物业服务资料业主档案管理方案
物业服务资料与业主档案的管理方案
为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。
一、资料或档案的收集与保存
首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。
二、资料或档案的整理与分类
所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。
1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。
2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。
3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。
4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。
5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。
6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。
7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。
三、资料或档案的归档
对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。
1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。
2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。
3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。
4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。
5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。
6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。
7.所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。
四、资料或档案的运用
工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。
五、业主档案的跟踪
当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。
六、过期资料或档案的销毁
对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。
篇2：小区工程技术档案管理规定（3）
小区工程技术档案管理规定(三)
1、在办公室领导下,档案员负责管理施工方移交的全部工程技术方面的资料,将文件材料的积累、分类整理和归档工作纳入工作管理程序,列入相关部门和人员的职责范围;
2、建立工程技术档案资料收发台帐,加强资料的收发管理工作;
3、工程技术档案应按工程项目和单位名称、配套工程、建档时间、完档时间等项目详细建立;建设周期长的工程,可根据情况阶段归档;
4、按照国家有关要求对归档文件材料实行分类排序、组编档号等方法进行加工、整理。归档文件装订整齐、字迹工整、图样清晰、签字手续完备,图片、照片等配以文字说明;
5、及时整理在工程施工中形成的有关材料,及时办理归档手续;如工作变动,需将个人保存的材料及时移交;
6、依据工程特点建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鉴定等管理制度,确保档案安全;
7、按照总公司有关要求,做好工程档案管理的登记、借阅、使用工作,并将各类型工程档案管理的登记结果汇总后报送总公司备案。
篇3：某某工业园区设施设备业主档案的建立管理方案
某工业园区设施设备、业主档案的建立与管理方案
一、管理规章制度
科学完善、合理量化。健全实操的管理规章制度是我们取得成功的重要法宝,也是提高服务品质、提升工业园区形象的重要依据。为进行统一规范和管理,接管后,我们将严格按照ISO9001国际标准人、及我公司质量体系文件的要求,对项目实施专业化、规范化管理。我们还将根据该项目实际情况对规章制度及相关程序作适当调整。管理制度主要包括公众制度及应急措施、ISO9001服务质量控制程序文件、公司内部管理制度等。
二、档案建立与管理
