文件管理办法

篇2：某某公司文件管理办法

第一章总则

第一条为加强公司文件的管理工作,建立和完善公司文件体系,使文件的起草、审核、发布工作程序化,执行管理规范化,督促检查常态化,实现文件管理的闭环运转,从而不断优化管理流程,提高工作效率,促进依法治企,结合公司经营管理实际,特制定本办法。

第二条本办法规定了公司文件编写的基本要求,明确了文件的工作计划制订、制定发布、执行督查、修改完善、废止、汇编整理等操作程序。

第三条本办法所称的文件是指由公司有关部门依据国家有关法律、法规和上级有关规定,结合自身实际情况制定的规范公司生产、经营、管理的规范性文件,文件的名称包括“规定”、“规程”、“办法”、“标准”、“实施细则”、“实施意见”等。

第四条公司所属各部门干部员工必须严格遵守、切实执行本办法,确保文件管理工作顺利有效开展。

第二章职责与分类

第五条综合办公室是公司文件工作的归口管理部门,主要负责公司文件管理办法的制订与完善,建立健全文件体系框架、拟订公司年度文件建设计划、组织文件草案审核与发布,开展文件管理调研,定期对文件执行情况进行汇总评估并提出改进建议。

第七条各部门负责各自职责范围内的文件的制定,按要求上报年度文件建设计划,及时做好文件宣贯和执行过程中的解释与指导,确保业务管理文件健全规范,流程清晰顺畅,并汇同文件管理部门和执行督查部门做好业务文件的执行督查与评估工作。

第八条各部门应切实做好文件的贯彻落实工作,及时将文件传达给本单位员工,并将文件执行意见或文件建设建议反馈给文件制订与管理部门,配合做好文件建设与管理工作。同时,应结合本单位实际,建立内部文件管理体系,定期对内部文件进行梳理,在此基础上,提出文件建设计划,制定相关操作规章或细则。

第九条公司文件按业务性质和功能分为组织人事类(包括机构岗位职责、干部人事管理)、行政事务类、生产管理类、营业服务类、工程建设类、财务经审类、薪酬福利类、物资设备类、安全保卫类、科技管理类、其他等十二类。

第三章文件建设计划的制订

第十条文件建设计划指新制定或修订文件的计划。一般按年实施,必要时可以更长,但不得超过3年。

第十一条各部门根据公司实际,结合职责管理范围和已有文件执行情况,每年年底前将下一年度的文件建设计划(建议)交文件管理部门。各基层也应根据实际,明确本单位文件建设计划,并交公司文件管理部门备案。

第十二条文件管理部门根据各部门提出的文件建设(计划)建议,结合文件执行与管理实际需要,拟订出公司年度文件建设计划,提交办公会议讨论后实施,并列入各部门考核目标。

第十三条文件建设计划包括以下内容:

(一)文件名称;

(二)起草文件的承办部门、协办部门及征求意见单位;

(三)制定文件的目的、依据;

(四)文件的主要内容;

(五)文件制订或修订的进度安排。

第四章文件的起草

第十四条文件草案由其内容所涉及的业务部门负责起草。对文件内容涉及几个部门管理职能的,由业务归口管理部门牵头组织有关部门共同拟定。

第十五条为确保文件协调顺畅、规范可行,起草部门应对其起草项目进行深入调查研究,掌握国家有关法律、政策及公司现状,并应对其所拟定文件草案的可行性和执行效果有一定的预测。

第十六条文件草案应包括以下主要内容:

(一)文件制定目的;

(二)文件的适用范围;

(三)各相关部门应履行的职责;

(四)文件的具体规范或操作程序;

(五)负责文件解释的部门;

(六)实施生效日期;

(七)其他事项。

第十七条文件应符合文件制定的技术要求,内容合法,结构严谨,文字简明,标点符号正确。文件一般用条文表达,每条可分为项、目、款,款不编序号,另起自然段;项的序号用中文数字加括号依次表述;目的序号用阿拉伯数字依次表述。内容较多的,可以根据条款涉及内容分章、节,并按条表述。各类文件编号规定如下:

质量手册编号为GH/ZL--□□□

程序性文件为GH/*C--□□□

管理性文件为GH/GL--□□□

作业指导书文件为GH/ZY--□□□

外来文件编号为WL--□□□,外来参考文件、法规、政府文件直接用原件编号。

第十八条文件中职责划分应该明确,尽可能减少职能交叉。为便于操作,新订或修订文件时应尽可能附操作流程图,操作流程应清晰易懂。

第十九条文件在起草过程中,应当广泛听取有关领导和部门的意见,对涉及职工利益的应当听取职工代表的意见。意见不一致时,要进行协商完善。文件草案意见征询,一般由文件起草部门负责落实。

