某大学后勤集团公文办理规定

篇2：某大学后勤集团文书档案管理规定

大学后勤集团文书档案管理规定

文书档案是集团工作运行的记录,是集团实施有效管理的依据。文书档案的管理是办公室日常工作的重要组成部分。管理人员必须认真负责、严谨、遵守保密制度,严格执行文书档案管理的各项规定。为规范集团文书档案管理工作,特制订本规定。

一、文书档案管理的基本原则

文书档案管理应遵循集中管理与分散管理相结合的原则,以集中管理为主。

集团各职能部门及各单位下发的红头文件及执行办理的公文应在集团党政办公室备案。

集团职能部门和各单位办公室分别负责文书档案的管理,以便于及时利用和维护文书档案的完整与安全。

保密性文书按照上级规定执行。

二、归档文书的范围

1.学校和上级部门签发、转发的文件。

2.集团各职能部门、各单位签发、转发的文件。

3.各类请示、报告、通知、年度工作总结、工作计划等。

4.会议记录、纪要、决定、收发文记录等。

5.与有关单位的往来信件、各种协议书、责任书、合同书等。

6.相关的法律法规及标准。

7.具有查存价值的资料。

三、管理部门及职责

1.集团党政办公室:负责学校和上级部门签发、转发的文件、信函和集团签发、转发的文件以及各单位上报的请示、报告等文书档案的管理。

负责对集团各单位文书档案管理工作实施监督检查。

2.集团各职能部门负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本部门签发文件的管理。

3.各单位办公室负责学校、上级有关部门和集团签发、转发的文件、信函等文书档案以及本单位签发文件的管理。

4.各单位应确定一名文件管理人员,负责本单位文件的管理与归档工作。

5.管理职责

⑴搜集、整理、立卷、鉴定、保管单位的文书档案。

⑵积极开展文书档案的提供与利用工作。

⑶进行文书档案鉴定与统计。

⑷保证文书档案质量,防止丢失、损坏。

四、文书档案的点验

办公室文件管理人员在文书档案归档前应按照下列要求对文书档案进行点验:

1.检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺应及时询问递交人进行追查补齐。

2.对领导审批的文件,应确认领导签署的意见是否已办理,如已办理,应在办理结果一栏签字,并将相关文书合并统一归档。

3.归档文书应具有拟稿人、审核人、行文部门负责人签字,主管领导审批签发,并注明签发日期。

五、立卷

1.归档文件的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2.归档文书应按照发文单位及类型进行整理,每份文件的正件与附件、印件与定稿、批复与请示、转发与原件等分别归在一起,不得分开,即正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后;转发在前,原件在后。

3.不同年度的文件不得放在一起立卷。跨年度的请示与批复,应放在请示年度立卷;跨年度的计划应放在第一年立卷;跨年度的总结应放在最后一年立卷。

4.卷内文件应按照发文时间先后顺序,依次编写公文份数及页号。公文份数在每份公文的右上角填写,页号在公文右下角连续填写。

5.卷内应放置目录和备考表。目录放在卷首,备考表放在卷尾。

6.填写完整档案盒各项内容,将整理好的公文,放入档案盒存入文件柜。

六、归档管理

1.各单位文件管理人员应在每年一月底前,将上一年度的文件整理归档,归档时应按照立卷要求整理。

2.个人不能保存应归档的公文。

3.拟制、修改和签批的公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

4.归档文件除绝密级和注明不能翻印的以外,需翻印的须经办公室主任批准。翻印时,应当注明翻印单位、日期、份数和印发范围。翻印的公文作为正式公文使用时,应当加盖复制单位印章。

5.各单位应设立专用文件柜,保持归档文件清洁,防止受潮、虫蛀、腐蚀。

七、归档文书的借阅

1.借阅归档公文应履行借阅手续,填写《档案借(查)阅登记表》。借阅秘密级以上的公文须经主管领导批准。

2.原则上案卷不许借出,只供在办公室查阅,需借出的须经主管领导或办公室批准。

3.借阅期限一般不超过十天,到期应及时归还。需延长借阅时间的,应经办公室主任同意。到期未还的,文件管理人员应及时催促借阅人员归还。

4.借阅归档公文的人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、摘抄、翻印、复制、拍摄、转借档案。

