健升房地产资料文件管理办法

篇2：健升房地产公文管理制度

1.收文

A、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。

B、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。

C、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。

D、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。

E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。

F、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。

G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。

H、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。

2.发文

A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿形成后,由主管副总经理签发。

B、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。

C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。

D、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。

3.发文注意事项

A、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。

B、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。

C、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。

4.公文种类

A、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。

B、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

C、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。

D、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。

E、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。

F、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

G、批复:适用于答复下级单位请求事项。

H、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。

I、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。

5.公文格式

公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。

A、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。

B、公文秘密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密",其中:"绝密"、"机密"公文应标明份数、序号。

C、紧急文件分别标明"特急"、"急件"。

D、公文标题,应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

E、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。

F、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。

G、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。

H、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。

I、公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。

6.行文规则

A、各单位的行文关系,应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。

B、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上级。

C、"请示"应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。

D、"报告"中不得夹带请示事项。

E、草拟公文做到:

⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。

⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。

⑶用词用字准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。

⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。

F、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须

使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。

G、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避免滥送。

7.公文办理

A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

B、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。

C、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。

D、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。

E、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。

8.公文立卷、归档及销毁

A、公文办完后,应当根据有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

B、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。

C、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应进行登记,由二个监销,保证不丢失、不漏销。

篇3：健升房地产档案管理制度

1.目的

明确公司档案管理原则,建立完善准确的档案系列,积累和储存宝贵的工作资料,为公司业务的有效运作和决策提供必要的资料服务。

2.定义

档案是指公司在经营活动中形成的,具有查考利用价值并按有关制度规定归档保存的图文、音像材料,如文件、资料、书信、会议记录、数字、表格、单据、契约、照片、图像、录音、录像等文件.

3.原则

企业档案是企业不可缺少的资源,对企业的有效运作与决策,对维护企业的经济利益,保护企业的合法权益,具有法律凭证作用。::根据本公司实际情况,公司的企业档案,按照集中管理的原则,由公司行政人事部管理,各部门、地盘要认真做好档案的整理与归档上交工作,由保证档案的完整、准确和安全。

A、地盘保管一般短期资料,对重要文件、资料、书信、数据或需长期保管的资料数据,地盘应复制留底后,将原件随时送交公司有关部门。地盘结束后,须将所存的有用档案资料分类归档、整理、登记,附上清单,一并上交公司的行政人事部。