第五章文件的审核与发布

第二十条文件在意见征询完善后,应送文件管理部门审核,必要时文件管理部门应组织相关专业人员或提请企业法律顾问论证,对内容有争议的应退回原起草部门进一步修改完善。审核的内容主要包括:

(一)是否征求相关部门、单位和管理服务对象的意见;

(二)是否与现行的文件协调、衔接;有无冲突、重复;

(三)文件草案体例结构、条款、文字等是否符合文件的要求;

(四)是否切合企业实际和体现权责利对等原则;

(五)逻辑是否严密,流程是否顺畅,是否具备可操作性;

(六)其他要审核事项。

第二十二条为提高文件的严肃性,根据有关法规、制度的要求,以及公司职责分工的规定,各类文件一律由公司董事长、经理、副经理签发。

第二十三条经签发的文件,应注明生效时间,以“自发布之日起执行”或明确注明具体的生效时间,并建立发放与回收记录。

第六章文件的执行督查与评估

第二十五条文件一经发布,必须严格执行。文件执行应和文件建设一起列入各部门目标考核。具体由文件管理部门、业务部门与目标考核管理部门共同配合做好。

第二十六条各部门对本单位文件执行情况负责。业务部门根据业务管理范围对相关文件的执行情况进行监督,及时跟踪、收集文件执行的信息,为修订文件提供依据。对文件执行中发现的问题及时提出改进意见。

第二十七条公司文件主管部门定期或不定期组织对各项文件执行情况进行抽查,并对抽查结果及时进行反馈。检查结果与考核挂钩。

第二十八条文件发布后,应按年对文件特别是新建或修改文件的有效性、可行性进行评估,为公司文件体系的进一步完善提供依据。文件评估由文件管理部门结合文件督查执行情况,在全面征询各有关单位意见基础上完成,并形成评估报告后提交公司领导班子。

第七章文件的修订与废止

第二十九条文件修改一般由文件的制定部门根据文件执行实际提出,对文件执行歧义较大或与公司新的管理体制或运营实际不符的,文件管理部门可以提请文件的制定部门进行修改。

第三十条凡涉及责任部门、操作程序、执行要求等内容变化,该文件必须重新修订发布。文件修订按照文件新建程序执行,并由各相关业务部门负责落实。

第三十一条现行文件被新的文件所取代时,应在文件中注明予以废止。对因企业发展实际不需要继续执行或更新的文件,文件管理部门应在文件汇编说明中予以明确废止。

第八章文件的汇编

第三十二条本着统一、精简、节约的原则,公司文件汇编由文件管理部门统一负责。各基层单位可根据实际,对本单位具体操作文件进行梳理汇编。

第三十三条文件汇编一般按一年一小编,五年一大编原则进行。文件管理部门每年一季度,对上年度公布实施文件进行统一分类汇编,印制成册后下发。每五年对企业文件进行一次全面梳理,重新分类汇编下发。

篇3：文件管理办法范本

第一章?总则

第1条为使集团文件管理工作科学化、规范化,确保文件在使用过程中不发生内容重复、遗漏等问题,便于文件的检索、存档,特制订本办法。

第2条本办法适用于全集团范围内的文件管理工作。

第3条本办法的主要关联制度有《公文管理办法》、《档案管理办法》、《文件、法律法规要求控制程序》等。

第4条主要职责。

1.集团领导:负责集团文件体系的总体规划和重要文件的审批。

2.集团企业管理中心:负责集团文件发文审核及文件体系的策划和组织实施,包括管理手册、程序文件、记录格式和相关文件资料等的组织拟定、保管发放、管理控制;监督、指导集团各中心、各区域公司管理好相关文件、资料。

3.集团行政管理中心:负责公文、档案类文件的整理、存档、废弃等工作。

4.集团各中心:负责编制、修订、完善本部门承担的各项文件,并对文件的执行进行进行监督,收集反馈信息,不断完善文件管理。

5.集团监督审计中心:负责策划文件管理的监督体系,并对文件的执行情况进行检查、提出改进意见。

6.区域公司:负责执行集团下发的各项文件;收集所在地的相关法规与其他要求;建立健全本区域内部文件管理体系,并及时整理并反馈给集团企业管理中心。

第二章?文件的类别

第5条文件的分类方式很多,为便于管理,本办法将文件分为公文、档案、体系文件、制度文件四大类。同一文件可以同时归属两个以上的文件类别,例如所有重要文件最终都归并为档案。

