某管理处物品入库工作程序

篇2：某管理处物品出库工作程序

管理处物品出库工作程序

1.0物品出库分类:

1)材料出库程序

2)领工具出库

3)借工具出库

4)仓库物品报废出库

2.0出库程序:

2.1材料出库程序:

1)班组长持部门经理签字的"领料单"到仓库。

2)仓管员根据"领料单"上品种,逐一发放,对于所领维修用品,仓管员须在《维修领料、退料登记表》上进行登记。

3)班组长进行材料使用量的月统计,并上报部门经理。

2.2领工具出库程序:

1)使用人凭部门经理签名的"领料单"领取工具。

2)仓管员先建立使用人的"工具卡",或核对原卡上的领用工具是否有重复领取现象,核对无误后,将需新发工具登记到"工具卡"上。

2.3借工具(机具)出库程序:

1)保安、车辆管理和清洁的工具出库:

A.借出工具三天以内由班组长填借领单出库;

B.借出工具三天以上,必须经部门经理在借领单上批准。

2)维修工具出库:

A.维修人员可凭"派工单"领取;

B.无"派工单"需借出工具时,三天以内可由班组长批准;三天以上,必须经部门经理批准;

2.4仓库物品报废出库程序:

1)报废条件:

A.库存物品到有效期;

B.库存物品按有关规定需报废时;

C.客观环境所造成的报废;

2)仓库管理员准备好报废物品的有关资料,如:入库时间、物品性能介绍、使用说明等。

3)组织有关人员对报废物品进行验证,填写"物品验证记录"。

4)仓库管理员填写:"不合格品处理单"附"物品验证记录"送部门经理审批。

5)事务助理根据经理审批意见,在"领料单"的备注栏注明"报废物品"字样。

2.5领料单、工具卡、工具借领单使用规定:

领料单、工具卡、工具借领单可以使用质量体系文件规定的式样,也可以使用文具店购买较规范的领料单、工具卡、工具借领单。

篇3：管理处公文资料管理规程

管理处公文、资料管理规程

1目的

确保对文件和资料(包括电子媒体方式形成的资料)进行规范、科学的管理。

2适用范围

适用**嘉园管理处所有公文、资料的管理,包括公文、物业资料、业主/用户资料、财务资料等。

3职责

3.1客服中心设专人负责公文、资料的管理。

3.2客服中心负责所有公文、资料、书籍等的控制及归档管理工作。

3.3客服中心负责质量体系文件的存档工作。

4质量要求

4.1文件资料管理全过程

4.1.1文件资料的归档范围

A.行政文书:外来文件、内部文件、对外发文、外部来函、专业书刊、合同正本、备份软盘、相关报纸。

B.人事劳资:员工档案、培训档案。

C.经营财务:经营合同、财务资料。

D.业主/用户管理:业主/用户资料、装修审批资料、服务协议、业主/业主/业主/用户变更情况等。

E.工程技术、设施设备管理:竣工验收资料(图纸、说明书、质量保证书、公共设施设备验收资料)、建筑物使用功能改造及结构变更资料、房屋及公用设施修缮养护资料(大、中修年度计划、预算、审批、执行、验收等记录)、接管验收资料、功能结构改造及重点部位的维修资料、设施设备管理及技术资料、产权基本资料、设备运行维护保养资料。

F.管理资料:为业主/用户提供服务所需的文件,如政府部门或上级管理机构发布的各类法律、法规、条例,须引用或参考的标准等外来文件,以及业主/业主/用户提供的图样和技术要求、详细的工作文件等。

4.1.2文件资料的归档要求

A.归档时必须进行认真查验,并办理交接登记手续,同时必须确保文件资料的完整性、系统性、准确性和真实性。

B.归档的文件属自有文件或经济文件必须是原件,在特殊情况下可使用复印件,但必须附上说明。

C.归档文件必须进行科学分类、立卷(格式见标识一)和编号,档案目录应编制案卷目录、卷内目录。

4.1.3文件资料的保管

A.资料在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左而右,自上而下地排列,以便于管理和查找。

B.资料存放应做到防火、防盗、防潮、防虫、防尘。

C.胶片、底片、光碟等特殊资料需用特制的密封盒或专用卷盒。

D.每年年底进行一次对库存档案的清理、核对和保管质量检查工作,对破损或变质档案要及时进行修补和复制。

4.1.4档案盒的运用(格式见标识二)