5.因工作需要复制档案时,必须经办公室主任批准。

6.借阅档案归还时,文件管理人员应当面认真查验档案的完整性,发现遗失、损坏时,应查问借阅人员原因,并报办公室主任。

7.集团以外的单位借阅归档公文时,须经主管领导同意,并按规定办理借阅手续。

八、公文保存期

1.集团、集团党委、集团工会和各职能部门以及集团各单位行文并下发的集团内部规章制度和机构设置的通知、任命等类公文正在执行期间均为保存期。

2.指导工作运行类公文保存期为三年。

3.一般短期通知类公文保存期为一年。

九、公文的收回与销毁

1.不具备归档和存查价值的公文,经过办公室主任批准后,可不作为归档公文存档。需销毁时,由文件管理人员填写《文件销毁清单》,注明销毁的公文名称、发文编号、份数、销毁日期,批准人和销毁人应签名。

2.集团、集团党委、集团工会行文下发的公文由集团党政办公室负责收回并销毁。

集团各职能部门行文下发的公文由本部门负责收回并销毁。

各单位行文下发的公文由本单位办公室负责收回并销毁。

3.集团党政办公室、各职能部门应在每年一月份前对归档公文进行清理,已到保存期的公文应编写收回与销

毁公文的通知和目录,明确应收回和销毁的公文发文编号、文件名称、份数等。

收回的公文应建立收文登记。

4.收回过期公文,文件管理人员应填写《文件销毁清单》,销毁人和监督销毁人应在清单上签名,并注明销毁日期。

6.对销毁的公文由行文部门负责留存一份以便查阅,并加盖“作废保存”印章。

十、电子文档的处理

1.集团党政办统一管理各单位电子文档备案。

2.各单位应有专人和专门设备,对各类公文和宣传材料进行电子文档备案。

3.各单位每月月初将上一月的电子文档交由集团党政办统一备案。

十一、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

十二、本规定自公布之日起执行。

突发公共卫生事件应急预案

篇3：某大学后勤集团印章使用管理规定

大学后勤集团印章使用管理规定

印章是代表企业形象的标志,是具有法律责任的证明。为进一步规范集团印章的使用管理,确保用章安全,根据z党政办字[2011]14号关于印发《北京z大学印章管理办法》的通知,结合集团实际情况,特制定此规定。

一、此规定所指的印章包括

(一)学校后勤管理印章:北京z大学后勤管理处印章、北京z大学绿化委员会印章、北京z大学爱国卫生运动委员会印章、北京z大学人民防空办公室印章、北京z大学社区管理办公室印章。

(二)后勤集团印章:指北京z大学后勤集团印章、*北京z大学后勤集团委员会印章、北京z大学后勤印章、*北京z大学后勤集团工会委员会印章、*共产主义青年团北京z大学后勤集团委员会印章。

(三)机关职能部门及下属各单位印章。

(四)业务印章:指财务专用章、北京z大学后勤合同专用章、总经理名章。

二、印章使用范围

(一)学校后勤管理印章和后勤集团印章使用范围

1.以后勤管理处或后勤集团名义上报学校领导及上级部门上报的各类公文、材料等;

).,文示天大学提高管理水平,2.以后勤管理处或后勤集团下发或转发的各类公文;

3.以后勤管理处或后勤集团的名义签订的各种协议书、合同等;

4.向校外业务单位发出的函件;

5.以后勤管理处或后勤集团名义开具的用于对外联系工作、考察调研、处理公务的相关文件、认证材料以及各类证明材料、荣誉证书、聘书等;

6.经集团领导批准的其它需要使用行政章的文件及材料。

(二)后勤集团党委、工会、团工委印章使用范围

1.以集团党委、工会、团工委名义上报、下发的文件、公函、报告、决议、批复和其它材料;

2.以后勤集团党委、工会、团工委名义下发的各类公文;

3.上报学校有关部门的各类文件、资料等;

4.签署党委、工会、团工委意见的报表、推荐表;

5.以后勤集团党委、工会、团工委名义开具的介绍信;

6.其它事由需用党委、工会、团工委印章。

(三)机关各职能部门、下属各单位印章使用范围

1.以本单位或(本部门)名义上报的文件、公函、报告、决议、批复和其它材料;