第6条公文。

1.定义:公文指公司在行政管理活动或处理公务活动中产生的,按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。

2.分类:公文常见文种包括指示、决定、决议、通知、通告、布告、通报、报告、会议纪要、请示、申请、批复和函等。

3.公文管理:包括公文的收发、传阅、督办和归档等,详见《公文管理办法》。

第7条档案。

1.定义:档案是指集团各部门、区域公司在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案的总和。

2.分类:档案包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等。

3.档案管理:包括档案的收集、整理、归档和保管等,详见《档案管理办法》。

第8条体系文件。

1.定义:管理体系一般有质量、环境、职业健康安全等管理体系,俗称三大体系,是现代法定企业行业管理制度中的题中之义。

2.分类:体系文件包括手册、程序文件、记录和操作规程等。

3.体系文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等,具体管理办法及文件内容,详见公司“三合一”管理体系。

第9条制度文件。

1.定义:指为了维护正常的工作秩序,保证公司各项政策的顺利执行和各项工作的正常开展,依照法律、法令、政策而制订的具有法规性或指导性与约束力的文件,是各种行政法规、章程、规划、管理制度、工作文件等的总称。

2.分类:本办法将制度文件分为指令文件(规划、策划等)、管理文件(综合型管理办法)、流程文件(各类流程及其规范)、作业文件(说明书、工作操作手册等)和表图文件(各类统计图表、分析图表)。

3.制度文件管理:包括文件的编写、编号、更新和归档等。

第三章?文件的管理

第10条企业管理中心为集团文件的归口管理部门,负责建立健全文件管理制度,加强集团文件的统一协调与管理,保证集团文件管理工作高效运转。

第11条集团各类发文在有效期内均实行受控管理。所谓受控文件就是指有效文件。有效文件是指正在执行的指导和安排公司工作的文件。

第12条对于公司以文本打印的形式下发的文件,只有盖有受控章的文件在受控范围内,签收人不得复印,如因复印导致的执行非受控文件,造成的问题由执行人负责。

第13条文件的使用部门应编制识别文件更改和现行修订状态的控制清单,以确保在使用场所能得到有效版本的适用文件。

第14条管理手册和程序文件由企业管理中心统一编目、登记和管理。管理手册和程序文件属集团的机密文件,任何人不得外泄。

第15条工程类文件由工程管理中心(区域公司工程部)控制。

第16条集团企业技术中心负责及时核查(每半年一次)法律法规、标准、规范、图集等外来文件是否为现行有效版本,并及时将变更情况通知各有关部门和区域公司。地方性法规、规范、标准、图集等由区域公司技术部进行核查,并将变更情况通知集团及所属项目部。

第17条企业管理中心负责及时评审(每年不少于一次)集团公司管理手册、程序文件、目标、指标和公司下发文件的有效性,并将变更情况及时以书面形式通知相关部门。

第18条体系文件在实施中发现由于组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变而变化时,由企业管理中心组织有关部门对原文件进行评审,以确定是否需要更新,文件若发生修改,则须经再次批准。

第四章?文件的编制与审批

第19条文件格式要求。

1.文件要有名称、编号、版本、实施日期、编修/审核/批准人等。

2.文件的内容包括:目的、适用范围、职责、程序内容、相关记录等。

3.文件应字迹清楚,标示明确。

第20条管理手册由管理者代表组织编写,交企业管理中心复核,由行政副总审核,集团总裁批准。

第21条体系文件由有关职能部门编写,部门负责人审核,交企业管理中心复核,行政副总批准。

第22条施工组织设计和管理方案的编写与批准执行参照《施工组织设计、方案管理办法》、《施工组织设计编写与定期评审控制程序》和《管理方案编制及定期评价控制程序》。

第23条工程管理文件由集团工程管理中心负责组织编写,交企业管理中心复核,集团总裁批准。

第24条制度文件由各职能部门编写,部门负责人审核,相关部门会签,集团领导批准。

第25条文件的审批人应对文件的适宜性和充分性进行审批。

第五章?文件的编号

第26条公文的编号。公文由行政管理中心按文种统一进行编号,编号包括文种类别、顺序号和年份等信息,具体编号规则参见《公文管理办法》和《公司公文编号规则》。

第27条档案的编号。档案采用多种方式进行编号,具体编号规则参见《档案管理办法》。

第28条体系文件的编号。主要包括整合程序文件、质量管理体系文件、环境管理体系文件、职业健康安全管理体系文件、环境管理体系与职业健康安全管理体系整合的程序文件等,具体编号规则参见《文件、法律法规要求控制程序》。

