X铁路公司工程档案管理办法
**铁路有限责任公司工程档案管理办法(暂行)
第一章总则
第一条为加强工程档案管理,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等有关法律法规,特制定工程档案管理办法(暂行)。
第二条本办法所称的工程档案,是指工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史纪录。
第三条工程档案分工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。
(一)工程准备阶段文件:工程建设开工之前,在立项、审批、勘察、评估、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(二)监理文件:工程监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(三)施工文件:工程施工单位在工程施工过程中形成的文件件及会议记录、纪要、合同、协议等。
(四)竣工图:工程竣工验收后,真实反映工程项目施工结果的图样。
(五)竣工验收文件:建设工程竣工验收活动中形成的文件及会议记录、纪要、合同、协议等。
第四条工程档案的类型:
(一)纸质载体:以纸张为基础的载体形式。
(二)缩微品载体:以胶片为基础,利用缩微技术对工程资料进行保存的载体形式。
(三)光盘载体:以光盘为基础,利用计算机技术对工程资料进行存储的形式。
(四)磁性载体:以磁性记录材料(磁带、磁盘等)为基础,对工程资料的电子文件、声音、图象进行存储的形式。
第五条工程档案管理部门必须对工程档案进行依法管理、有效保护、积极开发档案信息资源,确保工程档案的完整、安全、规范。
第二章档案管理部门及其职责
第六条公司综合管理部门负责公司工程档案的管理工作。其主要职责如下:
(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和各项方针政策。
(二)制定档案管理工作的规章制度,并组织实施、推行档案管理标准。
(三)对档案的日常管理进行监督和指导。
(四)集中管理档案,维护档案的完整和安全,开展档案的利用工作,做好档案的鉴定和编目。
(五)对工程建设过程中各类文件的形成和积累进行监督、催办,并指导业务部门负责的工程档案的及时归档和日常管理、临时借阅。
(六)对档案的收进、移交、保管、利用等情况进行统计。
第七条各业务部门的档案管理职责:
(一)项目前期工作部门负责工程项目准备阶段(工程建设动工前)形成的工程前期文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。
(二)工程技术部门负责工程建设过程中监理、施工、竣工等阶段(工程建设动工后)形成的工程文件的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。
(三)合同管理部门负责工程前期准备阶段和建设过程中形成工程合同的收集、整理、分类和移交归档,并对其移交归档前的完整、安全负责。
第八条工程档案的原件必须移交公司档案管理部门归档,各业务部门不得留存或拒绝(超期)归档
第三章档案的管理
第八条工程档案应按照国家档案的分类规则,所有的工程文件,由档案管理部门催办、各业务部门收集整理,按照文件形成后7日内完成移交归档的要求办理。列入工程档案分类管理的档案目录如下:
(一)工程准备阶段文件
1、工程立项及审批文件。
2、工程勘察、评估、测绘、设计文件。
3、建设用地、征地、拆迁文件。
4、招投标文件及合同。
5、工程开工审批文件。
6、财务文件(工程投资估算材料、工程设计概算材料、施工图概算材料、施工预算等)。
7、工程建设、施工、监理机构及负责人。
8、工程准备阶段形成的其他文件。
(二)监理文件
(三)施工文件
1、施工技术准备文件。
2、施工现场准备文件。
3、工程图纸变更记录。
4、施工材料质量证明文件及复验报告。
5、施工实验记录。
6、隐蔽工程检查记录。
7、施工纪录。
8、工程质量事故处理记录。
9、工程质量检查记录。
(四)竣工图
(五)竣工验收文件
1、工程竣工总结。
2、竣工验收记录。
3、财务文件。
4、声像、微缩、电子档案。
第九条工程档案编制质量要求:
(一)归档的工程文件应为原件。
(二)工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。
(三)工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
(四)工程文件应采用耐久性强的书写材料(如碳素墨水、蓝黑墨水)。
(五)工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
(六)工程文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm);图纸宜采用国家标准图幅。
(七)工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张;图纸采用计算机出图,出图必须清晰,不得使用计算机所出图纸的复印件。
(八)所有竣工图均应加盖竣工图章。
(九)利用施工图改绘的竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,或变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。
(十)不同幅面的工程图纸应统一折叠称A4幅面,图标栏露在外面。
(十一)工程档案的照片(含底片)及声像档案,要求图像清晰,声音清楚,文字说明准确。
第十条工程档案的组卷要求:
(一)组卷原则
1、工程准备阶段文件按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷。
2、监理文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
3、施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。
4、竣工图按单位工程、专业等组卷。
5、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。
(二)组卷的原则、要求和卷内排列、编目、目录编制、封面等按《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》的有关规定执行。
第十一条工程档案的保存价值、鉴定和保管期限确定,销毁失去保存价值的档案,必须依照《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》确定的原则、标准、程序和方法进行。
第十二条工程档案的借阅实行审批登记制。借阅人(公司内部业务部门)在借阅前到档案管理部门填写档案借阅审批单(注明借阅原因、借阅期限、是否复印等),经公司分管领导签批,档案管理人员进行借阅登记后,方可借阅。公司外部人员借阅工程档案的,由公司业务部门填写档案借阅审批单,按上述程序办理,但审批单必须经公司主要领导签批。
第十三条借阅档案由公司档案管理部门负责限期收回。
第十四条对违反本规定,在档案管理过程中弄虚作假、失职渎职等行为,一经查证属实,对责任人一律解聘或除名。给公司造成经济损失的,由责任人依法赔偿。构成犯罪的依法追究刑事责任。
第十五条本办法(暂行)由河南**铁路有限责任公司负责解释,自印发之日起试行。
篇2：药业企业档案管理制度
**药业档案管理制度
1.目的:为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本制度。
2.适用范围:本制度适用于总公司及各分子公司。
3.权责说明:
3.1总经办负责公司档案管理工作及本制度的执行。
3.2公司员工有保护档案的义务,任何人都不得损毁、篡改、私存或据为己有。
本制度所称的档案是指过去和现在的公司各部门及员工从事业务、经营、企业管理、公司宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
3.3公司员工必须完成资料移交工作后方可办理调离手续。
3.4档案工作实行统一领导分级保管、分级查阅的原则。即由总公司统一领导,总公司和各部门、各子公司二级管理并根据权限分级查阅。
3.5各部门应尽量采用电脑对档案进行管理和工作,以便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,同时遵守《计算机信息系统管理制度》的相关规定。