B、重要档案需在产生同时将正本报公司行政人事部集中管理。

C、各部门、地盘上交档案清单按附件七、八、九格式填写。

D、行政人事部档案室按附件五、六格式填写案卷目录。

4.档案分类

通常是,工程、地产、物资方面的档案资料,以项目为主进行分类;文书、财务方面的档案资料以年度为主进行分类。

根据公司目前和以后发展的业务情况,现将档案资料分为五大类。

A、文书类

B、财务类

C、工程施工类

D、物资类

E、地产类

5.各档案分类如下

A、文书类

⑴公司成立、更名、合并、撤销等有关的请示、批复。

⑵公司组织简单、机构设置、启用印章之印模。

⑶营业证书、公证书、注册文件、政府批文、法代表证件。

⑷有关机构颁发的业务文件。

⑸工作计划、总结、会议纪要、重要文件。

⑹公司领导的重要讲话、批示,以及公司的请示报告与批复等。

⑺对外宣传的公司简介、幻灯片、录象带、重要照片等(包括底片)的原件。

B、财务类

⑴本公司财务制度。

⑵各种会计凭证(单证、记帐、汇总等)。

⑶会计帐簿(明细帐、总帐、固定资产帐、辅助帐)。

⑷会计报表(帐务指标快报、年度决算报表)。

⑸各类清册(会计移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等)。

C、工程施工类

⑴开工申请。

⑵工程保险文件。

⑶施工记录、测试记录、往返信件和指示(分开存档)。

⑷施工进度、质量记录、质量安全事故报告。

⑸重要的工程图表、图片、施工照片等。

⑹结算文件资料。

⑺竣工工程总结报告。

⑻完工保养纸。

D、物资类

⑴机械设备及材料采购供应计划及审批件。

⑵物资订购的报价单、比价单与合同文件。

⑶各种机械设备清单、保险文件及汽车牌簿等。

⑷固定资产清单。

⑸固定资产调拔、报废及出售审批表。

⑹材料调拔单。

⑺物资买卖合同文本。

⑻销售收、付发票及凭证。

⑼海关进出口报送单证。

⑽重大买卖合约审批表。

E、地产类

⑴征地或购地的有关文件、资料或其他合作形式的资料。

⑵建造房屋的全部文件、资料。

⑶卖房契约、价目、入伙等文件。

⑷与设计单位、建筑师、律师、银行、广告公司等有关房地产的业务文件、资料等。

⑸市场调研报告、可行性研究报告、发展策划报告、营销策划报告等有关文件。

6.档案立卷归档要求

A、档案归档立卷根据档案材料形式的规律和特点,保持档案之间的有关联系,便于保管利用。

B、归档档案材料的种类、份数以及相关档案和每份档案的页数均应齐全完整。归档档案材料要按年顺序编制,不同年度的档案一般不得放在一起,跨年度的请示与批复,放在批复之年度内;没有批复文放在请示年度内;跨年度的总结内容放在后一年内。

C、归档的档案材料中,应将每份档案的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件、多种方字形成的同一文件应合在一起,不得分开。

D、立卷归档必须按规定格式逐件填写卷内目录,并进行代码编号,字迹要工整、清晰。

E、工程项目在进行过程中要随时注意收集、积累有关资料。

7.有关注意事项

A、各部门、地盘均须指定专人进行文件资料管理。管理人员应按照本管理制度的要求,并结合实际情况和以往的经验,将资料按各有关规定搜索、整理、分类、登记、立卷、归档。各级主管必须重视并经常过问,检查此项工作。

B、各级管理人员必须健全和完善档案资料的存入、借出和

移交的签收、登记制度。档案资料的借阅,必须经部门主管批准;未经许可,不得复印或外借。

C、需统一归档的档案原件正本必须按本管理制度之3.3所述要求逐级移交,存入银行、律师行的契约及经商定存入保险柜的文件除外。但这部分档案要按期及时向公司行政人事部提交清单、复印件或合同协议之复印件。

D、公司内部制作的,需由公司统一存档的档案资料,由制作单位或发出部门仍按上述原则3.3要求,每年整理后列出清单,按规定时限一并移交公司行政人事部。

E、凡需销毁的档案资料,必须先造册列出清单,并经相应级别的主管签字批准后,才可销毁,销毁清单须予保存。公司各部门所存档案资料的销毁,原则上定为五年一次。地盘则为该工程结束时,清理上交后,将无用资料加以销毁。

8.公司档案室档案

A、公司档案室档案管理工作由行政人事部负责。

B、档案在用完之后按需要存于公司档案室,一定时间或永久保存。

入库档案由行政人事部负责人审查批准,并指派专人控制、整理及最后销毁档案(档案室档案存放清单)。

C、档案的储存及储存时间等,要视乎档案情况及其他原因而定,并由部门负责人最后决定。

D、档案要保存在公司统一制作的封套内,每年封套均需有参考编号,以便找寻。封套外要标记存仓索引及文件销毁日期。

E、行政人事部要保存所有入档案室档案的登记资料,包括封套的编号、内容、入库日期、销毁日期等。

篇4：健升房地产公司例会制度

1.例会

A、公司总经理会

⑴会议时间:每月两次,定在每月第二周和第四周的周一下午。

⑵参加人员:

⑶会议内容:

