州扬大学行政办公类货物采购实施细则

州扬大学行政办公类货物采购实施细则

根据《州扬大学大件大宗货物采购暂行办法》(扬大[2008]14号)文件精神，为切实有效地做好行政办公类货物采购工作，结合工作实际，特制订本实施细则。

一、采购依据

1、根据学校下达的年度经费预算指标，采购相应的行政办公类货物。

2、根据基建或房屋维修改造项目需要，经学校批准后，采购与之相配套的货物。

3、根据校长办公会或校领导审批意见，采购专项货物。

4、接受其它部门委托，代为采购经学校批准的货物。

二、大件大宗货物的界定

1、大件货物是指单件预算价格达3万元及其以上的货物;

2、大宗货物是指每批预算价格达10万元及其以上的货物。

三、采购原则

1、公开透明原则;

2、公平竞争原则;

3、诚实信用原则;

4、各负其责原则;

5、回避原则。

四、采购当事人

1、采购领导小组

学校成立行政办公类货物采购领导小组。组长由分管校领导担任，副组长由国有资产管理处(下称国资处)主要负责人担任，组员由监察处、财务处、审计处等部门主要负责人组成，承担采购工作中的管理、决策、协调以及争议仲裁等职责。

2、采购项目监督组

按采购项目临时成立项目监督组，由监察处、财务处、审计处各出1人构成。监督组承担采购程序监督以及审计监督、财务监督等职责。

3、请购人

(1)请购人是指所购货物最终用户所在的中层部门、单位。

(2)请购人应向采购部门提供采购货物的品名(品牌)、数量、详细技术参数、规格、配置、型号、功能与作用的详细描述及预算金额等，参加所购货物的验收。

4、采购部门

学校执行行政办公类货物的采购部门为国资处。其职责：负责招标文件的起草、审查，做好招标文件的发布、评标等事务，与中标单位签订采购合同，实施采购行为;按采购合同对供应商的货物进行质量抽查、对所购货物进行验收;负责商家库、专家库的建立和管理，开展对商家库内的供应商进行诚信、服务质量等方面的考核，必要时组织对拟进商家库的供应商进行考察等。

五、采购方式

1、公开招标采购

(1)学校通过发布招标信息邀请不特定的供应商参加投标，通过评标产生供应商的采购方式。

(2)除本办法有特别规定的外，应采用公开招标的方式采购货物。

2、邀请招标采购

(1)学校以投标邀请书的方式，从符合相应资质条件的供应商中，邀请其参加投标，通过评标产生供应商的采购办法。

(2)只能从有限供应商采购的货物，或经领导小组讨论同意的其他情形，采取本采购办法。

(3)邀请的商家不少于3家。

3、竞争性谈判采购

(1)学校通过与多家供应商进行谈判，从中确定成交供应商的一种采购方式。

(2)符合下列条件之一的，可采取本采购办法：

①招标流标：招标后没有供应商投标或者没有合格标的的;

②招标不能：重新招标未能成立的;

③非标产品、制作产品、特定货物：技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的;

④急购：采用招标所需时间不能满足紧急需要的;

⑤经领导小组讨论同意的其他情形。

(3)被邀请参与谈判的供应商不少于3家。

4、单一来源采购

符合下列条件之一的，可采取本采购办法：

(1)独家经营：只能从惟一供应商处采购的;

(2)配套的一致性：必须保证原有采购项目一致性或者配套要求，需要从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额三分之二的;

(3)经领导小组讨论同意的其它情形。

5、询价采购

(1)采购货物为规格、标准统一的标准产品，且供应商较多，均可采用本采购方式。

(2)被询价的供应商不少于3家。

(3)询价执行最低价者供货原则。

六、采购程序

1、请购

请购人在经费落实的情况下，提出采购申请，同时附拟采购货物的详细信息，经单位负责人签字后报国资处。

2、确定采购方式

(1)收到采购申请后，填写采购方式确定表，国资处负责人按照学校文件的规定确定采购方式并签字。对未按学校文件规定确定采购方式的，应由分管校领导签字同意。采购金额较大的，可以提请分管校领导确定采购方式。

对需变更请购内容的由采购领导小组讨论决定，并将变更的请购内容及时告知请购人。

(2)调研。根据实际情况，需要对采购货物的价格、性能、市场供应等情况和供应商进行调研的，由国资处商请购人成立调研组进行调研，调研后及时出具调研结论。必要时，由分管校领导担任调研组长。

