健升房地产公文管理制度
1.收文
A、政府部门及有关单位发来的公文收到后,均由行政人事部进行分类,挂号文件进行登记编号(格式见附件一),属于部门、地盘的文件由行政人事部直接送达处理;属于公司文件,经行政人事部做收文处理(格式见附件二),由行政人事部负责送公司分管领导批阅。
B、根据批阅范围,由行政人事部有秩序地组织及时送阅处理,并负责催阅、催办、催传。
C、发文要有记录,文件接收人需在发文登记表(见附件三)签名。
D、为缩短传阅时间,提高传阅速度和避免丢失,文件送到后,公司各领导和部门经理要及时阅看,阅签后退行政人事部,公文不得自传递,以防丢失和延时误事。
E、各部门对有公司领导指示的公文要及时处理,并将处理结果注于公文签上。
F、传阅文件,阅后要签名并注明阅文日期。
G、公司领导及部门开会带回之发公司的公文及有关会议文件一律交行政人事部进行登记、收存。
H、发公司的重要公文(与公司全局有关的)均应将有关原件送行政人事部,复印一份由部门办理或留存。
2.发文
A、凡以公司名义制发的文件。需请示主管副总经理同意后,由有关部门负责拟稿,草拟文件必须用拟稿纸书写,文稿形成后,由主管副总经理签发。
B、已经主管副总经理签发的文件底稿,由行政人事部进行登记,统一编号后打印。
C、以公司名义发文由行政人事部统一打印、校对,盖章后发出。
D、以部门名义发文,由文件起草部门校对、复印,盖章后发出。
3.发文注意事项
A、以公司名义发文,要以相应的公司信笺为对外行文的正式公文纸。
B、拟发传真,须用公司的传真纸书写,按格式填写有关栏目,书写力求字迹工整、言简意明。
C、复印公司内部传阅文件,使用已复印过的单面纸或进行双面复印,一般只发有关部门,节约开支。
4.公文种类
A、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
B、通告:适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
C、通知:适用于批转下级单位的公文;转发上级和不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项;员工的职务任免、聘用和会议。
D、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
E、报告:适用于向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见或者建议,答复上级机关的询问。
F、请示:适用于向上级机关请求指示、批准。
G、批复:适用于答复下级单位请求事项。
H、函:适用于不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等。
I、会议纪要:适用于记载和传达会议情况和决定事项。
5.公文格式
公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位等部分组成。
A、发文字号,凡以公司名义制发的公文,其发文号统一由行政人事部编排。
B、公文秘密等级分为"绝密"、"机密"、"秘密",其中:"绝密"、"机密"公文应标明份数、序号。
C、紧急文件分别标明"特急"、"急件"。
D、公文标题,应准确简要地概括文件的主要内容,并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
E、公文如有附件,应当在正文后,成文时间之前注明附件顺序和名称。
F、公文除会议纪要外,应加盖印章。印章加盖应骑年压月。
G、公文的成文时间,经领导人签发的日期为准。
H、文字从左至右横写、横排,统一用简体字,题目用黑体,正文用仿宋体。
I、公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。以公司名义发文,要采用公司信笺,并加盖印章。
6.行文规则
A、各单位的行文关系,应根据相互间的隶属关系和职权范围确定。
B、向下级的重要行文,应当同时抄送直接上级。
C、"请示"应当一文一事,一般只写一个主送机关,切勿多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。
D、"报告"中不得夹带请示事项。
E、草拟公文做到:
⑴情况确定、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅力求简短。
⑵人名、地名、数字、引文准确。用公文应先引标题,后引发文字号,日期应当写具体的年、月、日。
⑶用词用字准确、规范,文内使用简称,一般应先用全称,并注明简称。
⑷草拟公文应使用统一的拟稿纸并签署拟稿人姓名,草拟、修改和签批公文,不得用铅笔或圆珠笔,不得在文稿装订线外书写。