2.以本单位或(本部门)名义下发或转发的各类公文。

3.签订本单位员工合同书、本单位员工证明等。

4.本单位负责人批准的行政用章。

(四)专用印章使用范围

指业务经营范围中所涉及的业务来往合同、票据及按有关规定应使用的范围等。

三、印章的管理

1.集团刻制所有公章须经集团党政联席会审批后再上报学校,由校党政办审核后统一刻制。刻制后的印章由集团党政办公室印模存档,各单位负责人签字领取,由专人妥善保管。

集团党政办公室负责对集团及各单位印章使用和管理的检查监督工作。

2.集团和各单位应严格按照印章使用范围正确使用印章,严禁超范围使用。

3.凡以集团名义签发的各种文件、报表、协议、合同等需使用印章时,按照使用管理办法应填写《印章使用审批表》由本单位或本部门负责人签字,集团联系领导(集团党委印章须经党委书记)审批,方可办理。

4.遇有特殊情况(总经理、党委书记或联系领导不在),须经党政办公室主任或副主任批准。

5.学校后勤管理印章和后勤集团印章由集团党政办公室负责管理。

6.集团各职能部门和各单位印章由本单位负责人指定专人负责管理。使用时必须经单位负责人审批。

7.财务专用章和总经理名章由集团财务管理部负责管理使用,北京z大学后勤合同专用章由综合管理部负责管理使用。

8.集团及各单位需选用政治思想好、法纪观念强、责任心强的人员负责印章管理。所有印章一律不得外借,如因管理使用不当而造成的不良后果和损失,其责任应由印章管理人员和该单位负责人承担。

9.印章作废或停止使用时,印章保管人员应及时将印章上交集团党政办公室,由党政办公室负责交予学校销毁。同时以原印章出据的证明信、介绍信等停止使用。

四、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

五、本规定自公布之日起执行。

篇4：某大学后勤集团外出活动管理规定

大学后勤集团外出活动管理规定

为贯彻落实z保字〔2004〕11号《关于单位组织集体外出活动登记备案的通知》要求,保证集团各单位集体外出活动的安全,规范集团集体外出组织活动的行为,特制订本规定。

一、外出活动的范围

1、由单位组织在校外参观、学习、考察或参加各种会议、培训等活动均属于外出活动;

2、由单位组织的旅游。

二、审批权限

(一)单位集体(十人以上)外出活动:须经集团联系领导和集团总经理审批。

(二)集团领导、各单位总经理外出活动:须经集团总经理审批。

(三)各单位10人以下外出活动:须经集团联系领导审批。

三、外出活动申请办法

(一)集体外出申请办法

1.单位组织集体外出活动应填写《z后勤集团单位组织外出活动申请表》,认真如实填写组织活动的内容、日期和天数、活动地点、参加的人员及人数、乘坐的交通工具、安全负责人及安全措施、活动负责人等,单位负责人签名加盖单位印章,由集团联系领导签署审批意见(党工团组织活动由集团党委书记签署审批意见),并经总经理同意后方可外出。

2.《z后勤集团单位组织集体外出活动申请表》由集团党政办公室存档,组织外出集体活动的单位保留复印件。

3.经批准后,组织集体外出活动的单位应填写《z单位组织集体外出活动登记表》(一式两份),报学校保卫处。

(二)集团领导、各单位总经理外出申请办法

集团领导、各单位总经理离京外出活动必须提交书面请示,经集团总经理签署意见,同意方可外出。审批后的请示交集团党政办备案。

(三)组织10人以下外出活动申请办法

各单位10人以下外出活动须提交书面申请,由单位负责人签字,集团联系领导签署意见,同意方可参加外出活动。审批后的请示交集团党政办备案。

四、组织外出活动要求

(一)组织外出活动应明确活动安全负责人工作职责,制订安全措施,对参加活动的人员进行安全保卫教育,并做好路途、乘车、住宿、饮食、活动等安全保卫工作,防止发生人员伤亡事故。

