X物业公司档案管理规定

篇2：小区工程技术档案管理规定（3）

小区工程技术档案管理规定(三)

1、在办公室领导下,档案员负责管理施工方移交的全部工程技术方面的资料,将文件材料的积累、分类整理和归档工作纳入工作管理程序,列入相关部门和人员的职责范围;

2、建立工程技术档案资料收发台帐,加强资料的收发管理工作;

3、工程技术档案应按工程项目和单位名称、配套工程、建档时间、完档时间等项目详细建立;建设周期长的工程,可根据情况阶段归档;

4、按照国家有关要求对归档文件材料实行分类排序、组编档号等方法进行加工、整理。归档文件装订整齐、字迹工整、图样清晰、签字手续完备,图片、照片等配以文字说明;

5、及时整理在工程施工中形成的有关材料,及时办理归档手续;如工作变动,需将个人保存的材料及时移交;

6、依据工程特点建立健全工程文件材料的管理、保管、利用、保密、鉴定等管理制度,确保档案安全;

7、按照总公司有关要求,做好工程档案管理的登记、借阅、使用工作,并将各类型工程档案管理的登记结果汇总后报送总公司备案。

篇3：物业公司档案管理规定（12）

物业公司档案管理规定(十二)

(一)总则

公司实行“统一领导,各负其责。分级归档,集中管理”的原则。

公司的档案是公司全体员工在日常工作中直接形成,能反映公司日常活动,业务往来,重要事项、历史沿革、人员变化等重要的各种资料。其特点是有重要保存价值。包括计算机文字、书面文稿、图纸、图表、照片、声像等资料。

在工作中形成的具有保存、查考价值的各种信息载体的项目资料均要立卷、归档。

公司的所有工作人员应严格按照规定,定期向本部门移交,在一个工作周期内自己经手的各种档案资料。任何人不得据为己有。

(二)管理机构和岗位职责

公司的档案管理工作为总经理负责制。公司设立档案室,行政人事部门负责公司档案的集中管理工作。办公室定期到各部门,复制各部门计算机内所形成的文字资料和图片资料。每个年度的一月份,到各部门指导督促催办档案的立卷归档和上缴保管工作。各部门的经理为本部门档案管理的负责人,各部门指定一名工作人员为兼职档案员,经办本部门档案的管理工作。

行政人事的档案管理职责是,掌握国家有关的档案法规、规定、政策的动态,做好信息的传达工作,根据国家有关的档案法规、规定、政策变化和公司领导的指示及时调整公司的管理制度;检查、指导和督促各部门的档案工作,组织对有关人员的培训。档案的编目工作均由办公室按照档案编目要求统一进行。保证档案的齐全完整,并使每个部门的档案在公司档案管理体系中形成一个有机的整体。

(三)归档范围

1、各类请示,报告,会议纪要。

2、意向书、协议书、项目申请书,

3、重要的治谈和会议记录、备忘录,

4、开发项目机会性分析可行性研究报告

5、公司资信变动情况,

6、外出考察、调查培训等活动中形成及收集的材料(包影像资料),

7、企业负责人,名单,及人选情况,

8、合同、章程,

9、向上级单位上报的报告书及批复,

10、有关部门出具的证明制将:

11、营业合法证件(包括企业负责人证件),

12、营业执照和营业证书内容文稿,

13、企业代码证书等。

14、与重要的客户来往的信件、函电,

15、历年工作总结,

16、年度预算报告;

(四)立卷程序

根据“谁办谁立卷”的原则,项目协议、合同签订或重要的文档资料形成后,经办人要建立档案材料收集袋,随时积累材料。

对每年年度内各部门形成的文件材料立卷、归档,上交办公室后,办公室按照文件的重要程度应划分永久、长期、短期保管期限。

(五)管理与利用

1、公司办公室应建立档案的统计登记表,完善借阅制度。对档案的收进、移出、保管、利用等隋况进行精确的统计并注意收集档案的利用效果。

2、档案存放案卷的箱柜必须坚固,并有防盗、防潮防高温、防虫鼠、防潮、肺尘等设施。定期检查档案曲保管情况,对破损或变质的档案应及时修补和复制。

3、档案管理人员调动工作时,应在离职前办理交接手续

4、办公室根据工作需要,编日常管理与查询系统,编制各种必要的目录、卡片、索引等检索工具,力求查找方便,调卷迅速准确,积极为一线部门提供服务。

5、档案的移交、鉴定与销毁

各部门凡以公司名义行文所形成的档案应在第二年的上半年向公司档案室移交,交接取方根据移交目录清点核对,并履行签字盖章手续。移交目录一式两份,交接双方各执一份。

各部门在人员发生变化时,应及时办理档案移交手续。按照工作移交的有关规定,列出清单,部门经理作为监交人,负责清点核对档案的移交工作。

办公室应根据保管期限的规定,定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。鉴定档案应在本单位主管领导主持下,由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组共同进行。鉴定结束后应自本单位领导提出鉴定报告。

经过鉴定失去保存价值的档案,要登记造册,经本单位领导审批后方可销毁。销毁档案应指定两人负责监销,监销人要在销毁清册签字。

(六)考核与奖惩

对于将材料散存在个人手中,归为已有,不按要求立卷、归档、上交者,办公室应写出书面报告,上报公司领导做出处理意见。

对于丢失、销毁、出卖、私自携带出公司者,将视情节轻重,给子处理,问题严重的,按照《中华人民共和国档案法”》有关规定处理。

对于完成好的部门和个人,公司将予以表彰和奖励。

(七)其它

其它档案,参照国家档案局颁发的有关规定执行。

篇4：物业管家服务中心档案管理规定

山庄管家服务中心档案管理规定

1.0目的

规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。

2.0适用范围

适用于zz山庄管家服务中心各类档案的管理。

3.0职责

3.1管家服务中心经理监督档案管理的实施工作并审批档案的借阅申请;

