公司以实物抵业务款管理规定
XX国际南方大区财务管理制度实施细则
--公司有关以实物抵业务款的管理规定
基于公司业务规模日益发展扩大的过程中,经常出现需要以实物冲抵业务款项的情况。为了更好地规范以实物抵业务款项发生的行为与管理,特制订以下规定。
一、适用原则:
允许以实物抵业务款项的情况有以下三种:一是因公司在经营发展、业务运作过程中确有对相关产品的实际需求(如公司进行基建时需要空调等电器产品,或是因业务扩展需要购买计算机、传真机等);二是在公司业务发生后出现了客户无法以货币方式支付业务款项的情况;三是在新业务拓展初期或业务淡季临时补版(补时)的情况。对于以上三种情况应采用不同的审批流程。
1、所抵实物必须保证产品质量优良,产品证明文件及相关手续齐全,且实物提供方必须对抵换的产品提供保修等售后服务,并保证抵换的产品享有与其它相同的市场零售产品完全一致的其它各项服务。
2、在以实物抵业务款的过程中,负责确定实物参考价格的部门是公司的实物(资产)管理部门。(如硬件技术部负责技术设备如计算机、复印机、传真机等抵换品价格的确定;行政部负责基建类、耗材类产品如办公桌椅、硒鼓、墨粉等抵换品价格的确定)
3、参考价格有两组,一组为相同产品的市场最低零售价,一组为相同产品的市场批发价,原则上价格的确定以市场批发价为准,不得高于市场最低零售价。如果实物属稀有物,即不易找到完全相同产品进行比较,则可根据同类型且功能最为相近的产品价格来确定抵换价格,但此时应允分考虑到产品因售后服务等原因带来的使用风险,适当根据实际价格给予下调。
4、根据各种情况最终确定的实物价值,即为冲抵业务款收入的金额,且等于实物入库价格及出库价格。
5、实物管理部门(硬件技术部或行政物业中心)应有专人监督所有以抵换方式进入公司的产品的使用情况,并在每月底进行统计汇总;如在使用中出现质量等问题,应及时与原负责抵换的业务人员联系维修或调换,必要时需由其直接领导协助完成此项工作;对于在使用过程中发现确实存在质量问题的实物,相关业务部门有责任协助实物管理或使用部门修缮或更换,否则公司将核扣相关业务部门的有关折抵收入。
二、实物抵业务款的申请、审批流程:
1、第一种情况:因公司实际需要进行的实物抵款业务,审批流程如下:
1)相应部门提出对某种产品需求的书面报告,按公司支出审批规定报批,由公司总经理/大区总裁终审。
2)公司总经理/大区总裁如认为可以用公司的现有产品或服务(如广告、软件、常规研发报告等)形式进行交换的,可将意见转至相关利润中心总经理,由能要求客户提供可抵产品或服务的业务部门与有产品需求的部门进行沟通,并由部门经理安排业务人员在要求的期限内负责抵换事宜的联系,提出抵换方案。
3)客户方接受抵换产品或服务的方案,可提出相应的供货方案(方案中包括但不限于以下内容:产品品牌、型号、数量、供货价格、供货时间、服务政策等)。
4)供货方案经产品需求部门或实物管理部门负责人签字确认后,业务部可与客户签订相应的业务合同(互抵协议),并安排实物运送。
5)实物送至公司时,须由需求部门会同实物管理部门对产品质量、包装情况等各方面进行检验,如有必要可开箱验货。如符合要求,业务部可凭实物发票、产品说明书、保修证书等资料办理入库手续(如手续不全,实物管理部门可先将产品入库并只打收条,待手续齐全后再开入库单);如不符合要求,实物管理部门应要求负责抵换的业务人员与供货方协商进行调换,经检验合格方可开入库单。
6)办理入库之后,业务人员需认真填写《实物抵业务款申请表》,后附购货发票、入库单、业务合同(互抵协议),由利润中心总经理及实物管理部门负责人签字后报公司总经理/大区总裁审定业务部门的营业收入金额。
7)业务人员将《实物抵业务款申请表》及上述附件交至财务部,同时开具业务发票并填写支票回收单(注明以实物形式回收业务款)。
