S物业管理公司公文管理规定

篇2：南油物业公司公文管理规定（7）

物业公司公文管理规定(七)

1、为进一步提高**物业管理有限责任公司(以下简称公司)公文处理工作的效率和质量,促进物业经营管理工作,实现公文处理工作的科学化、制度化和规范化,特制定本办法。

2、本办法适用于公司及公司各部门公文处理工作。

3、公文处理是包括公文拟制、办理、管理、立卷、归档在内的一系列衔接有序的工作,应按照行文要求和公文处理的规定进行,做到准确、及时、安全、保密。

4、公司总经办管理公司公文处理工作并负责指导公司各部门公文处理工作。

5、公文处理要坚持实事求是的原则,力戒形式主义和文牍主义,行文要少而精,注重实效。

第一章公文种类

6、公司涉及行政、党务的公文种类主要有:决定、规定、通知、通告、请示、报告、函、会议纪要等。

第二章公文的主要制发型式及适用范围

7公司设《**物业管理有限责任公司》公文首页纸,适用范围如下:1、《**物业管理有限责任公司文件》主要用于公司决定、规定、年度工作计划、总结;部署全局性重要工作;向各部门通知重要事项;转发上级有关文件等。2、《**物业管理有限责任公司》主要用于向上级报告、请示工作;批复请示;同不相隶属单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项;转发公司领导的重要报告、讲话等。

第三章公文格式

8、公文一般由标题、公文编号、签发人、密级、紧急程度、主送单位、正文、附件、附件名称、印章、发文时间、发文字号、印发传送范围、主题词、抄送(报)单位、印发单位和印发日期等部分组成。如有附件,附件应在正文之后,成文日期之前注明附件名称和顺序。

9、公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容,并标明发文机关名称和公文种类。在标题内除法规、规章名称加书名号外,一般不使用或少使用标点符号,在标题最后则不宜使用。

10、有关说明

1《**物业管理有限责任公司文件》按"**[200*]*字第**号"统一编发,盖公司印章;公司对外一般事项行文不编号,使用公司信函纸,如需盖章,须履行用印登记手续。

2、联合行文,只标明主办单位发文字号。

3、上报的公文应当注明签发人(按领导班子分工标注)、会签人姓名。联合上报的公文主办单位签发人姓名排列在前,其他单位签发人姓名在主办单位签发人姓名之下,按发文单位顺序依次排列。上报的请示性公文应当在印发单位名称和印制日期之下注明联系人的姓名和电话。

11.机密公文应当根据机密等级,分别由总经办注明"绝密""机密""秘密"。

12.标引主题词,应从《北京市人民政府公文主题词表》中选择与公文主题概念最直接相关的若干主题词(一个文件一般不超过7个)进行标引。

13.上行文一般只写一个主送单位,以公司名义发文视公文内容应当标明主送单位和抄送单位。除答复领导直接交办或者指定的重要公文外,各种公文一般不写报领导个人称谓字样。

14.成文日期以领导签发日期为准;联合行文以最后单位领导的签发日期为准;会议通过的事项,以通过日期为准。

15.公文用纸一般采用A4型。

16.公文标题、主标词等具体要求按(*政发[20**]12号文件)的有关规定执行。

第四章行文规则

17.用公司名义行文的公文有:1、向上级报告、请示工作;2、与有关单位联系重要事务;3、向各部门下达重要指示决定等。

18.以部门名义行文的公文有:1、在职权范围内,下达计划、制度、要求、指导业务、了解情况、向公司领导报告、请示工作。

19.请示性公文应一事一文。

20.请示与报告必须严格分开,不得在报告中夹带请示事项。公文标题不得使用"请示报告"字样。

21.凡可以由公司各职能部门行文或面谈解决的问题一律不用公司名义行文。需要用公司名义的行文,到总经办统一编号。

第五章公文处理程序

22.公文办理

公文办理分为收文办理和发文办理两项内容。

收文办理包括:签收、登记、分发、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁等。

主要程序如下:

1、凡上级机关来文、地方行政部门来文、外单位来文及公司各部门外出开会带回文件及材料等先由总经办及时签收、登记、编号。(属总经理的收文,由总经理签收后登记;属公司有关领导亲收件,一律由收件人亲自拆封)

2、文件登记后,由总经办主任根据文件性质及涉及内容填写"文件拟办单"送有关领导阅示,除特殊情况请领导3天内做出批示。(请主批领导使用钢笔或签字笔在"文件拟办单"上明示意见及批示时间,其他人或部门圈阅示为同意)。

