某物业项目文件收发管理规定
物业项目文件收发管理规定
1.0目的
规范文件收发管理工作,确保文件传递的安全性,避免文件丢失,使文件经办责任能安全及时收到文件。
2.0适用范围
**集团下属各物业公司。
3.0职责
3.1公司总部负责确定意见征询频率,一般情况下每月征询一次,特殊情况另行书面通知。
3.2服务中心、管理处或项目物业部负责人负责意见征询工作的组织与实施。
3.3品质部负责意见征询结果的审核、统计、总结与通报,并报公司领导审阅。
3.4被征询对象包括有项目负责人、负责人助理、行政部、人事部、营销部、策划部、机电部、绿化部、园建、机电、土建、财务等部门及因工作需要征询的其他单位或个人。
4.0概念
4.1征询意见设为五个等级,分别为很满意、满意、一般、不满意和很不满意,评价为"很满意"、"满意"视为满意;评价为"一般"、"不满意"及"很不满意"视为不满意。
4.2在《意见征询表统计结果表》内,用数字作为评标注,分别为:5-很满意;4-满意;3-一般;2-不满意;1-很不满意;0-未作评价。
4.3单项满意率=评价为"满意"的单位数量/被征询单位总数。
4.4项目物业负责人是指主管项目的物业公司副总监督/经理、服务中心经理/主任或项目物业部主管负责人。
4.5意见征询表编号:项目拼音第一个字母缩写+年号+两位数月份+三位数流水号,如YW,表示**银湾六月份序号为001的意见征询表,序号不能重复。
4.6综合满意率=单项满意率加权平均值。
5.0操作规程
5.1每月10号前发出《意见征询表》,在《意见征询表发放记录》表上做好发放登记工作;发放前填写好《意见征询表发放记录》表的"项目"、"征询表编号"、"部门"、"被征询人"和《意见征询表》表的"编号"、"项目"、"被征询部门"和"被征询人"和预计"收回日期"项;发放时填写好送达人姓名和送达日期,并请被征询部门签收及注明签收日期。
5.2公司主张发放《意见征询表》时,及时请被征询人对我司物业工作给予评价和提出具体意见,由征询人填写好后请被征询人签名确认。
5.3如因各种原因被征询人不能及时提供意见或签收时,被征询人或部门在签收表格时要提醒具体收回日期,一般不超过3个工作日后收回。
5.4收回《意见征询表》时,收表人负责审核记录是否有项缺,无误后连同填写好《意见征询结果跟进记录》表一并递项目物业负责人审阅,一般情况下《意见征询表》发放人、收回人和《意见征询结果跟进记录》的"被征询人反馈意见"栏的填写人为同一人,便于跟踪和准确的填写被征询人所反馈意见。
5.5对于评价为"一般"或以下,但被征询人又未提出具体意见的征询表,回收人应主动联系被征询人,了解不满意的原由并在征询表上做好记录。
5.6项目物业负责人根据收回《意见征询表》填写结果,批示相关意见并组织跟进处理。
5.7项目物业行政人员负责收回《意见征询表》的统计工作,填写好《意见征询表统计结果》后递项目物业负责人审阅。
5.8项目物业负责人确定《意见征询表》跟进责任人,由跟进责任人督促相关部门按项目物业负责人的批示和被征询人所反馈的意见跟进处理,跟进处理结束后回复跟进责任人。跟进责任人根据各部门回复情况填写《意见征询结果跟进记录》的"跟进处理情况"栏,并在回访时回复被征询人。
5.9回访形式分面谈交流回访和电话回访两种形式,回访后将《意见征询结果跟进记录》递项目物业负责人批示。
5.10所有《意见征询表》收回后都应填写《意见征询结果跟进记录》跟进征询结果。
5.11每月25日前,项目物业行政人员负责收集齐《意见征询结果跟进记录》,汇同《意见征询表》和《意见征询表统计结果》复印件递总公司品质部。
5.12品质部在收到《意见征询表》、《意见征询结果跟进记录》和《意见征询表统计结果》后,对收到记录进行审核,对于未达公司要求的给出意见。
5.13品质部负责对被征询项目进行电话回访,了解对所提意见跟进处理情况是否满意,回访率不应低于25%。
5.14每月28日前,将《意见征询结果跟进记录》递公司总经理审阅,并附《意见征询表》和《意见征询表统计结果》。
5.15每月28日前,填写好《项目意见征询报告》递物业公司总经理批示。经批示后递集团总裁审阅,并附《意见征询表统计结果》。
6.0记录文件管理及存档
6.1《意见征询表发放记录》由征询单位存档。
6.2《意见征询表》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.3《意见征询结果统计表》原件由意见征询单位存档,并复印送品质部备案。
6.4《意见征询结果跟进记录》经品质部审核和公司总经理审阅后返回征询单位存档。
6.5《项目意见征询报告》经公司总经理批示,集团总裁审阅后由品质部存档。
7.0相关支持文件
7.1《顾客满意的监视和测量控制程序》
7.2《服务质量的监视和测量控制程序》
7.3《意见征询工作流程图》
8.0相关质量记录