2、第二种情况:因无法回收广告款进行的实物抵款业务,审批流程如下:
1)业务发生后因客户资金方面原因造成未回款达两个月以上,客户提出以实物冲抵业务款时,业务人员应详实填写《实物抵业务款申请表》中的各项内容,后附客户的供货方案(方案中包括但不限于以下内容:产品品牌、型号、数量、供货价格、供货时间、服务政策等)。经上级经理核实确认后,交由相关实物管理部门指派专人与业务人员共同对客户提供的实物进行检验。如不符合要求或不具可变现价值,需在客户经营(或客户代理商经营)的其它产品中进行选择,并充分考虑实物使用后需要客户提供的后续服务,且取得全部产品资料。(为安全起见,应尽可能选择有较大经营规模的品牌产品,防止客户破产后无法延续售后服务。)
2)如实物确符合要求,可就实物价格及数量进行确定。原则上应要求客户以出厂价、成本价或市场最低零售价为准给予60%-70%的折扣,如实物的可变现价值较低,应给予更低的折扣。
3)价格确定后,业务员与客户签订抵换协议(备忘录),并安排实物运送。
4)实物送至公司时,需由实物管理部门对产品质量、包装情况等各方面进行检验,如有必要可开箱验货。如符合要求,业务部可凭实物发票、产品说明书、保修证书等资料办理入库手续(如手续不全,实物管理部门可先将产品入库并只打收条,待手续齐全后再开入库单);如不符合要求,实物管理部门应要求负责抵换的业务人员与供货方协商进行调换,经检验合格方可开入库单。
5)入库手续办理完毕后,业务人员将价格详细填写至《实物抵业务款申请表》中,后附入库单、购物发票、互抵协议等,经总经理及实物管理部门负责人签字确认后,报公司总经理/大区总裁审定冲抵金额。如用于冲抵的产品价格已有60%(含)以下的折扣,则可全额冲抵未回款;如产品价格高于60%折扣时,将根据具体情况对未回款金额进行一定比例折扣。
6)财务部按照公司总经理批准的比例计部门回款额,如有差额则作为坏帐处理。
7)业务人员的提成应按批准的回款额计算,提成比例应至少减少至原标准的60%(或以相应金额的实物发放);已扣业务员未回款金额应全部返还本人。
3、在新业务拓展初期或业务淡季临时补版时的第三种情况下,业务发生前客户提出只能以实物冲抵业务款项时,业务人员应事先提交《实物抵业务款申请表》,经本部门直接主管经理签字,报公司总经理/大区总裁审批后。可按第二种情况下的审批流程执行。其营业收入的确定以及产品的入库价格均按公司总经理/大区总裁批准的金额确定。
4、例外情况:如因业务人员自身工作失误造成无法回款,经业务人员与客户协商可以实物冲抵业务款,部门可按第二种情况下
的审批流程执行,但业务人员不得参加提成,部门可在对业务人员进行未回款考核时适当调整。同时可按公司批准的实物所抵未回款金额核减部门的未回款,但已核扣部门的未回款考核利润不予返还。
三、附则:
1、如遇客户无故拒付业务款或客户濒临破产或更名、更换股东等因素带来的无法回款等情况,业务部应申请委托公司法律部通过法律程序予以解决。
2、一般情况下,除网刊广告、网上广告、包版(买断)广告、软件、常规研究报告以外的业务不能以实物形式进行冲抵。
3、抵回实物的出库程序同实物(资产)管理的相关规定,设备的折旧根据出库价格按公司有关规定执行。
XX公司有关消费类实物抵业务款的补充规定
随着公司业务规模的逐步扩大,出现了以消费类产品(包括各种消费券、代金券,以下统称消费类实物)冲抵业务款项的情况。由于消费类实物具有特殊性质,使之无法用一般的资产增减或收入增减进行?量,因此为了规范这一特殊情况,特制订如下规定:
一、基本原则:
1、一般说来,只有在客户因自身资金方面原因导致业务款项无法回收、且该客户确系只能提供消费类实物用以抵换相应业务款时,方可同意客户用消费类实物进行抵换。