4.档案归档
4.1归档资料包括
4.1.1已签署生效的本公司文档(如合同、合同附件、正式通知、工作计划、财务计划、人事任免及奖惩、工资表、补贴表、管理制度、工作制度、协调程序、会议纪要审批稿等),已签署生效并接收的关联公司文档。
4.1.2已签署生效的外联企业及政府管理部门的文件(如行业政策、发文通知、项目相关管理部门手续、批件、技术资料、合约、与项目有关外联企业的租赁、订购、承包、代理、转让合同及附件、技术成果等)。
4.1.3业务部门已完成正式结果的文档(如部门业务专项报告、专项数据及统计资料整理结果、已完成签署手续的各类单证、报表、会签单、统计表等)。
4.1.4公司及部门收集并已整理完毕的外来资料(如图片、录像、软盘、图书、广告册、产品册、售楼书、企业介绍、确认样板、小样、黑稿等)。
4.1.5人事、行政等内部管理文件及联营、参股、合作等外部前期业务合作文件。
4.2归档方法
4.2.1文件、资料的正件与附件,正本与底稿等应一起归档。原件正本必须归档,执行机构只能留用原件副本或复印件。
4.2.2卷内文件排列有序,须条理、系统化,按时间顺序和重要程度排列,使卷内文件形成一个有机整体。
4.2.3案卷封面字迹应工整、清晰,封面用毛笔或钢笔书写。
4.2.4注明起止日期、件数、页数。附详细卷内目录。
4.3归档要求
4.3.1归档资料必须具有成套性、完整性。独立业务或部门资料应尽量分类归档,相关业务应尽量归于同类。
4.3.2归档资料必须层次分明,按时间及阶段归档以便符合其形成规律。
4.3.3归档资料必须符合各类档案管理范围。类别划分应涵盖公司业务的所有方面;归档资料必须真实反映公司经济活动的真实内容及历史过程,任何档案资料均不得经过修改、删减或取代等处理。
4.3.4公司员工因外出参观学习、参加重要的会议收集的各种材料必须归档,未经签署归档意见,财务部不报销差旅费。
4.3.5当年形成的各种材料,次年2-3月各部门和子公司整理后向总经办移交归档,重要的文件需及时归档。
4.3.6归档的文件必须符合归档的要求。
4.3.7归档时应填写移交清单,履行交接手续。
5.档案保管
5.1归档资料需进行登记,编制归档目录。
5.2档案要分类,分卷装订成册,保管要有条理,主次分明,存放科学。
5.3属于公司保管的档案:公司各部门及各下属子公司各部门做好平时文件的预立卷工作,并在次年2-3月将需归档的预立卷的文件整理成册移交总经办保管。
5.4属部门和子公司保管的档案:各分级保管者在每年的三月三十一日前将档案总目录、预立卷材料的目录交总经办。
5.5公司总经办应有存放档案的档案室,各部门、各子公司应根据保存档案数量,设置存放档案的箱柜,并具备防火、防潮、防虫等安全条件。
5.6档案管理人员要熟悉所负责的档案资料,了解利用者的需求,掌握利用规律。
5.7所有档案资料必须分类长期保存,不得遗失、损坏。档案遗失、损坏给公司造成损失的,将处罚责任人。
6.档案借阅
6.1档案属于公司机密,未经各部门分管领导批准不得外借、外传。外单位人员未经分管领导批准不得借阅。
6.2借阅档案,借阅人必须履行登记、签收手续,并填写档案借阅登记表。档案借阅表的主要内容为:档案名称、等级分类,借阅事由,时间,借阅人,负责人,经手人等内容,表格由公司统一制定。
6.3借阅档案者必须妥善保管档案,不得任意转借或复印,不得拆卸、调换、涂改、污损、划线等,归还时保证档案材料完整无损。
7.档案保密制度
7.1档案级别分为绝密、机密、秘密三个等级案,分别用文字标示。拟制文件时,需在文件首页右上角标注密级。
7.1.1绝密档案:涉及公司重大决策的核心机密,如董事会、公司经营体制度改革、财务制度改革、兼并关联企业等文件,公司项目招投标文件、财务账册、营销策划方案、项目设计方案等文件。
7.1.2机密档案:公司重要证件批文、合同协议、技术资料、人事劳资体系等文件。
7.1.3秘密档案:可内部公开的一般文件资料。
7.2借、查、阅秘密级以上文件不准抄录、照像,不准带离办公区域。
7.3复制秘密级以上文件需经分管领导以上人员批准,与原件等同管理。复印件须由档案管理员注明拷贝字样。
7.4涉秘档案不得以普通邮件寄发。
7.5外出工作携带秘密级以上文件,必须有保证文件安全的措施。