3、公文办理应遵循以下原则。

3.1、需要有关部门传阅的文件,由总经办负责分别转交,各部门阅毕文件应及时归还,禁止文件横传。

3.2、公司对请示批准事项的文件,应在收文后的7天内答复来文单位。

3.3、送有关部门办理的公文不能超过48小时,对不能按期办理的要及时说明。对不属于本部门职权范围或不适宜本部门办理的公文,应迅速退回总经办并说明情况,不得积压逾期。

3.4、总经办根据领导意见,负责对各部门承办的公文进行催办和督办。

发文办理包括:拟稿、审核、签发、编号、印制、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。

23.公文起草及需要注意的事项

1、起草公文应符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示;准确地反映客观实际情况,提出的办法、措施切实可行;观点明确,表达准确,文字精练,文风端正,并做到一文一事。

2、公文中的人名、地名、时间、数字、引文要准确。时间应写具体年月日,数字除作修辞句中词素外,一般要使用阿拉伯数码。结构层次序数:第一层为"一",第二层为"(一)",第三层为"1",第四层为"(1)"。在同一公文中数字的使用应前后一致。引用文件应注明发文时间、机关、标题和文号。使用简称时,应先用全称并加以说明,不得使用不规范的用词和用字。公文的结构层次、序数、数字的详细情况按(京政发[20**]12号文件)的有关规定执行。

3、制发公司公文需经总经理、副总经理同意,主办部门负责公文的起草。

4、各部门起草好公文后,应先到总经办填写"发文稿纸",并由总经办对公文的文种、格式、文字、结构、密级、主题词等进行把关。公文中的意图、观点、业务内容、技术术语、统计数字、涉密密

级、保密期限和定密依据等由起草公文的部门负责。

5、经把关后的公文草稿由呈报部门呈报公司有关领导审批,公司行政、党务公文依领导工作分工,由公司总经理、副总经理、党支部书记、工会主席审核签发。请签发人使用钢笔或签字笔在"发文稿纸"上签署自己的意见、姓名和年月日,以便查考和保存。

6、如遇公文内容复杂特殊、涉及若干部门、需要会签的由起草部门注明,由总经办负责送签。

7、经领导审批签发后的公文定稿由总经办安排登记、编号并打印。打字员在打印公文时要忠实于定稿,不允许改动定稿的文字、段落、标点符号和格式。如发现定稿有不当之处,要经过公司领导及起草公文部门同意,才能改动。

8、打字完成后,由打字员通知起草公文的部门或有关人员进行校对,校对要认真,与定稿无误后,在"发文稿纸"上签字,然后才能印制。公文印刷标准按《**物业管理有限责任公司公文制发和公文格式的规定》执行。

9、公文成文时间应与领导人签发时间一致。

24.公文传递

公文的传递方式根据其紧急程度、秘密等级确定:一般性公文可采用便捷方式传递,秘密公文要经专人传递,不得使用计算机、传真机传输。

25.公文管理

1、上级或公司秘密公文的印发传达范围要按发文机关的规定执行;复制上级秘密公文需经发文机关批准,复印公司秘密公文需经公司领导批准,并视同原件管理。

2、总经办电脑录入员离开"机位"时,应将录有重要文件的软盘妥善保管,设定密码以防泄密。

3、总经办定期对公文进行清理、清退和销毁。

4、公司各部门工作人员调离工作岗位时,不得将个人暂时保管或借用的公文带走,应及时归还总经办统一管理。

第六章公文立卷、销毁

26.公文办完后,应归还总经办,根据立卷归档的有关规定,总经办及时将公文定稿正本和有关资料整理立卷。

27.没有存档价值和存查必要的公文经领导批准可以销毁。

第七章附则

28.本办法执行日期同生效日期,如与上级规定不符,以上级规定为准。

篇3：雅居乐物业行政公文管理规定

雅居物业行政公文管理规定

一、管理范围:

1、外来公文一般分为两大类:正式公文--包括上级单位及兄弟单位来文;便函。

2、内部公文以公司名义发至上级或兄弟单位、政府机关、相关单位或发至公司各部门红头文件,包括一些请示、重要通知、公司的重大决定、规章制度的颁布等。

3、各部门下发至物业管理中心的有关通告等规定性文件。

4、各部门、物业管理中心的会议纪要、通知等。

二、管理程序:

1、公文接收

2、登记

1)综合管理部收到公文由综合管理部文员进行拆封。

2)按来文机关进行分组编号,填写《公文阅办单》,附在公文前面,并检查来文的页数、附件是否齐全,如不全应提出索补的建议,按照来文的急缓程度分急件和慢件,急件需特别说明。

