A物业文件控制程序
E物业文件控制程序
1目的
对与公司质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2范围
适用于与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1总经理负责批准发布质量手册、各部门工作手册。
3.2管理者代表负责审核质量手册、各部门工作手册。
3.3各部门负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管。
3.4质管部负责组织对体系文件的管理、控制。
3.5管理部负责对公司行政管理性文件及与质量管理体系有关的外来文件的管理、控制。
3.6工程部负责工程技术类文件的管理、控制。
3.7各部门资料员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1质量手册(包含了所有服务过程控制的程序文件),由质管部备案保存。
4.1.2公司第二级质量管理体系文件分为两类:
a)部门工作手册,作为各部门运行质量管理体系的常用实施细则:包括管理标准(部门管理制度等),工作标准(岗位责任制和任职要求等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、服务提供规范、质量控制规范等),部门质量记录文件等,由各相关部门自行保存并报质管部备案存档;
b)其他质量文件:可以是针对特定服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,文件的组成应适合于其特有的活动方式。由各相应的业务部门保存、使用。
4.1.3公司级管理性文件,如各种行政管理制度,物业、业主和住户档案,部分外来文件,包括政府主管部门发出的文件等,由管理部保存。
4.2文件的编号
4.2.1质量管理体系文件的编号
a)质量手册:公司名称代号-ZS-版次,手册中各章以章节号区分;
例如:××-ZS-01,表示公司质量手册第1版;
b)质量记录:主管部门代号-质量手册中的文件章节号-记录编号,例如:ZG-5.4-01,表示质管部在质量手册中第5.4章《管理评审控制程序》中的第1个质量记录文件;
c)各部门其他质量文件:部门代号-文件顺序号-年号,例如:GL-05-2000,表示管理部于2000年发放的第5号文件。
4.2.2各部门代号规定如下:
管理部:GL,质管部:ZG,工程部:GC,财务部:CW,保安部:BA,绿化部:LH,清洁部:QJ。
4.3文件的编写、审核、批准、发放
文件发布前应得到批准,以确保文件是适宜的。
a)质量手册由质管部负责组织编写,由管理者代表审核,上报总经理批准发布,由质管部负责登记、发放;
b)各部门工作手册由各部门经理组织编写、汇总,由管理者代表审核,报总经理批准,质管部负责登记、发放;
c)各部门业务范围内的文件由相关人员编写,部门经理审批,由部门资料员登记、发放;
d)应确保文件使用的各场所都应得到相关文件的适用版本。文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。
4.4文件的受控状况
文件分为:"受控"和"非受控"两大类,凡与质量管理体系运行紧密相关的文件应为受控,由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章,并注明分发号。
4.5文件的更改
a)质量手册由质管部组织更改,填写《文件更改申请单》,经管理者代表审核,上报总经理批准后更改,由质管部发放。质管部应保留文件更改内容的记录;
b)其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请单》,经原审批部门审批,再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理。如果指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料;
c)所有被更改的原文件必须由其主管部门收回,以确保有效文件的唯一性。
4.6文件的领用
a)文件使用者应填写《文件发放、回收记录》,经相应主管部门负责人审批方可领用;
b)因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门作好相应发放签收记录。
4.7文件的保存、作废与销毁
4.7.1文件的保存