3、采购

具体采购方式及与其对应的操作流程详见本细则第七部分。

4、质量检查

视具体采购内容由国资处商请购人对供应商货物制作的原材料、生产过程等进行质量检查，发现问题及时纠正。

5、验收

货物送货到位并安装调试结束后，由国资处和请购人根据采购合同组织验收并作出验收结论。不宜短时间内作出评价的，在投入使用3个月内作出验收结论。不能形成一致验收结论的，由国资处报请采购领导小组裁定。

6、付款

验收结束后，向财务部门提交招标记录(谈判纪要、询价记录)、合同、验收报告等采购资料，按合同约定付款。

7、质量回访

在合同约定的质保期结束时，要求供应商到货物最终用户对其所供货物进行质量回访，并经用户负责人签字后反馈给国资处，用于对供应商的考核和确保在无遗留问题后支付质保金。

七、采购

(一)评标(谈判)小组

1、评标(谈判)小组在开标前成立，由国资处代表、专家若干人组成。专家临时由监督组人员从专家库中随机抽取。评议技术标须从具有与货物相关的技术业务知识的专家中抽取，评议商务标可扩大范围(经济、管理类专家)抽取。

2、根据采购货物金额的大小，评标(谈判)小组的具体组成：

①大件货物单价在3万元(含、下同)以上不足10万元、大宗货物每批在10万元以上不足20万元的，评标(谈判)小组由3人组成，其中专家2人，国资处代表1人。

②大件货物单价在10万元以上不足20万元、大宗货物每批在20万元以上不足50万元的，评标(谈判)小组由5人组成，其中专家4人，国资处代表1人。

③大件货物单价在20万元以上、大宗货物每批在50万元以上的，评标(谈判)小组由7人组成，其中专家5人，国资处代表2人。

(二)采购类型

1、公开招标

(1)编制招标文件。根据请购人提供的信息拟定招标文件。招标文件包括：所购货物的技术要求、供货期限，对投标人的资质要求、投标报价要求和评标标准等。专业技术性较强且需要方案论证的，在拟定标书前国资处要组织相关技术专家论证。

(2)发布招标报名公告。招标公告经国资处领导审核后在校园网上发布，时间不少于3个工作日。公告内容除标明所购货物外，还包括以下内容：

①投标报名单位交验营业执照、组织机构代码证、税务登记证;

②与招标项目有关的资质证明材料;

③法定代表人身份证明和法定代表人对业务代表的正式授权书、业务代表的身份证明;

④企业基本情况介绍(专业设备，专业技术人员等);

⑤商品销售许可证或经销(代理商)证明;

⑥在江苏省内所销售货物的用户单位名称、合同及相关单位联系人、电话号码;

⑦企业售后服务承诺书。

(3)资格审查。由国资处对各报名厂商进行资格审查，标的额较大的项目报采购工作组审查后确定发标范围。

(4)发标、现场答疑

①发售标书;

②现场答疑;

③收取投标保证金。

(5)投标。投标人在招标文件规定的时间内投标，有送样要求的，将样品送至规定地点，由监督组人员清除原有标记并重新编号。

(6)开标。开标会由国资处主持。有制作样品的先对样品进行现场考察，剔除不符合质量要求的样品，其投标书视为废标，并对合格样品质量进行排序。开标前由监督人员检查投标书的密封情况，然后由工作人员当众拆封，公开宣读投标人的名称、价格、服务等内容。

(7)评标。宣读投标书后，投标书交由评标小组进行评审。

评标小组在对投标书和样品进行评审和比较后，出具书面结论性意见，并推荐排好序的1~3名中标候选人(或以投标书或样品编号代替投标人)，也可直接确定中标人(编号)。评标小组成员须客观公正地履行职责，遵守评标纪律，保守评标秘密。

采购项目监督组成员参与评标的全过程，负责程序监督和对评标小组成员执行评标纪律的监督。

(8)发放中标通知书。评标会上宣布第一候选人为中标人，并向中标人发放中标通知书，通过校园网公示招标结果。

(9)合同审鉴。国资处与中标人签订合同前，将合同文本送审计处审签。如第一候选人拒绝签订合同，不退还其投标保证金并按招标书规定处罚，然后与第二候选人签订合同，依次类推。

(10)投标人提供样品的，招标结束后，交由国资处封存并经监督人员签字，以供日后验收时比对。

2、邀请招标

(1)编制招标文件。内容同公开招标。

(2)被邀请单位的产生。由监督人员从商家库中抽取3家以上单位;国资处及时向被邀请单位发出邀请，邀请对方购买招标书。此办法亦可在公开招标中，报名投标商家不足3家时使用。

