某大学后勤集团请示报告规定

篇2：某大学后勤集团公文行文管理规定

大学后勤集团公文行文管理规定

为加强各级机关公文行文的规范化、标准化,依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》以及《北京z大学公文管理制度》,结合集团日常工作和公务活动等特点,制定本规定。

一、公文分类

集团公文种类分为:

基础性文件。主要是指集团制订的用于规范化管理、指导经营管理等方面的内部规章制度。

实施性文件。主要是指各单位根据本单位工作职能和集团基础性文件确定的实施办法、细则、决定等类型文件。

运行性文件。主要是指集团为保证日常工作运行而编制的请示、报告、通知、通报、批复等类型公文。

质量管理文件。主要是根据质量管理体系要求,保证工作质量目标实现的文件。

二、行文规定

行文是公文办理的重要内容,各级公文的行文必须经过主管领导审批,严禁未经审批行文下发。公文行文过程包括拟稿、审核、审批等。

1.拟稿

⑴集团各单位应根据集团党政联席会决定和领导指示精神,确定文稿内容及要求,并由各单位文秘人员拟稿。

⑵各单位文秘人员根据文稿内容及要求,按照公文格式起草公文。

2.审核

⑴集团各单位文秘人员拟稿后由各单位负责人进行审核。

⑵各单位负责人应对草拟的公文进行认真审核,审核的重点:是否符合党政联席会决议和领导指示精神,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,是否符合拟制公文的有关要求,是否符合公文格式。

⑶各单位负责人审核后,应在《发文审批单》审核人栏内签名,注明审核日期;并确定下发范围和份数。

3.审批

⑴文秘人员将已审核后的文稿提交集团联系领导审批。党政办下发的行政文件由总经理审批,党务文件由党委书记审批。

⑵集团领导审阅后,应在《发文审批单》审批意见栏内签署意见,并在审批人栏内签名,注明审批日期。

4.行文要求

⑴符合国家的法律法规及其他有关规定。

⑵情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

⑶下行文应当同时抄送直接上级机关。

⑷上行文不得抄送下级机关。

⑸结构层次序数为,第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。

⑹成文日期、部分结构层次序数和词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。

⑺公文的文种应根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

⑻集团各单位编号文件应使用集团党政办公室统一印制的公文纸。

三、发文规定

1.所有公文由集团党政办公室负责印发。

2.集团机关各部门和各单位印发编号公文需填写《z后勤集团发文报送单》,由集团党政办公室主任审核,党政办公室排版印发,行文单位下发。

3.集团各单位发文编号方式:

发文代字按承办单位分别为:

承办单位:集团党政办公室发文代字:集团党政办字

承办单位:集团财务管理部发文代字:集团财字

承办单位:集团人力与质量管理部发文代字:集团人质字承办单位:集团综合管理部发文代字:集团综字

承办单位:后勤客户服务中心发文代字:集团客字

承办单位:物业管理公司发文代字:集团物字

承办单位:学生公寓管理服务公司发文代字:集团学字

承办单位:动力服务公司发文代字:集团动字

承办单位:餐饮服务公司发文代字:集团餐字

承办单位:接待服务公司发文代字:集团接字

承办单位:商贸服务公司发文代字:集团商字

承办单位:幼儿园发文代字:集团幼字

沙河后勤保障服务中心和社区办发文根据学校及集团规定执行。

4.办公室文秘人员应填写《发文登记表》,在公文左上角打印单位号,盖受控状态章,发至各单位,并责成接收人在《发文登记表》上签名,注明收文日期。

四、收文规定

1.接收公文时应在《发文登记表》上签名,并注明收文日期。

2.接收公文单位应先登记填写《收文登记表》,再填写《文件传阅单》转交本单位领导传阅,传阅后及时办理,收回存档。

3.任何单位和个人不得擅自或随意扣压公文。

4.各单位收文后,除填写《收文登记表》外,同时外来文件还应填写《外来文件清单》、受控文件应填写《受控文件清单》。

凡属于集团以外单位,包括国家、政府和学校各职能部门下发或转发的有关公务活动的公文、法律法规、行业标准等均属于外来文件。

凡属于集团党政办公室、各职能部门、各单位下发的有关管理规章制度和指导工作运行并具有长期效力的公文和适用于本单位工作运行的法律法规、行业标准等均属于受控文件。

六、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

七、本规定自公布之日起执行。

篇3：某大学后勤集团公文办理规定

大学后勤集团公文办理规定

为加强公文管理,规范公文办理行为,保证公文及时有效地得到办理,依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《北京z大学公文管理制度》,结合集团公文管理状况,特制订本规定。

一、公文办理的责任单位及职责

1.集团党政办公室是集团公文办理的管理单位,代表集团办理公文并指导集团所属单位的公文办理工作。

2.各职能部门和各单位办公室在集团党政办指导下负责本单位公文办理工作。

3.公文办理应做到坚持实事求是、精简、高效的原则,做到准确、及时、安全、保密。

二、公文办理的基本程序

1.普通公文的办理程序

⑴办公室(部门)主任负责对公文的审阅、批办以及其他必要的处理,或指定本室(部)文秘人员对文书进行具体处理。

⑵如果遇到重要或异常事项,应及时请示集团分管领导或本部门、本单位联系领导,按照领导批示办理。

⑶对有关联的事项,应与相关部门或单位协调后方可进行处置。

⑷学校及校外公文的办理。办公室文秘人员应交办公室主任签署拟办意见,文秘人员需按主任拟办意见送联系领导审批或转交有关部门办理,办理结束需收回存档;需回复的应在规定的时间内及时回复;如需上报数据、材料等重要信息,应由联系领导审核签字、并盖集团公章方可上报。

⑸下级部门上报的公文。由机关各部门按职能进行审核,部门主任签署拟办意见,文秘人员按主任拟办意见办理,办理完成需及时返回上报单位,并进行存档。

(6)收到信访文件。信访联络员应填写《来信/来电/来访记录与处理单》,由党政办公室主任批示,信访联络员按照批示内容发至办理单位,原则上三日内将回复交回党政办;信访回复经党政办公室主任审核后由信访联络员及时反馈于信访人;如信访办转发的应将信访文件与回复一并退回信访办,并复印存档。

2.机密文书的办理要求

⑴机密文书的处理应按照权限管理处置,严格控制处理范围。

⑵指名文书原则上应由指名人开启,其他人不得擅自启封。

⑶未经批准机密文书不得翻印或复制。经批准翻印或复制的机密文书必须进行登记,注明复制部门、日期、份数及印发范围等,并加盖复制部门印章。

⑷机密文书应按照学校保密工作规定存档保管。

3.公文传阅的基本流程

⑴需传阅的公文,由办公室(部门)主任根据公文内容确定传阅范围;办公室文秘人员应填写由集团党政办公室统一印制的文件传阅单》。

⑵传阅人在阅览后必须签字,表示已经阅览完毕。如有必要,可在公文空白处签署意见。

⑶办公室(部门)主任应根据阅览人签署的意见进行处理。

⑷传阅公文应同《文件传阅单》一同存档保管。

三、公文办理工作要求

⑴党政办公室、各职能部门收到下级单位上报的需办理的公文后应当进行审核。审核的重点:确认是否由本机关办理,是否符合行文规则,内容是否符合本单位工作实际。

⑵对审核后的公文,党政办公室、各职能部门应当填写《文件批办单》,提出拟办意见送集团联系或主管领导审批或转交相关部门办理。

需要两个部门办理的应当明确主管部门。

紧急公文办理时限一般不得超过三天。

⑷承办单位收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。

对不属于本部门或本单位职权范围或者不宜由本部门或本单位办理的,应当及时退回交办部门并说明理由。

⑸在公文办理过程中遇有涉及其他部门或单位职权的,主办部门或单位应主动与有关部门或单位协商。

⑹需给予交办部门或单位答复的公文,承办单位在办理后应以书面报告回复交办部门或单位。

四、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

五、本规定自公布之日起执行。

篇4：某大学后勤集团文书档案管理规定

大学后勤集团文书档案管理规定

文书档案是集团工作运行的记录,是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度,严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作,特制订本规定。

