大学电子文件归档及管理办法

篇2：某党校文件材料归档工作规范

党校文件、材料归档工作规范

一、文件、材料归档范围

凡是反映本机关工作活动,具有查考利用价值的文件、材料,均属归档范围。

(一)上级机关文件、材料

1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件、材料;

2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件以及普发的、非本机关主管业务,但要贯彻执行的法规性文件;

3、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;

4、上级机关及领导同志,在于本机关有关的文件、材料上的批示和下达的督查近期形成的办结材料;

5、本机关负责同志与上级领导同志有关工作问题的重要来往文书;

6、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本;

7、上级机关转发本机关的文件。

(二)本机关文件、材料

1、本机关党委会议文件、材料,本机关召开的工作会议、专业会议文件、材料;

2、本机关印发的(包括转发给予其他机关联合印发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿;

3、本机关的请示与上级机关的批复文件,下级机关的请示与本机关的批复文件;

4、本机关工作中形成的重要工作计划、总结报告;

5、本机关编印的周迅、简报的印件和底稿

6、本机关制定的工作制度等文件材料;

7、反映本机关业务活动和科研成果的专业文件材料;

8、本机关检查下级机关工作、调查研究行成的重要文件材料;

9、本机关各种统计报表和统计分析资料;

10、本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;

11、本机关党、团、工会及妇委会在工作活动中形成的重要文件材料;

12、本机关在公务活动中,形成的重要函件、电话记录、值班记录,领导同志从外地带回的同本机关有关的文件材料;

13、本机关征用土地及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的图纸及文件材料等;

14、本机关机构成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等文件材料;

15、本机关制定的工作制度等文件材料;

16、本机关干部的任免、调配,专业技术职务评定、聘任,干部与职工的录用、转正、定级、调资、奖惩、退职、退休、离休、抚恤、死亡等文件材料;党员、团员、干部、工人的名册及报表;

17、本机关干部、工人的工资表,行政、党、团组织关系介绍信及存根;

18、本机关党组织的重要文件材料;

