某物业项目用户档案管理规程

篇2：某购物中心客户档案管理规程

营运管理类标准指引

制定部门:营运部

购物中心客户档案管理规程

1.目的

为确保资料及租户档案的建立、管理等得到有效地控制,更好、更有效地开展工作,特制订租户档案管理规程。

2.范围

适用于各项目租户档案建立与管理。

3.职责

3.1营运部人员负责收集整理租户(客户)存档资料。

3.2营运部专人管理档案资料。

4.作业内容

4.1工作日志的存档工作:工作日志中应包含有当天工作重点、投诉、工程维修跟进情况、突发事件报告等相关内容。

4.2对外的发函、通知应根据年度存档。

4.3租户档案资料管理

4.3.1根据每一个租户设置不同的档案资料盒,租户档案需遵循保密原则,妥善保管,目录清晰、易查。

4.3.2租户档案资料应包含以下信息:

A、租户基本情况记录表;

B、租户消防验收单、租户签订的消防责任书;

C、租户装修资料、装修竣工验收记录等各项装修资料;

D、非餐饮店铺每季度巡场记录表(餐饮店铺月度巡场记录表)及整改通知;

E、餐饮租户油烟管道、四害消杀合同备案及油烟管道清洁实施记录;

F、租户的工作联系函;

G、其它。

4.4租户档案资料由客户服务部或相关业务责任部门保存,未经部门经理同意,任何人不得借阅、查询及复印。经理同意借阅的,借阅人应在《借用/借阅记录表》上注明借阅人、借阅时间、借阅目的。

4.5档案保存

4.5.1须做好防火、防潮、防蛀、防盗工作,保证档案完好无缺,一旦出现险情,须立即向部门经理或公司领导报告。

4.5.2严禁无关人员参阅档案,非档案管理人员不得干涉档案管理工作。

4.5.3档案发生损毁、丢失时,根据损失程度追究有关人员责任。

4.6档案借阅

4.6.1租户档案资料由客户服务部及相关责任部门保存,未经部门经理同意,任何人不得借阅、查询及复印。经理同意借阅的,借阅人需在《借用/借阅记录表》上注明借阅人、借阅时间、借阅目的。

4.6.2任何人借阅档案原件,原则上不准拆散案卷、折页、摘抄、复制。不准在档案上作记号、涂改、污损。确因工作需摘抄、复制,须经借出部门的负责人同意方可。

4.6.3借阅档案者须严守公司机密,绝不可外泄档案内容。由于泄密而给公司造成损失的,公司将追究其有关责任。

4.6.4短期使用档案借阅期不得超过3天,长期使用档案借阅期不得超过7天,如确需延期须提前办理续借手续。

4.7档案移交

4.7.1如档案需向其他部门移交,须经部门负责人批准,并建立《档案移交签收表》,由经办人签字,以明确责任。

4.7.2员工进行部门间调动后,由调入部门文员在员工办理调动手续后一周内向调出部门文员取回调动人员的人事档案,行政人事部建立《档案移交签收单》,由双方经办人当场签字,以便查询。

4.8档案检查

4.8.1检查内容:档案是否齐全,档案有无存放错误。

4.8.2检查时间:每月自行检查一次。

4.9档案销毁需经部门负责人批准并做好记录工作。

5.支持性文件

6.相关记录

篇3：管理处业主档案管理标准作业规程

　　管理处业主档案管理标准作业规程

　　一、目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

　　二、适用范围

　　适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。

　　三、职责

　　1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　四、程序要点

　　1、业主档案内容

　　(1)经业主签署后的《业主公约》。

　　(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　(3)《业主家庭情况登记表》。

　　(4)《钥匙领用登记表》。

　　(5)《业主证领用登记表》。

　　(6)《业主入住验房表》。

　　(7)《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。

　　(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　(9)业主的有关证件复印件。

　　(10)其他应保存的资料。

　　2、档案盒(夹)的制作

　　(1)根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

　　(2)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

　　×××-××-sw-业主档案:表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。

　　(3)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

　　3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

　　4、按档案盒(夹)内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　5、业主档案的跟踪:

　　(1)当发生下列情况变化时,服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中:

　　a、通讯电话联络方式发生变化时;

　　b、业主发生更替时。

　　(2)业主档案跟踪管理:由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天跟踪一次。

　　6、业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处,经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。

　　7、业主档案应永久保存。

　　8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。

　　五、记录

　　《业主档案目录》

　　六、相关支持文件

　　《档案管理标准作业规程》

篇4：业主档案管理标准作业规程

　　花园业主档案管理标准作业规程(五)

