4.2.2对于有规律性的质量记录,量大面广,可通过日期追溯,只规定代号。

4.2.3对于不定期使用,用量小且无法按日期追溯控制的质量记录,除按规定的代号外,同时在记录右上角手工编号:二位阿拉伯数字ΧΧ-年代号。

4.2.4对4.2.3中用量大的质量记录,除按规定代号外,在该记录右上角打印记录本身流水号。

4.2.5如同一质量记录同时有几个职能部门使用,在该记录右上角注明文件分发号。

4.3质量记录的归档与贮存

4.3.1质量记录由该记录职能部门归档,发至其他部门的质量记录由收文部门归档。

4.3.2质量记录最短的贮存期限如下:

4.4质量记录的保管和处理:

4.4.1相关质量记录的格式装订成册,统一存放。

4.4.2各部门应把质量记录保存在干燥和安全的地方,避免损坏、变质或丢失。

4.4.3质量记录可用磁盘、磁带形式保存,但必须要有备份,作好标识,并异地妥善保存。

4.4.4质量记录不外借,如顾客需要则按顾客要求经管理者代表审批才可提供原稿或复印件。

4.4.5保管期满后的质量记录由资料员填写文件销毁清单,经管理者代表审批后,由资料员负责销毁。如需保留,须由该部门领导提出申清,经管理者代表审批后,由该部门质量记录保管者在封面上标识"过期保存"字样,予以保存。

4.5质量记录如需换版,则在换版后的记录上标识修改状态,第一次修改为"1",以此类推,原质量记录自然作废,如需保留,则在该记录上标识"作废保留"字样。

⒌相关文件:

5.1QS/TSB20501-20**《质量体系文件和资料控制程序》

5.2QS/TSB20502-20**《技术文件和资料控制程序》

⒍相关记录:

见清单。

质量记录保存规定表

职能部门质量记录保存年限

质量管理体系QMS资料质量体系运行记录5

统计技术5

质检部检验和试验/检验报告3/15

不合格品控制3

技术部技术文件和资料同技术档案保存期限一致

设备有关资料与设备使用期限一致

工装记录现行生产服务期加一日历

生产部生产计划及生产有关报表3

采购部采购订单及修订单现行生产服务期加一日历年

业务部销售合同现行生产服务期加一日历年

服务有关资料与业务关系保持一致

生产件批准文件现行生产服务期加一日历年

计量室检测设备记录与检测设备使用期限一致

财务部培训记录与职工在职期一致