随着建筑设计高科技、专业化的发展,信息成为管理资源中又一重要因素,为此,在信息收取时广开信息渠道,存储时做到内容全面、丰富,收集时尽可能地完整。我们拟对项目所有物业管理与服务的项目,从主体到配套,从建筑到环境,从硬件到软件等都建立相应的管理档案。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观,使档案管理真正为管理服务。
三、档案管理运作环节
1、资料的收集,直接隶属于客户服务中心。建立相应的规章制度,对所有档案资源进行严格管理。在收集时,坚持内容丰富的原则,根据实际全面收集,小到一盆花都有详细的资料收集。
2、资料的分类整理,根据其性质、特点进行细分,做到条理清晰,分类合理。
3、资料归档管理,按照资料本身的内在规律、联系进行分类保存,做到便于查找和调用,在进、出档案室都有严格的规定,严防文件流失。档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。
四、档案资料的分类
1、接管移交资料:
名称资料内容
工程建筑产权资料A:规划图纸、项目批文、用地批文B:建筑许可证、投资许可证、开工许可证C:拆迁安置资料
工程技术资料A:红线图、总平面图B:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C:工程合同、工程预决算D:工程设计变更、通知及技术核算单E:竣工图:1.单体建筑、结构、设备竣工图2.消防、智能化、中央空调等工程及地下管网竣工图F:房屋、消防、智能化、中央空调等竣工验收证明书G:钢材、水泥等主要材料的质量保证书H:新材料、构配件的鉴定合格证书I:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备的检验合格证书J:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备技术资料K:砂浆、混凝土试块、试压报告L:绿化工程竣工图M:其它技术资料
2、管理档案资料
名称资料内容
物业资料A:基本资料
B:标识资料
事务管理资料A:事务值班表
B:事务交接记录表C:物品搬出(入)登记表D:日常事务巡视记录E:事务回访登记表
维修资料A:维修申报表B:维修服务派工单C:维修回访记录本D:公共设施维修记录
安全防范及交通管理资料A:日常巡查记录、交接班记录、值班记录B:查岗记录C:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录D:车辆管理记录、车辆详细资料、车辆出入记录
设备管理资料A:公用设施保养维修记录B:各项机电设备保养维修运行记录C:设备分承包方维修保养记录D:设备检查记录
员工管理资料A:员工个人资料、聘用表B:员工业绩考核及奖罚记录C:员工培训计划及实施记录D:员工培训考核记录E:员工外出考评及参加演练记录F:员工住房及内务管理记录
意见反馈资料A:服务质量回访记录表B:意见调查、统计记录C:投诉及处理记录表
行政文件资料A:管理处主任值班及督察记录B:政府部门文件C:物业公司及主管领导部门文件D:管理处规章制度、通知、通报等文件E:管理处荣誉一览表F:管理处接待来访参观记录表
会务资料A:会务承办实施方案B:会务摄影及录音、录像资料
篇4：物业服务各岗位工作职责（3）
物业服务各岗位工作职责(三)
副总经理岗位职责
1、协助总经理组织并协调质量管理体系的建立、实施、保持和改进;
2、负责领导和组织制定公司物业服务招、投标工作;
3、参与公司经营决策,负责决策和开拓物业市场;
4、负责公司物业管理服务工作的组织的协调;
5、负责公司对外联络工作,组织领导公司公关工作。
办公室主任岗位职责
1、助管理者代表具体组织实施质量管理体系运行的各项服务质量监督、考评、管理工作,组织质量管理体系的内部审核;
2、负责办公室的日常工作,确保质量管理体系在本部门的正常运行;
3、了解国家有关法律法规的最新动态,向公司领导及时汇报并组织落实工作;
4、组织采用适用的统计技术进行数据分析,为提高服务质量提供依据;
5、负责对文件和质量记录的归口管理;
6、负责对常规合同的归口管理和监督管理公司档案;
7、负责对业主和住户的投诉的归口处理。
办公室办事员岗位职责
1、协助办公室主任具体组织实施质量管理体系运行的各项服务质量监督、考评、管理工作;
2、具体负责办公室的日常工作,确保质量管理体系在本部门的正常运行;
3、了解国家有关法律法规的最新动态,向公司领导及时汇报并组织落实工作;
4、负责对文件和质量记录的归口管理;
5、负责对常规合同的管理和监督管理公司档案;
6、负责处理业主和住户的投诉。
综合管理部经理职责
1、在公司总经理领导下,协助做好由综合管理部负责的各项工作,以及本部门控制的质量管理体系条款的实施工作。
2、负责制定公司有关本部门的各项管理制度及应急措施。
3、负责对各物业管理处工程维修室、综合服务室的工作进行检查、指导。
4、负责对各物业管理处提交的供方项目审核以及供方服务质量的总体控制。
