某大学后勤集团公文行文管理规定

大学后勤集团公文行文管理规定

为加强各级机关公文行文的规范化、标准化,依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》以及《北京z大学公文管理制度》,结合集团日常工作和公务活动等特点,制定本规定。

一、公文分类

集团公文种类分为:

基础性文件。主要是指集团制订的用于规范化管理、指导经营管理等方面的内部规章制度。

实施性文件。主要是指各单位根据本单位工作职能和集团基础性文件确定的实施办法、细则、决定等类型文件。

运行性文件。主要是指集团为保证日常工作运行而编制的请示、报告、通知、通报、批复等类型公文。

质量管理文件。主要是根据质量管理体系要求,保证工作质量目标实现的文件。

二、行文规定

行文是公文办理的重要内容,各级公文的行文必须经过主管领导审批,严禁未经审批行文下发。公文行文过程包括拟稿、审核、审批等。

1.拟稿

⑴集团各单位应根据集团党政联席会决定和领导指示精神,确定文稿内容及要求,并由各单位文秘人员拟稿。

⑵各单位文秘人员根据文稿内容及要求,按照公文格式起草公文。

2.审核

⑴集团各单位文秘人员拟稿后由各单位负责人进行审核。

⑵各单位负责人应对草拟的公文进行认真审核,审核的重点:是否符合党政联席会决议和领导指示精神,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,是否符合拟制公文的有关要求,是否符合公文格式。

⑶各单位负责人审核后,应在《发文审批单》审核人栏内签名,注明审核日期;并确定下发范围和份数。

3.审批

⑴文秘人员将已审核后的文稿提交集团联系领导审批。党政办下发的行政文件由总经理审批,党务文件由党委书记审批。

⑵集团领导审阅后,应在《发文审批单》审批意见栏内签署意见,并在审批人栏内签名,注明审批日期。

4.行文要求

⑴符合国家的法律法规及其他有关规定。

⑵情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

⑶下行文应当同时抄送直接上级机关。

⑷上行文不得抄送下级机关。

⑸结构层次序数为,第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。

⑹成文日期、部分结构层次序数和词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。

⑺公文的文种应根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

⑻集团各单位编号文件应使用集团党政办公室统一印制的公文纸。

三、发文规定

1.所有公文由集团党政办公室负责印发。

2.集团机关各部门和各单位印发编号公文需填写《z后勤集团发文报送单》,由集团党政办公室主任审核,党政办公室排版印发,行文单位下发。

3.集团各单位发文编号方式:

发文代字按承办单位分别为:

承办单位:集团党政办公室发文代字:集团党政办字

承办单位:集团财务管理部发文代字:集团财字

承办单位:集团人力与质量管理部发文代字:集团人质字承办单位:集团综合管理部发文代字:集团综字

承办单位:后勤客户服务中心发文代字:集团客字

承办单位:物业管理公司发文代字:集团物字

承办单位:学生公寓管理服务公司发文代字:集团学字

承办单位:动力服务公司发文代字:集团动字

承办单位:餐饮服务公司发文代字:集团餐字

承办单位:接待服务公司发文代字:集团接字

承办单位:商贸服务公司发文代字:集团商字

承办单位:幼儿园发文代字:集团幼字

沙河后勤保障服务中心和社区办发文根据学校及集团规定执行。

4.办公室文秘人员应填写《发文登记表》,在公文左上角打印单位号,盖受控状态章,发至各单位,并责成接收人在《发文登记表》上签名,注明收文日期。

四、收文规定

1.接收公文时应在《发文登记表》上签名,并注明收文日期。

2.接收公文单位应先登记填写《收文登记表》,再填写《文件传阅单》转交本单位领导传阅,传阅后及时办理,收回存档。

3.任何单位和个人不得擅自或随意扣压公文。

4.各单位收文后,除填写《收文登记表》外,同时外来文件还应填写《外来文件清单》、受控文件应填写《受控文件清单》。

凡属于集团以外单位,包括国家、政府和学校各职能部门下发或转发的有关公务活动的公文、法律法规、行业标准等均属于外来文件。

凡属于集团党政办公室、各职能部门、各单位下发的有关管理规章制度和指导工作运行并具有长期效力的公文和适用于本单位工作运行的法律法规、行业标准等均属于受控文件。

六、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

七、本规定自公布之日起执行。