物业业主子女学校报名作业指导书

篇2：物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料与业主档案的管理方案

为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。

一、资料或档案的收集与保存

首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。

二、资料或档案的整理与分类

所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。

1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。

2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。

3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。

4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。

5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。

6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。

7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。

三、资料或档案的归档

对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。

1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在计算机中按级别检索,对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3.档案应编制统一的档案分类顺序进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。

4.根据档案盒规格准备相应的档案标贴纸,在档案标贴纸上打印出标准黑体一号字体的档案类别名称,制作好的档案标志贴应当贴在档案盒左侧上方,并将档案盒整齐排列在档案柜中。

5.各业主的档案资料应按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒内。按档案盒内各档案的排列顺序将档案有关内容登记在业主档案目录内,详细、清晰地注明序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等内容。

6.档案室应配备相应的文件柜、文件盒以及消防器材等,并随时保持干燥、通风、清洁,确保储存地点符合防火、防虫防鼠、防潮等要求并定期巡查。档案室钥匙交由档案管理员专门保管,档案室应避免无关人员任意进出,以保证档案的安全和完善。

7.所有档案盒资料都应妥善保存,注意保持整洁,不得擅自涂改、外借,未经授权,任何人不得私自复印或打印保密资料或文件。

四、资料或档案的运用

工作或服务的过程中应当充分发挥档案资料的作用,内部员工可通过管理中心内部局域网,查阅文件档案授权范围。由于业主档案属绝密档案,借阅原始资料的使用者,应该按档案的不同密级经相关负责人批准方可借阅,特殊情况如需查阅须报管理处。

五、业主档案的跟踪

当业主联络方式发生变化或业主发生更替时,服务中心应将变化情况记录在业主档案中。本部门应当由专职主管负责每季度进行一次家庭情况的普查,对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主,管理员应至少每隔两周跟踪一次。

六、过期资料或档案的销毁

对于作废或失效文件,相关人员应在失效文件上标注作废标记,防止继续使用。根据文档的保存期限和性质,管理人员应该定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过保存期的档案经主管领导批准后可进行销毁,但销毁的同时必须建立已销毁文档的清单,便于备查。

篇3：某某工业园区设施设备业主档案的建立管理方案

某工业园区设施设备、业主档案的建立与管理方案

一、管理规章制度

科学完善、合理量化。健全实操的管理规章制度是我们取得成功的重要法宝,也是提高服务品质、提升工业园区形象的重要依据。为进行统一规范和管理,接管后,我们将严格按照ISO9001国际标准人、及我公司质量体系文件的要求,对项目实施专业化、规范化管理。我们还将根据该项目实际情况对规章制度及相关程序作适当调整。管理制度主要包括公众制度及应急措施、ISO9001服务质量控制程序文件、公司内部管理制度等。

二、档案建立与管理

随着建筑设计高科技、专业化的发展,信息成为管理资源中又一重要因素,为此,在信息收取时广开信息渠道,存储时做到内容全面、丰富,收集时尽可能地完整。我们拟对项目所有物业管理与服务的项目,从主体到配套,从建筑到环境,从硬件到软件等都建立相应的管理档案。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观,使档案管理真正为管理服务。

三、档案管理运作环节

1、资料的收集,直接隶属于客户服务中心。建立相应的规章制度,对所有档案资源进行严格管理。在收集时,坚持内容丰富的原则,根据实际全面收集,小到一盆花都有详细的资料收集。

2、资料的分类整理,根据其性质、特点进行细分,做到条理清晰,分类合理。

3、资料归档管理,按照资料本身的内在规律、联系进行分类保存,做到便于查找和调用,在进、出档案室都有严格的规定,严防文件流失。档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。

四、档案资料的分类

1、接管移交资料:

名称资料内容

工程建筑产权资料A:规划图纸、项目批文、用地批文B:建筑许可证、投资许可证、开工许可证C:拆迁安置资料

工程技术资料A:红线图、总平面图B:地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告C:工程合同、工程预决算D:工程设计变更、通知及技术核算单E:竣工图:1.单体建筑、结构、设备竣工图2.消防、智能化、中央空调等工程及地下管网竣工图F:房屋、消防、智能化、中央空调等竣工验收证明书G:钢材、水泥等主要材料的质量保证书H:新材料、构配件的鉴定合格证书I:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备的检验合格证书J:供水、供电、电梯、消防、智能化、中央空调等设备技术资料K:砂浆、混凝土试块、试压报告L:绿化工程竣工图M:其它技术资料

