公司文件与资料控制工作程序范本

公司文件与资料控制程序范本(5)

编制人:

审核人:

批准人:

批准日期:

版本号:A版

修订次:0次

编制单位:综合管理部

生效日期:

文件修订履历

版本/修订次

修订要项

修订内容

修订日期

A/0

首次发行

1、0目的:

为确保各部门及时有效的使用文件与资料,对公司的文件进行控制。

2、0范围:

适用于公司质量管理体系文件及外来文件的管理与控制。

3、0定义:

无

4、0权责:

4.1综合管理部与文控中心负责质量管理体质文件的标识、印发、存档、回收及统一归档,分级管理。

4.2总经理负责公司文件执行的批准。

4.3公司各部门负责本部门文件的标识、印发、存档、回收与管理工作。

4.4各部门经理/主管负责本部门文件、资料的制订、批准。

5、0作业说明:

5.1质量管理体系文件是指质量管理体系相关信息的任何文件,如:质量手册、程序文件、规范、图样、标准等等。它是质量管理体系运行的依据。

5.2质量管理体系文件的编制、审核、批准

5.2.1管理者代表在组织相关部门进行质量管理体系策划时,应考虑质量管理

体系文件的构成及其类型,列出质量管理体系文件清单,如《程序文件清单》、《作业指导文件清单》、《记录表格清单》和《外来文件清单》等,明确文件的数量及其责任部门,使文件清晰可辩,易于识别、检索,并明确质量管理体系文件的编制、审核、批准的职责,以确保文件的正确性、适宜性、充分性和有效性。

5.2.2质量方针由总经理组织编制并批准发布。

5.2.3质量目标

5.2.3.1公司总目标由管理者代表编制,总经理审批。

5.2.3.2各部门分目标由各部门编制,管理者代表审核,总经理批准。

5.2.4质量手册由管理者代表组织编制并审核,总经理批准。

5.2.5程序文件由相关部门编制,其部门负责人审核,管理者代表或副总经理批准。

5.2.6作业指导、检验标准、操作规范等三级文件由相关编制,其部门负责人负责审核,管理者代表或副总经理批准。

5.2.7各类记录表单由所属程序文件编制部门编制,其部门负责人批准。

5.2.8外来文件的控制是对文件内容的审查控制,是公司对文件适用性的审批。由主要使用部门负责批准使用。

5.3质量管理体系文件的归口,分类、编号为了使文件易于识别,检索快速,所有已审批的质量管理体系文件应交给文控中心归口、分类,统一编号。编号方法规定如下:

5.3.1质量手册文件代号为QM,编号为QM-年份(如QM-2005)。

5.3.2程序文件文件代号为QP,编号为QP-流水号(如QP-001)。

5.3.3三阶文件编号表示为WI-部门代号-流水号-版本号(如WI-QA-001-A

表示此文件为质管部第一份作业标准规范类文件,版本为A版)文件代号:WI

部门代号:W/H物管部;QA质管部;HR综合管理部;

PMC计划部;PE技术部;PD采购部;

SAM样品部;ID注塑部;FIN财务部;

A&P装配部

流水号用阿位伯数字001-999表示;版本号用英文字母A-Z表示。

5.3.4四阶文件编号表示为WF-部门代号-流水号-版本号(如WF-QA-001-A表示此文件为质管部第一份表单类文件,版本为A版)

