三级文件:物业促销及宣传行为管理作业指导书
物业三级文件:促销及宣传行为管理作业指导书
1、目的
对所辖区域内外来商户的各种促销及宣传行为进行管理,确保小区正常的公共秩序和生活环境。
2、适用范围
适用于对外界主动提供上门的或由物管处为方便住户而联系的各种促销和宣传活动(政府机构、国家事业单位组织的各类活动除外)的管理。
3、职责
3.1各管理处负责各类促销和宣传活动的申请的洽谈,经理负责审批。
3.2管理处专人负责联系安排和协调各种促销/宣传活动的进行。
3.3社区服务员(客户服务员)负责对促销/宣传过程的巡查、监督,提供必要的协助。
4、方法和过程控制
4.1各管理处应确定本社区可以进行室外展示的地点、部位,报小区经理批准后执行。
4.2对于在小区进行临时性展/促销活动商户的管理。
4.2.1展示的归口管理部门为管理处,具体同商家的合作事宜由管理处指定专人负责谈判,谈判结果的审批权在管理处经理。
4.2.2每个展位6平方米,超过须增加费用,每增加6平方米(含6平方米)按增加一个展位的费用计算。
4.2.3展示费用在公司规定的框架内根据各小区实际情况谈判。
4.2.4需在小区内进行临时性展/促销活动的商户,应请其到管理处进行登记并填写《临时展位申请表》,并提交营业执照或其复印件。如果展/促销活动涉及到服务人员技能及政府部门管理规定要求的行为,须出具政府主管部门的批准文件。
4.2.5对于展/促销商户提供的证明,管理处指定的负责人应进行核对。如果其不能提供所要求的证明或对其所提供的证明的真实性产生怀疑,应拒绝其临时性展/促销申请的要求。如果申请方是专营广告业务的企业或兼营广告业务的单位,还要验证其《企业法人营业执照》或《广告经营许可证》。
4.2.6管理处与商户进行洽谈合作事宜,并将在展示期间应遵守的规定予以告知。双方认可一切事项后商户交纳临时展示费,报管理处经理批准。
4.2.7展示有以下内容的,不予批准:
A、违反我国法律、法规的;
B、损害我国民族尊严的;
C、有*、淫秽、迷信、荒诞内容的;
D、弄虚作假的;
E、贬低同类产品的;
F、产品质量不符合国家有关标准的。
4.2.8社区服务部应向促销/宣传人员发放《临时展位申请表》B联,并向促销/宣传人员指定展示地点,促销/宣传人员可凭此单出入小区。
4.3对需长期在小区内进行促销或宣传的商户之管理。
4.3.1商户需要长期在小区内进行促销或宣传活动,应事先向社区服务部提出申请,并填写《临时展位申请表》。促销和宣传的产品须出具有关部门的检验报告、合格证等资料;涉及服务人员技能及政府部门管理规定要求的促销/宣传行为,须出具政府主管部门的批准文件。
4.3.2若展示期为一个月(含一个月以上),管理处根据行情确定展示费用框架报公司审批;管理处经理根据审批后的范围与商户进行洽谈;如遇特殊情况需优惠或减免展位费的如配合营销部或举办活动进行展示的管理处经理批准后现场出纳方可办理展示联办单。
4.3.3促销或宣传活动不得散发、张贴宣传单页及印刷品,不得在园区悬挂条幅。
4.3.4在接到有关申请后,社区服务部应对促销/宣传单位的营业执照有效期、负责人和相关资信予以验证,对促销/宣传人员进行审核,包括人员的身份、使用的工具及负责人联系办法等。社区服务部负责对《临时展位申请表》进行审批并根据实际情况决定是否签订合同或协议。
4.3.5社区服务部负责人指定人员将批准意见知会促销/宣传单位,并安排有关人员予以管理与配合,有关促销/宣传单位的各种资料(《企业法人营业执照》或《广告经营许可证》)须建档保存。
4.3.6进出小区的促销/宣传人员必须按规定持社服部发放的《临时展位申请表》B联。
4.4公共秩序管理员负责验证联办单的有效性,若展示单位无联办单或有效证明,要立即制止并上报管理处。
4.5社区服务部有关人员须对进场促销/宣传人员进行管理和监督,对于只准在指定的场合进行的活动,促销/宣传人员应按物管处规定的时间进、出场,自觉遵守小区的安全管理规定和清洁卫生管理规定,不得损坏公共设施。
4.5.1促销/宣传人员的着装及宣传摊位的摆放须符合小区要求,以保证小区良好的形象。