2、管理档案资料

名称资料内容

物业资料A:基本资料

B:标识资料

事务管理资料A:事务值班表

B:事务交接记录表C:物品搬出(入)登记表D:日常事务巡视记录E:事务回访登记表

维修资料A:维修申报表B:维修服务派工单C:维修回访记录本D:公共设施维修记录

安全防范及交通管理资料A:日常巡查记录、交接班记录、值班记录B:查岗记录C:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录D:车辆管理记录、车辆详细资料、车辆出入记录

设备管理资料A:公用设施保养维修记录B:各项机电设备保养维修运行记录C:设备分承包方维修保养记录D:设备检查记录

员工管理资料A:员工个人资料、聘用表B:员工业绩考核及奖罚记录C:员工培训计划及实施记录D:员工培训考核记录E:员工外出考评及参加演练记录F:员工住房及内务管理记录

意见反馈资料A:服务质量回访记录表B:意见调查、统计记录C:投诉及处理记录表

行政文件资料A:管理处主任值班及督察记录B:政府部门文件C:物业公司及主管领导部门文件D:管理处规章制度、通知、通报等文件E:管理处荣誉一览表F:管理处接待来访参观记录表

会务资料A:会务承办实施方案B:会务摄影及录音、录像资料

篇4：项目物业主管岗位职责（3）

项目物业主管岗位职责(三)

1.协助经理工作,对本部门各方面工作负责。

2.负责实施本部门工作计划。

3.传达经理批示,指导、督促部门员工,依照规定办事。

4.负责对本部门员工的思想教育和日常管理工作,负责接待甲方对大厦设施的征询或投诉,提高甲方对员工及设施满意的程度。

5.定期对员工进行培训,严格管理,按期工作,做好示范。

6.负责检查记录本部门员工工作情况,及时了解掌握本部门各方面情况。

7.同上级经常交换意见,反映下属的意见和建议,以便工作顺利进行。

8.协调各员工之间的关系,以达到最佳合作状态。

9.根据工作的需求,组织安排人力,以达到高效率服务的目的。

10.负责本部门的钥匙、档案的管理。

11.负责本部门日常服务中发生的问题。

12.了解掌握本部门日常消耗品和工作用品的使用情况。

13.负责临时增派任务的组织管理工作。

14.协助其它部门处理紧急情况。

15.负责制定、修改、实施部门内各项岗位责任制。

16.负责处理客户投诉。

17.负责解决客户提出的各种问题。

18.负责和各有关部门业务往来协调、协商。

19.负责向上级部门的各种报告、报表的制订。

篇5：物业管辖小区业主职工群众意见反馈制度3

物业公司所管辖小区业主及职工群众意见反馈制度3

为进一步推行政务公开制度,保证物业管理正常运营,充分发挥各科室、各部门、各物业管理处职能作用,促进我公司廉洁高效运作,切实提高窗口单位服务质量,加强群众监督和社会监督,特制定如下群众意见反馈制度。

一、企务公开领导小组指定专人到所属各小区收集住户意见,并归纳整理,由小组会议审议,每月一次。

二、小组每季派人员到各科室、各物业管理处征求职工、住户意见,了解各部门的总体工作安排及阶段性部署落实情况,反馈对公司党政领导班子、部门负责人的意见,并归纳整理,按季向企务公开领导小组汇报。

三、经理、部门负责人、各物业管理处主任、各科长的职责公开,并建立经理接待日制度,按照物业管理部门的行业特点,进行接待职工、接待住户的划分,每月一至两个接待日,接待内容、处理结果公开,并填写在企务公开栏内,切实做到事事有回音,件件有结果,便于群众监督,杜绝*事件发生。

四、公司所属的各物业管理处每半年填写一次问卷调查表,将反映的企业行风等各种意见汇总,把各管理处测评表中综合满意率按百分比降序排列,填写在综合统计表中存档,供领导决策。

五、建立企务公开档案,长期保存备查。