大厦物业客服部档案管理暂行制度规定
大厦物业客服部档案管理暂行制度及规定(适用于部门文员)
1、制度
1.1文件资料的形成与归档
1.1.1资料的形成:
⑴各部工作中形成的具有保存价值的文件资料都必须归档,并由专人进行管理;
⑵文件资料的形成和积累必须纳入各部门工作计划,在部门文员岗位职责中予以明确。
1.1.2资料的归档:
⑴文件资料的归档范围
①物业管理
A.业户资料(含收楼表格、遗留修缮问题记录表、投诉记录等);
B.清洁卫生管理;
C.绿化管理;
d.值班记录;
e.楼宇巡检记录;
f.公共区域维修记录。
②质量管理
A.质量体系文件;
B.质量管理资料。
③其他资料
⑵归档要求
①归档的文件资料在纸张、格式上符合公司要求,禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨笔等书写材料。
②归档的文件材料要完整、系统、准确、真实。
③归档的文件必须是原件。
④保管归档文件资料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编目编号。
档案目录应编制总目录、案卷目录、卷内目录。
⑤案卷题名应确切反映卷内文件的内容,并区分保管期限。
⑥文件资料的归档必须办理移交手续。
⑦所有文件资料必须及时归档。
⑧有专用柜架,在排列上架时,应按类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
1.1.3每月底进行一次库藏档案清理,核对和保管质量的检查工作,做到帐物相符。对破损或变质档案,要及时修补和复制。
1.1.4档案柜要注意"七防"(防虫、防霉、防尘、防火、防盗、防潮、防高温)。
1.1.5档案的接收、转移、外借必须履行登记手续,借出档案须在规定时间内归还。
1.2档案借阅
1.2.1公司员工都应重视保护档案,并按阅档批准权限办理手续后借阅有关档案。
1.2.2文书档案只阅不借。
1.2.3所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案随意更改、涂写。
1.2.4服从文员的管理,在借阅范围内借阅,保密档案不供查阅。
1.2.5借出与归还档案时,应办理清点、签名登记手续,由部门文员和借阅者当面核对清楚。
1.2.6档案如有丢失、损坏或机密材料泄密,须立即写出书面报告,按情节追究当事人的法律和行政责任。
1.2.7调离公司的人员必须清理移交,归还借阅档案及该归档的资料,方可办理调离手续。
1.2.8外单位人员查阅本公司档案须持所在单位介绍信和本人证件,经领导批准后,办理有关查阅手续后查阅。
1.2.9上级公司借阅本公司档案,须办理有关借阅手续后借阅。
1.3档案管理人员职责
1.3.1忠于职守,严格遵守公司档案管理制度及本细则,积极开展工作。
1.3.2负责收集、接收本公司各业务、管理等档案资料,做好职守、补充、配套、保管和提供查阅。
1.3.3及时立卷归档,编制总目录,卷内目录,编排入档。要熟悉管理的档案,协助查阅检索。
1.3.4熟练掌握计算机数据库软件系统的操作和运用。
1.3.5妥善管理档案,严格执行档案供阅制度,建立借阅登记,对借出资料按期催还。
1.3.6定期清理,由次年初进行全部档案的清理核对。核对后将公司所有档案集中存放、保管。
1.3.7严守机密,确保档案安全;完成领导交办的其它工作。
1.3.8做好各种资料的保管工作,并对有些文件进行定期封存。
1.4公司内外档案文件管理:
1.4.1公司内部的各种档案应按照部门进行分开存档。
1.4.2公司对外部相关单位的文件应与公司内部文件分开,每个单位都应有一个独立的档案。
1.4.3所有存入档案应按照日期先后进行存档,并做好档案目录,以便查找。
1.4.4相关档案存放一年后,应统一放进档案袋封存,以便日后复查。
