物业公司印鉴管理规定作业指导书

篇2：物业行政管印鉴管理规定作业指导书

物业行政管理作业指导书:印鉴管理规定

1、目的

加强对印鉴的管理,确保印鉴使用的规范性。

2、适用范围

适用于对本公司印鉴的保管和使用的管理。

3、职责

3.1各部门经理负责该部门印签的保管,并对该部门印鉴的使用进行审批;

3.2办公室主任具体负责公司印鉴的保管、审批;

3.3总经理主管印签的控制。

4、相关文件

《文件控制程序》Q/PH-QP-4.2.3

《质量记录控制程序》Q/PH-QP-4.2.4

5、工作程序与管理办法

5.1印签的保管

5.1.1各部门的印签由该部门经理进行妥善保管。

5.1.2公司的印签由办公室主任进行妥善保管。

5.1.3在保管期间出现丢失或损坏,由掌印人负责。

5.2印签的使用

5.2.1各部门员工因对外联系工作业务或因个人原因需其部门开具证明的,由该部门经理审批,盖该部门印章。

5.2.2各部门员工因对外联系工作业务,需用公司介绍信,由该部门经理审核,办公室主任审批,盖公司印章。

5.2.3凡对外行文及一切行政往来文件需使用公司印章的,由办公室主任审批。

5.2.4凡涉及到经济问题,需使用公司印签者(含合同专用章)的,由办公室主任审核,总经理审批。

5.2.5凡办公室内发文,应加盖办公室印章。

5.2.6未经允许不得擅自使用公章。

5.2.7严禁使用盖有公司印签的空白介绍信,特殊情况应报办公室主任审批。

已盖有公司印章的文件、介绍信、支票、证件等如有遗失,必须立即报告总经理,以便及时处理。

5.2.8

5.3印签的登记

5.3.1各部门和办公室应建立[印签使用登记表](Q/PH-WD01-04-01)。

5.3.2使用各部门或公司印签者,均应严格履行登记手续,注明使用事由,并由使用人签字,以备领导审查。

6使用的记录表格

序号名称编号存放地点存放时间

1[印签使用登记表]Q/PH-WD01-04-01各职能部门一年

起草人:审核人:审批人:

日期:日期:日期:

篇3：物业作业:印鉴及证照管理规定

物业作业指导书:印鉴及证照管理规定

1.目的

确保公司各类印鉴、证照的统一规范管理及正常、合理使用。

2.范围

适用于公司及各部门。

3.职责

3.1总经理办公室主任负责各类公司级公章和证照的保管和使用,并对最终结果负责。

3.2各部门经理负责本部门各类公章和证照的保管或授权其他人保管,并对最终结果负责。

4.方法和过程控制

4.1印鉴的管理

4.1.1管理原则

A.印鉴保管须指定专人负责,并填写《印鉴、证照登记表》。

B.需加盖公章的部门或个人向本部门领导请示,说明盖章的目的、用途、范围等,填写《印鉴使用申请表》,经本部门领导批准后,方可盖章。但管理处各类票据及体系文件各类格式化协议可免于登记。

C.各部门新刻或改制印鉴,须报总经理办公室批准后方可办理,并由总经理办公室负责登记备案。

D.印鉴必须严格保管,如遇丢失、损坏或被盗时,应及时向部门经理和总经理办公室主任汇报,予以备案,及时办理补刻手续,并追究部门及相关人员的责任。

4.1.2公司公章

A.因工作需要开具公司《法人代表证明书》、《法人授权委托证明书》的部门或个人,必须报总经理办公室主任批准后加盖公司公章。

B.因工作需要开具公司《介绍信》的部门或个人,需说明用途、范围,经部门经理同意后由总经理办公室主任审批并加盖公章。

C.以公司名义对外发文须由总经理办公室主任审核文件后,加盖公司公章。

D.各部门有关资料、文件如需加盖公司公章,经手人应将需盖章文件及经部门经理签字确认的《印鉴使用申请表》提交总经理办公室主任审核,办理登记手续后,方可加盖公司公章。