5、负责对本部门发生的重大事故的组织调查分析及处理工作。
6、负责组织楼宇工程验收交接工作。
综合管理部副经理职责
1、在综合管理部经理的领导下,负责公司所辖房子建筑、基础设施、工作环境、机电设备等技术管理工作。
2、负责协助制定公司物业服务过程中由综合管理部负责的相关工作中的规定、制度的制定,并组织有关部门实施。
3、协助组织实施公司物业服务活动,保证物业管理服务过程处于受控状态,负责对各物业管理处工程维修室、综合服务室布置具体工作,并检查执行情况。
4、负责物业管理处提交的供方项目(如:采购的服务、采购的物资等)实施控制,对供方评价进行审核。
5、负责对本部门发生的重大事故的组织调查分析及具体处理工作。
6、负责根据实际情况,组织调配各物业管理处维修工、工程设施设备和工具。
综合管理部办事员职责
1、具体组织本部门实施质量管理体系的运行。
2、具体负责综合管理部日常工作落实,确保各物业管理处提供的物业服务正常运行。
3、负责向各物业管理处传达落实公司关于物业服务的有关决定、决议,指示和布置具体工作,并检查执行情况。4、定期对各物业管理处的工作进行经常性检查监督,及时总结和汇报情况。
5、定期检查各种设备、设施的技术状况,分析存在问题,及时提出维修解决办法和制定维修方案,方案经领导后,组织贯彻实施。
6、负责对本部门的档案、质量记录进行整理、归档和保存。
经营发展部经理岗位职责
1、协助管理者代表具体组织本部门质量管理体系的落实工作,保证质量管理体系的有效运行。
2、确定质量管理体系策划的时机、内容及输出结果,协调各部门策划要求的具体工作。
3、组织各部门负责人评审物业服务投标书、物业服务委托合同等,并就有关合同事宜代表公司与业主和用户沟通。
4、确定服务实现策划的时机、内容及输出结果,定期向总经理汇报活动的实施情况。
5、代表公司与业主和用户(或客户)进行沟通,参与物业项目的招投标,代表公司法人对外签订合同、协议等公开文件。
6、制定物业管理服务的各类标识式样规范,审批各相关部门根据实际情况自行设计的标识式样。
7、制定公司总体社区活动的工作方向和目标,审批各物业管理处制定的各项社区活动计划。
8、制定公司年度服务工作计划和工作总结,协调各部门服务工作计划的执行情况。
经营发展部副经理岗位职责
1、协助部门经理做好质量管理体系中本部门内的各项工作,保证质量管理体系的有效运行。
2、组织各部门进行质量管理体系策划,编制、修改和发放相应的策划文件,并对实施效果进行监督检查。
3、组织各部门编制和评审物业服务投标书,物业服务委托合同等。
4、组织相关部门进行服务实现的策划,编制、修改和发放相应的质量策划文件,并对质量活动具体实施情况进行检查验收。
5、市场调研,市场开拓,搜集物业市场行情,及时掌握物业市场动态及业主和用户需求的动向,积极与业主和用户沟通,收集有关信息。
6、拟订物业管理服务各类标识的式样规范,规定产品和服务标识的范围和方法,制作和发放标识,并组织各相关部门具体实施产品和服务标识。
7、拟订公司总体社区活动工作方向和目标,审核各物业管理处制定的各项社区活动计划,定期指导、协调、监督、检查各物业管理处的社区活动。
8、拟订年度服务工作计划和工作总结,并有权对各部门服务工作计划的执行情况进行监督和考核。
经营发展部办事员岗位职责
1、协助部门经理、副经理实施质量管理体系要求本部门内各项具体工作,保证质量管理体系的有效运行。
2、按照质量管理体系的策划安排具体实施各项工作,定期向部门经理、副经理汇报策划实施情况。
3、搜集整理各类物业服务投标书、物业服务委托合同等的相关资料,编写标书及合同的相关内容。
4、按照服务实现的策划安排具体实施各项工作,协助和督促各相关部门落实有关具体工作。
5、通过多种渠道搜集物业市场信息,积极与业主和用户沟通,了解物业市场动态及业主和用户需求的动向。
6、按照物业管理服务各类标识的式样规范、标识范围和方法,协助和监督相关部门具体实施产品和服务标识。
7、按照公司总体社区活动工作方向和目标,依据各物业管理处社区活动计划,协助和监督各物业管理处的社区活动。
8、拟订本部门的服务工作计划,按照工作计划开展本部门的具体服务工作。
人力资源部经理岗位职责
1、根据国家有关法律法规,负责制订公司人事、劳动、职工培训教育等相关规章制度并组织贯彻执行。
2、负责公司人力资源开发、使用工作。组织实施员工教育培训,对员工的培训进行详细检查和考核,为公司适时配备合格管理人员。
3、负责组织编制劳动工资计划,检查劳动工资计划完成情况,做好调资、晋升、晋级等工作,审查各部门奖金发放数额。
4、负责组织检查劳动纪律,针对存在的问题采取必要措施。
5、负责组织完成员工劳动合同(劳务协议)的签定、鉴定工作。
人力资源部副经理岗位职责
1、办理员工招聘、考核、奖惩、辞退等工作。
2、负责组织员工教育培训工作,并对培训结果实施效果检查。
3、负责编制公司年度劳动工资计划,检查、了解、分析劳动工资计划的执行情况。
