地产公司档案管理规定
地产有限公司档案管理规定
为使各类档案完整、准确、系统、及时收集归档,使档案管理工作更加规范化、制度化、科学化,以及为公司各项工作开展提供信息和依据,特制定本规定。
一、档案管理工作的组织
1、在公司的直接领导下,由行政部负责档案室管理工作,行政秘书兼职档案管理员;青云项目组、旅顺项目组、营销部、装修部、人力资源部、行政部、财务部、资产部及所属公司分别设兼职档案员,负责本部门档案的收集、整理及集中管理工作。
2、部门发生需保存文件时,应先交存部门档案员,部门档案员做好接收登记,再由部门档案员于每月25日报送公司档案员核对,以确保公司档案的完整性。公司对部门的档案管理工作实行导、监督。
3、各部门档案员每天要清理档案,以免资料堆积,要熟悉部门档案,作到迅速查找。
4、部门档案员须向公司档案员交存档案原件,部门保存档案复印件(除特殊档案,如财务档案、人事档案、工程技术档案等)。
5、所属公司的档案原则上由所属公司行政部(办公室)负责管理,所属公司证件档案复印件交存公司档案室,每月定期向公司档案室报送档案汇总情况。
二、档案的分类
档案分为文书档案、工程(设备)档案、人事档案、财务档案、实物档案、合同档案、声像档案七大类。
三、档案的归档要求
1、文书档案应在每年六月末以前将上年度形成的各种资料档案,按照要求收集整理归档。
2、人事档案在本人进入本公司工作后就应建立,由人事部门进行管理。
3、财务档案应按归档范围要求,按年度整理,财务部门保存五年,然后移交档案室。
4、公司员工因公外出参观学习、考察和参加各种会议获取的重要文件材料、技术图纸、照片资料等,归来后,应及时到行政部做文件处理由公司档案室进行登记、归档。
5、实物、声像一经形成,即需归档。
6、各类合同成立或生效后即应将一份原件存档。
7、基建工程档案在项目交复验收后归档。
四、借阅档案的要求
1、总经理借阅档案可通过档案管理人员直接提档。
2、公司其他人员需借阅档案时,要经部门或项目负责人、公司主管总经理批准,并办理借阅手续,原则上原件不得带出档案室,如原件确需带出档案室,须经总经理批准。办理借出档案手续。
3、借阅档案必须爱护,保持整洁、严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,必须由主管总经理批准方可摘录和复制。
4、外单位借用我公司档案时,应持单位介绍信,经公司总经理审批后方可查阅、抄录和复印。
5、借阅期限不得超过两星期,到期必须追回,如需再借需办理续借手续。
五、移交、销毁档案的要求
1、档案室接受档案资料时,移交单位要填写目录和档案交接单,经双方核实后,交接人应在交接单上签字,由双方备查。
2、档案室对新接收的档案资料要及时整理归档和登记,对销毁的档案及时在档案目录中注销,并注明原因和去向。
3、公司各部门和所属公司如有撤销、增设或其它变动,其档案材料归所属公司,部门档案保管员负责将其归档文件材料齐全完整地送交公司档案室。
4、根据各类档案不同保管期限,定期对档案进行鉴定,进一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案,剔出处理。
5、任何部门和个人非经公司允许无权随意销毁公司档案材料。
6、对要销毁的档案登记造册,经相关部门经理审核后,报总经理批准销毁,销毁档案应由两人监销,并在销毁册上签字,存档保存。
六、公司各部门档案员的要求:
1、各部门档案员严格遵守档案管理工作规定,按类别存放各类档案,在每年十二月末,经公司检查齐全后再整理归档,要求在第二年1月底前全部装订完毕。
2、做好档案的保密工作,发现档案遗失或出现文件泄密时,要及时向有关领导报告,不得隐瞒。
3、对公司档案管理工作需按时保质完成,如有困难就及时向有关主管领导报告。不得耽误工作。
4、有下列行为之一的,根据情节轻重,给予行政处分,造成损失的,责令赔偿损失,构成犯罪的依法追究刑事责任:
A、丢失或者擅自销毁公司档案资料。
B、涂改伪造档案。
C、出卖公司档案或将公司档案不经批准擅自出示他人。
D、档案管理人员玩忽职守造成档案损失的。
七、本规定由圣北公司行政部负责解释。
八、本规定自通过之日起施行。
附:1、档案归档范围
2、档案管理分工
3、档案管理表格
4、公司各部门及所属公司专(兼)职档案管理员
附表一:档案借阅申请表
附表二:档案交接单
附表三:档案销毁申请表
篇2：地产公司工程档案资料管理规定
地产公司工程档案资料管理规定
为了规范工程档案资料的管理,确保工程资料的保护和利用,依据档案管理规范,结合公司工程档案管理实际情况,特对工程档案资料管理制度做修订如下:
第一条总则
为了加强我司工程技术档案归档管理工作,统一工程技术档案资料的归档要求及标准,遵照国家相关技术档案管理的规定,特制定《工程技术档案归档管理细则》(以下简称细则)。
第二条工程技术档案的范围
工程技术档案是指我公司在项目建设过程中形成的、按规定应当归档保存的各种载体形式的技术文件材料及相关图纸。
第三条工程技术档案管理责任人
1、工程技术档案管理工作由总经理办公室负责组织开展并管理保存。
2、各相关部门(指工程部和设计部)要指定专职人员负责本部门的工程技术档案管理。档案管理人员应按本细则的相关要求,切实履行各自职责,对工程技术档案进行规范化管理和合理化利用,按期将归档内容移交给总经理办公室。此项工作应纳入各相关部门的工作日程,作为工程项目管理的重要内容和依据。
第四条归档范围
1、对工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。