第29条制度文件的编号。

1.编号规则:

WYJS-□□□□-*□□-□□□□

部门代号?顺序号?发布年号

2.部门代号:以集团部门名称的前四个字拼音首大写字母表示。经营管理中心、工程管理中心、企业技术中心、财务管理中心、行政管理中心、人力资源中心、企业管理中心、监督审计中心的的代号依次为“JYGL”、“GCGL”、“QYJS”、“CWGL”、“*ZGL”、“RLZY”、“QYGL”、“JDSJ”。

3.文种代号:*表示文种代号,其中A代表“指令文件”、B代表“管理文件”、C代表“流程文件”、D代表“作业文件”、E代表“表图文件”。

4.顺序号:以两位或三位阿拉伯数字表示,如01,02等,可按逻辑顺序排布,也可按时间顺序排布。

5.发布年号:以公元纪年的四位阿拉伯数字表示,如2011,视情况可省略。

第六章?文件的发放与签收

第30条文件发放前由文件发放部门提出文件发放范围,根据文件性质由相应一级负责人批准后方可发放,其中管理手册和程序文件由企业管理中心拟订分发名单,经管理者代表批准后分发,同时做好文件发放记录。

第31条外来行政文件统一由行政管理中心负责控制,集团领导批示后进行传阅或转发。其他外来的管理性文件由行政副总批准发放范围,行政管理中心执行发放,或由行政管理中心把法规、标准等文件的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位,由有关部门和单位自行购买收集。

第32条国家、行业发布的有关建筑业法律法规、技术、质量标准、规范、图集,由集团企业技术中心把标准、规范、图集的名称、代号书面或在OA办公平台上通知有关部门、单位,由有关部门和单位自行购买。地方发布的有关建筑业法规、技术、质量标准、规范、图集等由区域公司收集,报企业技术中心备案。

第33条施工图、施工图会审纪要、工程变更设计联系单,由区域公司技术部负责管理。

第34条新文件的发放如涉及到原有文件的作废,应在新文件发放后立即废止,且废止日期须按废止的相关程序予以保管或销毁。

第35条集团发放的文件必须办理签收手续。由行政管理中心提供《文件发放登记表》(见附件1)和《文件回收登记表》(见附件2),交相关收文人签收。

第七章?文件的保存

第36条文件的保存形式。文件可以以书面形式或电子版形式保存,以电子版形式保存应有备份。

第37条文件的原件由行政管理中心负责保存,副本由各部门负责保存。

第38条文件要分类保存,便于阅览。查阅和借阅文件程序参见《档案管理办法》。

第39条当文件被毁坏、污染、脱色时,应重新领取新文件,同时交还原文件。文件丢失时,向文件发放部门重新申请领取新文件。

第八章?文件的更改

第40条文件需要更改时,应由更改提出人或更改提出部门负责人填写《文件更改申请表》(见附件3),说明更改原因,对重要的更改还应附有充分的证据。

第41条文件更改的审批,应由原审批部门审批,当原审批人不在职时,可由接替其岗位的人员审批。

第42条文件更改批准后,由文件归口部门实施更改。

第43条外来文件的更改应直接由相关文件的归口管理部门,根据文件的有效性及时通知文件使用部门。

第44条文件的更改/修订方式。

1.划改:当更改内容不多时,由更改部门下达更改通知单,写明更改内容,由文件使用部门(人)在相应位置上划改。

2.换页:当修改内容较多时,由文件发放部门对相应页重新打印后,与所有在用文件的相应页进行撤换,收回旧页。

3.换版:当文件需多处更改时,并经多次更改,影响使用时,由发放部门重印新版,进行更换。

4.文件更改次数以换页为准,局部划改可不作统计。换版则指文件整体换版,程序文件可以在特殊情况下进行单个文件换版。管理手册换版时,所有程序文件应随之换版。

第45条文件版本修订状态。对于需要修订的体系文件、制度文件等,应在文件标头栏,按ISO9000标准标明文件的版本/修改状态,例如初版未修改文件的“版本/修改状态”为“A/0”,第4次修改后的“版本/修改状态”为“A/4”,第5次修改则需换版,“版本/修改状态”变为“B/0”。