1.4.5对于一些涉及公司秘密的文件,应单独存放于带锁的文件柜内,以免发生意外。
1.5档案销毁
1.5.1如有任何文件无需继续存放,需做销毁处理,不可随意乱丢。
1.5.2保密文件应使用碎纸机处理,如是普通文件且文件较多,应撕毁后处理。
1.5.3所有存档的文件均应定期进行检查,以避免文件受潮或有蛀虫、腐蚀等问题出现。
2、规定
为完整系统地保存公司的各类档案,提高档案管理水平,更好地为公司的各项工作服务,特制定本规定。
2.1档案管理范围:
2.1.1政府部门颁布的政策性、指令性文件;
2.1.2政府部门、集团公司针对本公司的批复、指示、通知、要求等;
2.1.3公司文件;
2.1.4物业的管理、维修、保养计划、记录等资料;
2.1.5治安保卫、消防、安全等相关资料;
2.1.6公司领导讲话和年终总结;
2.1.7其他经济、外包合同;
2.1.8音像、图片资料;
2.1.9其他要求归档的重要文件。
2.2第4、5、6、8、9项由相关部门妥善保管,其余各项均由总经理秘书归档保管,任何部门和个人不得以任何理由据为己有。
2.3在外参加各种会议带回的文件,应及时移交公司秘书归档,不得自行保管、销毁。
2.4负责档案管理的人员应对归档文件进行整理、分类、编号、编制索引和目录。
2.5借阅档案时,必须遵守以下规定:
2.5.1办理登记手续,限期归还,不得带出公司;
2.5.2爱护档案,所借档案不得随意折叠和拆散,严禁涂写、更改档案;
2.5.3借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案管理人员和借阅者当面核对清楚;
2.5.4档案如有遗失、损坏、泄密,要追究当事人的责任;
2.5.5档案借阅按
阅档批准权限借阅;
2.5.6调离公司的人员,必须清理、移交档案文件后,方可办理调离手续。
篇2：大厦物业客服部对讲机使用规定对话要求
大厦物业客服部对讲机使用规定及对话要求
对讲机是客服部必备的重要通讯工具,全体物业人员必须执行对讲机使用规定,熟悉对讲机的性能,爱护并熟练地使用对讲机。
1、使用规定
1.1持机人负责保管和使用对讲机,禁止转借他人或将天线拆下来使用。
1.2发现对讲机有损坏或通讯失灵,持机人应立即向直属上司报告,由管理处经理检查后交行政人事部维修,严禁自行拆修。
1.3严格按规定频率使用,严禁乱按或乱调其他频率。
1.4严格按对讲机充电程序充电,以保障电池的性能、寿命和使用效果。
1.5客服主任负责检查所有对讲机,并督促使用人注意使用方法及操作事项。
2、对话要求
2.1呼叫对方时,先报自己岗位,再呼对方,并在最后讲"收到请回话"。
2.2收接方回话后,呼方要简明扼要地将情况讲清楚,收接方收到情况或信号后,应回答"清楚"或"明白"
2.3用对讲机讲话时应使用规范礼貌用语,严禁用对讲机讲粗言秽语、开玩笑或谈与工作无关的事情。
篇3：大厦物业客服部文件管理制度规定
大厦物业客服部文件管理制度及规定
1、制度
1.1客服部文员负责客服部所有文件(通知、制度、命令、公函、总结、报告、通报、会议纪要、政府纪要、政府法规等)的收集存档和保管。
1.2文员、助理负责各部门文件及资料(技术图纸、说明书、手册、业户档案、车辆档案、工作联络单、通知、报告、公函、总结、会议纪要等)的收集、存档和保管。
1.3任何人员借阅上述文件资料,须登记日期、用途、经手人及归还日期。
1.4秘密文件要妥善保管,不准散播其内容,未经总经理批准,不准翻阅,不准复印,不准带离办公室。
1.5员工个人档案、材料属秘密材料的,他人无权翻阅,保管人员也不准,禁止将这些资料擅自给他人过目。
1.6文件资料等要进行字母顺序还是按内容、按时间等形式分类,其目的都要使查找迅速方便,因此都必须在档案夹里清楚地标明。