19、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

(三)下级机关文件材料

各县区党校主送市委党校的重要报告、工作计划、总结、典型材料。

二、归档时间与办法

(一)本机关制发的各类文稿印件三份连同底稿随时送交档案室。

(二)本机关的党委会议记录,于第二年上半年由指定人员整理后移交档案室。

(三)校领导同志和各处室长参加各种会议带回的文件、材料,会议参加者应在回单位后一个月内向档案室移交。

(四)教学档案、科研档案、人事档案,于第二年第一季度,分别由教务处、科研处、组织处向档案室移交。

(五)学员档案于第二年的第一个月,分别由行干处、业教处向档案室移交。

(六)上级领导检查工作时的讲话、照片、录音、录像等材料,在一月内由有关处室向档案室移交。

(七)党校召开的各种会议的录音、录像、照片,由会议承办处室,一月内向档案室移交。

(八)党校大事记由办公室于第二年第一季度整理,经领导审阅后,打印成册移交档案室。

(九)其他需要存档的材料,由各有关处室于第二年第一季度向档案室移交。

篇3：学校各职能部门文件归档范围范文

学校各职能部门文件归档范围

一、党总支应归档的材料

1、工作计划、总结、汇报、请示报告

2、总支、支部会议记录

3、党总支改选材料、履行活动中形成的文件材料

4、党员名册、统计报表等

5、党员吸收与转正的文件材料及党组织关系的介绍信

6、交党费的记录

7、学校党总支及上级部门下发的关于党务工作的文件材料

8、党组织、党员评优的材料

9、经验介绍材料

10、党总支的发文汇编

二、办公室应归档的材料

1、工作计划、总结、汇报、请示报告、制度、决定等

2、大事记、学校日记

3、每周工作安排

4、本校与部门、外单位(或个人)签订的合同、协议书等

5、办公会记录

6、校务会记录、校长会会议记录

7、重大事件的调查处理记录

8、学校机构设置、撤并、更名、启用印章等

9、教师名册、干部名册、各种年报

10、学校教职工调动工作的行政关系介绍信及存根、工资转移证等

11、学校有关人员录用、转正定级、退休、死亡抚恤、年度考核、工资调整的文件材料

12、学校校级干部、中层干部任免的材料

13、教职工评优奖惩的材料,学校评优奖惩的材料

14、学校关于出国考察、友好往来等外事活动的文件材料

15、各级领导视察学校工作时的重要指示、讲话、题词及影像资料

16、上级颁发的政策性的文件材料

17、信访方面的材料

18、领导人的发言稿

19、学校发文汇编

20、学校活动的影像资料

21、学校编辑出版的出版物定稿和校本

22、学校宣传的文件资料

三、教导处应归档的材料

1、教学计划、规定、意见、办法、教学大纲及有关教育教学工作的指导性文件

2、工作计划、总结、汇报、会议记录

3、校历、总日课表、教师任课一览表、各科教学进度计划

4、班主任工作的计划、总结、工作经验等材料

5、教师业务考核的材料

6、教学管理的规章制度,学校教育改革的方案、总结

7、有关教学的各种统计的报表、图表等

8、自编和其它学校协作的教材、大纲、讲义等

9、反映教学工作、学术活动情况和成果的影像资料

10、教师教学经验交流材料

11、学校领导干部及教导处的听课记录

12、毕业生材料(包括毕业登记表名册、毕业证存根、毕业去向统计、留影)

13、期中、期末考试的试卷,毕业考试成绩及试卷、试卷分析(包括学校录取情况、考试成绩)