3、拟办

所有公文登记后报送综合管理部负责人检阅,提出"拟办"意见,拟办意见要简明具体,对有必须在短期内办完的公文,应注明催办及检查时间。

4、批示

由综合管理部文员将批注"拟办"公文上报总经理进行批示,总经理同意综合管理部拟办意见时,可在"公文阅办单"批示栏内签字,如认为不妥可重新批示或加注明。

5、分办及传阅

1)综合管理部文员将经过批示的公文(附《文件阅办单》)送承办部门办理或送有关人员和部门传阅。

2)传阅时各部门应在公文阅办单内签字并注明接件日期,文员应在传阅登记表上进行登记,以便查阅传阅进展情况。急件,先办理后传阅,慢件可先传阅,后办理。

3)传阅文件时,传阅人如发现有必要补充和纠正事项应通知综合管理部。

6、传阅后的落实。

1)承办部门在接到公文后,立即组织对公文的处理,并在规定时间内完成。

2)对于不属于本部门所承办时,应立即将公文退回综合管理部要求重批,凡不进行处理又不退回的,若延误工作由接文部门承担责任。

3)催办的公文,批示在公文阅办单上注明检查日期,综合管理部文员按检查日期到办文部门检查办文情况,并做好记录,发现问题及时向综合管理部负责人汇报。

7、回复、存档

1)办理完的公文,需要回复时,由承办部门起草回文,经审批后发出,并即时将办完的公文交综合管理部归档。

2)办理完的公文,不需要回复的,由承办部门在公文处理单上注明办理情况。办完后的公文应尽快交综合管理部归档,归档时间不得超过一周。

8、拟稿

1)公司名义发文(红头文件)应在文稿前用公文稿纸,逐项填写清楚,公文稿纸的内容包括:标题、主送单位、抄送单位、拟稿部门、拟稿人、部门审批、主管领导审批、签发人、会签等(见附表)。

2)拟稿内容应符合国家法律、法规、方针政策及已下发的各项规定,如与已发布规定不一致时,应声明原规定作废或失效。

3)拟稿要注意情况属实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,标点准确。

4)公文的标题应与公文内容一致,人名、地名、数字、引文准确。

5)请示问题的公文应采取一文一事。

6)对内对外发放公文,由主管业务部门草拟,对外来公文的复文,由承办部门草拟。

7)草拟公文部门负责人应对所拟公文进行审核:

8)文中情况无虚假不实之词;

9)数字准确,人名、地名、专用术语正确并书写清楚;

10)公文中内容正确。

9、会签

公文中的内容涉及其它部门时,由公文草拟部门组织各部门会签。

10、核稿

公文草拟部门将经部门经理审查签字的或经会签部门签字的公文草稿送综合管理部审稿。

11、综合管理部审核公文草稿是否达到公文的基本要求,并着重审查下列问题:

1)公文的政策性;

2)有关部门是否协商一致,与已发布的规定是否矛盾;

3)无错别字、语法上的病句等。

12、审核及签发

1)公司名义下放的内容重要,涉及面广,对公司工作有指导意义的公文由公司总经理签发。

2)以公司名义发出属公司某方面工作的文件,由主管总经理签发。

3)业务部门代替主管领导起草的发文稿,应由主管总经理审核后由主管总经理签发。

4)各职能部门或项目物业处自行发文(非红头文件),经分管总经理审批后由部门负责人签发。

5)签发公文应注意以下几方面:

a、签发人对文件在政策、指导思想等方面负有完全责任,因此,必须对文稿从内容到文字进行严格的审核、修改,确保准确无误;

发意见明确、具体,如签署"发"、"同意"、"速印发"等;

修改签发文稿应力求字迹清楚;

13、印制、发送、登记、存档

1)经签发的文件,如属红头文件,由综合管理部负责打印,首页用专用公文纸,续页用A4复印纸打印,在综合管理部用印。综合管理部应在发文簿上登记按编号存档。

2)签发的文件,公司名文发文及部门发的规定性文件,应将草稿及原件一份填写《发文记录》并在综合管理部存档。

3)各部门所发非红头文件为便于归档,可在文件上附页眉,页眉右上角注年度发文序列号如:03-行(01)(详见附表)。

三、支持性表格:

1、《公文阅办单》(wh-zh-*-001)

2、《发文记录》(wh-zh-*-002)

3、《行政公文稿纸》(wh-zh-*-003)

4、《资料存档登记表》(wh-zh-*-004)