a)与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风,安全的地方;
b)各部门文件由本部门资料员保管。质管部每季度对各部门文件保管情况进行检查;
c)对受控文件,各部门资料员应及时填写本部门使用文件的《部门受控文件清单》。每3个月应将清单副本报质管部备案,如内容没有变化,应通知质管部;
d)任何人不得在受控文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.7.2文件的作废与销毁
a)所有失效或作废文件由相关部门资料员及时从所有发放或使用场所撤出,加盖"作废"印章,确保防止作废文件的非预期使用;
b)为某种原因需保留的任何已作废的文件,都应进行适当的标识;
c)对要销毁的作废文件,由相关部门填写《文件销毁申请》,经管理者代表批准后,由质管部授权相关部门销毁。
4.7.3文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件借阅、复制记录》,由相关部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
4.8外来文件的控制
4.8.1收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效。
4.8.2质管部负责收集相关国家、行业法规或标准的最新版本,统一编号、加盖受控印章,分发到相关部门使用,并把旧标准收回。
4.8.3各部门要把上述文件及其他与质量管理体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》,并报质管部备案。
4.9根据必要性,质管部组织对现有质量管理体系文件进行定期评审,各部门结合平时使用情况进行适时评审,必要时予以修改,执行4.5条款规定。
4.10对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
4.11作为质量记录的文件应执行《质量记录控制程序》。
4.12档案资料管理
a)档案资料
管理包括物业资料和业主、住户资料两大项内容;
b)档案资料管理由管理部文件管理员负责,编制《档案资料管理规定》报管理部经理批准执行。
5相关文件
5.1《质量记录控制程序》。
5.2《档案资料管理规定》。
6质量记录
6.1《文件发放、回收记录》。
6.2《文件借阅、复制记录》。
6.3《部门受控文件清单》。
6.4《文件更改申请》。
6.5《文件销毁申请》。
篇2：物业综合管理体系文件控制程序
物业综合管理体系文件的控制程序
1.目的:按综合管理体系的要求对文件进行有效的控制。
2.范围:所有综合管理体系文件
3.职责:
4.操作程序:
工作流程图说明记录
1、综合管理体系文件要加盖"受控文件"印章。
2、文件的发放由品质管理部统一负责,并在《文件发放(回收)登记表》中登记备案。
3、当综合管理体系文件持有者调离岗位或离开公司时需办理交还手续。
4、综合管理体系文件的修改,由建议人填写《文件更改申请表》,上报主管领导。
5、主管领导签署审核意见后至品质管理部
6、品质管理部根据主管领导批准的修订意见,将全部受控的原综合管理体系文件实施文字处理。
7、手册的更改采用换页形式。
8、修订完成后的综合管理体系文件由品质管理部按规定范围重新发放。
9、对于失效的文件由品质管理部及时收回,并在《文件销毁审批表》予以记录。
10、若因任何原因而保留失效文件时应进行适当标识。
11、对于作废文件由相关部门填写《文件销毁审批表》,经管理者代表批准后,由品质管理部负责统一销毁。《文件发放(回收)登记表》C*4.2.3-01-F01-01
《文件更改申请表》C*4.2.3-01-F03-01
《文件销毁审批表》C*4.2.3-01-F07-01
篇3：物业公司程序文件控制程序
物业公司程序文件的控制程序
1.目的:
建立程序文件控制系统,明确文件的审批、分发、更改、借阅的程序。
2.适用范围:
适用于公司程序文件的控制。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.5章
3.2ISO9002标准第4.5章
4.职责:
4.1公司"推行ISO9002标准工作小组"负责编写程序文件,由副总经理批准。
4.2综合办公室负责程序文件整理归档和日常借阅的管理。
4.3由综合办公室负责程序的发放,各部门存放一份相关的程序文件副本并遵照执行,并由各部门主任负责文件的保管。