2、公司要求所有以业务抵换的消费类实物明细报告必须如实上报公司总经理/大区总裁、财务经理。
3、消费类实物的使用必须经过严格的审批,任何人不得未经审批自行使用。
4、集团监查审计中心将不定期对用于冲抵业务款的消费类实物的价格、数量、使用情况等进行审查,如发现弄虚作假现象将对相关责任人进行严肃处理,直至开除。
二、审批流程:
1、相关业务人员应提前以书面报告方式详细说明业务经过,经直接主管经理同意后与客户就消费类实物的种类、价格(市场价格或面值、最低价或折扣价等)、数量等进行洽谈,消费券的实际抵换价格应低于券面价格的50%,实物价格应低于市场批发价80%。
2、业务人员与行政部专人共同对用于冲抵业务款的实物进行查验。查验时应认真??对实物价值、实物完好程度、使用有效期限等,查验完毕后由业务人员及职能部门人员签字后办理入库。
3、业务部门填写《实物抵业务款申请表》,详细填写表中各项内容(如产品种类较多可附产品明细),后附购买发票、入库单及其它使用说明文件,由总经理签字,上报公司总经理/大区总裁审批后,报财务备案并确定收入计算方式。
4、行政部负责对所有库存消费类实物的数量、出库价、有效期限等定期统计汇总并在每月底进行公告;同时行政物业中心有责任在有效期限内对消费类实物进行变现处理或根据有效期限申报上级领导安排使用,以减少损失。
5、任何部门需要使用抵回的消费类实物时,如属送客户使用,应由业务人员提出书面申请,经直接主管经理签字同意,总经理审批即可至行政部办理出库手续,出库价格与入库价格一致,计入领取部门当月成本;如属部门内部员工自行使用,除按上述手续办理外,必须上报公司总经理/大区总裁总裁批准同意后方可领用,出库价格与入库价格一致,计入领取部门当月成本或部门费用。
三、南方大区各分支机构均需按此规定制订相应细则并执行,并且应于每月末将当月消费类实物抵业务款项的情况及消费类实物的使用情况报大区总监与大区财务经理备案。
篇2：公司业务报表报送管理规定
**国际南方大区财务管理制度实施细则
--公司有关业务报表报送的管理规定
随着公司业务规模的不断扩大及公司管理规范化要求的进一步提高,为规范业务报表报送流程及保证报表的及时准确,制定此管理制度。
总体原则:业务报表实行总经理负责制,所有业务报表的真实性、完整性、及时性完全由总经理负责。报表的报送情况直接与总经理(部门负责人)的绩效考核挂钩(总经理合同中已有说明)。同时业务报表报送情况将在内部网通报,对于报表不及时,报表质量不好的部门给予大区通报。
一、业务报表的种类
1、业务流水报表,此报表是关系部门切身利益的重要报表,各部门务必及时、准确的报送,部门一旦拖延,将造成整个集团的所有财务报表的延迟。
2、月度业务统计报表,此表数据是财务分析的基础,也是投资方比较关心的一张报表。
3、印刷费/出片费明细表及各地版成本明细表,此表亦关系部门切身利益,同时关系到财务结帐,出具财务报告等。
4、月度计划表,此表关系到部门各项合理支出能否及时/高效审批。
二、业务报表的编制方法及注意事项
1、业务流水报表,依据部门当月实际刊出情况及当月实际业务情况编制,包括业务折扣/订书/印刷单张/各地版的收入都要全额报送流水并标注清楚,各地版的收入还要分清内部收入和外部收入(内部收入是指各地**招商在本地刊物上刊而需要付给本地公司的业务)。流水报表必须报公司全称,有多个公司名称的应标注说明。各地版收入依据**国际内部业务往来定单(报财务的必须有对方财务签字确认的)确认。
2、月度业务统计报表,本表相关要求见报表附注及相关说明。
3、印刷费/出片费明细表及各地版明细表,印刷费出片费的填制方法见印刷费出片费管理规定,各地版成本依据**国际内部业务往来定单(报财务的必须有对方财务签字确认的)确认。