①讨论制定年度工作计划,总结和完成计划的措施和办法。

②讨论研究发展项目的可行性、策略、意向书及合同等。

③检查、研究重大项目的阶段性工作情况、工作安排或计划,检查发展项目进度、质量、成本的控制情况。

④讨论和总结售楼的策略及方案。

⑤定期通报资金运转、资金投入情况、公司开支情况,审核财务的预决算。

⑥讨论公司架构、人员编制、工资调整和公司员工的任免、奖惩;讨论决定部门、地盘的职责范围。

⑦研究决定员工的福利待遇及有关事宜。

B、公司总经理办公会

⑴会议时间:每月一次,定在每月首周,具体时间提前通知。

⑵参加人员:正副总经理、部门、地盘经理。

⑶会议内容:

①检查通报每月工作完成情况;

②安排、::布置月度各项重要工作;

③检查、通报工程进度、质量和成本的管理情况;

④讨论有关的企业规章制度,检查贯彻执行情况。

C、公司生产办公会

⑴会议时间:每周一次,定在周一上午。

⑵参加人员:分管工程的副总、工程部、地产部、物资部经理、地盘正副经理。

⑶会议内容:

①检查、通报各地盘工程完成情况;

②检查、通报各地盘工程进度、质量、安全和现场管理等情况;

③安排、布置各地盘工程本周各项计划、工作等任务;

④布置、检查、协调有关部门当前工作。

2.会议纪律

A、与会人员接到会议通知后,应预先安排好工作,做好会议准备,按会议时间、地点准时出席会议。

B、与会人员如因其他公务不能出席会议或迟到,应事先向会议主持人请假。

C、会议进行时,与会人员如需处理紧急事项,应向会议主持人请假。

D、会议进行中,其他人员不得擅自敲门进入会场找人,如有紧急事情需经行政人事部文员/秘书通知。

E、参加重要会议人员,要严守会议秘密,不准向无关人员随意谈论会议内容。

篇5：健升房地产公司财务管理规则

第一章总则

第一条为加强公司的财务工作,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用,特制定本规定。

第二条公司财务部门的职能是:

(一)认真贯彻执行国家有关的财务管理制度;

(二)建立健全财务管理的各种规章制度,编制财务计划,加强经营核算管理,反映、分析财务计划的执行情况,检查监督财务纪律;

(三)积极为经营管理服务,促进公司取得较好的经济效益;

(四)厉行节约,合理使用资金;

(五)合理分配公司收入,及时完成需要上交的税收及管理费用;

(六)对有关机构及财政、税务、银行部门了解或检查财务工作,应在遵守公司"保密制度"及利益的前提下,主动提供相关资料,::如实反映情况;

(七)完成公司交给的其他工作。

第三条公司财务部由经理(总会计师)、会计、出纳和审计工作人员组成。

第四条公司各部门和员工办理财务事务,必须遵守本规定。

第二章财务工作岗位职责

第五条经理(总会计师)负责组织本公司的下列工作:

(一)统筹集团财务系统的管理,保证财务系统的运作有效、准确;

(二)编制和执行预算、财务收支计划、信贷计划,拟订资金筹措和使用方案,开辟财源,有效地使用资金;

(三)进行成本费用预测、计划、控制、核算、分析和考核,督促本公司有关部门降低消耗、节约费用、提高经济效益;

(四)建立健全经济核算制度,利用财务会计资料进行经济活动分析;

(五)承办公司领导交办的其他工作。

第六条会计的主要工作职责是:

(一)按照国家会计制度的规定,记帐、复帐、报帐做到手续完备,数字准确,帐目清楚,按期报帐;

(二)按照经济核算原则,定期检查,分析公司财务、成本和利润的执行情况,挖掘增收节支潜力,考核资金使用效果,及时向总经理或副总经理提出合理化建议,当好公司参谋;

(三)妥善保管会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料;

(四)完成上级交付的其他工作。

第七条出纳的主要工作职责是:

(一)认真执行现金管理制度;

(二)严格执行库存现金限额,超过部分必须及时送存银行,不坐支现金,不认白条抵压现金;(各部门现金限额按公司各部门实际情况而定);

(三)建立健全现金出纳各种帐目,严格审核现金收付凭证;

(四)严格支票管理制度,编制支票使用手续,使用支票须经总经理或总经理授权人签字后,方可生效;

(五)积极配合银行做好对帐、报帐工作;