4.4公司程序文件的更改必须经过副总经理签字认可,才能执行,综合办公室负责文件更改的换版。
5.工作程序:
5.1文件标识:
5.1.1所有程序文件应有以下标识:公司名称、标准、文件号、文件名、版号、发放编号、修改记录。
5.2文件的发布:
5.2.1公司各部门可根据各部门的实际需要建议发布新文件。公司各部门也可根据所使用文件在实际工作的应用情况,及时记录文件与实际工作不适的方面并提出改进意见。
5.2.2凡属本公司的员工都可以根据实际工作需要提出发布一个新程序文件,或改版某个已发布程序文件的要求,由部门负责人将草案上报管理者副代表审核,管理者代表批准。
5.3首版文件发布前,每一个文件必须进行校对,并审查文件是否合理及是否符合质量方针要求,只有经管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能确认是正式颁布。
5.4程序文件的借阅:
5.4.1公司所有程序文件的借阅都应经过管理者副代表批准,并在综合办公室填写《文件/资料借阅登记表》,方可借阅。
5.5程序文件的修改:
5.5.1程序文件的修改必须由申请人提出《文件修改报批单》,经过副总经理批准。修改文件的发布程序同首版文件发布程序。
5.5.2修改文件只有经过管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能被认为已正式发布并生效。
5.6首版文件和修改文件的发放:
5.6.1程序文件必须建立一个发放文件的主清单,主清单中应包括有发布文件的文件名、编号、发布日期、最新版本和分布发放范围,交副总经理审批。
5.6.2综合办公室主任依据副总经理批准的《程序文件主清单》,将程序文件副本盖受控文件专用章后分发到需要执行使用的部门,并要求收领文件人在《文件/资料发放登记表》上签字。
5.6.3部门负责人持有指导其部门工作的相关程序文件。
5.6.4改版程序文件由综合办公室主任负责在批准后三天内发放到原首版文件持有人或部门。
5.6.5所有程序文件必须加盖公司受控文件专用章后即视为有效文件,未加盖受控章和复印受控章文件为无效文件,无执行依据。
5.7作废程序文件的处理:
5.7.1作废程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版发放时,由发放部门综合办公室统一收回,并建立《过期文件/资料清单》。
5.7.2作废程序文件的正本及副本应由综合办公室统一销毁,如因积累资料或法规需要加以保存的,必须作出"作废"或"仅供参考"标识,并与现行有效程序文件隔离存放。
6.支持文件与质量记录:
6.1《文件/资料借阅登记表》EJ-QR-QP6.1-01
6.2《程序文件主清单》EJ-QR-QP6.1-02
6.3《文件修改报批单》EJ-QR-QP6.1-03
6.4《文件/资料发放登记表》EJ-QR-QP6.1-04
6.5《过期文件/资料清单》EJ-QR-QP6.1-05
篇4：公司文件控制程序（13）
公司文件控制程序(十三)
1.目的:
对文件进行控制,确保文件的使用场所使用有效文件,并及时从所有发放或使用场所撤回失效或作废的文件,防止作废文件被错用、误用,从而保证管理体系的有效运行。
2.范围:
本程序适用于管理体系有效运行的所有部门或个人的所有文件和资料(包括外来文件)的控制,规定了文件的编写、审批、发布、实施、标识、归档、借阅、修改、作废、处置的方法。
3.职责:
3.1总裁负责管理文件的批准。
3.2管理者代表负责管理文件的审核。
3.3办公室负责文件的管理和控制,包括外来文件的管理和控制。
3.4各部门负责本部门所有使用文件的管理和控制。
4.程序:
4.1文件的编写、审批。
4.1.1公司文件根据文件的性质有相关部门起草。
a)管理体系文件由总裁批准。
b)行政文件由办公室起草或委托有关部门起草,办公室主任审核,总裁批准。
c)作业性文件如产品标准图样、工艺、作业指导书、操作规程、检验规程、确认规定、规章制度等文件由各部门负责编制,经部门领导人审核后,由主管领导批准。
4.2文件的编号
所有文件都应有唯一的编号,以便区别、归档、保存。具体编号方法:
a)管理手册的编号方法
SYMM****
年代号
管理手册代号(MM―ManagementManual:管理手册)
公司代号()
b)程序文件的编号方法
SYPF**
顺序号
程序文件代号(PF―ProcedureFile:程序文件)
公司代号()
c)作业文件的编号方法
SYOF***
顺序号