第九章?文件的废弃与销毁

第46条作废文件从各使用现场收回后,由归口部门填写《文件销毁审批表》(见附件4),文件归口部门负责人批准后,统一销毁。作废的管理手册和程序文件经行政副总批准后销毁。

第47条若因法律或积累知识等需要保存和参考而保留的失效或作废文件,必须作好作废或失效的标识。

第十章?附则

第48条本办法由集团企业管理中心、行政管理中心负责起草、修订与解释与监督执行。

第49条本办法经集团高层经营班子会议审议通过,自下发之日起执行。

第50条附件:(1)文件发放登记表;(2)文件回收登记表;(3)文件更改申请表;(4)文件销毁审批表。

篇4：产品图样技术文件更改办法

1、主要内容与适用范围

本标准规定了产品图样及技术文件的更改、权限、顺序、方法及注意事项。

本标准适用于图样及技术文件的更改,其它图样及技术文件应参照执行。

2、引用标准

JB/T5054.6-20**产品图样及技术文件更改办法

3、图样及文件的更改原则

3.1图样及文件的更改不得降低产品的质量,亦不得违背有关标准的规定,在更改某一产品图样文件时,与其相关的图样及文件同时更改,更改后的图样及文件应正确、完整、统一、清晰。

3.2图样及文件的更改必须履行签字手续,同时进行标准化审查,并保证更改前的原图样及文件有据(档〉可查。

3.3有合同规定的图样及文件更改按合同(协议)的规定执行。

3.4重大设计更改为:

a.产品功能无法满足规定要求。

b.性能数据因设计自身原因无法达到设计要求。

c.有影响长期运行的可能。

3.5一般设计更改为:

a一般配合尺寸差错。

b.笔误引起的差错(没有引起返工〉。

c.由于设计原因引起一般零部件数量上的差错。

4图样的更改权限

4.1自行设计、测绘设计的图样及文件,更改权属设计或编制部门。

4.2统一设计的产品、技术引进的产品及上级有明确规定的产品图样及文件,更改权限按技术副总统一规定办理。

5、固样及文件的更改顺序

5.1对需要更改的图样及文件由更改人(设计人员)按临时更改通知单要求认真填写更改通知单。

5.2更改通知单,更改后的图样及文件应经有关部门按责任制的规定履行签字手续:

a.编制栏:由更改人签字;

b.校对栏:由××签字;

c.审核栏:由**签字;

d.审定栏:由×*签字;

e.工艺栏:由工艺员签字。

f.标准化栏:由标准化审查员签字。

5.3统一设计的图样及文件,凡明文规定更改权属负责保管底图单位时,则企业根据更改单位的更改通知单副本(或复印件〉进行更改。

5.4图样及文件上有明显错误而妨碍生产时,允许设计人员进行临时性更改,临时性更改由技术科以工作联系单的形式发至各部门及车间。各部门及车间负责人指派专人根据"工作联系单"上的更改内容,用红笔在图纸上更改。更改后的图纸更具备以下内容:

a.依据(有关部门工作联系单编号);

b.适用工号;

c.签名;

d.日期。

5.5永久性更改不允许任何人在图纸上更改,设计人员应严格按更改通知单要求认真填写。由技术科复印换发至各车间及各图纸使用部门。

5.6图样更改,如与在制品交叉进行时,更改人员应在更改通知单上说明在制品处理意见,旧图生产终止日期,新图改版后开始使用日期。

6固样及文件更改方法

6.1底图图样与文件的更改

由更改人员提出申请抽出底图按要求更改。

6.1.1外协图样与文件的更改

供应部门按更改通知单要求分别通知有关单位(包括外协〉部门,由该部门专职人员按更改通知单要求进行更改。

6.1.2临时性更改

a.产品在试制过程中图样及设计文件上有明显错误而妨碍正常生产时,允许设计人员作临时性更改。

b.临时性更改必须有书面方案,方案必须经过评审。

c.一般设计更改方案评审由技术科内部组织,科长签字有效,重大设计更改方案评审由技术部召集质检、生产、供应科,技术副总签字有效。

d.通过评审后的书面方案,由技术部以工作联系单的形式负责发放至各车间、科室。

6.1.3永久性更改

a.产品报交完成后,由成品库负责通知技术部,技术部负责人必须立即召集有关设计人员汇总生产过程中的临时性更改方案,并对有效性进行评审。

b.根据评审结论技术科必须在两周内对该产品图纸进行永久性更改;

c.永久性更改,技术科必须有组织地进行,并有专人全面负责,不得零星随意更改;

d.技术科根据通知单上发放单位,负责更改后图样的发放,同时收回旧图样,具体办法参照QNJ/TB03.002.002-2006《产品图样及技术文件管理规则》执行。

6.2图样及文件的更改一般应采用划改,将需要更改的尺寸、文字、符号、图形等,用细实线划掉,被划掉的部分应仍能清楚地看出更改前的情况。然后填注新的尺寸、文字、符号、图形等。