篇4：大学后勤处办公文具易耗品领用管理规定

大学后勤处办公文具、易耗品领用管理规定

为加强办公文具、易耗品的领用管理,节约开支,避免浪费,提高工作能效,特制定本规定。

1.办公文具、易耗品的领取和发放由计划科指定专人负责。

2.各办公室负责人对所属办公室的办公文具、易耗品负有保全和管理责任。

3.文具领用保管人员需做好发放登记,每月对照《申领单》,进行一次统计、核对。

4、办公文具领用需经财务“一支笔”审批后,方可领取。

篇5：某大学后勤集团公文行文管理规定

大学后勤集团公文行文管理规定

为加强各级机关公文行文的规范化、标准化,依据《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》以及《北京z大学公文管理制度》,结合集团日常工作和公务活动等特点,制定本规定。

一、公文分类

集团公文种类分为:

基础性文件。主要是指集团制订的用于规范化管理、指导经营管理等方面的内部规章制度。

实施性文件。主要是指各单位根据本单位工作职能和集团基础性文件确定的实施办法、细则、决定等类型文件。

运行性文件。主要是指集团为保证日常工作运行而编制的请示、报告、通知、通报、批复等类型公文。

质量管理文件。主要是根据质量管理体系要求,保证工作质量目标实现的文件。

二、行文规定

行文是公文办理的重要内容,各级公文的行文必须经过主管领导审批,严禁未经审批行文下发。公文行文过程包括拟稿、审核、审批等。

1.拟稿

⑴集团各单位应根据集团党政联席会决定和领导指示精神,确定文稿内容及要求,并由各单位文秘人员拟稿。

⑵各单位文秘人员根据文稿内容及要求,按照公文格式起草公文。

2.审核

⑴集团各单位文秘人员拟稿后由各单位负责人进行审核。

⑵各单位负责人应对草拟的公文进行认真审核,审核的重点:是否符合党政联席会决议和领导指示精神,行文方式是否妥当,是否符合行文规则,是否符合拟制公文的有关要求,是否符合公文格式。

⑶各单位负责人审核后,应在《发文审批单》审核人栏内签名,注明审核日期;并确定下发范围和份数。

3.审批

⑴文秘人员将已审核后的文稿提交集团联系领导审批。党政办下发的行政文件由总经理审批,党务文件由党委书记审批。

⑵集团领导审阅后,应在《发文审批单》审批意见栏内签署意见,并在审批人栏内签名,注明审批日期。

4.行文要求

⑴符合国家的法律法规及其他有关规定。

⑵情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

⑶下行文应当同时抄送直接上级机关。

⑷上行文不得抄送下级机关。

⑸结构层次序数为,第一层为“一”、第二层为“(一)”、第三层为“1”、第四层为“⑴”。

⑹成文日期、部分结构层次序数和词组惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字。

⑺公文的文种应根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

⑻集团各单位编号文件应使用集团党政办公室统一印制的公文纸。

三、发文规定

1.所有公文由集团党政办公室负责印发。

2.集团机关各部门和各单位印发编号公文需填写《z后勤集团发文报送单》,由集团党政办公室主任审核,党政办公室排版印发,行文单位下发。

3.集团各单位发文编号方式:

发文代字按承办单位分别为:

承办单位:集团党政办公室发文代字:集团党政办字

承办单位:集团财务管理部发文代字:集团财字

承办单位:集团人力与质量管理部发文代字:集团人质字承办单位:集团综合管理部发文代字:集团综字

承办单位:后勤客户服务中心发文代字:集团客字

承办单位:物业管理公司发文代字:集团物字

承办单位:学生公寓管理服务公司发文代字:集团学字

承办单位:动力服务公司发文代字:集团动字

承办单位:餐饮服务公司发文代字:集团餐字

承办单位:接待服务公司发文代字:集团接字

承办单位:商贸服务公司发文代字:集团商字

承办单位:幼儿园发文代字:集团幼字

沙河后勤保障服务中心和社区办发文根据学校及集团规定执行。

4.办公室文秘人员应填写《发文登记表》,在公文左上角打印单位号,盖受控状态章,发至各单位,并责成接收人在《发文登记表》上签名,注明收文日期。

四、收文规定

1.接收公文时应在《发文登记表》上签名,并注明收文日期。

2.接收公文单位应先登记填写《收文登记表》,再填写《文件传阅单》转交本单位领导传阅,传阅后及时办理,收回存档。

3.任何单位和个人不得擅自或随意扣压公文。

4.各单位收文后,除填写《收文登记表》外,同时外来文件还应填写《外来文件清单》、受控文件应填写《受控文件清单》。

凡属于集团以外单位,包括国家、政府和学校各职能部门下发或转发的有关公务活动的公文、法律法规、行业标准等均属于外来文件。

凡属于集团党政办公室、各职能部门、各单位下发的有关管理规章制度和指导工作运行并具有长期效力的公文和适用于本单位工作运行的法律法规、行业标准等均属于受控文件。

六、本规定由后勤集团党政办公室负责解释。

七、本规定自公布之日起执行。