5.4外来文件的控制

5.4.1外来文件包括国际、国家、部级、行业、地方的标准、法律法规和客

户提供的文件等。

5.4.2在公司内使用的外来文件由归口部门负责人在《外来文件登记表》内签名和填写审批日期,表明其来源可靠,内容对公司适用。

5.4.3所有传真接收的文件,由综合管理部在文件右上角加盖“FA*”(红色)传真印章,并在《外来文件登记表》中记录。

5.4.4文件归口部门对可能更新版本的外来文件应及时跟踪并将新版本文件在《外来文件登记表》中记录,确保使用有效、最新版本的外来文件。

5.4.5更新后的外来文件须重新审批。

5.5文件的分发与回收

5.5.1质量手册、程序文件、作业指导文件的分发

5.5.1.1文控中心根据公司的具体情况编制《质量管理体系文件持有者清单》,经管理者代表审批后交文件管理员。

5.5.1.2文件管理员根据《质量管理体系文件持有者清单》中规定的份数,统一分发给规定的持有者。同时在《文件分发/回收记录》上签收。

5.5.2外来文件根据实际需要分发,分发时由接收人在《文件分发/回收记录》上签收。

5.5.3其它文件同样根据实际需要分发,分发时由接收人在《文件分发/回收记录》上登记签收。

5.5.4所有文件的旧版本回收都在新版文件分发时执行,回收完成时使用文件部门在《文件分发/回收记录》上登记签收。

5.5.5回收的旧版文件有长期保存价值的呈报管理者代表批准后封存,无保存价值的文件经文控中心整理后统一销毁,并且在相对应的文件清单中详细记录。

5.6文件的保管和借阅

5.6.1文件的保管

5.6.1.1质量手册、程序文件、作业指导文件(工作计划、合同、清单、临时通知除外)的受控原件由文控中心负责统一归档保管。相应的受控副本按《质量管理体系文件持有者清单》规定由各部门文件管理人员或持有人负责保管。

5.6.1.2外来文件由归口部门和持有部门文件管理员或持有人负责归档保管。

5.6.1.3人事文件、员工培训记录和档案类型的文件资料由综合管理部或相应使用部门进行长期保管。

5.6.1.4其它各类文件的保管期限,依《质量记录清单》所规定的保存期限进行处理。

5.6.1.5保管者须将持有文件分类放置,并按放置的顺序进行编目,在放置位置贴标签,使文件便于识

别和检索。

5.6.1.6文控中心对各部门文件的使用及保管情况不定期地进行检查,以达到对各部门文件管理实施监控的目的。

5.6.1.7文件在保管和使用过程中需保持清晰、完整,不可随意涂划,如文件使用部门因管理不善致使受控文件遗失、严重破损等不可使用或不可被回收时,文控管理人员需如实记录,并交综合管理部依丢失公司重要文件工作失职处理,处理后,补发新文件。

5.6.1.8所有需保存的旧版文件必须在其文件上加盖“作废文件”章并在《作废文件登记表》中记录,以避免各部门使用无效、作废文件。

5.6.2文件的借阅

5.6.2.1如公司内部员工需要暂时借阅质量体系文件,应到文控中心或相关部门办理借阅与归还手续,并填写《文件借阅/复制记录》。

5.6.2.2公司文件在外部机构(顾客或供应商等)需要使用时,必须经过副总经理批准允许外传后,并在文件上加盖“非受控文件”章方可外传。

5.7文件的评审和修订

5.7.1文件的评审

5.7.1.1文件发布后,管理和使用部门须根据公司的实际运作情况对文件进行评审,对不适当之处提出更改申请。

5.7.1.2在每次内部质量管理体系审核前,审核组对文件进行评审,对不符合及不适当处提出更改申请。具体按《内部质量体系审核程序》实施。

5.7.2文件的修订

5.7.2.1提出修订部门填写《文件修订申请单》,部门负责人确认后,交文控中心,文控中心组织有关部门/人员对要求修订内容进行评审,确保更改内容不背离标准和法规要求、与质量管理体系的其他相关文件与要求连贯一致、并要求修订内容在公司的实际条件下是有效可行的。

5.7.2.2评审通过后,文控中心管理员将修订文件呈管理者代表或副总经理批准并依《质量管理体系文件持有者清单》将新版文件分发,同时回收相关旧版文件。

5.7.2.3非受控文件不受文件修订的控制。

5.8文件的废弃

5.8.1质量管理体系文件新版生效时,旧版同时作废(有特殊说明的除外)。

5.8.2无必要保留的作废文件原版和副本由文控中心或相关部门文件管理员统一收回并销毁,也可以在每页上盖“作废文件”印章,将纸张留作其他用途。

5.9文件和记录的管理

5.9.1公司内部所有运行文件,均按本程序的要求进行管理。

5.9.2所有质量记录及部门自行发行与控制的作业指导文件均按《记录控

制程序》进行管理。

6、0参考文件

6.1《内部质量审核程序》…………(QP-009)

6.2《记录控制程序》…………(QP-003)

7、0相关记录

7.1《外来文件登记表》…………(WF-HR-001-A)

7.2《文件借阅/复制记录》…………(WF-HR-002-A)

7.3《文件修订申请单》…………(WF-HR-003-A)

7.4《文件分发/回收记录》…………(WF-HR-004-A)

7.5《作废文件登记表》…………(WF-HR-005-A)

7.6《质量管理体系文件持有者清单》…………(WF-HR-006-A)