小区物业管理处内部各岗位职责

篇2：某小区管理处档案管理措施

小区管理处档案管理措施

一、档案资料管理作业流程

1、档案资料的收集

(1)设立档案资料,采取系统化、电脑化的手段,设兼职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行严格管理。

(2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道:规划设计到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。

2、资料的分类整理:收集的所有住处资料,统一由档案管理员集中整理、分类,整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理。

3、资料的归档管理

(1)资料归档管理采用原始档案和电脑档案的双轨管理制,采用多种形式的文档储存方式,便于原始资料信息的保存,如:胶卷、照片、图景等档案组卷按不同的业务性质,编号,造册,编辑并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化成为电脑储存,便于查找和调用。

(2)档案管理环境做好三防工作,即防火、防潮、防变质。

二、档案资料的分类

1、外来文件

■规划档案

■验收竣工档案

■其他档案

2、内部档案

■房屋维修档案

■装修管理档案

■机电设备档案

■配套设施设备维修工程档案

■消防管理档案

■车辆管理记录档案

■保安服务管理档案

■日常服务管理档案

■日常维修档案

■卫生保洁管理档案

■绿化管理档案

■VIP档案

■其它档案

篇3：管理处采购物品验证管理规定

管理处采购物品验证规定

1.0验证方法及要求:

1)物品采购普遍属零星采购,验证采用抽样的方法,数量(单个)少于10个的,抽样100%验证,多于10个的,抽样10%-20%验证。

2)对批量(或成箱、成件)购买的物品必须要验证物品的合格证,合格证由仓库管理员保存。

3)验证工具:钢板尺、卡尺、万用表或其他工具。

4)对验证物品的规格、数量等必须与《采购计划单》上的相符。

5)仓库应对常用物品的产品说明书、产品使用说明等适当保存备查。

2.0验证标准:

1)包装:

A.目视物品外包装平整光滑,密封包装无裂缝、无渗漏、无污染或破损痕迹;

B.在包装上标明生产日期和有效期的,注意核对日期是否过期,当物品的有效时间已不足一个月时,无特殊情况(指该产品生产厂家有限或市场货源不足等),采购员应进行限购,仓库管理员对已采购的该类物品应组织人员进行"试用",以检查其有效程度是否合格。

2)物品本身:

A.目视表面无擦伤、破损、无裂缝或扭曲变形;

B.铁制品无锈迹;

C.有连接部位的转动灵活,应无大的磨擦声;

D.接口部分有无松动,接口无滑丝现象;

E.验证物品质地是否符合购买要求;

F.颜色是否符合购买的要求;

G.验证规格、尺寸是否符合要求;

H.对受力部分还应用手或其它方法加力实验;

I.检查附属件是否齐全;

3)性能:

A.对机械部分反复试动,检查其灵活性,机械设备类必须进行"试用"验证方法;

B.对具有弹性的物品反复伸缩或弯曲,合格物品应回复或基本回复原状;

C.对电器物品用万用表测试,测试的电压和电阻的指数首先应达到物品合格证明的标准,其次还必须达到国家有关指数的正常标准;

4)国家规定的其它验证方法。

3.0物品验证分类:

1)必要时需送计量所检定的物品:

A.仪器仪表类:万用表、钳形表、摇表等;

2)需抽样验证合格证的物品:

A.材料类:

*水暖类:水表

*电器类:电表

*清洁类:清洁剂、去污粉、洁厕灵等;

B.工具类:

*机械设备类:打蜡机、吸水机等;

C.仪器仪表类:水平仪、压力表等;

D.机械零件:空调、水泵、电梯、发电机等设备的备品配件;

3)需抽样对外观完好度、接触部位灵活度和壁厚均匀度验证的物品:

A.材料类:

*水暖类:水龙头、阀门、弯头、铁管、铸铁管、连接管等;

*电器类:开关、导线、接触器、灯管、灯泡、保险等;

B.工具类:

*易耗工具类:玻璃刮、扳手、钳子、螺丝批、修枝剪、小锄头等;

4)需抽样试用或通电验证的物品:

A.材料类:

*油料类:油漆、涂料等;

B.工具类:

*机械设备类:吸尘器、疏通器、剪草机、水泵、电钻、电焊机等;

5)凡不符合属于上述验证范围的,应对其是否符合采购计划要求的规格、型号、数量等方面进行抽样核对,不再进行逐一验证。

篇4：某管理处物品入库工作程序

管理处物品入库工作程序

1.0入库类别:

1)采购物品入库

2)退(余)料入库

3)工具入库

4)借工具返还入库

2.0入库程序:

2.1采购物品入库程序:

1)采购员送采购物品到仓库。

2)仓库管理员将"采购计划单"与实物核对,核对内容包括:型号、规格和数量,检查物品有关性能等产品质量证明书。

3)按《物品验证规定》进行验证。

4)仓库管理员分类堆放好合格物品。

5)仓库管理员填写二联"入库单",将"入库单"第二联交采购员。

注:材料供应商送货上门时,由采购员陪同到库,执行2.1程序。

2.2退(余)料入库程序:

1)退料人送余料到仓库。

2)仓库管理员先查核领料凭证,核对退料的规格型号,再根据退料的性能情况以及可利用价值大小按《物品验证规定》进行验证。

3)将合格品填写"入库单"或《物品领料、退料纪录表》,在备注栏注明"退(余)料入库"字样,第二联交退料人。

2.3工具入库程序:

1)采购工具入库按2.1程序执行。

2)工具以旧换新入库:

A.班组长与使用人同时送报废工具到仓库。

B.仓库管理员进行检查无误后,在使用人的"工具卡"上由班组长签名确认。

3)退还工具入库:

指使用人辞工或调离工作岗位时,需将原领用工具退还到仓库的情况:

A.仓库管理员根据使用人"工具卡"上的项目,逐项清点退还具;

B.仓库管理员组织有关人员进行验证;

C.合格品按2.2办理入库手续;不合格品填写"不合格品处表";

D."工具领用卡"经使用人所在班组的班组长签名确认后存档;

2.4借工具返还入库程序:

1)借工具人送工具到仓库前,必须将用过的工具擦洗干净;

2)仓库管理员组织有关人员进行验证;

3)验证合格后,退还"工具借领单";

2.5入库单的使用规定:

"入库单"可以使用质量体系文件规定的"入库单",也可使

用在文具店购买较规范的"入库单"。

篇5：某管理处物品出库工作程序

管理处物品出库工作程序

1.0物品出库分类:

1)材料出库程序

2)领工具出库

3)借工具出库

4)仓库物品报废出库

2.0出库程序:

2.1材料出库程序:

1)班组长持部门经理签字的"领料单"到仓库。

2)仓管员根据"领料单"上品种,逐一发放,对于所领维修用品,仓管员须在《维修领料、退料登记表》上进行登记。

3)班组长进行材料使用量的月统计,并上报部门经理。

2.2领工具出库程序:

1)使用人凭部门经理签名的"领料单"领取工具。

2)仓管员先建立使用人的"工具卡",或核对原卡上的领用工具是否有重复领取现象,核对无误后,将需新发工具登记到"工具卡"上。

2.3借工具(机具)出库程序:

1)保安、车辆管理和清洁的工具出库:

A.借出工具三天以内由班组长填借领单出库;

B.借出工具三天以上,必须经部门经理在借领单上批准。

2)维修工具出库:

A.维修人员可凭"派工单"领取;

B.无"派工单"需借出工具时,三天以内可由班组长批准;三天以上,必须经部门经理批准;

2.4仓库物品报废出库程序:

1)报废条件:

A.库存物品到有效期;

B.库存物品按有关规定需报废时;

C.客观环境所造成的报废;

2)仓库管理员准备好报废物品的有关资料,如:入库时间、物品性能介绍、使用说明等。

3)组织有关人员对报废物品进行验证,填写"物品验证记录"。

4)仓库管理员填写:"不合格品处理单"附"物品验证记录"送部门经理审批。

5)事务助理根据经理审批意见,在"领料单"的备注栏注明"报废物品"字样。

2.5领料单、工具卡、工具借领单使用规定:

领料单、工具卡、工具借领单可以使用质量体系文件规定的式样,也可以使用文具店购买较规范的领料单、工具卡、工具借领单。