(六)配合会计做好各种帐务处理;

(七)完成上级交付的其他工作。

第八条审计的主要工作职责是:

(一)认真贯彻执行有关审计管理制度;

(二)监督公司财务计划的执行、决算、预算外资金收支与财务收支有关的各项经济活动及其经济效益;

(三)详细核对公司的各项与财务有关的数字、金额、期限、手续等是否准确无误;

(四)审阅公司的计划资料、合同和其他有关经济资料,以便掌握情况,发现问题,积累证据,便于提出纠正意见;

(五)纠正财务工作中的差错弊端,规范公司的经济行为;

(六)针对公司财务工作中出现问题产生的原因提出改进建议和措施;

(七)完成上级交付的其他工作。

第三章财务工作管理

第九条会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。

第十条会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,将符合会计制度的规定。

第十一条财务工作人员办理会计事项必须填制或取得原始凭证,并根据审核的原始凭证编制记帐凭证。会计、出纳员记帐,都必须在记帐凭证上签字。

第十二条财务工作人员应当会同行政人事部专人定期进行财务清查,保证帐簿记录与实物、款项相符。

第十三条财务工作人员应根据帐簿记录编制会计报表上报总经理,并报送有关部门。

会计报表每月由会计编制并上报一次。会计报表须会计签名或盖章。

第十四条财务工作人员对本公司实行会计监督。

财务工作人员对不真实、不合法的原始凭证,不予受理;对记载不准确、不完整的原始凭证,予以退回,要求更正、补充。

第十五条财务工作人员发现帐簿记录与实物、款项不符时,应及时向总经理或主管副总经理书面报告,并请求查明原因,作出处理。

财务工作人员对上述事项无权自行作出处理。

第十六条财务工作应当建立内部稽核制度,并做好内部审计。

出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务帐目的登记登记工作。

第十七条财务审计每季一次。审计人员根据审计事项实行审计,并做出审计报告,报送总经理。

第十八条财务工作人员调动工作或者离职,必

须与接管人员办清交接手续。

财务工作人员办理交接手续,由行政人事部经理、财务经理、主管副总经理监交。

第四章支票管理

第十九条支票由出纳员或总经理指定专人保管。支票使用时须有"支票领用单",经总经理或主管副总经理批准签字,然后将支票按批准金额封头,加盖印章、填写日期、用途、登记号码,领用人在支票领用簿上签字备查。

第二十条支票付款后凭支票存根,发票由经手人签字、会计核对(购置物品由保管员签字)、总经理或主管副总经理审批。填写金额要无误,完成后交出纳人员。出纳员统一编制凭证号,按规定登记银行帐号,原支票领用人在"支票领用单"及登记簿上注销。

第廿一条财务人员月底清帐时凭"支票领用单"转应收款,发工资时从领用人工资内扣还,当月工资扣还不足,逐月延扣以后的工资,领用人完善报帐手续后再作补发工资处理。

第廿二条对于报销时短缺的金额,财务人员要及时催办,到月底按第廿一条规定处理。

凡一周内收入款项累计超过一万元或现金收入超过五千元时,会计或出纳人员应文字性报告总经理、主管副总经理。凡与公司业务无关款项,不分金额大小由承办人文字性报告总经理、主管副总经理。(实行周报)

第廿三条凡一千元以上的款项进入银行帐户两日内,会计或出纳人员应文字性报告总经理、主管副总经理。

第廿四条公司财务人员支付(包括公私借用)每一笔款项,视金额大小须总经理或主管副总经理签字。总经理或主管副总经理外出应由财务人员设法通知,同意后可先付款后补签。

第五章现金管理

第廿五条公司可以在下列范围内使用现金:

(一)员工工资、津贴、奖金;

(二)个人劳务报酬;

(三)出差人员必须携带的差旅费;

(四)结算起点以下的零星支出;

(五)总经理批准的其他开支。

前款结算起点定为一百元,结算起点规定的调整,由总经理确定。

第廿六条除本规定第廿五条外,财务人员支付个人款项,超过使用现金限额的部分,应当以支票支付;确需全额支付现金的,经会计审核,::总经理或主管副总经理批准后支付现金。