4.1.5档案资料的借阅

A.文件调阅权限:

a)财务资料除主任外,非财务人员查阅财务档案资料须经客服中心负责人及主任批准,财务人员因工作需要借阅的须经客服中心负责人批准。

b)查阅员工档案须由客服中心负责人批准。

c)查阅工程技术、设施设备档案、业主/用户档案、非工作范围内的质量管理文件须由管理处负责人批准。

B.本管理处人员调阅超出权限,或涉及机密的档案资料时,应填写《借阅申请单》,资料员按照阅档批准权限办理手续后借出并在《借阅登记表》上作好记录。文书档案只阅不借,科技档案借出后20日内归还,书籍45日内归还,如需长期使用者,须归还后办理续借手续。

C.外借档案资料不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。服从档案管理人员管理,在借阅范围内借阅,仅供阅览的档案资料只在办公室内查阅,不准携带回家。保密档案阅读后不允许相互泄露。

D.借出和归还档案资料时,应办理清点、登记手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚。档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,不得隐瞒不报,应立即写出书面报告,并按情节追究当事人的责任。

4.2分项管理要求

4.2.1公文的管理要求

A.通知、工作联系函、会议纪要:通知、工作联系函、会议纪要等主要是管理处、管理处、部门之间的文件联系。

B.对外发文(业主/用户):凡是对外的发文均代表管理处形象,因此对外发文必须由客服中心统一打印、编号,管理处主任审核同意后方能发放。

C.对外联系函:由相关部门起草,管理处负责人审批(重要事项)后发文。

D.外部来函:管理处外部来函统一由综合部客服中心接收,客服中心留存外部来函的原件,复印件根据主任的批示意见转发放给相关单位,同时做好签收记录;如有需要,客服中心应对批示的执行情况进行监督、检查。

4.2.2业主/用户资料的管理要求

A.为便于掌握各业主/用户的基本情况,应建立一户一档制,并实行电脑化管理。

B.业主/用户资料应包括楼层座号、业主姓名、业主/业主/用户姓名(是单位的还应有营业执照、法人身份证复印件等)、人员情况、紧急联络电话及联络人等。

C.业主/用户档案建立后,需将所有的情况输入电脑,以便及时查找,更新有关内容。

D.业主/用户资料要严格保密,严禁外借。

4.2.3工程技术、设施设备资料的管理要求

A.工程资料的管理分为文件档案管理和电脑管理两大类。所有的文件、资料均需按分类目录建档存放,同时图纸等资料要在电脑或光盘上备份存储,以方便调阅。

B.工程资料原则上不得借出。如确需借出,需办理相关借阅手续,由管理处主任签字,外借时间不得超过一周。

5记录、标识

5.1标识一:立卷格式

5.2标识二:档案盒卷脊格式(侧面)

5.3标识三:对外发文(业主/用户)格式

5.4标识四:对外联系函、传真格式

5.5《借阅申请单》

5.6《借阅登记表》

篇4：某管理处库房管理规程

管理处库房管理规程

1目的

对物资的贮存、防护、交付、借用等进行有效管理。

2适用范围

适用于**嘉园管理处库存物资的贮存、防护、交付及借用。

3职责

3.1库管员负责物资的入库、存放及管理工作,保证库存物资的完好和物资库存处于受控状态。

3.2客服中心负责库房管理工作的指导及检查。

3.3客服中心负责对库存物资一年进行两次盘点。

4实施程序

4.1物资的入库与验收

4.1.1采购员依照采购物资的数量、规格、型号、供应商以及包装的完好情况,填写《入库单》。

4.1.2一切采购物资,均需由采购员提交所购物资交由库管员办理验收入库手续。未办理入库手续的物资,除紧急情况外一律不得领用。

4.1.3物资采购到货后,库管员应根据《物资采购计划表》、《入库单》和购置发票,按有关质量要求,检验、核对入库物资的型号、规格、数量及外观质量情况。对工程设备、仪器由工程人员配合查验技术文件是否齐全,发现问题应及时提出。经库管员签字入库的物资,其责任由库管员承担。

