印章管理办法

印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具,印章的管理,关系到公司正常经营管理活动的开展,甚至影响到公司的生存和发展,为避免因印章管理不善给公司造成不必要的经济损失,维护公司的利益,现根据**汽车服务股份公司印章管理办法,结合公司实际,制定本办法。

第一条总则

1、本办法适用于****区域及其所属各、参控股公司(以下简称各公司)。

2、**区域总经理授权**区域**部负责区域总部印章的刻制、发放、更换、回收和销毁工作;各管店总授权所辖店面**部负责本店面印章的刻制、发放、更换、回收和销毁工作。

3、区域总部印章保管人由**区域总经理授权相关人员负责;各店面印章保管人由管店总授权相关人员负责。

4、任何违反本规定给公司造成损失的,予以**和经济处分,造成严重损失或情节严重的将追究其刑事责任,移送到相关机关处理。

第二条印章的分类:印章分为公章(即以公司名称为内容的印章)、合同专用章、部门专用章(人力资源

部章、**部章等)、业务类专用章(公司验车专用章、维修保养专用章、保险理赔专用章等)、财务类印章(财务专用章、结算专用章、发票专用章)、私人印鉴(即用于银行印鉴等公司业务之需的董事长或执行董事、法定代表人或个人签名的印章)、其他非经营组织印章(包括工会印章以及以公司为发起人的民间社团组织印章等)。

第三条印章的刻制、登记备案与启用

1、公司的下列印章必须在当地公安机关存档备案,并在当地公安机关指定的印章公司刻制:公章、合同章、财务专用章及发票专用章。发票专用章还必须在税务机关备案。

2、各公司均不得刻制**区域或其它任何公司的印章,并不得用于从事法律及公司规定的经营范围之外的经营活动。

3、印章的刻制必须填写《印章刻制申请单》(附件一),并按《印章刻制审批流程》(附件二)逐级履行OA审批手续后方可刻制。

4、印章刻制限制性事项:

(1)以上印章,原则上只允许刻制一枚.法定代表人章,同一区域只允许留存一枚,由专人负责保管。

(2)除**区域总部外,下属各参、控股公司均不得刻制部门章。

(3)各公司业务类专用章的刻制必须以某一专项业务为内容,并不得使用公司注册全称,印章的形状不能使用正圆形和椭圆形。

(4)若需要刻制公司相关领导的私人印鉴必须有相应报告,经公司总经理审批和本人允许后方可刻制。

5、印章启用时应填写《印章启用授权审批单》(附件三)。第四条印章的更换:

公章的更换须报**区域总经理审批。财务印章的更换以及银行预留印鉴的变更均须报**区域财务总监和总经理审批。

第五条印章的保管

1、各类印章的保管人和责任人:按照“谁保管,谁负责”的原则,印章管理员和印章所在部门的负责人均为印章责任人。同时,印章的保管实行各公司总经理总负责制,各公司总经理为印章保管的第一责任人。

2、印章管理部门和印章管理员的职责:

(1)保证印章的安全:印章管理员必须妥善保管印章,存放在保险柜中,未经批准,印章管理员不得任意委托他人代行职权,如有遗失,必须及时逐级报告公司负责人,并及时登报作废,如有必要要及时通知利益关系人。

(2)监督审核:负责监督某一类印章的使用和管理,负责用章申请单填写的监督、领导审批权限的审核以及其他相关资料的审核。

(3)印章保管人需存留盖章后的重要文件复印件,以备查考。

(4)印章保管人变更时(如遇离职、调离等情况),将由**区域总经理授权的有关人员重新指定保管人,原保管人应填写《印章保管移交单》(附件四)并做好印章的移交手续,原保管人应将印鉴、用印记录完整归档移交,并指导新保管人学习印章管理办法及相关业务工作。移交期间移交双方因违反印章管理办法所出现的隐埋风险由移交双方承担。