当划改不能表示清楚时,在保证更改有据(在可查的条件下允许采用刮改或洗改)。

6.3划改时在靠近图样或文件更改部位,写上更改标记上加圈的小写汉语拼音字母表示。例如:a、b、c

更改标记一般按每张图样或文件编排,并填写在需要更改的各张图样或文件上,也可填写在该份图样或文件的第一张上。

6.4刮改底图及文件时,应将原图样及文件底图存档备查,然后按照更改通知单进行括改,并在更改部位附近写上更改标记。

6.5在更改栏均应填写:

a.更改标记;

b.更改通知单编号;

c.更改日期;

d.更改人签字;

6.6若图样及文件的底图经多次使用与更改而污损不能再用时需重描底图,但不得改变其代号。

6.6.1根据最后更改尺寸、文字、符号、图形等重描底图。

6.6.2新底图更改栏按下列规定填写:

a.标记栏填写"重描"字样;

b.签字日期栏由重描后负责复核的人员签上姓名、日期。

6.6.3旧底图上应有明显的"作废"标记,并由经办人签上姓名、日期,旧底图亦一并存档备查。

6.6.4新底图上仍应有规定人员签字,如新底图上不便取得旧底图上原有人员签字时,则用仿宋体填写原有人员的姓名、日期。

7、图样及文件更改注意事项

7.1更改通知单应有编号,其原件或复印件应存档备查。

7.2通(借〉用的图样更改应慎重,不得破坏通借的性质。否则,应绘制新的图样另编代号,并相应更改与其相关的一切图样及技术,而原通、借用件的图样仍予保留。

7.3更改后的图样及文件,如破坏了互换性,应改变图样及文件的代号或加尾注号,也可以绘(编)制新的图样及文件并相应更改其有关的图样及文件。

篇5：保安监控中心管理办法作业指导文件

保安作业指导文件:监控中心管理办法

1.目的

明确监控中心的职责,规范监控中心的工作内容,充分发挥监控中心控制枢纽的作用。

2.范围

适用于公司各管理处监控中心工作有效实施

3.定义

无

4.职责

部门/岗位工作职责

管理处经理负责对监控中心的工作情况进行监督

安全主管负责对监控中心工作的指导和检查

监控中心人员负责对监控中心各项工作的具体组织、落实和执行

5.方法及过程控制

5.1控中心岗位交接

5.1.1负责对值勤用品器材(如:对讲机、警棍、手电、值勤夹、执勤大衣、巡更器材、消防器材等)及所保管的钥匙等使用、完好情况进行清点、核查。

5.1.2每日交接班时配合相应岗位人员对周界报警系统、监控摄录像系统及居家报警系统的情况进行检查,发现异常情况及时向部门主管汇报并在《监控中心信息记录表中》予以记录。

5.1.3监控中心人员接班时必须检查消防控制主机分区隔离点,检查消防联动柜的监控性能及信号灯状况等,确保消防监控系统处于正常有效运作状态。

5.1.4检查监控中心室内卫生状况,保持室内卫生清洁,空气清新,物品摆放整齐有序,与工作无关物品不得摆放在室内。

5.1.5检查监控中心必备的资料是否齐全,并确保存放有序规范。

5.1.6监控中心交接班时,要对当班期间所发生的重点问题、注意事项(特别交代类)及遗留问题等进行交接。

5.1.7对岗位交接内容检查核实完毕后,如实填写《监控中心信息记录表》,双方交接人员签字确认。

5.1.8监控中心值班人员于每日交班前对监控中心的卫生进行全面的清扫。包括:地面、桌面、监控设备外表。所有物品进行归类摆放。

5.1.9每日管理处前台人员下班后将前台所有业务项移交给监控中心,由监控中心履行前台职责。

5.2监控中心内部管理

5.2.1.监控中心值勤人员必须熟悉管理区域及周边相邻区域的环境、楼宇结构及设计布局、公共设施设备及器材的分布等。

5.2.2监控中心值勤人员要对所配置的机房设施做到"一懂三会",即懂所有设施的基本功能和特点、会操作使用、会维护保养、会排除一般故障。

5.2.3当监控机房设施系统发生系统故障时,监控中心人员应及时向上级汇报并由其通知

工程部联系安防系统维保单位进行维修,并将系统故障情况及跟进结果记录在《监控中心信息记录表》上;