4、月度计划表,表中支出部分要注明详细用途及使用人等相关信息,要对应每一笔支出做出详细计划。计划外支出不论金额大小,一律由公司总经理审批。详细说明见报表说明。
三、业务报表的报送时间及报送对象
1、务流水报表,出刊后第二天,但不超过每月30日报送准确的流水报表给相关统计人员。
2、月度业务统计报表,下月10日前报给相关统计人员。
3、印刷费/出片费明细表及各地版明细表,下月3日前报给出纳归档。
4、月度计划表,每月15日前报送下月月度计划表给公司总经理和财务经理。
以上报表以电子文本及纸文件(月度业务统计表除外)的形式同时报送财务相关人员。
篇3：公司业务折扣（返款）管理规定
**国际南方大区财务管理制度实施细则
--公司有关业务折扣(返款)的管理规定
随着公司业务范围的扩大及业务类型的增加,各地区及部门在开展业务过程中,出现了越来越多的业务折扣(返款)现象,为了适应市场的需要,配合业务部门顺利开展业务,同时也为了加强这方面的严格管理和控制,特制定统一管理规定如下:
一、凡是涉及到业务折扣(返款)的费用支出,各地区及部门必须统一使用《业务折扣(返款)申请单》(见附表)。而且《业务折扣(返款)申请单》需有部门以部门代码年月日及顺序号为特征的编码。例如:安防部20**年3月7日第二笔折扣支出编号为:ANF,酒店部20**年3月8日第二笔折扣支出编号为:JIUD;家电部20**年3月7日第三笔折扣支出编号为:JD;包装部20**年3月8日第一笔折扣支出编号为:BZ;电脑部20**年3月7日第二笔折扣支出编号为:IT;汽车部20**年3月7日第二笔折扣支出编号为:QC;20**年3月7日第二笔折扣支出编号为:JIUD;电子部20**年3月7日第二笔折扣支出编号为:DZ…….
二、各部门申请业务折扣(返款)时,必须核查确认相关业务合同完成情况及回款情况,由相关财务人员(统计人员)在申请单上半部分中的特别说明栏填写回款情况,并签字确认;未收回款项的业务一律不得支付折扣或返款。
三、申请单的上半部分为业务折扣(返款)申请单,由财务留底备查;下半部分为业务杂费报销单,由财务作帐使用。
四、报销方式可采用两种:(1)对方愿意承担个人所得税,可以劳务费形式并按规定扣除个人所得税后发放,将收款人的身份证复印件附在申请单的下半部分背面,具体报销方式同劳务费;(2)对方不愿承担个人所得税,可以费用报销方式如交通费、办公费、电话费等形式报销,将报销单据附在申请单的下半部分背面,具体报销方式同一般费用报销(此方式尽量避免)。
五、业务折扣(返款)金额(税前)由财务部计入相应业务发生月的同期成本核算表中。
六、业务折扣(返款)支付,应尽可能由财务部通过银行存款方式直接存入对方存折帐号,或是由申请人与其直接业务主管共同送达对方。
七、由于业务折扣(返款)情况特殊,短时期内无法避免,各地区在执行过程中必须严格遵循以下审批程序,否则不予报销。
1、单项折扣金额在1000元以下,均由各事业部总经理签字审批;
2、单项折扣金额在1000元3000元,由各分支机构总经理加签审批。
3、单项折扣金额在3000元以上,由大区总裁加签审批。
4、报销时必须由财务人员审核票据并由财务经理签字审批。
八、此申请单为业务折扣(返款)专用,其他形式的费用报销一律不得使用。
附表:《业务折扣(返款)申请单》
篇4：公司大区差旅费报销管理规定
某公司大区差旅费报销管理规定
为保证公司差旅费的合理使用,规范差旅费的开支标准,特制定此规定,具体如下:
1、出差人员是指经公司总经理批准离开本市一天以上进行各项公务活动的员工。