4.5.2促销/宣传人员携带顾客的物品离开小区时需按物资搬运的有关规定进行。
4.6社区服务部对来社区进行展示的商户建立目录,并对其在展示期间的表现结果进行评价和登记。
4.7对于违反有关规定的商户,可以将其列为“不受欢迎”的商户并不允许其今后在小区内进行展/促销活动。
5、相关文件
无
6、质量记录表格
**WY7.5.1-K03-03-F1《临时展位申请表》
篇2：三级文件:物业某物品放行作业指导书
物业三级文件:物品放行作业指导书
1、目的
为了有序管理,准确掌握物业管理区域的物品外出状态,做到安全无误的物品外运。
2、适用范围
适用于各管理区域物品外运管理。
3、职责
3.1值岗人员负责对外运物品的查验、核对、确认放行。
3.2客户服务员负责落实费用结算情况。
4、方法与过程控制
4.1所有物品从物业管理区域内外运,必须填报《物品出入登记表》。
4.2公用物品必须由物品所有单位开具外运证明,并由经办人填写《物品出入登记表》后才可放行。值岗人员将此项填入值岗记录表中并保存好《物品出入登记表》及外运证明,月底报负责人存档。
4.3业主物品需要外运或需搬家,要履行《物品出入登记表》的各项内容并如实填报:
4.3.1《物品出入登记表》的填写需要与各区域客户服务员结合来落实各种费用是否结清,客户服务员要签字确认是否同意放行。
4.3.2值岗人员要对运物车辆的车牌号及司机姓名(驾驶证号或者身份证号)登记在《物品出入登记表》上。
4.3.3《物品出入登记表》要登记主要外运物品数量和名称,并由业主签字后方可放行;
值岗人员要及时把一切外出物品登记在值班记录本上,《物品出入登记表》要妥善
保管并归档。
5、引用文件
无
6、相关质量记录表格
**WY7.5.1-A01-03-F2《物品出入登记表》
篇3：物业租赁服务作业指导书3
物业租赁服务作业指导书(三)
1、目的
对公司物业租赁服务进行控制管理。
2、适用范围
适用于产权属物业公司或置业公司代为出租物业的租赁管理。
3、职责
3.1管理处负责公司物业租赁的管理。
3.2管理处相关部门负责提供的物业服务内容的管理。
4、程序
4.1物业租赁的分类。
4.1.1用途分类:办公用房和商业用房。
4.1.2租赁期限分类:长期租赁和短期租赁。
4.2物业租赁
4.2.1社区服务部选择合适的租赁方式,以招租方式向社会实施租赁。
4.2.2社区服务部编制《房屋租赁协议》,在签定协议前组织各有关人员进行协议评审,执行有关《与顾客有关的过程控制程序》的有关规定。
4.2.3物业租赁协议
A、内容:
a、物业出租与承租人名称、住所;
b、所出租的物业面积;
c、租赁期限;
d、租金、保证金及交付方式;
e、承租方应遵守的租赁条款;
f、续租条件;
g、变更和解除协议条件;
h、违约责任;
i、当事人双方互相约定的其他条款;
j、当事人双方签字、日期及盖章。
B、按照双方商定的租金签定《房屋租赁协议》。
B、所签定的物业租赁协议租赁方和公司财务部保存原件,管理处经理、社区服务部保存复印件。
C、协议更改如有协议更改的情况,执行《合同管理程序》的有关规定。
D、管理处社区服务部对所有已租赁公司进行登记。
4.3物业租赁的管理服务由社区服务部及相关管理处组织有关部门分工负责,包括:
4.3.1房屋结构管理;
4.3.2水电管理;
4.3.3保洁、维修、保安和消防管理。
4.4租金的收缴管理
客户服务部相关管理人员按所签定的《房屋租赁协议》内容收缴应收费用,如有收费障碍,社区服务部应协同工作。
4.5社区服务部应及时和客户进行沟通、联络,解答客户疑问,搜集客户信息。
4.6对已签定协议的客户,社区服务部要登记入《租赁客户登记表》(表中应包括客户名称、地址、联系人、联系方式、营业执照、资质证书等)中,建立客户档案,定期和客户沟通,做好租赁人员的管理。
5、相关文件
无
6、质量记录表格
**WY7.5.4-K01-02-F1《租赁客户登记表》
篇4：三级文件:物业钥匙管理作业指导书
物业三级文件:钥匙管理作业指导书