5.2.4监控中心值勤人员要熟悉了解各类突发事件处理流程,具备处理紧急突发事件的能力及组织协调能力。

5.2.5监控中心必须至少有一种有效方式(如:警铃、电话等)与宿舍安全员及时联系,以保证在紧急情况下得到应急支援。

5.2.6非监控中心人员不得擅自进入监控中心,因工作需进入监控中心必须经班长以上人员同意,但不得在监控中心室内逗留。

5.3监控中心业务管理

5.3.1信息处理收集

5.3.1.1监控中心执勤人员负责对接收到的信息进行综合处理,及时汇报、调度、安排相关人员执行。

5.3.1.2监控中心执勤人员不得利用监控设备做与工作无关事由,不得脱岗、空岗,不得与无关人员谈论涉及保密范围内的资料和内容。

5.3.1.3监控中心执勤人员有收集来自顾客反映的关于对物业管理的看法、建议、意见等义务和责任。

5.3.1.4监控中心执勤人员接听顾客电话应态度诚恳,热情礼貌,妥善解答顾客需求,不狡辩,不推脱责任。

5.3.1.5监控中心值勤人员应将岗位人员反馈、电话受理的顾客需求信息及时登记在《监控中心信息记录表》上,协调相关人员进行处理,并持续跟进处理结果。

5.3.1.6受理投诉时,必须如实记录或提出回避,认真做好顾客投诉记录,及时转交相关部门处理,并严格为顾客保密。

5.3.1.7凡有市政设施(水、电、气、道路、邮电、通讯等)所引起的顾客投诉,应努力做好解释工作,积极配合相关部门为顾客排忧解难,并及时做好回访工作,决不允许推脱了事。

5.3.1.8凡属内部原因造成停水/电/气维修不及时等引起的顾客投诉,必须如实向部门主管汇报,并积极采取相应应急措施。

5.3.1.9被投诉服务态度、服务质量差的当事人及相关人员,必须诚恳向顾客道歉,并如实向部门主管汇报,不包庇、不袒护。

5.3.1.10遇有紧急、重大情况,通过各类通讯设施及时通知相关人员处理,并跟进处理进展情况随时向上级汇报、请示。

5.3.1.11按照投诉接待的处理流程受理顾客的各类投诉,及时调配人员处理,并做好记录,同时向管理处汇报,及时跟踪处理结果直至投诉关闭。

5.3.1.12监控中心及时准确传达管理处各部门及公司传递的各类信息,对接到的任何报警都必须及时准确记录在《接报警记录表》上;同时做好住户资料及公司质量记录的保密工作。

5.3.2技防设施信号处理

5.3.2.1根据管理区域实际情况,随时选定调换监控区域的画面,通过监视器密切监视管理区域情况,发现可疑人员、异常情况及时通知就近岗位人员及时跟踪处理结果,并在《监控中心值班记录表》上详细记录。

5.3.2.2对于消防控制主机或周界报警、居家报警设备的报警信号,监控中心应及时通知班长及就近岗位人员进行核实,如属误报应及时复位,并做记录通知工程部查找原因,如报警属实则按照《突发事件处理办法》执行。

5.3.3现场值勤状态监控

5.3.3.1监控中心时刻通过监控显示器,监督现场当值人员值勤状态,发现不符状态时,应及时通过通讯设施予以提示纠正。

5.3.3.2监控中心每天22:00--次日早6:00每隔30分钟对管理处各岗呼叫一次,询问各岗位值班情况和巡逻岗所在位置等情况,确保全体在岗当值人员人身安全并始终处于正常的执勤状态。

5.4监控中心必备的常用联系电话、资料和消防设备

5.4.1监控中心必备的常用联系电话:管理区域顾客的联络方式,供水、供电、供气、有线电视、管理区域派出所、居委会、物业管理办公室、房产管理局等部门的联系电话,管理处指定的设备厂家及维保单位电话,公司内部通讯录

,常用紧急电话等。

5.4.2监控中心必须保存的资料:《国家物业管理条例》、《天津市物业管理条例》、《天津市装修管理规定》、《天津市市容、环境、卫生管理规定》、《天津市养犬管理条例》、业主公约、停车场收费标准、有线电视、水、电、煤气、电话收费标准、天津市有关出租屋管理规定、《治安管理处罚条例》、《天津市消防条例》等资料。