7.6严禁将秘密级以上文件的废品向收购站出售。
7.7保守档案机密。档案人员或查阅档案者,不得向无关人员谈论档案内容。
8.档案销毁
8.1任何部门或个人未经允许无权销毁公司档案。
8.2档案销毁须由档案管理员填写销毁清单并报公司分管领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
8.3销毁档案时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。
9.附则
9.1本规
定由总经办负责解释。
9.2本制度施行后,凡既有的类似规章制度或与之相抵触的规定即行废止。
9.3本制度经总经理批准后自颁布之日起执行。修改时亦同。
附:
收银制度
篇3：某幼儿园教科研档案管理制度
幼儿园教科研档案管理制度
(一)基本原则
1、凡是在科学研究管理和实践活动中直接形成的,具有保存价值的文字、图表及声像载体的材料,均属科研档案。
2、科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。
(二)管理内容
1、项目档案
(1)历年承担的国家、省、市、校级课题
(2)正在进行的各级课题
(3)国家级课题专项档案
(4)已完成项目的项目总结及实物
2、科研学术活动档案
(1)教研人员参加调查研究情况
(2)教研人员参加各级学术会情况
(3)报刊报道我园学术活动情况
(4)我园及与其它单位联合召开的学术会议情况
3、成果档案
(1)历年科研成果
(2)当年科研成果
(3)科研成果分类
4、奖励档案
(1)历年科研成果获奖情况
(2)国家级获奖情况
(3)省级获奖情况
(4)各级学会获奖情况
(5)其他情况
5、文件档案
(1)上级党政机关下达的有关科研工作文件
(2)我园制定的有关科研工作文件
(3)有关领导的讲话、文章
(三)归档流程
1、科研处和各课题组按各自的职责范围,分别形成积累和整理科研工作各阶段的有关材料。
2、课题组长在制定和讨论工作计划安排时,向课题组成员布置平时积累科研材料的任务和方法,并指定专人作兼职档案员。
3、课题组在项目鉴定或结题前,按要求将完整系统的材料整理交科研处。
4、科研鉴定、报奖、推广等后续材料由科研处负责收集,定期移交档案室,由档案室人员补充到相应档案卷。
篇4：某商务酒店办公用品管理办法
商务酒店办公用品管理办法
目的:为了保障公司工作的正常进行,规范管理和控制办公用品的采购和使用,特制定办公用品管理办法如下:
第一条.办公用品的范围
1.按期发放类:稿纸本、笔类、记事本、胶水、曲别针、大头针、订书钉等。
2.按须计划类:打印机碳粉、墨盒、文件夹、档案袋、印台、印台油、订书器、电池、计算器、复写纸、软盘、支票夹等。
3.集中管理使用类:办公设备耗材。
第二条.办公用品的采购
根据各部门的申请,库房结合办公用品的使用情况,由保管员提出申购单,交主管会计审核,交总经理批准。
第三条.办公用品的发放
1.员工入职时每人发放圆珠笔1支,笔芯以旧换新。
2.每个部门每月发放1本原稿纸。
3.部门负责人每人半年发放1本记事本,员工3个月发放1本记事本。
4.胶水和订书钉、曲别针、大头针等按需领用,不得浪费。
5.办公用打印纸、墨盒、碳粉等需节约使用,按需领用。
篇5：公司文件发放存档管理办法
公司文件发放、存档管理办法
一、公司各职能部门设有专人负责文件的发放、存档工作;
二、文件起草打印完毕,需经本部门主管审核签字,报公司总经理审批签字后,方可下发。
三、建立文件发放登记表,登记表将记录文件名称、发放时间及各部门、收件人等内容。
四、发文部门持所发文件及文件发放登记表,由各部门收件人签字后领取文件。
五、文件登记表与所发文件一并存档。
六、各部门建立本年度各类文件文件夹,文件根据文号编排顺序放入文件夹。
七、每月对文件夹内的文件进行整理,如有遗漏,尽快与发文部门联系补齐。
八、年底将所有文件夹内的文件整理、分类、装订成册,存入文件柜备查。
九、公司重要文件按年度、类别装订造册,存入文件柜中,在文件柜门上附有柜内文件目录。
十、凡借阅重要文件者,经部门负责人同意签字后,到办公室打借条,办理借阅手续。
十一、借阅文件要按时归还,撤消借条。
十二、对于重复、过时和无保存价值的文件,经部门主管审核同意,报办公室粉碎销毁。
执行部门:责任人签名:
制度专栏