2、出差人员出差需持有经部门经理、运营中心、公司总经理签字的《出差申请表》。申请表中需注明部门名称、出差人姓名、出差时间、出差地点、出差事由、出差来回乘坐交通工具、预计差旅费金额,报总经理审批,凭申请单办理借款和报销手续后将申请单交运营管理中心存档。
3、坐飞机的有关规定
1)级别规定:总裁、分公司总经理等,出差可乘飞机。其他人员无特殊情况不得乘坐飞机。
2)特殊情况规定:
A、业务紧急,必须乘飞机;
B、路途长,乘火车时间超过30小时;
C、本身业务需要,并由对方出机票款;
D、机票打折幅度大,折后机票价格比火车硬卧票价不超过50元。
3)报批手续:
一般人员出差,在特殊情况下需乘飞机,必须有总经理审批同意,报公司总经理批准。
4、工出差到外地,可预借一定金额的差旅费。出差回来后凭单据在三日内报销,逾期不报销者,将从工资中扣除所借款项。
5、出差人员的住宿费、市内交通费、伙食补助费实行定额包干(详见后附差旅费报销标准),由出差人员调剂使用,节余归己、超支不补。
6、出差乘坐火车,一般以硬卧为标准,如买不到硬卧票,按硬座票价的60%予以补助。
7、出差期间的交际应酬费,须事先请示总裁特批。
8、往返机场、车站的市内交通费准予单独凭车票报销(不含出租车费用)。
9、出差参加展示会的运杂费、门票等准予单独凭票报销;对于到外地参加会议、展览、及其他活动的人员食宿及其他费用由对方负担的,不得在公司报销路费并领取补助;到分公司出差,由分公司负担费用的,不得再次在公司报销路费并领取补助。
10、出差或外出学习、培训、参加会议等,由集体统一安排食宿的,按其统一标准报销,不享受任何补助。
11、出差补助天数的计算方法:
1)出发日补助计算:以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准:上午12:00前出发的可享受全天补助;12:00后出发的,当日不能到达目的地的,可享受半天补助;12:00后出发的,当天到达目的地的并住宿,可享受全天补助;
2)到达日补助计算:以有效报销车票或飞机票的准确开车或起飞时间为准:上午12:00前返回的可享受半天补助;12:00后返回的可享受全天补助。
12、出差天数的计算方法:按照实有天数计算。
13、以下范围内的外出不按出差处理:在广、深、佛山、顺德、中山等广东省范围内出差一般不予补助,如有特殊情况需部门经理报公司总经理批准;
14、经分公司统一招聘的员工或由广深公司统一招聘的应届毕业生到公司报到,可按照火车硬座或公交大巴票价,予以实报差旅费及行李托运费,不享受任何补助;
15、费用核算:公司所有人员出差费用均计入各部门成本。
16、其它
1)报销差旅费时,应提供出差期间相应票据(如住宿费、市内交通费、餐费等),以便财务部进行帐目财务处理。如无法提供相应票据,日补助超过30元以上的部分将由财务按国家规定代扣代缴个人所得税。
2)凡购买打折机票的(票面有不得签转更改字样的),在报销时必须按打折后的实际价格填写,如有弄虚作假,一经发现后将加倍扣还。
附件:差旅费报销标准
职务一般地区费用标准(元/天)特殊地区费用标准(元/天)
总裁280380
事业部/职能部门总经理(主任)240320
部门经理220280
部门副经理/主管180230
一般人员160200
注:1、特殊地区指:深圳、广州、珠海、汕头、海南;
2、事业部副总经理/职能部门副总经理(副主任)与部门经理补助标准相同;
3、经理助理、行政主管等享受主管待遇。
篇5：中心校财务管理规定
中心学校财务管理规定
一、经费管理规定
1、学校严格按照物价、教育部门批准的项目和标准收取费用,任何人和处室不得随意向学生收取其他费用。
2、学校所收的各种收入往来款项,应及时转入县财政,任何人不得挪用截流,严格做到收支两条线管理。
3、学校所开据的各类收入往来票据,应统一使用上级规定的收据及结算票据,并加盖学校财务专用章。