(3)投标、开标、评标、中标程序与公开招标相同。

3、竞争性谈判

(1)拟定谈判方案。国资处负责拟定谈判的主要条款。对专业技术性较强或者需要方案论证的，由国资处组织专家论证。拟定谈判方案时，如有重大问题，及时向有关部门咨询。

(2)谈判。谈判工作由项目谈判小组实施。谈判结束后，谈判小组应及时形成结论性意见，并提出经排序的拟供应商候选人名单。项目监督组成员负责对谈判全过程进行监督。

(3)采购合同的订立与审签。国资处与第一候选供应商签订采购合同前，应将合同文本送审计部门审签。如第一候选人拒绝签订合同，不退还其投标保证金并按招标书规定处罚，然后与第二候选人签订合同，依次类推。

(4)国资处按审签后的合同实施采购。

4、单一来源采购

程序与方法参照竞争性谈判。

5、询价

(1)成立项目询价小组。询价小组由国资处代表、请购人组成，成员总数为3以上单数。

(2)起草询价书。国资处按请购人所附详细信息起草询价书。

(3)产生备选供应商。监督人员从符合资质要求的商家库中随机抽取3家以上备选供应商，国资处以书面形式向备选供应商发放询价通知书让其报价。

(4)报价。备选供应商以书面密封形式在询价通知书规定的时间内报价。

(5)评定。项目询价小组按照最低价者供货的原则确定供应商。(6)国资处按照项目询价小组的评定结果与供应商签订采购合

同，实施采购。

(7)提供样品的，封存样品并经监督人员签字后交由请购人保存，以便验收。

八、其它规定

1、专家库与商家库建设

(1)专家库。行政办公类货物采购的专家库由国资处负责建立，包括专家的选择、进库、管理等。专家库中应有一定数量的校外专家。每年由国资处、采购监督组对在库专家进行一次评议，对评议不合格者应及时调整出库。对严重违反相关纪律的，监督组提出书面意见，由国资处及时调整出库，情节严重者将追究相关责任。

(2)商家库。行政办公类货物采购的商家库由国资处负责建立，包括商家的选择、进库、管理等。每年由国资处、采购监督组对在库商家进行一次评议，对评议不合格者应及时调整出库。

国资处应做好在库商家服务质量、诚信等情况的记录。中标后拒签合同的、毁约的以及具有串标、恶意中标、违反廉政规定等行为的商家，一经查实，取消其三年内在我校的投标权。

2、费用

(1)考察费。按照谁组织谁承担的原则办理。国资处货物采购所需考察费用应纳入国资处年度经费预算。委托采购货物的考察费用由委托单位支付。

(2)专家费。视工作量大小，校内专家每次50~100元，校外专家每次100~500元，外地专家的交通费、住宿费专项列支，以上费用纳入国资处年度经费预算。委托采购货物的专家费用由委托单位支付。

(3)标书工本费。国资处的标书、询价书等均应根据标的额的大小收取一定的工本费。该费由国资处收取并及时全额上缴学校财务，以补充招标费用，不得挪作它用。

(4)投标保证金。投标时，国资处应当根据标的额收取不低于0.5%的投标保证金，以防投标单位恶意中标后不与采购部门签订采购合同。未中标投标人的投标保证金应在开标后及时退还投标人，中标人的应在签订合同之后退还。

(5)履约保证金。在签订采购合同时，由国资处收取不低于合同标的额0.5%的履约保证金。合同履行结束后，国资处根据履约情况及时全额或者部分退还履约保证金，或者冲抵货款。

3、低于大件大宗货物界定标准的货物采购办法

(1)采购工作组

采购货物单件预算价格3万元以下、每批预算价格10万元以下的，由国资处负责人和请购人组成采购工作组，必要时邀请有关专家参加，人数不少于3人。

(2)采购方式

①采用不低于3家密封报价的方式，通过比性能、比价格确定供应商。同规格、同型号产品一律实行最低价者供货原则。

②数量较少的办公设备如电脑、打印机等，以低于或等于州扬市政府协议供货价采购。

③对于制作类货物，参照最近一次招标价，并根据市场价格行情采购。

4、采购文档的管理

采购文档由国资处负责收集和管理，按采购项目建立年度目录。保管期限为15年。

九、附则

本细则自公布之日起执行，由国资处负责解释。

附件：具体表格见本站表格下载栏

1、行政办公类货物采购申请表

2、行政办公类货物采购方式确定表

3、行政办公类货物公开招标、邀请招标评标记录表

4、行政办公类货物竞争性谈判、单一来源采购谈判记录表

5、行政办公类货物询价采购记录表

6、行政办公类货物中标通知书

7、行政办公类货物采购验收单

8、行政办公类货物质量回访单