F、公文中的数字,除成文时间、部分结构次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须
使用汉字外,应当使用阿拉伯数码。
G、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文;部门的发文,一般只需抄报主管领导,避免滥送。
7.公文办理
A、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括审核、签发、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。
B、需要办理的公文,行政人事部应及时送领导指示或者交有关部门。
C、审批公文,主批人应当明确签署意见,并写上姓名和审批时间,其他审批人圈阅,应当视为同意。
D、公文送领导签发之前,应由行政人事部进行审核,审核的重点是:是否需要行文,是否符合有关法律、法规,是否与有关部门会签,文字表述、文种使用、公文格式是否符合本办法等。
E、传递秘密公文,必须采取保密措施,确保安全;利用计算机、传真机等传秘密公文,必须采用加密装置,绝密级公文不得利用计算机、传真机传输。
8.公文立卷、归档及销毁
A、公文办完后,应当根据有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
B、公文归档,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,要保证档案的齐全、完整,个人不得保存应当归档的公文。
C、没有归档和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应进行登记,由二个监销,保证不丢失、不漏销。
篇2：房地产企业公文管理制度
房地产企业公文管理制度
公文是公司在管理过程中形成的具有法律效率,规范体式的文书,公文管理是加强公司管理的重要内容。为使公司公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高文件使用效率,促进公司各项经营管理的运转,特制定本办法。
1、公司办公室是公司公文处理的职能部门,负责公文的办理、管理、归档等工作。公文处理要遵循实事求是、精简、高效的原则,做到及时准确、安全。同时必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,确保国家、公司秘密的安全。
2、公文的种类
(1)、决定:适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关部门和人员。
(2)、通知:传达公司的决定和需要有关部门周知或者执行的事项,任免人员。
(3)、通报:适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(4)、报告:适用于向上级汇报工作,反映情况,答复上级的询问。
(5)、请示:适用于向上级请求指示、批准。
(6)、批复:适用于答复下级的请示事项。
(7)、意见:适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(8)、函:适用于不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(9)、会议纪要:适用于记载、传达会议情况及会议议定事项。
3、公文格式
公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等部分组成。具体处理方式是:
(1)、涉及公司秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。
(2)、发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。
(3)、发文字号应当包括单位代字、年份、序号。
(4)、给上级单位的行文要注明签发人、会签人姓名。"请示"应当在附注处注明联系人姓名和电话。
(5)、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并表明公文种类。
(6)、主送单位应当使用全称或规范化简称、统称。
(7)、公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。
(8)、公文除"会议纪要"或以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
(9)、成文日期以签发人签发的日期为准。
4、行文规则
(1)、符合国家法律、法规及方针、政策有关规定。
(2)、行文应当确有必要,注重效用。
(3)、行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