4.1.3公司合同章

以公司名义签订的各类合同,需按《合同管理程序》相关规定,履行有关审批手续后方可加盖公司合同章。

4.1.4部门公章

A.以部门名义张贴、外发(公司以外)的各类文件需加盖部门公章。

B.体系文件规定使用的各类文件/协议,须加盖部门公章后方有效。

C.向顾客发放的管理费收费通知单和催缴单需加盖部门公章。以管理处名义下发的各类违规通知单需经部门经理同意后,加盖部门公章。

D.管理处开具的各类证明需经部门经理同意后加盖部门公章。

4.1.5特殊原因需借公司公章外出公干,须填写《印鉴、证照领(用)申请表》,说明用途和特殊原因,经总经理办公室主任签批同意后方可借出;归还公章时,须将借用公章所盖文件的复印件一并交付备查;凡发现借用公章加盖其他文件或空白纸张或因此而发生问题,将严肃追究借用人的责任;

4.1.6凡需使用空白介绍信或证明,须书面申请说明用途,并经总经理办公室主任批准后,方可加盖公章;空白介绍信和证明若没用完,应如数退回,不得挪作他用;

4.1.7总经理办公室主任外出时,应将公章交给总经理办公室指定的临时代管人保管,不得擅自交给他人代管代用;代管人在此期间受本管理规定的约束,并对代管结果负责。

4.2各类证照的管理

4.2.1各类证照包括各类营业执照、各类税务登记证(包括国税、地税)、各类收费许可证、停车场收费价目表、机动车停车场许可证、企业代码证及有关荣誉证明。

4.2.2各部门应指定专人对各类证照进行管理,并登记在《印鉴、证照登记表》上。现场摆放或悬挂的证照需保证安全和整洁。

4.2.3如因工作需要使用各类证照,使用人需填写《印鉴、证照领(借)用申请表》,经部门经理同意后,方可使用。

4.2.4总经理办公室要确保公司各类证照的有效性,各部门经理须确保本部门各类证照的有效性,并指定专人办理各类证照年审等相关手续或委托公司总经理办公室代为办理。

4.2.5各部门在取得各类证照时,须报送复印件一份至公司资料室,由资料室进行登记备案。在每次修改体系文件时,品质管理部须与资料室对接,以备更改质量手册中公司简介。

4.3公章使用审批规定

用章事项用章审批人

1、以公司名义发出的各类文件和信函总经理或分管总经理助理或总经理办公室负责人

2、财务报表

开设帐户总经理或财务管理部经理总经理

3、人事调动职员入户人事管理部经理人事管理部经理

4、各种行政事务部门负责人或总经理办公室主任

6、重大业务

一般业务总经理或分管总经理助理部门经理

7、法律文书总经理或分管总经理助理

5.质量记录表格

**WY6.3-Z01-01-F1《印鉴、证照登记表》

**WY6.3-Z01-01-F2《印鉴使用申请表》

**WY6.3-Z01-01-F3《印鉴、证照领(借)用申请表》

篇4：医院行政工作制度印鉴管理规定

医院行政工作制度--印鉴管理规定

印章具有法律性、权威性和效用性,是单位的身份象征,受法律保护也承担相应法律责任。为了加强对印鉴的管理,特作如下规定:

1、医院所有印鉴均由医院院办公室统一刊刻,医院办公室留取印模,登记后下发。

2、公章保管使用必须指定责任人,由敢于坚持原则的专人管理。

3、坚持谁盖章谁负责的原则,严禁违反原则用印。

4、坚持盖哪一级规章,由哪一级负责人批准,并承担相应的责任。

5、必须妥善管理好公章,防止丢失或被盗,一旦发生丢失必须及时上报院办,并采取相应措施。