14、外地交流的试卷

15、学生参加各项知识竞赛及文艺演出、书画展览等活动的成绩、名次、影像资料等

16、校运动会秩序册、成绩册、各项比赛的最高的记录等材料

17、学生体育达标统计表、健康情况分析

18、学生花名册、学籍卡、健康卡等,学校学籍管理的规定、办法、意见

19、学生休学、退学、转学、复学的材料及借读生的登记表等

20、学校召开的家长座谈会材料、家长学校的材料

21、学校与有关单位联办、委托代培的协议

22、学生参军、保送、特招的名单及有关材料

23、招生报名登记表、新生名册或编班名册

24、健康教育课备课笔记

四、团委、少先队应归档的材料

1、工作计划、总结、请示报告等

2、会议记录

3、团队活动大事记

4、团队改选、任免、奖惩的材料,团员奖惩的文件材料

5、组织关系转进转出的材料

6、团员名册、年报

7、团费收缴、使用、审核情况

8、发展新团员的材料

9、团员教育、培训的材料,团队活动的文件材料

10、月度“文明班级”评比的有关材料、一日常规检查评比的材料

五、政教处应归档的材料

1、工作计划、总结、汇报

2、会议记录

3、德育教育的计划、总结,开展德育教育的方案

4、先进班集体、三好学生、优秀学生干部登记表、典型材料、表彰决定

5、学生所犯错误的调查材料、情况报告、处理决定

6、学校及上级主管部门下发的关于精神文明建设的文件材料

7、心理健康教育的材料

六、教科室应归档的材料

1、工作计划、总结、汇报

2、会议记录

3、各教研组活动的计划、总结

4、典型教案、公开课的教案及评议记录

5、教师参加上级组织的教研活动的记录、取得的名次等,及在教学活动中撰写发表并获奖的论文、调研报告等

6、教师培训、师德培训的规划、总结

7、教师教研成果的统计表

8、教师外出讲学、兼课情况的记载等

9、评优的资料

七、总务处归档的材料

1、计划、总结、汇报

2、设备维修计划、记录

3、校舍管理制度、维修记录

4、校产登记移交清册

5、学校平面图、基建方面的材料

6、征地的请示、批复,房地产权,界址协议书

7、安全保卫制度、值班表、巡查记录

八、会计室应归档的材料

1、学校预决算、会计各种原始凭证和记帐凭证

2、本校的日记帐、明细分类、分户或登记簿

3、现金出纳、银行存款帐、总帐

4、会计移交清册

5、会计档案保管、上交及销毁的文件材料

6、银行余额调节表、银行对帐单

7、固定资产帐目

8、经费安排、各项补助费的材料

九、工会应归档的材料

1、计划、总结、汇报、请示报告

2、工会委员、会员会议记录

3、职工代表大会材料

4、组织改选、机构设置的材料

5、工会会员名单

6、会员进(出)介绍信

7、奖惩评优的材料

8、工会经费安排、劳保、福利待遇

9、上级工会下发的有关政策性的文件

10、抚恤、遗属补助的材料

十、劳服中心应归档的材料

1、计划、总结、汇报

2、会议记录

3、食堂、宿舍管理的制度、方案等

4、寄宿生学生名单、宿舍安排表

5、卫生、安全制度及检查记录

6、招标的文件材料

7、员工考核、奖惩的文件材料

8、费用的帐目、凭证、报表、原始的记帐凭证、日记帐、移交清册等

9、现金出纳、银行存款帐、总帐

10、固定资产帐目

篇4：学校文件材料归档范围保管期限

学校文件材料归档范围及保管期限

一、文书档案

(一)党群工作类

1.学校党总支会议记录、年度工作计划、总结、统计报表、党员名册等文件材料永久

2.学校党总支选举、履行活动中形成的文件材料永久

3.党员吸收与转正、党组织关系介绍信永久

4.党组织、党员评优方面形成的重要的文件材料永久

5.党组织、党员评优方面形成的一般的文件材料30年

6.上级关于党务工作的重要的文件材料30年

7.上级关于党务工作的一般的文件材料10年

8.学校教职工代表大会材料永久

9.学校工会、共青团、妇女组织、少先队工作的计划、总结30年

10.学校工会、共青团、妇女组织、少先队召开会议的文件材料及选举、履行的请示、批复30年

11.关于工会、共青团、妇女组织、少先队等群团工作的奖惩文件材料30年

12.发展团员、少先队员的文件材料10年

13.上级关于共青团、妇女工作等群团工作的普发性文件10年

14.学校关于精神文明建设的重要的文件材料永久

15.学校关于精神文明建设的一般的文件材料30年

16.上级关于精神文明建设的重要的文件材料30年

17.上级关于精神文明建设的一般的文件材料10年

(二)行政管理类

1.学校总体规划、年度工作计划、总结、年鉴、大事记等永久

2.学校校务会、行政办公会议记录永久

3.学校机构设置、撤并、更名、启用印章等永久

4.学校机构编制统计年报、干部年报、工资统计年报、花名册永久

5.学校有关人员录用、转正定级、退休、死亡抚恤、年度考核、工资调整的文件材料永久

6.学校教职工调动工作的行政关系介绍信及存根、工资转移证等永久

7.学校校级干部任免的文件材料永久

8.学校中层干部任免的文件材料30年

9.县处级及其以上各类先进表彰的文件材料永久

10.县处级以下各类先进表彰的文件材料永久

11.有关人员被处以警告以上处分的文件材料永久

12.有关人员被处以警告及以下处分的文件材料30年

13.有关职称评定的文件材料永久

14.学校房产、物资、财产、登记移交清册永久

15.学校与有关单位签订的重要合同、协议书等文件材料30年

16.学校与有关单位签订的一般的合同、协议书等文件材料10年

17.学校关于解决边界纠纷,征用土地的文件材料永久

18.国家领导人、人民代表和政协委员检查视察学校工作时的重要指示、讲话、题词等永久

19.学校举行校庆活动的文件材料永久

20.学校制定的各项规章制度永久

21.学校编辑出版的出版物定稿和校本永久

22.上级关于人事管理、干部管理、职称评定、劳动工资管理等重要的文件材料30年

23.上级关于人事管理、干部管理、职称评定、劳动工资管理等一般的文件材料10年

24.有重要批示和处理结果的人民来信来访材料永久