4、负责协助组织检查劳动纪律,针对存在的问题采取必要的措施。
5、负责协助完成劳动合同(劳务协议)的签订等工作。
人力资源部办事员岗位职责
1、负责具体参与员工招聘、考核、奖惩、辞退的工作。
2、负责具体实施员工的教育培训及考核等工作,并对物业管理处的培训考核等工作进行指导与检查。
3、负责办理公司劳动年检工作。
4、负责劳动工资统计报表的填写和报送工作。
5、负责社会保险、劳动保障工作的日常管理,深入各部门岗位了解执行情况,随时发现问题、不断改进,做好社会保险和劳动保护工作。
6、负责人力资源部各种档案的管理。
篇5：物业公司档案管理规定（12）
物业公司档案管理规定(十二)
(一)总则
公司实行“统一领导,各负其责。分级归档,集中管理”的原则。
公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。
在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。
公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。任何人不得据为己有。
(二)管理机构和岗位职责
公司的档案管理工作为总经理负责制。公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。
行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。
(三)归档范围
1、各类请示,报告,会议纪要。
2、意向书、协议书、项目申请书,
3、重要的治谈和会议记录、备忘录,
4、开发项目机会性分析可行性研究报告
5、公司资信变动情况,
6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),
7、企业负责人,名单,及人选情况,
8、合同、章程,
9、向上级单位上报的报告书及批复,
10、有关部门出具的证明制将:
11、营业合法证件(包括企业负责人证件),
12、营业执照和营业证书内容文稿,
13、企业代码证书等。
14、与重要的客户来往的信件、函电,
15、历年工作总结,
16、年度预算报告;
(四)立卷程序
根据“谁办谁立卷”的原则,项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后,经办人要建立档案材料收集袋,随时积累材料。
对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档,上交办公室后,办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。
(五)管理与利用
1、公司办公室应建立档案的统计登记表,完善借阅制度。对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。
2、档案存放案卷的箱柜必须坚固,并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。定期检查档案曲保管情况,对破损或变质的档案应及时修补和复制。
3、档案管理人员调动工作时,应在离职前办理交接手续
4、办公室根据工作需要,编日常管理与查询系统,编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具,力求查找方便,调卷迅速准确,积极为一线部门提供服务。
5、档案的移交、鉴定与销毁
各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交,交接取方根据移交目录清点核对,并履行签字盖章手续。移交目录一式两份,交接双方各执一份。
各部门在人员发生变化时,应及时办理档案移交手续。按照工作移交的有关规定,列出清单,部门经理作为监交人,负责清点核对档案的移交工作。
办公室应根据保管期限的规定,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位主管领导主持下,由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。
经过鉴定失去保存价值的档案,要登记造册,经本单位领导审批后方可销毁。销毁档案应指定两人负责监销,监销人要在销毁清册签字。
(六)考核与奖惩
对于将材料散存在个人手中,归为已有,不按要求立卷、归档、上交者,办公室应写出书面报告,上报公司领导做出处理意见。
对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者,将视情节轻重,给子处理,问题严重的,按照《中华人民共和国档案法”》有关规定处理。
对于完成好的部门和个人,公司将予以表彰和奖励。
(七)其它
其它档案,参照国家档案局颁发的有关规定执行。
制度专栏