(二)参加外出活动的人员应自觉遵守国家法律法规,服从单位组织领导,未经组织活动的负责人批准不得擅自离开集体单独活动。

(三)组织外出活动的单位遇到突发性事件时,应组织人员及时疏散或抢救,及时向集团主管领导报告,并积极配合有关部门做好突发事件善后工作的处理。

五、未经集团领导批准,任何单位和个人不得组织集体外出活动。擅自组织集体外出活动的应给予处罚,如发生事故其责任由组织者承担。

六、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

七、本规定自公布之日起执行。

篇5：某大学后勤集团宣传工作管理办法

大学后勤集团宣传工作管理办法

一、目的

为加强集团宣传工作的管理,明确相关工作职责,规范有关工作程序,提高广大宣传人员的工作积极性,根据学校有关规定,结合后勤集团工作实际,特制定本办法。

二、适用范围

本办法适用于后勤集团各单位及机关各部门的对内、对外宣传工作。

三、工作宗旨和职责

(一)工作宗旨:坚持正面宣传为主的方针,坚持以科学的理论武装人,以正确的舆论引导人,以优秀的作品鼓舞人,以高尚的情操塑造人,为集团的改革和发展营造良好的舆论氛围。

(二)集团党委统一领导后勤集团的新闻宣传工作,党政办公室具体负责集团对内、对外的宣传管理工作。

(三)集团的宣传工作必须遵循党的新闻工作纪律、国家的法律法规、学校的规章制度以及集团的有关规定。

四、刊物宣传管理

(一)集团对内、对外的宣传刊物以学校和集团刊物为主体,如各单位有重大活动需要重点宣传,可考虑出版专刊。

(二)集团刊物由集团党委主管,主要负责通讯的宏观管理和监督指导工作;由党政办公室主办,具体负责通讯的组稿、编辑、印刷、发放等各项工作。各单位刊物由集团联系领导审核。

(三)发放范围包括学校领导、院系部处、学生班级,集团各班组、员工宿舍等;对外用于校际间的赠阅交流。

(四)每期集团刊物的印刷成品应在年底装订成册,以备存档查阅。

五、网络宣传管理

(一)校园网和后勤门户网站是全校师生员工获取、了解后勤信息的重要渠道,是集团与全校师生员工交流的主要媒介。集团各单位要增强利用校园网和后勤门户网站进行宣传的自觉性和主动性。

(二)网络宣传的工作由集团党政办公室负责管理,需上传至校园网的稿件由集团联系领导审批。各单位分配有集团门户网站后台账号和密码,信息发布需经本单位总经理或支部书记审批。

(三)各单位在网站上发布的宣传信息应及时、准确、完整,不得包含任何涉密内容。

(四)集团党政办公室负责对网站发布的宣传信息进行检查监督,对各单位发布的信息有编辑和删除的权利。

六、集团对外的宣传管理要求

(一)集团的对外宣传工作由党政办公室统一负责。集团各单位和个人不得随意向社会新闻媒体投送宣传报道信息,或私自接受新闻媒体的采访。

(二)集团各单位向校外新闻媒体投送报道信息,必须经过集团党委书记或总经理的审核批准。

(三)集团各单位主动邀请社会新闻媒体进行采访,必须事前将采访的对象、内容、时间、方式等情况报党政办公室,并由党政办公室报集团领导审核,经校党委宣传部批准后方可进行。

(四)集团党政办公室在接到社会新闻媒体采访的请求后,必须要求其出示证件,并报集团领导和学校宣传部审核批准。采访全程须安排专人陪同,并明确提出对其作品进行审核的要求。

七、宣传队伍管理

(一)为及时汇集各单位的新闻信息,集团建立宣传员队伍;作为集团新闻宣传工作的骨干力量,各单位应对其工作予以重视和提供支持。

(二)各单位建立宣传小组,宣传主管由各单位党支部书记担任,宣传员的人选由各单位自行确定,将名单上报集团党政办公室备案。

(三)宣传员职责

1.收集整理新闻线索,组织撰写新闻稿件,并送达总经理和党支部书记进行审阅。

2.参加党政办公室组织的有关培训和经验交流活动。

3.召开本单位的宣传工作会议,组织本单位的宣传培训和经验交流,根据工作情况向集团党政办公室提出合理化建议。

八、宣传稿费管理

在集团刊物和后勤门户网站宣传专栏上发表的文章,集团党委按下列规定给予稿酬:

(一)各单位上传的新闻稿件,字数要求原则上应不少于300字。

(二)各单位上传的文字配图片稿件每篇10元,文字稿件每篇5元,仅图片不支付稿费。

(三)在报纸和网络同时刊出的文章不重复付费。一篇文章多个作者按一篇稿件支付稿费。

九、本办法的拟定、修改、解释由集团党政办公室负责。

十、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

十一、本办法自公布之日起执行。

附件1:网络宣传工作流程

附件2:新闻发布审批单