4、学校经费的使用,由校长按学校经费预算计划统一签字批准。
5、学校经费的支付发票,必须有经办人、验收人、主管领导和校长签字后(大数额的或发票开据不明细的,应附有相关证明材料及明细清单),方予报销。现金会计应严格把好最后报销关,对不符合手续的发票,坚决拒收,严禁白条抵库,整体会计工作做到帐清、款清,正确无误。
6、学校经费的收、支和结余状况,应由主管会计每月月初一份明细报表(上一月份)报给校长。
二、购物管理规定
1、大额的购物和维修,应由学校行政会议集体研究决定,通过政府采购中心办理。
2、各部门根据管理与实际工作要求,所需添置相关设备与物资的,应先到保管室咨询,库房如若没有,再由责任人写出《购物申请单》,经主管领导和校长批准同意后办理。
3、购物总价在100元以上的,应安排两人共同办理。采购物品应货真价实、物美价廉,若购买假冒伪劣产品,给工作造成损失的,购物人负责赔偿相关费用。
4、物资采购到校后,必须先到保管室办理验收入库手续,再由使用人到保管室领取。(订购的各种物资,必须在收到货后,将其合同附在发票上,然后再办理有关手续)。
5、购物、维修发票必须是正式发票,并应写明单位名称、货物名称、价格、数量和日期,方予报销。会计人员应及时将购置的资产记入学校固定资产帐。
6、特殊情况下,数额不大又无正式发票的购物或维修,应由经办人及其部门领导出具证明,换成统一税务发票,履行相关签字手续后,方予入帐报销。
7、领物要先请示。保管室应凭总务处领导的批条,方可发放相关物品,并认真做好登记注册工作。
三、借款管理规定
1、会计人员不经校长同意不得将学校公款私自外借他人。
2、因公事借款,必须在本月内到会计室结清。逾期不结清的,会计室从第二个月开始,从借款人的工资中扣回。
3、借款应先由借款人填写借款单,详细注明借款原因(用途)和数额,然后经主管会计审核,校长签字批准后,现金会计方可借款。
四、差旅费报销管理规定
1、因公出差需要预支出差费的,按《借款管理规定》中相关条款执行。
2、差旅中的住宿费、补助费、交通费严格按照上级文件规定的标准实报实销。
3、因公外出的学习和会议,若有集体性伙食的,不再享受学习(会议)期间的生活补助费。
4、不经学校领导同意,不得乘坐卧铺、飞机,否则超资部分自理。
5、出差费的报销,由出差人按上级文件规定的标准和要求,认真如实的填写好差旅报销单后,先由派出主管领导及主管会计审查(审查天数及补助的各种费用)签字,再报校长签字,然后方予报销。
6、出差人员回归后,应在本月内到会计室结清帐务(报销),一般不能拖到下月。若未按时结清(预支有出差费)的,按《借款管理规定》中第2条执行。
五、招待经费管理规定;
1、上级领导、重要关系、友好单位来人,需要招待的,必须请示校长同意后方可办理,无关人员一律不作陪。招待由校长室统一安排。
2、凡各处室因工作需要招待的,必须请示校长同意后方能办理。每次招待后,当事人应及时向校长汇报招待的情况及效果。
3、当事人在事后要及时填写《招待支出说明单》,逐级签字,限额报销,超额自负。
4、招待原则上安排在学校食堂,招待结束后,食堂人员应在三天内办理完相关签字手续,逾期校长室不再给予办理。
六、活动经费管理规定
1、开展各种活动所需经费,应由活动组织人先写出活动计划和需要经费的报告,经主管部门负责人和校长签字后,方能到会计室预支现金(以借款形式)。
2、活动用去的实际金额不得超过校长批示的数额,其超过部分不予报销(特殊情况例外)。
3、活动结束后,活动组织人(借款人)应在本月内到会计室结帐,否则按《借款管理规定》中第2条执行。
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