作业文件代号(OF―OperantionFile)
公司代号()
d)记录文件的编号方法
RF****
顺序号
程序文件顺序号
记录代号(RF―RecordFile:记录文件)
e)行政文件和技术文件按公司文件方法编号。
4.3文件的发布
4.3.1文件发放前应规定文件的发放范围,经管理者代表审批,并填写好《文件发放范围签收表》(QR0501)
4.3.2经审批后的管理手册、程序文件、作业性文件(管理性)统一由办公室发放。收件人需在签收表上签收。
4.3.3各部门内部文件由部门负责人发放。收件人需在签收表上签收。
4.4文件的标识
4.4.1管理手册、程序文件、作业性文件由办公室需在文件的封面的中间标明受控状态、分发号、持有者。
4.4.2非受控文件由办公室在文件封面打上非受控字样。
4.4.3作废文件由办公室在文件的封面或文件的第一页右上角加盖作废章。
4.4.4对需要保留的作废文件由办公室在文件的封面或第一页右上角加盖的保留章。
4.4.5内部文件、外来文件、照片、胶底片由该文件的管理部门用标签标识。
4.4.6电子媒体文件由电脑操作员在软件或光盘的背面贴上标签,标明编号及标识类别(受控、非受控、作废、作废保留)。并要进行必要的书面记录。
4.5文件的使用的实施
4.5.1办公室编制好公司《文件控制清单》(QR0502)控制文件使用情况。
4.5.2受控文件不可转抄、外传,管理手册、程序文件经管理者代表审批方可复印。作业文件及外来文件由办公室审批方可复印。
4.5.3工作场所如发现过期或作废文件,应交办公室处理,过期作废文件以及作废保留文件不得在工作场所使用。
4.5.4文件要完好保存,如损坏或缺页应及时向办公室申请更换。文件卷面要保持整洁,不可乱涂乱画。
4.5.6各部门应编制本部门所使用的受控文件清单,控制本部门文件使用情况。
4.5.7办公室每季度至少一次对文件进行检查,以监督文件的完好保存及贯彻实施,并做好《文件检查记录表》(QR0503)
4.5.8文件在使用过程中发现有错误或操作性不强,可申请更改,更改程序按本程序4.6条执行。
4.5.9公司电子媒体文件电脑操作员不准擅自拷贝和外泄,并妥善保管。
4.6文件的更改
4.6.1文件更改程序
4.6.1.1更改申请由文件更改人填写《文件更改申请单》(QR0504),经审批后交原发放部门执行更改。
4.6.1.2更改审批由原文件的审批部门进行,若指定其他部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料(委托、授权、或其他)。
4.6.1.3纠正和预防措施、管理评审、内部质量审核涉及的文件更改由办公室填写《文件更改申请单》(QR0504),经管理者代表审核,总裁批准后,办公室统一发放。
4.6.2文件更改方式
4.6.2.1笔误可用划改。
4.6.2.2文件只改动某页内容时,可用换页方式。
4.6.2.3文件内容多处或多次改动,可用改版方式。
4.6.3办公室编制好《文件修改状态控制清单》(QR0509)并保存,以控制文件修改状态。
4.6.4《文件更改申请单》(QR0504)应注册更改性质:笔误、更改、删除、新增。
4.7作废文件处置
4.7.1更改后的文件发放由原发放部门按原《文件发放范围/签收表》范围发放,并从原使用场所收回失效文件。
4.7.2收回的作废文件以及过期文件由办公室填写《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505),经管理者代表审批后销毁。
4.7.3因需要保留作废文件,由办公室确定并填写好《文件销毁(保留)控制清单》(QR0505)经管理者代表审批,办公室按4.4.4标识后方可继续保留作废文件。
4.7.4电子媒体文件作废处置程序
4.7.4.1由申请人填写《文件销毁(保留)控制清单》。
4.7.4.2经管理者代表审核,
总裁批准。
4.7.4.3由电脑操作员进行清除。
4.7.5其它媒体文件(例照片、底片)由该文件的管理部门填写《文件销毁(保留)控制清单》,经总裁批准后自行销毁。
4.8文件的归档
4.8.1文件经批准发布后,经批准人签署的原件及打印件,由办公室归档并登记。
4.8.2外来文件由办公室对其运用性、有效性进行检查,再登记归档。需贯彻执行的外来文件,经审批后(审批手续按4.3)将复印件转发到相关部门贯彻执行。
4.9文件和资料的借阅
4.9.1部门经理及以下人员借阅文件,应填写《文件和资料借阅登记卡》(QR0507),在公司内阅览由管理者代表审批,借出公司外由总裁审批,并登记。