第廿七条公司固定资产、办公用品、劳保、福利及其他工作用品必须采取转帐结算方式,不得使用现金。

日常零星开支所需库存现金限额为两千元。超额部分应存入银行。

第廿八条财务人员支付现金,可以从公司库存现金限额中支付或从银行存款中提取,不得从现金收入中直接支付(即坐支)。

因特殊情况确需坐支的,应事先报经总经理或主管副总经理批准。

第廿九条财务人员从银行提取现金,应当填写《现金领用单》,并写明用途和金额,由总经理或主管副总经理批准后提取。

第三十条公司职员因工作需要借用现金,需填写《借款单》,经会计审核;交总经理或主管副总经理批准签字后方可借用。超过还款期限即转应收款,在当月工资中扣还。

第卅一条符合本规定第廿五条的,凭发票、工资单、差旅费单及公司认可的有效报销或领款凭证,经手人签字,会计审核,总经理或总经理授权人批准后由出纳支付现金。

第卅二条发票及报销单经总经理或总经理授权人批准后,由会计审核,经手人签字,金额数量无误,填制记帐凭证。

第卅三条工资由财务人员依据行政人事总及各部门每月提供的核发工资资料编制员工工资表,交主管副总经理审核,总经理签字,财务人员按时提款,当月发放工资,填制记帐凭证,进行帐务处理。

第卅四条差旅费及各种补助单(包括领款单),由部门经理签字,会计审核时间、天数无误并报主管副总经理审核,送总经理签字,填制凭证,交出纳员付款,办理会计核算手续。

第卅五条无论何种汇款,财务人员都须审核《汇款通知单》,分别由经手人、财务经理、总经理或主管副总经理签定。会计审核有关凭证。

第卅六条出纳人员应当建立健全现金帐目,逐笔记载现金支付。帐目应当日清月结,每日结算,帐款相符。

第六章会计档案管理

第卅七条凡是本公司的会计凭证、会计帐簿、会计报表、会计文件和其他有保存价值的资料,均应归档。

第卅八条会计凭证应按月、按编号顺序每月装订成册,标明月份、季度、年起止、号数、单据张数,由会计及有关人员签名盖章(包括制单、审核、记帐、主管),由总经理指定专人归档保存,归档前应加以装订。

第卅九条会计报表应分月、季、年报,按时归档,由总经理指定专人保管,并分类填制目录。

第四十条会计档案不得携带外出,凡查阅、复制、摘录会计档案,须经总经理或主管副总经理批准。

第七章处罚办法

第四十一条出现出列情况之一的,对财务人员予以解雇,情节严重者,上交司法机关处理。

(一)超出规定

范围、限额使用现金的或超出核定的库存现金金额留存现金的;

(二)用不符合财务会计制度规定的凭证顶替银行存款或库存现金的;

(三)未经批准,擅自挪用或借用他人资金(包括现金)或支付款项的;

(四)利用帐户替其他单位和个人套取现金的;

(五)未经批准坐支或未按批准的坐支范围和限额坐支现金的;

(六)保留帐外款项或将公司款项以财务人员个人储蓄方式存入银行的;

(七)违反本规定条款认定应予处罚的。

(八)违反财务制度,造成财务工作严重混乱的;

(九)拒绝提供或提供虚假的会计凭证、帐表、文件资料的;

(十)伪造、变造、谎报、毁灭、隐匿会计凭证、会计帐簿的;

(十一)利用职务便利,非法占有或虚报冒领、骗取公司财物的;

(十二)弄虚作假、营私舞弊、非法谋私、泄露秘密及贪污挪用公司款项的;

(十三)在工作范围内发生严重失误或者由于玩忽职守致使公司利益遭受损失的;

(十四)有其他渎职行为和严重错误,应当予以处理或辞退的。

第八章附则

第四十二条本规定的修改、补充、解释权归集团公司总经理。

第四十三条本规定自公布之日起施行。