1、目的
规范房屋钥匙的管理,做到收、发钥匙准确、快速、无误。
2、范围
适用于各管理处钥匙的保管工作。
3、职责
3.1钥匙保管人员做好保管和定期检查工作。
3.2客户服务部主管负责对钥匙保管工作的监察。
4、方法和过程控制
4.1所有接管房屋的钥匙要由专人保管,存放于指定区域,钥匙上标识应标注清楚,以便查找。
4.2钥匙保管人就经常对钥匙保管情况进行检查,如发现标签破损或模糊不清者应及时更新。
4.4业主领取/借用钥匙,钥匙保管人必须确认身份,业主须在《钥匙发放登记表》/《钥匙借用申请表上》上签字。
4.5其他人员如借用钥匙,要认真盘问钥匙用途及归还日期,并在《钥匙借用登记表》上做好登记,施工维修人员的钥匙借用应该做到当天借用当天归还,营销部人员的钥匙借用应有营销部部门主管的签字。
4.6所有借出的钥匙由钥匙保管人员负责追回并及时在《钥匙借用登记表》上讲相关记录填写完善。
4.7钥匙存放地点无关人员不得进入。
5、相关文件
无
6、相关质量记录表单
**WY7.5.4-K01-02《钥匙发放登记表》
**WY7.5.4-K01-02《钥匙借用登记表》
篇5：三级文件:物业空置房管理作业指导书
物业三级文件:空置房管理作业指导书
1、目的
规范空置房管理,保护业主切身利益。
2、适用范围
适用于管理处所辖区域的空置房管理。
3、职责
3.1客服中心主任负责空置房管理工作的安排、抽检、督促。
3.2客户服务员负责对空置房进行管理。
3.3客户服务员负责空置房申请的办理工作。
3.4客户接待员负责空置房钥匙的管理。
4、解释:
空置房:指开发商尚未卖出的房屋、业主接房后暂未装修的房屋或业主装修后暂不居住并办理空置房手续的房屋。
5、方法与过程控制
5.1未卖出房屋的管理
5.1.1客户服务员每月一次对空置房屋进行检查,并填写巡检记录。巡检内容包括室内各设施设备、卫生状况及房屋质量。
5.1.2客户服务员每月进行空置房水电表底数查抄,确保空置房水电表阀关闭,杜绝产生水电费。
5.1.2客户服务员根据季节的变化对空置房屋进行通风、散热。
5.1.3多雨季节,客户服务员应及时查看房屋质量,有无裂缝及漏水情况。如遇恶劣天气如暴雨、狂风天气,必须对空置房进行全面检查并填写《空置房检查记录表》。
5.1.4巡检过程中,发现异常情况应及时报相关责任人。
5.1.5客户服务员对此类空置房每月检查率为100%,入户率100%。
5.2业主接房后暂不入住的房屋管理
5.2.1持业主身份证原件到管理处办理空置房申请手续(未装修的不用申请),并填写《空置房申请表》,写清空置时间及空置原由。
5.2.2客户服务员向业主告知空置时注意事项,内容包括:水电使用、室内物品管理、取消空置申请的办法等。
5.2.3客户服务员签署《空置房申请表》意见交客服中心主任签字确认后交管理处收费员处。
5.2.4客户接待员派单对业主室内进行停水、电处理,并抄取水电表读数。
5.2.5空置申请期间业主的物业管理费及水电公摊费按50%收取。
5.2.6空置时间到期后,按全额100%收取。空置期间发生水消耗超过1吨/月;电消耗超过5度/月,视为入住收费。
5.2.7空置时间到期后,业主继续空置,须重新办理空置房申请。
5.2.8空置时间必须超过三个月才可办理,空置时间内,管理处将水电进行关闭,以确保安全。
5.2.9客户服务员对所辖区域内空置房的日常管理工作,如发现异常应及时与业主联系。
5.3客户服务员每月对所辖区域空置房进行统计检查,每月检查率为100%。检查时填写《空置房检查记录表》。
5.3.1客户服务员负责空置房的水、电、气设施跑、冒、滴、漏的检查,控制费用的发生。
5.4地下室的检查等同与空置房检查,并填写《地下室检查记录表》。
5.5客户中心主任每月对客户服务员的空置房检查情况进行抽查。
6、相关质量记录表单
**WY7.5.4-K01-04-F1《空置房申请表》
**WY7.5.4-K01-04-F2《空置房检查记录表》
**WY7.5.4-K01-04-F3《地下室检查记录表》
制度专栏