25.其他有处理结果的人民来信来访材料30年

26.学校关于出国考察、友好往来等外事活动形成的重要的文件材料永久

27.学校关于出国考察、友好往来等外事活动形成的一般的文件材料30年

28.关于财务、行政事务管理、后勤工作的重要的文件材料永久

29.关于财务、行政事务管理、后勤工作的一般的文件材料30年

(三)教育管理类

1.上级机关颁发有关教育、教育管理的需要贯彻执行的重要的指导性、法规性文件材料30年

2.上级机关颁发有关教育、教育管理的需要贯彻执行的一般的指导性、法规性文件材料10年

3.学校政教处、教务处工作计划、总结、汇报30年

4.县处级及以上的先进班集体、三好学生、优秀学生干部表彰材料永久

5.县处级以下的先进班集体、三好学生、优秀学生干部表彰材料30年

6.学生参加各项知识、体育科技竞赛、文艺演出、书画展览等活动的成绩、名次30年

7.学校开展德育教育、体育、卫生、文娱等活动的计划、总结、方案30年

8.班主任工作计划、总结、工作经验材料30年

9.学校召开的家长座谈会材料、家长学校材料10年

10.关于学生所犯错误的重要的调查材料、情况报告、处理决定30年

11.关于学生所犯错误的一般的调查材料、情况报告、处理决定10年

12.学校发生的重大事件、事故及处理情况永久

13.学校教育改革的方案、总结永久

14.关于学籍管理的规定、办法、意见永久

15.学校与有关单位联办、委托代培的协议&nb

sp;30年

16.学校师资培训、师德建设、德育教育的规划、总结10年

17.教育管理的各种年度的统计报表、图表永久

18.教育管理的各种其他的统计报表、图表10年

19.学生参军、保送、特招的名单及有关材料永久

20.有关督导评估验收、学校创建等文件材料永久

二、教学档案

(一)教学类

1.校历、班主任、教师任课一览表、总课程表10年

2.各学科教学进度计划、教研组活动计划、总结30年

3.自编和其它学校协作的教材、大纲、讲义永久

4.课堂教学的典型教案、公开课、试验课的教案及评价记录30年

5.学校编印的有关教学研究方面的简报、资料等30年

6.期中、期末考试、毕业考试等试卷及试卷分析30年

7.教师在教学活动中撰写发表并获奖的论文、调研报告永久

8.教师外出讲学、兼课情况记载、中层以上干部听课记录10年

(二)学籍类

1.毕业生花名册、毕业证书存根永久

2.学生学籍卡永久

3.学生留级、休学、复学、转学材料30年

4.借读生登记表及有关资料10年

5.招生报名登记表、新生名册或编班名册10年

6.学生健康卡10年

7.学生录取情况、毕业去向及考试成绩30年

三、教师业务档案(复印件)永久

(一)个人登记表

(二)考核类

(三)学历证明类

(四)资格证书类

(五)荣誉证书类

(六)其他类

四、科技档案

(一)基建档案永久

1.工程的依据性文件材料

(1)项目的申请报告、批复及来往函件

(2)项目可行性研究报告及附件

(3)设计任务书、协议书、委托书、合同

(4)设计方案及审批材料

(5)工程概算

2.工程的基础性文件材料

(1)工程地址选择报告

(2)水文、气象、地理、地形、地质勘察和交通运输、资源等调查报告

(3)征用土地报、批、拆迁协议或合同等

3.工程的设计文件材料

(1)初步设计的全套图样、文字说明、材料定单及审批材料

(2)技术设计的全套图样及文件材料

(3)设计计算书、工程预算

(4)施工设计的全套图样、

4.工程的施工、竣工验收的文件材料

(1)开工报告、批复

(2)施工任务书、协议书、合同、施工执照

(3)施工记录、隐蔽工程记录、原材料试化验记录等

(4)设计变更通知单、修改记录

(5)重大质量事故报告的处理结果、补救措施

(6)工程竣工图、工程质量鉴定报告

(7)竣工报告、交工验收证书等

5.工程使用过程中发现的问题及处理结果、工程维修、扩建、改建的全套文件材料

(二)设备档案

学校所购置各类设备、仪器的开箱记录、装箱单、合格证、使用说明等随机材料及全套图纸(设计图、线路图等)、调试记录、检修记录、维修记录等30年

五、会计档案

(一)会计凭证类

1.原始凭证15年

2.记帐凭证15年

(二)会计帐簿类

1.总帐、分类帐、明细帐15年

2.现金出纳帐、银行存款帐25年

(三)财务报告类

1.财务决算报告、说明永久

2.会计月报、季报表5年

(四)其他类

1.保管、销毁清册永久

2.移交清册15年

3.银行对帐单、收费存根5年

六、声像档案永久

1.学校教育、教学重要活动的录音、录像带

2.学校重大活动的照片

3.学校领导和全体教职工的集体照片、学生毕业班集体照

4.学校、教师、学生获各级各类先进称号和各种竞赛获奖照片、在各种报刊登载的照片

七、实物档案永久

1.学校的房产证、土地证、组织机构代码证、法人资格证等证件

2.学校在社会活动和各项工作中形成和获得的铜牌、奖状、证书

3.学校在社会活动中获得的字画、赠品

八、电子档案

学校在各项工作活动中形成具有保存价值,能通过计算机识别的并以光盘形式保存的文本类型、图像类型、影像类型、数据库类型的电子档案永久

篇5：学校电子文件归档制度4

学校电子文件归档制度4

为进一步加强学校电子档案管理工作,有效维护电子文件的真实性、完整性、安全性和可识别性,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》,特制定本制度。

一、职责分工

电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管必须实行全过程管理,并由专人负责。

1.学校各科室形成的电子文件,由各科室负责电子文件的收集、积累、鉴定和整理工作,并对电子档案的管理工作提供协助和支持。

2.信息中心负责电子档案管理工作的技术环境、相关软件版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等方面的技术指导和支持。

