A物业公司文件管理规定

篇2：物业管理公司文件管理规定（3）

物业管理公司文件管理规定(三)

第一条公司颁布的各类文件对公司内部具有约束性、指导性和强制性,是上传下达公司旨意的有效手段。

第二条公司文件分为公司文件和部门文件两种,公司综合服务部负责公司文件的草拟、修改、发放和存档和控制。

第三条涉及部门以上的文件,原则上由部门提出,公司统一发文颁布。

第四条公司各部门颁布的文件,必须抄送公司综合服务部存档备查,各部门涉及规章制度、考核等方面的规定、条例,参照公司统一颁布的制度制订,并经公司综合服务部核稿方为有效。

第五条各部门应积极主动传阅有关文件,并把工作落实到实处。各部门应有完整的文件登记、收发、阅读记录,如有异议,在两天内向归口部门提出,直到解释圆满。

第六条文件传阅后要求妥善保管,不得遗漏和丢失。各兼职文书、记录管理员应积极主动配合部门负责人做好此项工作。如发现遗漏和丢失的,将追究部门负责人的经济责任。

第八条文件行文管理程序和要求:

一、拟稿:根据重大决策内容,有必要下发的,应指定有一定业务素质人负责拟稿,内容要求简明扼要、实际,语句通顺,通俗易懂。

二、核稿与签发:一般情况下,各种文件拟稿完毕后,必须由部门负责人核稿,无差错后方可由主管人员签发,涉及面广的,应有会签记录。

三、文件的下发:文件必须手续齐全,打印完毕后,及时下发各有关部门和个人,在下发时,做到有专人收签名,不经签名不发,发文簿及收文簿清晰。各部门应设收文登记簿,按文号及标题登记,以利于工作和便于传阅。公司综合服务部定期对部门文件进行检查,并作为经济责任制进行考核。

篇3：物业公司文件格式的管理规定行政工作制度

物业公司行政工作制度:文件格式的管理规定

6文件格式的管理规定

6.1适用对象

本规定适用于公司/管理处所有对内和对外文件,包括打印版本和手写版本的文件。

6.2.公司标志

公司标志在文件上端的最左边,具体如下:

6.3文件编号的规则:

1)文件编号由:物管公司/项目物管处/发文部门/文件种类/档号组成

例如:G80/RMS/CW/M1/0001

档号

文件种类

发文部门

项目物管处

物管公司

诠释:

物管公司G80文件类型内部工作联系单W

项目物管处时代RMA备忘录M

岭南RMS会议纪要MU

逸彩RMY电子邮件E

发文部门资源部ZY传真F

财务部CW物管公司0

工程部GC项目管理中心1

客服部KF合作公司2

保安部BA往来公司3

档号`0001始

6.3日期的格式统一有以下两种

6.3.1中文式***年*月*日,例如:二零零五年一月三十一日(以下简称为中文

文字日期)、或2005年1月31日(简称为中文式数字日期)。

6.2.2英文式--年/月/日,例如:2005/1/31。

6.3使用规定

6.3.1对外的公文、信函、内部的备忘录等正式文件,其最后落款的文件日期,统一使用上述之中文式文字日期;正文内容提及到的日期,则可选择上述格式中的任一种。

6.3.2其他种类文件(包括电子邮件),其正文内容提及的日期和文件的日期,则可选择上述格式中的一种。

篇4：大厦物业管理中心文件管理规定

物业管理中心文件管理规定

1目的

对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。

2范围

适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。

3职责

3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作;中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。

3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。

3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。

4程序

4.1文件分类及保管

4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。

4.1.2作业指导类文件分为两类

a.管理中心(处)工作手册,管理处运行体系的常用实施细则:包括管理标准(员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等),工作标准(岗位任职要求、岗位工作标准等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等),质量记录表单等,由管理中心(处)自行使用、保存。

b.其他质量管理体系文件:可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存,重大质量计划(涉及多部门或公司的计划)报公司行政与人力资源部备案。

4.2文件的编写、审核、批准、发放。

4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。

4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写,中心综合管理部负责审阅,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。

4.2.3经审核批准的文件,均需报公司行政与人事部备案,中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放,文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。

4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时,文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。

4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时,须进行登记,中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》,管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》。

4.3文件受控标识

文件分为:"受控"和"非受控"两类,凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖"受控"章、分发号章(整套文件在封面上加盖,无封面的单份文件在文件首页右上角加盖)。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖"受控"章但属受控文件。非受控文件不进行标识。

4.4文件的领用

4.4.1质量管理体系文件发放时,文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。

4.4.2因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门做好相应发放签收记录。

4.5文件的保存、作废与销毁

4.5.1文件的保存

a.文件经审核批准后,文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》;

b.中心综合管理部文员(管理处客服)负责中心(管理处)与质量管理体系有关的文件保存,并编制《受控文件清单》。

c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;

d.管理中心(处)公用文件由管理中心文员(管理处客服员)保管。

e.管理中心文员(管理处客服员)应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》;

f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借,以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。

4.5.2文件的作废与销毁

a.所有失效或作废文件,由管理中心文员(管理处客服员)及时从所有发放或使用场所撤出,交由中心综合管理部,统一上交公司行政与人力资源处理,防止作废文件的非预期使用;

b.为某种原因需保留的作废文件,由行政与人力资源加盖"作废"印章保存;

c.对要销毁的作废文件,由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后统一销毁。

4.5.3文件的借阅、复制

借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录,应填写《文件借阅、复制记录》,由管理中心(管理处)负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制(复制文件必须由客服员标识登记后发放)。

4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。

相关质量记录

1.《文件发放、回收记录表》ZC-01/B01

2.《受控文件清单》ZC-01/B02

3.《文件更改申请单》ZC-01/B03

4.《文件会签单》ZC-01/B04

5.《文件借阅、复制记录表》ZC-01/B05

6.《文件销毁申请单》ZC-01/B06

7.《文件修改控制页》ZC-01/B07

篇5：花城管理处文件编制管理规定

四季花城管理处文件编制管理规定

1.目的

规范管理处对内、对外的各类文件管理,统一文件格式,便于存档及查阅。

2.范围

四季花城管理处

3.方法和过程控制

3.1管理处任何岗位根据工作需要编制的各类文件必须经管理处经理审批或签署后方可发送;

3.2各类正式文件必须有编号,编号由管理处资料管理员统一登记编排;

3.3所有文件必须严格按照公文书写统一格式进行编写;

标题(三号黑体字)

GZWY(花城)[2000]00*(小四号黑体字)

正文:

*****************************(四号宋体)

公司全称

管理处

签署:

日期

3.4各类文件打印初稿须经资料管理员审核后,打印正稿,经管理处经理审批或签署后,加盖管理处公章方可张贴、公布、发放,原件一律交资料室存档。

3.5电脑及软盘文件、资料由资料室统一分类管理,任何人未经允许不得在电脑及软盘内设立个人文件夹或存储私人文件,软盘内管理处收发文件由资料室分类存储并保管,管理处各业务部门软盘文件由主管人员负责保管,软盘写满后交回资料室保存。

3.6为防止电脑染上病毒,任何人不得在电脑内使用私人软盘。