1.0目的

　　规范业主档案的管理工作。

2.0适用范围

　　适用于客户服务中心业主档案的管理。

3.0职责

　　3.1客户服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2管理员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0程序要点

　　4.1业主档案内容。

　　4.1.1经业主签署后的《业主公约》。

　　4.1.2经业主签署后的《消防安全责任书》。

　　4.1.3《业主家庭情况登记表》。

　　4.1.4《物业分户移交验收单》。

　　4.1.5《业主证领用登记表》。

　　4.1.6《业主人住验房表》。

　　4.1.7《装修申请审批表》、签署后的《装修施工承诺表》、《装修安全责任书》、相关图纸及装修施工队资料。

　　4.1.8《违章处理通知单》及处理结果资料。

　　4.1.9业主的有关证件复印件。

　　4.1.10业主产权确认登记(产权证书)。

　　4.1.11其他应保存的资料。

　　4.2档案盒(夹)的制作。

　　4.2.1根据档案盒(夹)的规格准备相应的档案标贴纸。

　　4.2.2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成,如:

　　jch-kh-业主档案:表示zz城市花园物业管理有限公司zz城市花园管理处客户服务中心管理的业主档案。

　　4.2.3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(夹)左侧立面距顶部3cm位置上,并排列在档案柜中。

　　4.3业主档案袋的制作。

　　4.3.1准备适量的26cm*34cm左右尺寸的档案袋。

　　4.3.2将写有'栋号、楼层号、房号'的标贴纸贴在档案袋封面上。

　　4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　4.5将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒(夹)内。

　　4.6按档案盒(夹)内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　4.7业主档案的跟踪。

　　4.7.1当发生下列情况变化时,客户服务中心队管理员应将变化情况记录在业主档案中:

　　a)通讯电话联络方式发生变化时;

　　b)业主发生更替时。

　　4.7.2业主档案跟踪管理,由客户服务中心队管理员每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔15天对业主的联系方式跟踪一次。

　　4.7.3对产权发生变更的业主,管理处应及时为新业主建立'业主档案',同时对原业主的档案另置保管,保管期三年。

　　4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须报管理处经理批准,经客户服务中心管理员办理登记手续后方可查阅。

　　4.9业主档案应永久保存。

　　4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输人电脑进行管理。

　　4.11本规程执行情况作为客户服务中心队档案管理员绩效考评的依据之一。

　　5.0记录

　　6.0相关支持文件

　　6.1《档案管理标准作业规程》。

篇5：业主档案管理标准作业规程九

　　业主档案管理标准作业规程(九)

1.0目的

　　规范业主档案的保管与跟踪工作。

2.0适用范围

　　适用于管理处业主档案的保管与跟踪。

3.0职责

　　3.1客户服务中心行政文员负责监控业主档案保管与跟踪工作。

　　3.2客户助理负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。

　　4.0程序要点

　　4.1业主档案内容

　　4.1.1经业主签署后的《业主临时公约》。

　　4.1.2《业主家庭情况登记表》。

　　4.1.3《入伙流转表》。

　　4.1.4《业主物品领取清单》。

　　4.1.5《装修申请表》

　　4.1.6业主的有关证件复印件。

　　4.1.7其他应保存的资料。

　　4.2档案盒袋的制作

　　4.2.1根据档案柜的规格准备相应的档案标贴纸。

　　4.2.2将制作好的档案标贴纸贴在档案柜右侧立面距顶部3cm位置上。

　　4.3业主档案袋的制作

　　4.3.1准备适量尺寸的档案袋。

　　4.3.2将写有'楼层号、房号'标在档案袋封面上。

　　4.4将业主的有关资料存放在相应的档案袋内。

　　4.5将各业主的档案袋按楼层号、房间号的先后顺序排列在档案柜内。

　　4.6按档案柜内的各业主的档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内,内容包括:序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

　　4.7业主档案的跟踪

　　4.7.1当发生下列情况变化时,客户助理应将变化情况记录在业主档案中:

　　a)业主发生更替时。

　　b)业主联系方式改变时。

　　4.8业主档案属绝密档案,特殊情况如需查阅须客户中心主任或主管批准,经客户服务中心档案客户助理办理登记手续后方可查阅。

　　4.9业主档案应永久保存。

　　4.10具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。

　　4.11本规程执行情况作为客户服务中心档案客户助理绩效考评的依据之一。

　　5.0记录

　　5.1《业主档案目录》

　　6.0相关支持文件

　　6.1《档案管理标准作业规程》