装饰公司文件和资料控制程序
1、总则
为控制与质量体系要求有关的所有文件和资料(包括外来文件),公司制定并执行《文件和资料控制程序》,文件和资料可以呈任何形式,如硬拷贝或电子体。
2、职责
2.1管理者代表负责质量体系文件和资料编制的组织及审定工作,并对其有效性负责。
2.2办公室是全公司质量体系文件和资料的控制和归口管理部门,也是外来文件的控制和管理部门。
2.3技质部是技术文件和资料的控制及归口管理部门。
3、程序概要
3.1文件和资料的批准和发布
3.2文件和资料包括:质量手册、程序文件、法令、法规、施工图纸、施工组织设计、施工技术措施、检验规程、试验程序、操作规程、工艺文件、作业指导书、工程合同、采购文件等,还应包括有关施工及验收规范、工程质量检验评定标准、各种图纸、图集以及执行国家标准行业标准等。
3.3文件和资料在发布前应按程序文件规定履行审批手续。
a.质量手册由管理者代表审核,总经理批准。程序文件由各职能部门主管领导审核,总经理批准。
b.针对公司的管理文件由公司办公室审核,总经理批准。
c.针对各部门系统的管理文件由部门领导审核,公司主管领导批准。
d.外部文件,由文件的对口管理部门主管批准后方可使用,并负责跟踪换版。
3.4文件和资料分受控和非受控两种,应由发放部门统一编号、登记和标识。以确保:
a.对质量体系有效运行起重要作用的各个场所都得到和使用相应文件的有效版本;
b.及时从所有发放和使用场所撤走作废文件;
a.为法律或积累知识的目的而保留的任何作废文件都应进行记录和标识。
3.5文件和资料的发放与回收
质量手册、程序文件、作业指导书等受控文件需按受控范围控制总份数、编制发放号,加盖“受控”印章,收回作废文件一律盖“作废”印章并及时销毁。用于存档加盖“存档”印章标识。为法律或积累知识而保留的作废文件加盖“作废保留”印章。受控文件未经公司原审批人批准,不得翻印和录制。
4、文件和资料的更改
4.1所有文件和资料的更改,必须按照《文件和资料控制程序》的有关规定进行,不允许未经授权和批准的任何更改。
4.2文件的更改由该文件的原审批部门负责,若指定其它部门审批时,该部门应获得审批所需依据的有关背景资料。
4.3文件更改均以书面形式进行,在更改通知单上,注明更改内容、更改原因、更改日期等事项。文件更改后应在原文处作出明显标记。
4.4一份文件经过一定次数修改后,进行修订换版、重新印发。
5.支持性程序文件
Q/CS02-4.5-2000《文件和资料控制程序》
篇2：冶金安全生产文件资料控制程序
冶金公司安全生产文件与资料控制程序
所有标准化文件必须发放到各单位班组长以上领导、职工代表、相关人员及相关方。
安全生产记录有效保留
各单位必须建立以下安全生产记录档案:
1、安全标准化管理评审报告
2、安全事故事件记录(按公司原事故上报表)
3、安全风险评价信息
4、安全培训记录
5、标准化系统评价报告
6、事故调查报告(事故报告格式:事故地点情况概述、事故发生时间、事故伤害情况、事故经过、事故原因、事故类型、事故性质、事故责任分析及处理意见、整改防范措施)
7、检查记录
8、职业卫生检查记录
9、职业健康监护档案
10、安全生产会议记录(分公司安全生产会议记录)
11、安全生产活动记录(安全生产月、知识竞赛、周一班前宣誓、安全演讲、其它活动记录)
12、法定检测记录(有资质单位检测的记录)
13、任务观察记录
14、许可文件(安全生产许可证下发文件及证件复印件,特种工及相关管理人员培训文件及证件复印件)
15、应急演练信息(09年事故应急演习的相关记录)
16、纠正与预防行动记录(安全隐患整改记录、违章人员教育处理记录、标准化运行中出现的不符合现象纠正记录)
17、承包商和供应商信息
18、维护和校验记录(设备维护保养记录、校验记录)
19、技术资料、技术图纸。
篇3：OHS管理体系文件资料控制程序
OHS管理体系文件和资料控制
组织应建立并保持程序,控制本标准所要求的所有文件和资料,从而确保:
(1)它们能够被恰当定位;
(2)对它们进行定期评审,必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性;
(3)职业安全健康管理体系的关键岗位,都能得到有关文件和资料的现行版本;
(4)及时将失效文件和资料从所有发放和使用场所撤回,或采取其他措施防止误用;
(5)法律、知识性文件和资料,予以适当标识并保存。
1.理解要点