2、公司工程技术档案的具体归档范围详附录A。
3、竣工图分为三类,第一类为单体竣工图(包括建筑、结构、水电、暖通等个相关专业),一式两套,分别由工程部提交档案馆及物业;第二类为零星的竣工图(如:装修、幕墙等),由预算部会同竣工结算资料一同报公司存档;第三类为室外管网竣工图,一式四套,由工程部提交物业及公司档案室各一份。
第五条归档方法和内容
1、公司工程技术档案采取按工程项目分类的方法进行备案归档,每个项目的档案内容包括三部分:
A、各相关部门移交给公司的各种载体形式的工程技术文件资料及相关图纸,主要范围详附录A。
B、工程部移交城建档案馆的竣工资料,主要范围详附录B。
C、工程部移交物业的竣工资料,主要范围详附录C。
2、为了便于统一管理,工程相关部门负责办理的有关工程的证件及批文的原件,扫描备份后统一交总经理办公室档案管理人员备案登记并归档。
3、工程部移交城建档案馆的竣工资料,必须备份一套交公司存档。
第六条归档要求
1、归档的工程文件应为原件。若为复印件应指名原件存放处,并加盖部门红图章。
2、工程文件的内容必须真实、准确,与工程实际相符合。
3、归档的工程文件应采用碳素墨水或签字笔书写。字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。
4、工程文件中文字材料幅面尺寸规格为A4幅面。
5、所有竣工图均应加盖新的竣工图章(50mm×80mm),示例如下:
竣工图
施工单位
编制人审核人
技术负责人编制日期
监理单位
总监现场监理
6、竣工图章应使用不易退色的红印泥,应盖在图标栏上方的空白处。
7、利用施工图改绘的竣工图,要求制作竣工图的单位必须圈出修改范围,并标明变更修改依据;凡有重大改变,或变更部分超过图面的1/3的,应当重新绘制竣工图。
第七条单体工程档案移交
各单体工程竣工后,所有需要移交物业备案的资料,应统一交给项目部档案管理员登记,由项目部负责组织移交物业,并做好移交登记手续。移交登记手续应包括移交内容的目录及交接人员签字,在移交物业同时将移交手续的登记备份交由总经理办公室档案管理人员存档。
第八条立卷要求
1、组卷
(1)各相关部门名称及代码,统一按简称的每个字的拼音首位大写字母组合而成。例如:设计部为S,工程部为G,以此类推。
(2)各相关部门按上述要求的代码进行编册组卷(以卷、册、盒为主要形式),可据实际情况将归档材料和收、发文分开再行细化。卷内要有卷内文件目录及备考表。卷内所有文件需要装订成册。
(3)待工程阶段性竣工完成后,或达到一定时间后由各部门资料员填写好本部门的卷内目录、备考表和案卷总目录移交给总经理办公室档案管理人员。各部门档案管理人员应对立卷归档工作全面负责。
(4)案卷总目录为移交的本工程所有卷册名称,由本部门资料员统一编写。
(5)总经理办公室档案管理人员需对案卷总目录进行汇总整理,形成系统完整的目录资料。案卷总目录中的“案卷号”由总经理办公室档案管理人员统一编制,并通知部门资料员校核。
2、编目
(1)编制卷内文件页号应符合下列规定:
卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷按年度单独编号,页号从“1”开始;
页号编写位置:单面书写的文件在右下角,双面书写的文件,正面在右下角,反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角;
成套图纸自成一卷的,原目录可代替卷内目录,不必重新编写页号。
(2)卷内目录的编制应符合下列规定:
卷内目录式样宜符合本细则附录D的要求。
序号:以一份文件为单位,用阿拉伯数字从1依次标注。
文件编号:填写工程文件原有的文号或图号。
文件题名:填写文件主体全称。
日期:填写文件形成的日期,包括年月日。如:2007.2.4。
页数:每份文件有几页背面有文字的也算一页)。
页号:卷内每份文件第1页所在之页的编号。
卷内目录排列在卷内文件首页之前。
(3)卷内备考表的编制应符合下列规定:
卷内备考表的式样宜符合本细则附录E的要求。
本卷情况说明:填写卷内文件借阅、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名,标注时间。没有需要说明的事项可不必填
写说明。
另需标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)。
卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。
(4)案卷总目录中的编制应符合下列规定:
案卷总目录的式样宜符合下列要求。
案卷号:以一本案卷为单位,内容包括部门、项目、时间、序列号4个要素,如“G-翠竹园-2006-1”。
案卷名称:包括案卷主要内容,分卷序号等,如“工程联系单*建筑*第一分册”。
责任人:提供档案的部门资料员。
编制人:总经理办公室档案管理人员。
(注:以上所有表格同行政《档案管理制度》表格)
第九条归档时间和手续
1、归档时间
(1)每一工程项目的立卷归档,应在该阶段性项目全部竣工结束(移交物业)后两个月内完成。
(2)具体的文件移交归档时间参照附录A。
2、归档手续
各相关部门的档案管理员在办理档案移交时,均需登记并签收。
附录10-1:工程技术文件归档范围及移交时间
附录10-2:工程技术文件归档范围及移交时间
附录11:报送南京市城建档案馆的竣工资料
附录12:报送物业的竣工资料
制度专栏