一、文书档案管理的基本原则

文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。

集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。

集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理,以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。

保密性文书按照上级规定执行。

二、归档文书的范围

1.学校和上级部门签发、转发的文件。

2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。

3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。

4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。

5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。

6.相关的法律法规及标准。

7.具有查存价值的资料。

三、管理部门及职责

1.集团党政办公室:负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。

负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。

2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。

3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。

4.各单位应确定一名文件管理人员,负责本单位文件的管理与归档工作。

5.管理职责

⑴搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

⑵积极开展文书档案的提供与利用工作。

⑶进行文书档案鉴定与统计。

⑷保证文书档案质量,防止丢失、损坏。

四、文书档案的点验

办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验:

1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。

2.对领导审批的文件,应确认领导签署的意见是否已办理,如已办理,应在办理结果一栏签字,并将相关文书合并统一归档。

3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字,主管领导审批签发,并注明签发日期。

五、立卷

1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理,每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起,不得分开,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发在前,原件在后。

3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。

4.卷内文件应按照发文时间先后顺序,依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写,页号在公文右下角连续填写。

5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首,备考表放在卷尾。

6.填写完整档案盒各项内容,将整理好的公文,放入档案盒存入文件柜。

六、归档管理

1.各单位文件管理人员应在每年一月底前,将上一年度的文件整理归档,归档时应按照立卷要求整理。

2.个人不能保存应归档的公文。

3.拟制、修改和签批的公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外,需翻印的须经办公室主任批准。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时,应当加盖复制单位印章。

5.各单位应设立专用文件柜,保持归档文件清洁,防止受潮、虫蛀、腐蚀。

七、归档文书的借阅

1.借阅归档公文应履行借阅手续,填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。

2.原则上案卷不许借出,只供在办公室查阅,需借出的须经主管领导或办公室批准。

3.借阅期限一般不超过十天,到期应及时归还。需延长借阅时间的,应经办公室主任同意。到期未还的,文件管理人员应及时催促借阅人员归还。

4.借阅归档公文的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。

5.因工作需要复制档案时,必须经办公室主任批准。

6.借阅档案归还时,文件管理人员应当面认真查验档案的完整性,发现遗失、损坏时,应查问借阅人员原因,并报办公室主任。

7.集团以外的单位借阅归档公文时,须经主管领导同意,并按规定办理借阅手续。

八、公文保存期

1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。

2.指导工作运行类公文保存期为三年。

3.一般短期通知类公文保存期为一年。

九、公文的收回与销毁

1.不具备归档和存查价值的公文,经过办公室主任批准后,可不作为归档公文存档。需销毁时,由文件管理人员填写《文件销毁清单》,注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期,批准人和销毁人应签名。

2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。

集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。

各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。

3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理,已到保存期的公文应编写收回与销

毁公文的通知和目录,明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。

收回的公文应建立收文登记。

4.收回过期公文,文件管理人员应填写《文件销毁清单》,销毁人和监督销毁人应在清单上签名,并注明销毁日期。

6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅,并加盖“作废保存”印章。

十、电子文档的处理

1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。

2.各单位应有专人和专门设备,对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。

3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。

十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

十二、本规定自公布之日起执行。

突发公共卫生事件应急预案

篇5：某大学后勤集团印章使用管理规定

大学后勤集团印章使用管理规定

印章是代表企业形象的标志,是具有法律责任的证明。为进一步规范集团印章的使用管理,确保用章安全,根据z党政办字[2011]14号关于印发《北京z大学印章管理办法》的通知,结合集团实际情况,特制定此规定。