3.2档案管理员负责档案的日常管理工作。

4.0程序要点

4.1档案的类别、编号及保存年限:

4.1.1管家服务中心的编号:*LSZ(项目名称拼音缩写)

4.1.2区分全宗,按管家服务中心的工作内容划分,全宗可分为以下几类:

一级类目二级类目编号三级

类目档案范围和条款保存年限

*LSZ工程图纸01竣工图纸、技术改造、施工图纸等永久

设备技术资料02消防、智能化系统、电梯系统、变配电系统、给排水系统、空调系统、办公设备等永久

接管验收资料03永久

合同协议04经营服务类合同、工程类合同等永久

综合管理0501公司文件、管理处文件、外来文件、工作联系文件、专项报告、会议纪要等3年

02员工档案

03通知、通告、温馨提示等3年

住户资料0601业主资料永久

02租户资料长期

房屋健康档案07入伙物业接管验收表、装修相关记录等

日常记录08机电类、安全类、保洁绿化类、人事行政后勤类、培训类、社区文化、中控类、顾客服务、装修管理、品质管理等3年

业主委员会资料09

财务资料10收费通知单、月收费统计表、季公布报表等。3年

迎检资料1101优秀大厦(小区)

02安全文明小区

保管理期限的年限从文件产生后第二年开始算起,其中永久为50年以上,长期为16年-50年,短期为15年以下。

4.1.3档案顺序号:采用阿位伯数字取3位有效数字--001、002、003。

4.1.4档案编号举例:

*LSZ-06-01-001

4.2立卷与编制目录

4.2.1立卷:就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷,档案管理员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷:

a)根据档案(或文件夹)的规格准备相应的档案标贴纸;

b)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由档案编号、档案名称组成,如:

*LSZ-05-03-001通知及通告

*LSZ-06-01-001zz山庄业主资料

*LSZ-09-001业主委员会资料

c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3CM位置外,并排列在档案柜中;

d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存放于相应档案盒(或文件夹)内;

4.2.2编制目录:

a)档案管理员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》;

b)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在《档案目录》(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目)中,以便查阅;

4.3档案的保管

4.3.1档案保管的工作任务是:

a)便于查阅;

b)保证档案的安全;

c)防止档案的损坏;

d)采取修复技术,延长档案寿命。

4.3.2档案保管的责任部门

a)管家服务中心客户服务部保管合同协议、综合管理资料、住户资料、员工培训档案、业主委员会资料、财务资料、迎检资料及管家服务中心各职能部门需要保管的其他档案;

b)管家服务中心工程维修班保管项目工程图纸、设备技术资料、接管验收资料等相关档案资料;

c)其他职能部门除经常使用的部分资料外,原则上不保管档案。

4.3.3档案的保管程序

a)各职能部门将需保管的资料经整理汇总后,移交给档案管理员。

b)资料管理员将该资料登记在《档案目录》中,归入相应案卷并统一编号;

c)资料管理员定期将《档案目录》输入电脑,以便查询;

d)档案原则上保管原件。

4.4档案的密级

4.4.1档案的密收分为三级:绝密、机密、普通:

a)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案;

b)机密档案包括:重要的会议记录(纪要)、公司收发文(通知、通告除外)、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案;

c)普通档案包括:公司的通知、通告等普通性文件。

4.5档案的查阅权限

4.5.1管家服务中心经理可查阅中心所有档案;

4.5.2其他人员根据审批查阅有关档案。

4.6档案的查阅/借阅/复制

4.6.1查阅/借阅/复制人到档案室在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。

4.6.2资料管理员审核其查(借)阅资格:

a)权限内(经授权/审批)的按正常手续办理;

b)权限外的,档案管理员开具《档案查阅/借阅/复制审批单》给查阅人办理审批手续:属管家服务中心的档案,由管家服务中心主任审批;属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;财务类的档案应由中心经理审批。

4.7在档案归还日期前,资料管理员应督促借阅人将档案还好交还档案室。

4.8须复制档案的,绝密档案报总经理审批,机密档案由公司行政人事部经理审批,普通档案由部门/中心负责人审批。

4.9档案的销毁

4.9.1超过保管期限的档案,由资料管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁计划及《档案销毁清单》,报公司行政人事部审核。

4.9.2行政人事部审核无误后报总经理审批

。

4.9.3总经理审批同意后由行政人事部指定3名监销人员(档案管理员、办公室文员)将超过保存期限的档案销毁。

4.9.4监销人员确认销毁文件无误签字后,选择安全地点销毁档案。

5.0相关支持文件

5.1文书管理规定

6.0质量记录

6.1QP-01-07-F001档案目录

6.2QP-01-07-F002档案查阅/借阅/复制登记表

6.3QP-01-07-F003档案销毁清单

篇5：物业处部门档案立卷工作程序借阅档案保密规定

物业处部门档案立卷工作程序及借阅档案保密规定

(1)部门档案立卷:按归档类范围(目录)积累与收集材料,加以整理与鉴别并确立保存期(短期、长期或永久)。将整理后的资料分类、编目、登记,按规范要求装订成册,最后立卷上架存档保管。

(2)借阅档案保密规定:由于行政部的各类档案涉及面广,尤其是人事方面内容必须注意保密。凡向行政部借阅档案,必须经由部门经理亲自批准,就地查阅,凡需借出档案或复印有关内部资料的,应先由借阅单位或部门主管出具有效证明件,由行政部经理签字批准后办理登记手续,借出档案在规定归还日期内,由人资员负责催还。

(3)对于行政部有关质检报告、处罚决定等相关材料,未经部门主管同意不得外传。

签署人:物业管理有限公司