4.1.4验收不合格的商品,由库管员通知采购员办理退货。

4.1.5未经库管员在《入库单》上签字的物资收据或发票,财务应不予报销。

4.2物资的管理

4.2.1入库物资应在入库三天内进行帐簿登记,每月25日前(遇节假日提前)对库存物资收支进行盘点结算,制作《进销存明细帐》,做到帐、物相符。

4.2.2入库物资按规定堆放,标识清楚。

4.2.3管理处每季度应对工具、固定资产进行盘点。

4.2.4每季度对库房内电路、门窗和通风状况进行检查,发现电路隐患、门窗破损、通风不良等情况及时向部门或管理处负责人汇报,通知相关人员处理,保持库房环境适宜。

4.3物资的领用

4.3.1库管员将每月物资领用情况汇总并记录在《进销存明细帐》上。

4.3.2日常维修用料凭《维修服务通知单》,事后由工程部负责人签字确认。

4.3.3大、中修工程用料,凭单项工程用料计划由领用人填写《出库单》,经管理处负责人审批后领用。库管员应在单上注明领用数量,以便核算。

4.3.4设备、仪器凭批准的《物资采购计划表》由班长填写《出库单》经管理处负责人审批后领用。

4.3.5有偿服务领料时,应在《出库单》上注明有偿服务及服务业主/业主/用户名称,以便财务检查。

4.3.6财务凭有偿服务《领料单》及《维修服务通知单》开出有偿服务收费单据,《出库单》与《维修服务通知单》必须相符。

4.3.7工具的领用

4.3.7.1各工种个人必须配备的常用个人工具由使用人按规定品种、数量填写出库单,经管理处负责人审批后领用。

4.3.7.2班组公用常用工具由班长签字领用。其他工具由库房统一保管,使用时办理借用登记,用毕及时归还。

4.3.7.3对工具丢失或损坏的责任划分:值班人员交接丢失由当班人员赔偿;因交接不清而接班者又在交接班上签名确认,由接班人赔偿;责任不清的,由班长负责赔偿。因库管员验收不到位的,由库管员负责赔偿。

4.3.7.4工具丢失或损坏需按规定办理报失、报损和赔偿手续,并报管理处负责人审批,未办清手续者不得补发。

4.3.8劳保用品的领用

4.3.8.1个人劳保用品按规定品种、数量及使用年限由综合部统一安排发放。

4.3.8.2一切物资不得自批、自领、自用。对自批、自领的领料单库管员应拒绝发料。

4.4物资的报损

4.4.1对库房内已不具备使用价值的物资可填写《库存物资报损表》申请报损。

4.5物资退库

4.5.1下列物资应办理退库

4.5.1.1已经出库但因情况变化而未使用的物资。

4.5.1.2已经出库但在使用中节余的物资,其中成件或整件物资如灯泡、插座、阀门整张的板材等应办理退库;用剩的零星辅料,辅件及不完整的余料则由班组周转库房保管。

4.5.1.3退库物资应由退库人用红笔填写《出库单》,经库管员验收签字,库管员应核减原领出数并予登帐。维修时回收的旧料,包括部件等原则上由各班组周转库保管,并在维修中尽量予以利用,大宗旧料交库房保管,另行列帐登记。

篇5：某管理处物资采购规程

管理处物资采购规程

1目的

指导各部门进行物资采购计划的制定、申报、审批,采购员的正确采购,确保物资采购符合规定要求。

2适用范围

适用于**嘉园管理处物资采购管理。

3职责

3.1采购员全面负责管理处所有物资的统筹、采购、协调、调度事宜。

3.2综合部负责各部门所有办公用品与安管部所需物资采购计划的审核,《物资采购计划表》的保管、分类、报批和归档。

3.3工程部负责供水、供电、机电、消防、智能系统等所需设备配件、备件物资采购和入库前货物质量的审核。

3.4各部门主管负责所主管职责内的物资采购计划的复核。

3.5管理处负责人负责物资采购计划的批准。

3.6管理处财务部负责对管理处材料的采购和使用进行监管。

4实施程序

4.1日常备用物资的采购

4.1.1每月20日各部门根据自身需要,填写本部门的《物资采购计划表》,由部门主管复核后,交至库管员处。

4.1.2每月25日库管员对库房材料的使用情况和库存量进行汇总统计,并填写《进销存明细帐》,库管员根据此表和各部门采购计划拟定下月物资采购计划报管理处主任审批。

4.1.3管理处主任根据工作安排对各部门拟制的物资采购计划初审后,于每月26日至30日批准下月的办公用品和其他物资(含采购物资的名称、型号、规格、数量等)的采购计划。

4.1.4根据完成报批手续的采购计划,采购员严格实施采购。

4.2工程物资的采购

4.2.1工程物资指管理处承接外委工程和内部改造工程所需的物资。

4.2.2工程物资必须事先在工程合同或造价书中附注物资采购计划,说明采购物资的名称、型号、规格、质量、数量。

4.2.3根据完成报批手续的工程物资采购计划,采购员严格实施采购。

4.3急需物资的采购

急需采购物资时,采取口头或者电话的方式事先向管理处主任请示,经批准后自行采购。但事后应按上述规定补办采购物资的申报和批准手续。

5质量要求

5.1采购员应按《物资采购计划表》的内容进行采购。

5.2库管员严格控制材料的入库验收和领用发放过程。

5.3综合部主管负责对材料的采购计划、领用数量、票据审核等事项进行把关。

6督促检查

6.1采购员对材料使用与保管的情况进行不定期检查和监督,每月至少对各库房检查一次,对发现的问题及时与库管员和管理处主任沟通,并上报综合部主管。

7分析改进

7.1客服中心负责进行验证和改进,并会同有关部门修改作业指导书。