一、此规定所指的印章包括

(一)学校后勤管理印章:北京z大学后勤管理处印章、北京z大学绿化委员会印章、北京z大学爱国卫生运动委员会印章、北京z大学人民防空办公室印章、北京z大学社区管理办公室印章。

(二)后勤集团印章:指北京z大学后勤集团印章、*北京z大学后勤集团委员会印章、北京z大学后勤印章、*北京z大学后勤集团工会委员会印章、*共产主义青年团北京z大学后勤集团委员会印章。

(三)机关职能部门及下属各单位印章。

(四)业务印章:指财务专用章、北京z大学后勤合同专用章、总经理名章。

二、印章使用范围

(一)学校后勤管理印章和后勤集团印章使用范围

1.以后勤管理处或后勤集团名义上报学校领导及上级部门上报的各类公文、材料等;

).,文示天大学提高管理水平,2.以后勤管理处或后勤集团下发或转发的各类公文;

3.以后勤管理处或后勤集团的名义签订的各种协议书、合同等;

4.向校外业务单位发出的函件;

5.以后勤管理处或后勤集团名义开具的用于对外联系工作、考察调研、处理公务的相关文件、认证材料以及各类证明材料、荣誉证书、聘书等;

6.经集团领导批准的其它需要使用行政章的文件及材料。

(二)后勤集团党委、工会、团工委印章使用范围

1.以集团党委、工会、团工委名义上报、下发的文件、公函、报告、决议、批复和其它材料;

2.以后勤集团党委、工会、团工委名义下发的各类公文;

3.上报学校有关部门的各类文件、资料等;

4.签署党委、工会、团工委意见的报表、推荐表;

5.以后勤集团党委、工会、团工委名义开具的介绍信;

6.其它事由需用党委、工会、团工委印章。

(三)机关各职能部门、下属各单位印章使用范围

1.以本单位或(本部门)名义上报的文件、公函、报告、决议、批复和其它材料;

2.以本单位或(本部门)名义下发或转发的各类公文。

3.签订本单位员工合同书、本单位员工证明等。

4.本单位负责人批准的行政用章。

(四)专用印章使用范围

指业务经营范围中所涉及的业务来往合同、票据及按有关规定应使用的范围等。

三、印章的管理

1.集团刻制所有公章须经集团党政联席会审批后再上报学校,由校党政办审核后统一刻制。刻制后的印章由集团党政办公室印模存档,各单位负责人签字领取,由专人妥善保管。

集团党政办公室负责对集团及各单位印章使用和管理的检查监督工作。

2.集团和各单位应严格按照印章使用范围正确使用印章,严禁超范围使用。

3.凡以集团名义签发的各种文件、报表、协议、合同等需使用印章时,按照使用管理办法应填写《印章使用审批表》由本单位或本部门负责人签字,集团联系领导(集团党委印章须经党委书记)审批,方可办理。

4.遇有特殊情况(总经理、党委书记或联系领导不在),须经党政办公室主任或副主任批准。

5.学校后勤管理印章和后勤集团印章由集团党政办公室负责管理。

6.集团各职能部门和各单位印章由本单位负责人指定专人负责管理。使用时必须经单位负责人审批。

7.财务专用章和总经理名章由集团财务管理部负责管理使用,北京z大学后勤合同专用章由综合管理部负责管理使用。

8.集团及各单位需选用政治思想好、法纪观念强、责任心强的人员负责印章管理。所有印章一律不得外借,如因管理使用不当而造成的不良后果和损失,其责任应由印章管理人员和该单位负责人承担。

9.印章作废或停止使用时,印章保管人员应及时将印章上交集团党政办公室,由党政办公室负责交予学校销毁。同时以原印章出据的证明信、介绍信等停止使用。

四、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

五、本规定自公布之日起执行。