8.1意见征询表发放记录WY/QR-WY-011
8.2意见征询表WY/QR-WY-012
8.3意见征询结果统计表WY/QR-WY-013
8.4意见征询结果跟进记录WY/QR-WY-014
8.5项目意见征询报告WY/QR-WY-015
篇2：企业公司收发文管理制度
企业集团收发文管理制度
一、收文
1、登记:所有外来文件由行政部统一在文件上编写总流水号,按流水号、接收日期、文件标题、发文单位、附件、传阅去向等项目登记在《收发文件清单》上。
2、传阅:由行政部填写《文件阅办单》将登记后的文件按轻重缓急、保密程度在文件处理卡片上签署传阅对象分送有关负责人传阅,及时分发、及时收回归档。
二、发文
1、公司文件的拟定签发,对内外具有指令性和权威性。
2、拟稿:公司文件一般由各部门在职责范围内自行起草,要对文件内容负责。文件内容涉及跨部门事务,须经部门间协调后方可发文。如事关公司的重大内外决策业务往来的文件,由董事长指定专人负责起草。
3、核稿:公文起草后,由拟稿部门经理审核签字,如公文内容涉及其他部门事务,须由有关部门共同审核签字;会签由主管副总会签。事关公司重大内外决策、业务往来文件,由董事长签发。
4、签发:凡以公司名义行文的,须经行政部经理、董事长签发后,方可交付打印,属于部门职权范围内需以部门名义独立行文的,部门经理签发即可。
5、打印:在拟稿、核稿、签发手续齐备后,交行政部审核登记,标明文号,密级和分发范围。董事长直接签发的特殊公文,但要补办登记手续,按审核份数打印。
6、盖章:文件打印校对完毕后,按公司的《印鉴管理制度》加盖公章。
7、存档:公司所有文件均须存档一份,发文部门也须自留一份备查。
8、传递:保密文件的传递,按密级和分类范围由行政部分发。一般公文的传递由各部门自行送达。
三、传真
1、由前台统一收、发传真,并记录到《传真接收、发送记录表》上。
2、发送传真要统一用公司传真纸。
篇3：公司报刊邮件函电收发制度
公司报刊、邮件、函电收发制度
一、报刊、邮件、信函由前台工作人员负责签收、发放。
二、公司前台设有邮件箱,各店邮件、信函放在邮箱中,由各店派人签字领取交由本店前台;
三、办公室负责提供订阅报刊的部门及报刊种类清单。
四、前台每天对邮局送来的报刊应对分送清单分类清点,发现差错及时要求补缺。
五、前台收到邮局送来的报刊后,应在半小时内将报刊发送到订阅人手中,不得拖延。
六、总经理订阅的报刊、及私人信件前台送交办公室,由办公室专人负责整理上交总经理办公室。
七、公司各部门需外发的邮件应提前送交办公室,由办公室指定专人送交当地邮局寄发。
八、前台在签收挂号信、包裹单等邮单后,应立即通知收件人,收件人应及时去邮局取款取件。超期罚款,责任自负。
九、公司外来邮件、信函一律经前台签收分发。不论公私邮件应随到随清,及时分发,不得丢失、损坏。
十、对邮局送来非公司邮件,经核实确认后,应及时退回,不能私自扣留。
执行部门:责任人签名:
篇4：某人民医院收发室管理制度
某市人民医院收发室管理制度
1、在办公室主任领导下,坚守岗位,履行职责,态度和蔼,讲文明礼貌,有良好的职业道德。
2、负责全院科室和职工个人报刊、杂志、信函的收发工作。
3、负责公函信件的登记收发,并严格遵守保密工作要求。
4、负责院内一切电报,特种邮件的及时传送,做到准确、快捷地送到当事人手中,并认真做好签字登记记录。
5、保证报刊、杂志、信件准确无误地送到科室或个人,不得丢失、积压、转让,更不得私拆信件等。
篇5：某文件收发规定
文件收发规定
(一)公司的文件由办公室负责起草和审核,公司总经理签发;党支部的文件由办公室负责起草和审核,党支部书记签发;公司本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核,总经理签发。
(二)文件签发后,送办公室统一安排打字,打印后送回起草部门校对,校对无误方能复印、盖章。
(三)文件和原稿,由办公室分类归档,保存备查。
(四)属于秘密的文件,核稿人应该注明"秘密"字样,并确定报送范围。秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
(五)文件统一由办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚,并向文件签发人报告报送结果。秘密文件和由专人按核定的范围报送。
(六)外来的文件由办公室专人负责签收,并分类登记。由办公室主任提出处理意见后,签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接件后即时报送。
(七)传阅文件由办公室专人负责收回,对领导指示的文件,办公室应及时组织传达和落实。
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