某小区管理处档案管理措施
小区管理处档案管理措施
一、档案资料管理作业流程
1、档案资料的收集
(1)设立档案资料,采取系统化、电脑化的手段,设兼职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行严格管理。
(2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道:规划设计到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。
2、资料的分类整理:收集的所有住处资料,统一由档案管理员集中整理、分类,整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理。
3、资料的归档管理
(1)资料归档管理采用原始档案和电脑档案的双轨管理制,采用多种形式的文档储存方式,便于原始资料信息的保存,如:胶卷、照片、图景等档案组卷按不同的业务性质,编号,造册,编辑并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化成为电脑储存,便于查找和调用。
(2)档案管理环境做好三防工作,即防火、防潮、防变质。
二、档案资料的分类
1、外来文件
■规划档案
■验收竣工档案
■其他档案
2、内部档案
■房屋维修档案
■装修管理档案
■机电设备档案
■配套设施设备维修工程档案
■消防管理档案
■车辆管理记录档案
■保安服务管理档案
■日常服务管理档案
■日常维修档案
■卫生保洁管理档案
■绿化管理档案
■VIP档案
■其它档案
篇2：别墅管理处档案管理措施
别墅项目管理处档案管理措施
1、档案的建立
(1)建立档案管理制度
(2)确定档案的内容
档案管理具体管理内容涉及建筑档案、业主及物业使用人档案、管理工作档案、社区志史档案、财务会计档案等。根据要求以下就建筑物档案、管理工作档案的管理具体说明。
a.建筑物档案:1)建筑物原始档案;2)建筑物维护、改造档案;3)业主装修、改造工程档案
b.业主档案:业主档案是指物业管理单位为了正常的管理工作需要,收集掌握的有关各业主的文件材料和信息。
1)收集业主/用户单位资料
2)业主/用户缴费记录包括各样应付之押金
3)业主/用户装修工程文件
4)业主/用户迁入时填具之资料
5)业主/用户资料补充
业主/用户联络资料
紧急事故联络人的资料
管理人员在日常职务常与业主/用户人事变迁资料
6)业主/用户与管理处往来文件
7)业主/用户违规事项与欠费记录
8)业主/用户请修记录
9)业主/用户投诉记录
10)业主/用户单位有关的工程档案(与二次装修工程有关资料)
c.社区志史活动档案:社区志史活动档案是指物业管理区域作为一个区域社会,在举行或参与各项社会活动中形成并需要归档保存的,反映社区历史发展、文化发展精神文明进步的各类文件材料。
d.管理工作档案:管理工作档案是指管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料。
(3)档案的产生收集、接收和移交
1)工程技术部负责收集、接收竣工验收资料、房屋的单体竣工图等项目建筑物的原始资料;
2)各组团协调管理处负责收集用户资料、装修管理资料、投诉及回访记录等;
3)客服部负责收集文书档案资料及社区志史活动档案;
4)其他档案资料和维修、巡视、运行及服务活动记录分别由各职能部门负责收集。
2、档案的管理
(1)档案的分类、编目及着录
(2)档案的整理装订
(3)档案的电脑化管理
3、档案管理的要求
(1)收集报刊应注意收集整份,尽量不要剪裁,并要备有复印件供使用。
(2)对收集到的档案资料,要逐件确定其保存价值,保存期限及是否需要补充相关资料。
a、对资料进行整理,即进行基本的分类、组合、排列和编目。
b、装订之前,要将文件上的订书钉、回形针等铁物全部拆除,以免锈蚀案卷。
c、档案保管工作的中心任务是维护档案的完整和安全。要做到:防火、防光、防潮、防霉、防尘、防虫。
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