4.9.2副总裁以上人员可直接向资料室借阅,并作好登记。
4.9.3公司以外人员借阅资料由总裁审批,并作好登记。
4.9.4外来文件的管理控制:标准和法规、分承包方提供的图片和资料、顾客提供的资料、技术性的外来资料分别由办公室、营销部、技术开发部、总裁或其委托人按本程序进行管理控制,并作好登记。
4.10行政文件由办公室,管理体系文件由质管部,技术文件由技术部按本程序控制。
5.相关文件:
SYPF02《记录控制程序》
6.记录:
QR0501《文件发放范围/签收表》
QR0502《文件清单》
QR0503《文件检查记录表》
QR0504《文件更改申请单》
QR0505《文件和资料销毁(保留)控制清单》
QR0506《文件和资料归档登记卡》
QR0507《文件和资料借阅登记卡》
QR0508《文件和资料编号登记卡》
QR0509《文件和资料修改状态控制清单》
篇5：X物业公司程序文件控制程序
物业公司程序文件版号:A
修改号:0
EJ-QP6.1物业公司程序文件控制程序页码:1/3
1.目的:
建立程序文件控制系统,明确文件的审批、分发、更改、借阅的程序。
2.适用范围:
适用于公司程序文件的控制。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.5章
3.2ISO9002标准第4.5章
4.职责:
4.1公司“推行ISO9002标准工作小组”负责编写程序文件,由副总经理批准。
4.2综合办公室负责程序文件整理归档和日常借阅的管理。
4.3由综合办公室负责程序的发放,各部门存放一份相关的程序文件副本并遵照执行,并由各部门主任负责文件的保管。
4.4公司程序文件的更改必须经过副总经理签字认可,才能执行,综合办公室负责文件更改的换版。
5.工作程序:
5.1文件标识:
5.1.1所有程序文件应有以下标识:公司名称、标准、文件号、文件名、版号、发放编号、修改记录。
5.2文件的发布:
5.2.1公司各部门可根据各部门的实际需要建议发布新文件。公司各部门也可根据所使用文件在实际工作的应用情况,及时记录文件与实际工作不适的方面并提出改进意见。
5.2.2凡属本公司的员工都可以根据实际工作需要提出发布一个新程序文件,或改版某个已发布程序文件的要求,由部门负责人将草案上报管理者副代表审核,管理者代表批准。
5.3首版文件发布前,每一个文件必须进行校对,并审查文件是否合理及是否符合质量方针要求,只有经管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能确认是正式颁布。
5.4程序文件的借阅:
5.4.1公司所有程序文件的借阅都应经过管理者副代表批准,并在综合办公室填写《文件/资料借阅登记表》,方可借阅。
5.5程序文件的修改:
5.5.1程序文件的修改必须由申请人提出《文件修改报批单》,经过副总经理批准。修改文件的发布程序同首版文件发布程序。
5.5.2修改文件只有经过管理者副代表审核,管理者代表批准后,才能被认为已正式发布并生效。
5.6首版文件和修改文件的发放:
5.6.1程序文件必须建立一个发放文件的主清单,主清单中应包括有发布文件的文件名、编号、发布日期、最新版本和分布发放范围,交副总经理审批。
5.6.2综合办公室主任依据副总经理批准的《程序文件主清单》,将程序文件副本盖受控文件专用章后分发到需要执行使用的部门,并要求收领文件人在《文件/资料发放登记表》上签字。
5.6.3部门负责人持有指导其部门工作的相关程序文件。
5.6.4改版程序文件由综合办公室主任负责在批准后三天内发放到原首版文件持有人或部门。
5.6.5所有程序文件必须加盖公司受控文件专用章后即视为有效文件,未加盖受控章和复印受控章文件为无效文件,无执行依据。
5.7作废程序文件的处理:
5.7.1作废程序文件的正本及副本均要求在新程序文件改版发放时,由发放部门综合办公室统一收回,并建立《过期文件/资料清单》。
5.7.2作废程序文件的正本及副本应由综合办公室统一销毁,如因积累资料或法规需要加以保存的,必须作出“作废”或“仅供参考”标识,并与现行有效程序文件隔离存放。
6.支持文件与质量记录:
6.1《文件/资料借阅登记表》EJ-QR-QP6.1-01
6.2《程序文件主清单》
EJ-QR-QP6.1-02
6.3《文件修改报批单》EJ-QR-QP6.1-03
6.4《文件/资料发放登记表》EJ-QR-QP6.1-04
6.5《过期文件/资料清单》EJ-QR-QP6.1-05
制度专栏