(5)印章保管人以及档案人员不能以任何形式向无关人员提供用印后的文件信息,非经办人员查阅用印记录需经过逐级审批。

(6)为保证该管理办法的有效实施,每位印章的保管人员和相关责任人都必需与公司签订《印章管理责任书》(附件五)以示其明白自己的上述责任。

3、用印登记、印模档案、印鉴使用起始记录、印鉴移交记录及印鉴保管人的档案存放期不低于十年。

第六条印章的使用

1、各类印章的使用必须严格控制在规定的使用范围之内,并按相应的审批权限进行审批后方能用印。具体范围和审批权限详见附件六《**区域及各公司:各类印章的使用

范围和审批权限》。

2、印章原则上不许带出公司,确因工作需要将印章带出使用的,应事先走OA申请,并填写《印章外出使用申请单》(附件七),如需带公章或合同章外出,**区域总部须经公司总经理批准后(各公司须经分管领导批准),封闭印章,并由两人以上共同携带使用。如需带财务印章外出,须经**区域财务总监批准,封闭印章(使用后即时封闭印章),并由财务两人以上共同携带使用。

3、使用公章和合同章,需提交OA印章使用申请,并注明用印页数、份数、次数,同时添加需盖章文件的附件,若审批人外出并无法批阅OA,可以以电话、邮件、传真形式审批,以电话审批的,需注明接听或拔出号码以及时间,以邮件、传真方式批准的需要将邮件打印或传真件复印存档。待审批人批示完成后,打印存档。

4、财务部常规资金支付使用银行预留印鉴,需办理相关业务审批流程后使用;业务部门用印,以获批单据为用印依据。以上均无须另行签批。

5、需盖公章的文件如涉及数额巨大的或者对公司经营产生重大影响的,必须事先经公司法律顾问审阅,由**区域财务总监、总经理根据审批权限审核,超出审批权限的,需要上报**汽车股份公司相关领导审批。

6、严禁在空白文件或纸张上用印,若确因工作需要,必须在《印章使用审批表》上说明用途及份数,并必须得到**区域总经理批准,财务章必须得到**区域财务总监的批准。如已使用的,必须复印备案,未使用的空白文件,必须交回公司。

7、用印文件需存留复印件,并附OA审批单之后,印章保管人需妥善保管,以便核查。

(公司各种证照复印件、财务报表复印件、审计报告复印件、验资报告复印件、章程及历次修正案复印件等常规性可备查的文件用印后无需留存复印件。)

8、OA审批结束且已盖章后录入《印章使用审批表数据库》(附件九),方便查找。

9、任何人员必须严格依照本办法规定程序使用印章,未经本办法规定的程序,不得擅自使用。

第七条印章的作废和销毁印章如需作废,申请人参照印章刻制流程填写《印章销毁审批单》(附件十),履行完

审批手续之后交由**区域**部统一销毁,并作好销毁记录。如需通过公安机关进行销毁的,按公安机关印章报废流程进行。印章作废后即不能继续使用,如因特殊情况使用,必须经**区域总经理书面批准,并做好登记备案。

第八条罚则

1、违反本管理办法,未对公司造成重大经济损失及不良社会影响的,将对相关责任人给予罚款处罚:

(1)用印登记信息不全的分别给予保管人及主管领导100元/次罚款处罚。

(2)因保管人管理不善,造成非印章保管人私自加盖印章、印章丢失、印章损毁的,对印章保管人、主管领导分别处以1000-3000元罚款;对非印章保管人员私自加盖印章者给予5000元罚款处罚。

(3)未经审批或审批流程尚未结束,擅自用印的,对印章保管人及主管领导分别处以3000-5000元罚款处罚;

(4)未经审批私自刻制印章的,对相关责任人及主管领导分别处以3000-5000元罚款。

(5)对于其他违法本管理办法的行为,公司有权对相关责任人处以100-5000元的罚款。

除上述处罚外,公司有权对相关责任人进行职位调整或解除劳动合同。

2、违反本管理办法对公司造成重大经济损失及不良社会影响的,除以上处罚外,将由相关责任人对公司的损失予以赔偿;情节严重构成犯罪的,公司将追究其法律责任。

第九条本制度于2012年10月1日开始实施。同时2009年12月1日发布的HA-08-043《印章管理制度》及原山东区域相关管理制度废止。新办法由**大区**负责解释。