3.综合档案室负责电子档案的保管、保密、借阅、统计工作。

二、归档范围

1.凡是反映学校工作活动,具有查考利用价值的电子文件及支持性软件。

2.在计算机中产生和处理的各种文件、图像、声像等。

3.信息及计算机程序类文件。包括软件任务开发书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书、软件文件、原程序、编写说明、测试报告、修改记录、安装使用维护说明等。

三、归档时间

归档时间可随形成时间实时进行(如:声、像档案等),也可以与电子文件内容相同的纸质文件在次年八月底前完成并移交综合档案室实行集中统一管理。

四、归档要求

1.具有保存价值的电子文件,必须适时生成纸质文件,归档时,电子文件与纸质文件一并归档。

2.将带有归档标识的电子文件集中,制成归档数据集,拷贝到耐久性的载体上,一式两份,一份封存保管,一份供查阅使用。对于加密电子文件,应解密后再完成上述工作。

3.软磁盘不可作为归档电子文件长期保存的载体。

4.存储电子文件的载体应贴标签,标签内容包括编号,名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等。

5.电子文件的机读目录、相关软件、说明等应一并归档,并附归档电子文件登记表。

6.原电子文件数据载体在完成电子文件归档后保留一年。

五、收集整理

1.在电子文件收集、积累过程中,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。在电子文件的运行中采用签署技术、加密技术、身份验证、防写措施等保证电子文件信息的准确性、原始性、完整性。

2.建立电子档案库的数据备份制度。必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,或通过计算机网络将电子文件转存到受档案部门控制的存储器上。

3.对脱机保存的电子档案,按照保管期限、归档科室进行组盘、并建立盘内文件目录。

4.对电子档案载体的着录内容包括载体类型、盘号、保管期限、归档科室、备注等。

载体类型:磁带、磁盘、光盘

盘号:按不同的载体类型分别编制流水号

保管期限:记录该载体内电子文件的保管期限

归档科室:记录归档科室名称

备注:记录该载体内文件的大致内容及有关说明

5.对电子档案文件的着录内容包括:文号、责任者、文件题名、文件日期、归档日期、相关文号、保管期限、主题词、密级、盒号、文件页数、借阅范围、归档号、文件来源、备注等对文件的着录项目可从电子文件的形成、运转中继承,由档案部门给定保管期限,并由计算机自动生成件号。

六、鉴定销毁

(一)电子文件的鉴定:归档前,电子文件的形成部门在档案部门的协助下,对归档的电子文件的内容进行鉴定。具体包括:

1.对文件的原始性、真实性进行鉴定:确定归档电子文件是否形成时的或通过审批更改的、有效的电子文件、是否是组成完整的系统的档案文件。

2.确定电子文件的价值和保存期限。并据此删除已收集积累但无保存价值的电子文件。

3.在鉴定工作的同时,对电子文件、记录载体及计算机软硬件平台进行检测。

(二)对电子档案的鉴定:内容包括对已有保管期限的电子档案重新审查、鉴定,把失去保存价值的电子档案剔除销毁。

(三)电子档案的销毁:应办理审批手续后方可实施。非保密电子档案可进行逻辑删除;属机密范围的电子档案被销毁时,如存储在不可擦除载体上,须连同储存载体一起销毁,并在网络中彻底清除。

七、质检与移交

1.对电子档案质量检验:归档前应由文件形成单位对电子文件的原始性、有效性和完整性进行审核,并由负责人签署意见。如文件形成单位采用某些技术方法保证电子文件的有效性、完整性,则应把其技术方法和相关软件一同移交给档案部门;档案部门在接收电子文件时,应检验每个文件能否正常读取、打开或运行;有无被感染计算机病毒;内容是否完整,是否与归档移交清单一致。

2.电子档案的移交:归档电子文件经档案部门检查合格后,在电子档案入库移交登记表上登记。档案入库移交登记表一式两份,由文件形成部门、档案部门分别保存。纸质文件一同归档。

八、保管、统计与利用

1.电子档案的保管应有专用的装具,立放、避光、防变形、防潮、防老化、防划伤,并应由专人负责定期检查、复制。

2.电子档案的统计:按年度对电子档案的归档、保管、利用情况、销毁情况进行统计。并生成电子档案统计表。

3.电子档案的利用:严格按照借阅范围、借阅制度,履行借阅、批准手续。超过借阅规定时限的,自动收回。

电子档案保管期限表

序号归档部门归档范围保管期限

1各科室本科室应归档的文书、业务永久档案永久

2本科室应归档的文书、业务长期档案长期

3本科室应归档的文书、业务短期档案短期