1.7要经常进行清理归档,以免资料堆积混乱,对过期的文件资料要及时清理,无保存必要的材料,经总经理批准可做销毁处理。
1.8文件具有较强的严肃性和权威性,一经发文必须执行。
1.9文件一经领导签发,任何人不得擅自更改。
1.10文件分发传递必须做到及时、准确、安全。
1.11各部门对需要办理的文件,应当认真办理,不得延办、误办或推诿,对办理完毕的文件,承办人应填写结果和报告。
2、规定
为加强文件管理,准确传递文件,提高办公效率,特制定本规定。
2.1外部来文的有关规定:
⑴各上级机关、政府部门及其他单位来文,统一由办公室签收;
⑵对收到的外来文件,应及时进行分类、登记和分发传递;
⑶外来文件原则上先送总经理阅批;
⑷根据总经理批示,逐一传递各部门经理传阅;
⑸根据总经理批示,送达文件办理部门,并催促办理;
⑹承办过程中若有疑问,应及时请示,报告解决;
⑺文件阅毕或办毕,阅文人及承办人应填写承办结果和报告,连同原文退回秘书处存档。
2.2对外行文有关规定:
⑴部门对外的报告、请示和业务事项联系的文件,均必须送总经理审阅后,方可外发。
⑵对外行文,领导批转后,原件由部门文员留存、归档。
⑶对外行文,统一由部门文员负责进行编号、登记和外发事项。
2.3内部行文
2.3.1公司内部一般性业务往来文件(包括联络单),由各部起草,部门经理签阅。
2.3.2公司内部文件(包括联络单),由各部收集、存档和保管,必须保证完整性及连续性,以便备查。
2.4不论外部行文或内部行文,一律由秘书、文员、内勤传递。
篇4：某大厦物业客服部钥匙管理制度
大厦物业客服部钥匙管理制度
1、制度
1.1对钥匙管理
1.1.1早班管理人员在上班后,到中控室领取管理区域钥匙并填写《钥匙交接单》。
1.1.2中班管理人员下班后将管理区域钥匙交到中控室,查验数量并填写《钥匙交接单》。
1.1.3封存钥匙如有损坏或丢失,立即上报客服部,并写出事情详细经过,由客服部处理。
1.2单元内各房间的钥匙管理
1.2.1各房间的钥匙存放在客服部由专人负责管理。
1.2.2管理人员如需使用各房间的钥匙应统一办理借用手续并详细填写钥匙借用登记表。
1.2.3查看房间后,管理人员需确认单元内电源已切断,门窗关闭后及时将单元锁好并将钥匙交回客服部。
1.2.4负责人每日要认真检查钥匙登记表,对未收回的钥匙要查明原因并做好记录。
1.2.5未经许可,任何人不得将钥匙带出项目客服部或借给非物业工作人员使用。
1.2.6客服部聘请的外来施工人员(甲方施工人员)需进入单元做维修时,由管理人员到客服部签字借用。施工人员不得进入客服部直接借用。
1.2.7房间钥匙如有损坏或丢失,立即写出书面报告上报客服部经理。
篇5：某大厦物业客服部员工文明服务制度
大厦物业客服部员工文明服务制度
1制度
1.1热爱本职工作,努力学习先进的管理技术,提高管理水平,牢固树立物业客服部"宾客至上、服务第一"的宗旨和全心全意为业户服务的思想。
1.2上班时间穿戴整洁、大方,佩戴工作卡,保持仪表端庄,精神饱满,不得有不雅观的举止。
1.3主动向客人问好,待人彬彬有礼,笑容可掬,举止文雅,讲话清楚,用词准确,不含糊其词,不用不雅之词。
1.4在工作中坚持原则,秉工办事,不徇私情,不以权谋私。
1.5遵守岗位职责,明确分工,各司其职,团结协作,互相配合,监督,按质按量完成本职工作。
1.6当业户有无理言行时,必须容忍,耐心说服,晓之以理,动之以情,不以恶言相待,更不允许与业户发生打架行为。
1.7认真热情地处理业户来函、来访,积极为他人排忧解难,对业户的投诉、批评、建议、要及时进行调整处理或向上级汇报,做到事事落实。不能推诿、扯皮、推卸责任,更不允许有打击报复现象发生。
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