对OHS管理体系文件的管理,如文件的标识、分类、归档、保存、更新、处置等等,是文件控制的主要内容。文件的保存要有一定场所,有专人保管,并有一套机制保证文件的时效性。过期作废的文件要及时收回处置,新的文件要及时到达使用者手中,文件控制是对整个体系所有文件的控制和要求,为了实施对文件和资料的控制,除管理手册和程序文件外,还应有适当的支持文件。组织可结合自己的特点和需要制订如受控文件登记表、文件修改登记表、收发文件登记表等。文件控制在ISO9000系列中已有较严格的要求,可参照执行。
另一方面,OHS管理体系着重在体系的运行和危险因素的有效控制,而不是建立过于繁琐的文件控制系统,在建立体系和运行体系中要注重实效。
2.审核要点
1)组织是否制定和保持了控制文件的文件化程序,是否对有关的文件包括相关方的资料都实施了控制(如:是否建立OHSMS文件和资料管理程序、设计文件和资料控制程序、工艺文件和资料控制程序等)。
2)是否能保证体系运行的各个重要岗位,都能及时得到相应文件的现行版本。
3)不论出于什么原因而保留的已作废文件,是否都进行了适当的标识和管理。
4)文件的收发、复制、归档是否都有编号,有责任人员签字。
5)文件更改、修订是否有原审批部门审批。
6)文件发布前是否由授权人员审批其适用性。
7)文件修订时,是否制定了相应记录和更改清单或一览表。
篇4：电器公司文件控制程序
电器公司文件控制程序
1.目的
为了使与质量体系有关的文件得到有效控制,确保各部门使用的文件均为有效版本。
2.适用范围
适用于本企业各项质量活动涉及到的所有文件,包括外来文件,如标准和顾客提供的图样等。
3.职责
3.1综合部负责管理文件的管理和发放。
3.2技质部负责技术文件的编制、发放、更改、归档。
3.3其他各部门负责本部门领用的文件的管理。
4.工作程序
4.1文件的分类及编号
4.1.1文件分为如下几类:
①质量手册
□□
篇5：酒店质量文件资料和记录控制程序
酒店质量文件、资料和记录的控制
1.目的
对质量体系有关文件、资料和记录进行控制,确保各部门使用文件的有效版本,并为酒店质量体系的有效运行提供客观证据。
2.适用范围
适用于本酒店所有文件、资料(含电子媒体)和记录的控制。
3.引用标准/文件
3.1ISO9001:20004.2.3文件控制
4.2.4记录控制
4.职责
4.1管理者代表负责组织质量体系文件的编制。
4.2总经办负责质量体系文件和资料的发放、更改、控制和管理;负责有关质量体系运行记录的监督和管理。
4.3总经办负责外来文件、资料和酒店内部行政文件资料的控制。
4.4各部门负责本部门文件和资料的编制、修订和保管,负责对本部门的质量活动进行记录,并按要求进行控制。
5.程序要求
5.1文件和资料的控制
5.1.1文件和资料的分类
本酒店文件和资料可分为内、外两部分,《文件和资料控制程序》分别规定了内外部文件和资料的编制、接收、批准、分发、更改、替换及保管。
5.1.2外部文件和资料有国家和地方政府的政策、法令、法规性文件,及行业颁发文件、顾客提交文件、供方提交文件等。
5.1.3内部文件和资料主要有质量体系文件、行政性文件和技术资料。
5.1.4《文件和资料控制程序》规定了文件和资料的编号方法,各部门指派专人负责本部门文件资料的管理和归档工作。
5.1.5各部门发放的文件由最高审批者控制发放范围。
5.1.6保证与质量体系有关的场所使用相应文件的有效版本。各部门要将作废的文件及时撤除,并进行适当标识和处置。
5.1.7文件更改的审批应根据文件的原审批程序进行,若原审批人不在时,可由委托人审批。
5.1.8总经办监督质量体系文件的使用,确保文件保持完整、清晰、易辩认。
5.1.9对使用的外部标准、法规实施编号、登记,确保使用有效版本。
5.2记录的控制
5.2.1酒店根据质量体系要素要求和自身的实际情况建立和保存足够、完整的记录,以证明生产和服务提供符合质量控制的要求,并验证体系的有效性。
5.2.2建立《记录、资料分析控制程序》,规定质量记录的标识、收集、整理、编目、查阅、归档、贮存、保管和处置等内容。
(1)记录的填写要求规范、完整并保持字迹清晰、标识明确,具备对相关活动和服务的可追溯性。
(2)及时收集、保存所有质量记录,避免损坏、遗失。
(3)质量记录保管期限应适时,对超过保存期的记录,各部门可以按规定进行报废处理。
5.3文件、资料和记录可以书面或电子媒体的形式保存,但以书面形式为准,存在于电子媒体中的文件和资料不作为执行的依据。
6.相关文件
《文件和资料控制程序》YZ/IH-QB004/2003
《记录、资料分析控制程序》YZ/IH-QB028/2003
制度专栏