(3)、公文要用国家法定计量单位。
(4)、公司对外正式行文,由公司相关业务主管部门起草,部门经理审核,主管副理审查,公司总经理批准,办公室最后核定盖章。
5、公文办理
(1)、发文办理程序:拟稿、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。
(2)、收文办理程序:签收、登记、传递、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁。
6、公文的归档和管理
(1)、归档:公文办理完毕后,要根据其相互联系、特征和保存价值等整理归档,归档公文要保证公文的齐全、完整,便于保管和使用。
(2)、管理:公文由办公室统一收发、审核、用印、归档和销毁。同时对公文的贯彻落实情况进行督促检查。
篇3：A房地产公司公文处理制度
E房地产开发公司公文处理制度
1.0公司文件处理工作,有其自身的规律和程序,关键在于跟踪文件的行程,监督和发挥文件本身应有的功能,起到完成行政管理的作用。
2.0公司文件处理必须经过下列程序:
2.1收文收文是指公文的收进,登记与传阅。
2.1.1文件入门,无论是邮寄件还是送达件,都必须专人仔细清点,接收。
2.1.2对于专人递送的机要、挂号及各种函件,要注意把住外查、验户、清点三关。
2.1.2.1外查,即对机要件、函件的信封信套进行外部检查,查看与发文薄或回执单是否相符。
2.1.2.2验户,即核对收件封套注明的收件单位和姓名是否有误。
2.1.2.3清点,即对投递清单上的件数与实收件数是否一致。签收时,一般都须注明收件的日期,分清责任。
2.2拟办拟办是指对来文进行阅读后提出初步处理意见,由办公室经理负责。
2.2.1收文登记后,要立即阅读,弄清文件的性质、内容、密级、阅读对象、来文份数和具体要求,并且考虑公司领导的分工,各部门的职能和其他实际情况,简明扼要地拟出初步处理意见,签署在文件处理单的拟办意见栏内。
2.2.2拟办意见应明确批阅对象、部门和阅读范围等。
2.2.3送阅(批)后的文件,应注意急件先处理。对特急的送批件,可提出处理时限,需送外单位的,应在信封上注明“急件”字样,限时送达或通知来取。
2.3批办批办是指按照职权范围与分工有权处理与文件相关事项的领导,在阅读文件和拟办意见后,对处理文件、办理文件相关事项提出意见。
属办公室受理范围的文件,可由办公室主任批办。批办意见须明确、具体,要指明承办的部门,办法和承办的期限。需由几个部门共同完成的,须明确牵头或为主者。对已有拟办意见的呈批件,要批明是否同意拟办意见,有何补充或修正意见。
2.4承办承办是指根据拟办和批办意见,具体办理文件涉及的工作事项。
2.4.1承办有两种情况:
2.4.1.1阅知文件精神后,即行贯彻执行。
2.4.1.2须具文回复来文,或者形成文件以及指导具体工作,在接受承办任务后,应迅速根据批办意见,考虑执行的方案和计划(方案和计划需经领导批准同意的,要待批复后再办)。
2.4.1.3凡属几个部门联合承办的事项,由牵头部门主动做好协商工作,争取协办部门的积极配合,对于一段时间内的多项批办的事项,要注意优先处理紧要文件及工作事项。
2.5传阅传阅是指组织有关人员阅读一些不由他们承办的文件,也包括阅读单份或份数有限的文件。
2.5.1传阅一般采用轮辐式的方式,即依次传阅,不应“横传”。
2.5.2传阅文件须建立严格的制度,文件上要贴附文件传阅单,设置专用的卷宗或文件夹,属于机密、紧急的文件应在文件夹上加以区分,以鲜明的标记提醒阅件人。
2.5.3文件传阅过程中要进行必要的催阅,以防文件滞留。如漏阅、漏签,应及时补办。
2.6催办催办是指对文件承办工作的督促和检查,包括对内催办和对外催办两个方面。
2.6.1催办的文件主要有:需要办理的收文,要求回复的发文,与外单位合办的文件和送交领导审批的公文。
2.6.2催办的重点应放在对内催办和对急件、要件的催办上。
2.6.3催办形式可以视情况,或采用直接面询、电话问询、发函问询等方法;或采取检查、汇报、指导等办法。
2.72.7.1公司办事效率在很大程度上取决于办复工作是否及时。凡投诉信件,上级或同级以及不相隶单位等需要答复的材料,承办完毕后,都要对来文单位或个人作一一答复。
2.7.2对所需办复的文件、信件或来访,要件件有着落,事事有回音。凡是电复或面复的,还须注明当事人、时间、情况和答复意见,以便核查。
2.7.3办复之后,有关文字材料即可归卷保管。
3.0归卷程序
3.1编制归卷类目,包括归卷类别和归卷条目。
3.2进行系统的排列,并按次序在归卷公文的箱柜或卷宗封面上编排代号。
3.3将整理好的案卷移交档案管理员归档,需对案卷按照一定顺序进行排列和编号,使卷与卷之间形成一定的联系,清晰地反映出公司的工作情况。
3.4案卷排列编号后,填写《归档案卷移交目录》,双方认真仔细清点、核对无误后,再办理签收手续。
制度专栏
