公证处公证咨询接待受理规定

公证处公证咨询、接待、受理的若干规定

为了规范本处公证咨询、接待、受理等工作,制定本规定。

一、公证咨询

(一)咨询人员应于上班时间准时到岗,并做好公证咨询准备。

(二)解答咨询应热情、耐心、详尽,在问清咨询和申请公证事项的前提下,做到一次性解答,书面告知申办公证所需的材料和申办程序,并将咨询单、申请表、证明表格发给当事人。咨询人员应在咨询单上签名。

(三)咨询人员有义务对询问相关的、应子告知的事项给予主动指导,如翻译文种、是否办理认证、当事人或共有人是否应亲自到公证处申办公证等等。

(四)咨询人员对一时解答不了的询问或有特殊要求的当事人,应及时请示分管领导,以便及时、妥善解决当事人提出的问题。

(五)对当事人申请代书、代填表格的,咨询人员应及时、准确地完成。如遇疑难、复杂的代书申请,应及时请示分管领导后,告知当事人是甭受理代书申请或何时领取代书。

(六)咨询人员在咨询电话铃响5声内,必须及时接听电话,并给予热情、耐心、详尽解答,如需相关公证人员解答的,应告知该公证人员的电话号码或联系方式。

(七)咨询人员对上门、电话咨询和代书,应在咨询、代书登记簿上做好时时登记,以备考查。

(八)咨询人员应确保代书质量,若出现差错每份扣5元。当事人对咨询人员服务态度不满意投诉1次或对解答不满意投诉累计3次,经处核查确系咨询人员的过错或业务素质的原因导致,扣100元。对服务态度不好或业务素质不高,经批评教育、帮助仍不能改正或提高的,可做待岗或解聘处理。

二、公证接待、受理

(一)接待人员应于上班时间准时到岗,并做好公证接待、受理准备。

(二)接待人员应热情、耐心地接待当事人,在问清申请公证事项的前提下,做到一次性解答,书面告知申办公证所需的材料和申办程序,并将咨询单、申请表、证明表格发给当事人。接待人员应在咨询单上签名。

(三)接待人员对一时解答不了的询问或有特殊要求的当事人,应及时请示分管领导,以便及时、妥善解决当事人提出的问题。

(四)对已经过咨询、接待人员第一次答复过的当事人,按咨询、接待人员的要求准备齐材料第二次来处申请时,接待人员必须当场受理,不得推诿。

(五)接待人员应从形式上认真审核当事人提供的证据材料是否完备齐全.是否真实、合法。对已具备受理条件的申请事项,应根据处规定的特急件、急件、普件的受理要求及时准确地将申请事项输入计算机立卷,并将经核对无误的受理通知单发给当事人。接待人员核对复印件与原件相符后,必须在复印件上加盖相符印章。

(六)接待中如遇当事人举证有困难,可提示当事人书面委托公证处调查取证,对当事人因特殊原因一时无法提供证据材料的,可要求当事人在公证事项受理后补充提供。委托调查取证的应计收调查费。上述两种情况的办证承诺期限均以材料齐全之日起算,并在受理通知单中注明。

(七)对当事人因健康状况或其他特殊原因需上门办证的,接待人员应及时请示分管领导安排时间,派专人上门受理办证。

(八)对符台受理条件的公证申请应及时受理,对不符台受理条件的经请示当日值班公证员后,再作出不予受理的决定。遇到疑难、复杂、新型的公证申请,应及时请示当日值班公证员,由值班公证员决定受理、不受理或预受理。

(九)遇到疑难、复杂、新型的公证申请,应及时请示当日值班公证员,由值班公证员决定受理、不受理或预受理。公证员决定预受理的公证案件,由值班公证员于当日或次日以书面或口头形式直接向公证处主任请示。以书面形式请示的,值班公证员应阐明自己对预受理案件的观点,主任也应以书面形式作出批示。主任出差期间,向主持工作的副主任请示。

(十)接待人员在计算机受理立卷中出现承诺期限或收费计算差错.并在后序环节发现的除应及时更正外,还应按每份受理通知单扣罚5元。当事人对接待人员服务态度不满意投诉1次或对接待、解答不满意投诉累计3次,经处核查确系接待人员的过错或业务素质的原因导致,扣100元。对服务态度不好或业务素质不高,经批评教育、帮助仍不能改正或提高的,可做待岗或解聘处理。

本规定适用全处从事咨询、接待的公证人员。