5.4.3监控中心必备的防火器材:监控中心应备有防火服两套;灭火器四具;应急灯、三节电池手电筒各一个;消防工具箱一个(有:市政消火栓专用工具、消防扳手、斧头、铁钩、管钳、铁锤、铁錾等各一个;防毒面具两个)等消防设备,大厦必须有两个或两个以上消防工具箱,所有消防设施设备必须保存完好,并不得挪做他用。

5.5对钥匙的管理(没有监控中心的部门由管理处钥匙管理员管理)。

5.5.1本款所称钥匙是指安全管理部所必备的常用钥匙。

5.5.2监控中心存放保管钥匙由部门经理指定专人(一般为监控中心执勤人员)对钥匙加以标识,进行分类保管。

5.5.3监控中心值班人员负责每日监督钥匙的领用、归还,钥匙领用人必须当天按时归还,并填写《钥匙使用登记表》。

5.5.4公司职员因工作需要需长期领用的钥匙,由部门经理同意需填写《钥匙领借用登记表》,该表单独存放于管理处。

5.5.5监控中心人员每天下班前应清点钥匙数量,发现忘交现象应及时追回,如有异常,应在《钥匙使用登记表》的备注栏中予以记录。

5.5.6钥匙不慎遗失必须立刻向部门主管汇报,要害部门的钥匙遗失,必须立即更新换锁,费用由当事人承担,由部门经理做出处理意见,监控中心执勤人员在《钥匙使用登记表》上签字备案,具体参照《钥匙管理控制程序》执行。

5.6对硬盘录像、录像带的管理。

5.6.1管理处必须对硬盘录像、录像带所录内容进行控制,明确录像重点部位(如:车场、各出入口)等。

5.6.2监控中心的录像带24小时密录,录像带上必须有明确的录制时间的标识,每个管理处必须有至少32盒以上的可用录像带(一盒备用),其他按日期不变,月份改变,录像带保存期限为一个月,必须保存在防潮、防阳光直晒的地方。硬盘刻录必须保存15天以上。

5.6.3各管理处每日更换监控录像带时需对硬盘刻录、录像带内容进行5分钟抽查回放,并准确记录于《监控录像时间表》,确保录像带的录像效果良好。

5.6.4录像内容硬盘刻录保存期为半月,录像带保存期为1月,有问题的录像带向管理处经理汇报立即封存,待问题解决完后,此盘录像带解除封存,如有重要或有保留价值的应继续封存,封存后应加以标识,如有需要可申请保存,按《质量记录控制程序》相关规定执行;

5.6.5观看借用硬盘刻录光盘、录像带需经管理处经理同意。

5.7器材、物品的保管、领借用

5.7.1保管期间定期做好维护、保养(尤其是充放电的器材按照器材使用、保养的相关要求及时充满、充足)。

5.7.2每日定时对保管的器材、物品擦拭一次,保持物品的干净、摆放整齐。

5.7.3每日必须检查、检测器材、物品一次,确保无异常,发现情况及时登记汇报;

5.7.4部门内部领借用器材、物品,必须履行领借用的相关的登记手续,并在下班前收回,与班组直接岗位交接的器材、物品,需在交接班记录上逐项进行登记。

5.7.5其他部门或外来人员借用器材、物品必须经部门主管以上人员同意并在《监控中心值班记录表》上予以记录,按时收回。

5.7.6器材、物品收回时必须认真检查,有问题必须跟进责任到人,及时上报部门主管;

5.7.7当值人员在接到拾遗物品时,需填写《拾遗物品登记表》,贵重物品交管理处出纳员保管,一般物品保留三个月无人领时由管理处经理做出处理决定并报公司备案,顾客认领失物时必须说明失物的内容,丢失地点和出示其他有效证明后方能签字认领。

6.支持性文件

7.相关的质量记录表格

TJVKWY7.5.1-A02-03-F1《监控中心值班信息记录表》

TJVKWY7.5.1-A02-03-F2《监控录像时间表》

TJVKWY7.5.1-A02-03-F3《接报警记录表》

TJVKWY7.5.1-K02-F3《钥匙使用登记表》

TJVKWY7.5.1-A02-03-F4《拾遗物品登记表》

TJVKWY7.5.1-A02-03-F5《对讲机电池充放电记录表》

TJVKWY7.5.1-K02-F1《钥匙清单》