某学院后勤管理处文件资料管理办法

篇2：某学院后勤管理工作例会制度

技术学院后勤管理工作例会制度

为加强后后勤工作的沟通,及时通报情况,掌握后勤工作存在的困难和问题,齐心协力完成各项工作,从而提高后勤工作管理效率和管理水平,特制定工作例会制度。

一、后勤管理处工作例会:

1、后勤管理处工作例会是指由后勤管理处处长召集,后管处全体成员共同参加,进行学习、讨论、布置工作的一项会议。

2、召开形式:原则上定于每月月末召开一次,具体召开时间由处办公室另行通知,若有急办事宜或重大学习活动等需立即召开的,及时通知后管处全体人员。

3、、参会人员:后管处的全体工作人员,若有重大事项须请院领导共同参加。

4、主要议题:

(1)传达学院党委、行政的文件和重要的工作部署。

(2)向全体后管处成员通报处内的重要情况。

(3)进行思想交流、工作交流,民主讨论,开展批评与自我批评,及时消除隔阂。

(4)对后管处的整体工作进行布置。

二、后勤片工作例会:

1、后勤片工作例会是指由分管后勤工作的领导召集,后勤管理处和后勤服务总公司科以上干部参加,对前一阶段的后勤工作情况进行通报与沟通,及时解决后勤工作存在的困难和问题,布置后一阶段工作的一项会议。

2、召开形式:原则上定于每两个月开一次,具体召开时间另行通知。

3、参会人员:分管后勤工作的领导、后勤管理处和后勤服务总公司科以上干部。

4、主要议题:

(1)传达学院党委、行政对后勤工作的有关指示和精神。

(2)对前一阶段的后勤工作情况进行通报与沟通交流,及时解决后勤工作存在的困难和问题。

(3)布置后一阶段工作的后勤工作。

三、后勤工作联席会议:

1、后勤工作联席会议是指由分管后勤工作的领导召集,后勤管理处和后勤服务总公司科以上干部以及学工处和系部有关干部参加,对学院后勤工作情况进行沟通交流,及时了解全院师生对后勤工作要求的一项会议。

2、召开形式:每学期两次,具体召开时间另行通知。

3、参会人员:分管后勤工作的领导、后勤管理处和后勤服务总公司科以上干部、学工处和系部有关干部。

4、主要议题:

(1)对后勤工作情况进行沟通交流,了解全院师生对后勤工作要求。

(2)后勤管理处和后勤服务总公司介绍后勤工作新的思路和设想,供会议讨论,并形成会议决议向院务会汇报。

四、请假:原则上不予请假,对因特殊事件不能参加会议者,需在会前向上级领导请假并批准。

五、指定记录人员,整理会议纪要,形成书面文字,下发到各有关部门和科室并存档备查。

篇3：物业管理处人力行政管理工作质量标准

述职报告―12

附件6第6部份

项目管理处人力行政管理工作质量标准

一、行政管理工作的任务

1.档案管理。

2.办公用品发放和管理。

3.员工宿舍、员工食堂的管理。

4.物业日常用品的采购和库房管理。

5.人事招聘和人事档案的管理。

6.员工手册的编辑、修改、培训和解释。

7.物业工作的质量检查。

8.总经理办公室的日常事务处理。

9.与村委会、工商、小区办等政府有关部门的协调联系。

10.处理与与业主之间的法律纠纷。

10.组织员工的各项文体活动。

11.与客服部门合作组织社区的文体活动。

12.审查管理各部门向业主发通知的程序。

二、档案管理

1.管理目标:建立建全档案管理体系,结合ISO9000质量体系认证,为申报区级、市级优秀物业管理住宅小区打下坚实的基础;向业主委员会转交完整的物业资料,为物业管理合同的竟标续定创造良好的企业形象。

2.档案管理的类别:

工程类:

竣工图纸、规划许可证、施工许可证、房屋销售许可证、工程竣工验收合格证明、消防验收合格证明、工程沉降观测报告、占地面积的测绘报告、绿化规划说明,绿化施工批准证明、水电施工批准证明、水电能源供应的协议书、环境评价书、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋实测面积的测绘报告、全部的设计变更洽商记录、钢材、水泥等主要材料和构架的质量合格证明、砂浆、混凝土试块试压报告、水、暖、气等管道的打压试验报告、雨、污水排水立管闭水试验和通球试验的报告、所有设备和材料的订货合同,产品合格证、使用说明和维保协议、电缆铺设记录。电缆试验记录,所有电气设备试验调整,绝缘遥测、送电验收的记录、发电机、电动机试运行的记录、生活水箱卫生许可证、环保局对环境检测合格的证明、四方验收的全部技术资料、物业对设备设施接管验收的全部验收记录、物业在设备运行过程中对设备设施实施维护保养和技术改造的记录和相关技术资料等。

业主信息类:

房屋的销售合同、房屋销售过程中对业主有特殊承诺的书面材料、收房流程确认单、业主对房屋验收的验收单、物业管理服务合同、业主登记表、亲属登记表、车辆登记表、庞物登记表、向业主发放物品的记录、在物业服务过程中业主的报修记录、为业主提供特需服务的记录、与物业洽商各种事项的记录、业主投诉的记录、房屋出租情况的登记、业主户内发生各种行事案件的记录、向业主发出各种通知的记录、业主户内发生各种突发事件的记录、其它与物业管理有关的记录、业主对房屋进行装修的全部档案资料,房屋装修的档案资料前期由工程部保管,装修验收完毕后转交客服部入业主档案。

文件类:

所有已经审核批准的各部门的管理体系文件、所有与开发、施工单位等协商事项的文件、所有与物业管理有关的法规文件、所有公安、工商、消防、卫生、建委、税务、各级政府等执法部门向物业下发的文件、所有对员工奖励和处分的文件、所有公司经理会议决定事项的文件、各部门年终的工作总结材料等。

工作记录类:各部门的全部工作记录、所有业主报修的派工单、各种会议的会议记录、与业主洽谈的各种洽谈记录、各种大型活动的记录等。

人事类:

所有物业人员的入职登记表、所有人员的上岗证件(复印件)、劳动合同、所有人员的考勤记录、所有上级对下级、平级对平级、下级对上级的评语材料、所有业主物业人员的评语材料、特殊工作业绩的相关记录。年终个人工作总结材料等。

培训类:

各种公司的培训资料、各部门的培训资料、所有外请单位对物业人员的培训资料、各种专业技术的培训资料等。

资料类:

所有设备设施的使用说明、维修保养的技术资料、各种宣传资料、绿化资料等。

重大事件类:

园区内发生各种刑事案件的纪录资料、因物业工作人员失误给公司或业主造成重大损失的记录资料、业主大会的重大决定事件的记录资料等。

其它类:

不在以上类别范围中但需要保存的与物业管理有关的资料。

3.档案管理的相关规定:

1)物业所有的档案均由行政管理部门进行管理。

2)能做电子版的档案必须做成电子版由行政部和相关部门共同保存电子版。

3)业主档案在客服部门保管、业主装修档案前期在工程部保管,其它档案装订后一律交行政部入档案室存档。

4)临时不能存档的档案资料,又各部门保管,必须接受行政部的指导、检查,行政部对档案管理工作负直接责任。

5)档案资料中所有记录表格只能用黑色签字笔进行记录,不能使用圆铢笔和其它颜色的笔做记录。

6)所有记录必须认真填写,不能随意涂改,特殊情况需要进行涂改的涂改处必须有涂改人的签字。

7)所有记录表格应按公司统一规定进行文件编号。

8)各种记录表格公司有范本的要同一使用公司的范本。

9)所有记录的事件应编写顺序号。

10)各种记录表格应切合实用性进行编制,原则上各种记录表上不应有空格,对必须有的列项出现空格时可用斜画线填写。

11)对于记录表中下一项内容与上一项相同时必须用文字进行填写,不许用点点或符号填写表示与上项相同。

12)各种记录按月收集存档,存档的记录必须编辑成册做封皮。一般性工作记录存档期为一年,重要事件的记录存档期5-10年(带※号的为重要记录)。

13)所有存档的文件资料必须按系统编撰成文件体系存入档案盒中,档案盒内第一页必须编撰文件目录,目录中必须标注文件页码。

14)档案盒侧面必须按规定标注文件体系的名称,便于文件的查找。

15)档案盒必须整齐码放在文件柜中,文件的标注一侧必须对外,便于查看。

16)文件查阅后必须按页码放回文件盒中,不许将页码放乱。

17)所有档案资料的借阅必须经行政主管同意,借阅人员必须填写资料借阅登记表。

三、其它工作

1.每月向总经理申报各种办公用品的采买计划,批准后进行采买,货比5家,广泛征集各部门意见后,指定供应商长期合作。但在合作过程中严格控制商品的质量。

2.按照有关规定控制发放各部门的办公用品,并指导各部门节约使用办公用品,杜绝浪费。

3.对员工宿舍要有制度、有培训、有

检查,杜绝脏乱差的现象,象军队一样严格管理,象家庭一样和谐温馨。

4.与厨师人员不断沟通,搞好员工伙食,确保员工要吃饱吃好。

5.严格管理库房,所有库存商品必须整齐码放在货架上,使用统一标签标注,方便各种物品的查找,严格执行出入库登记的制度,每三个月盘点一次,确保账目清楚无差错。

6.按招聘程序招聘物业人员,对已上岗的人员进行岗位培训、考勤监督等人事管理。

7.日常指导和督导各部门的质量体系工作,每月进行质量检查一次,有评比、有判分,及时纠正物业工作的不足,促进物业整体工作的质量不断提升。

8.在总经理授权的情况下代表总经理与各系统的政府部门进行沟通,参加政府部门的各项会议,向总经理汇报向物业员工传达政府部门的有关精神和决定。

9.处理与业主之间的法律纠纷,明确各方责任,对于少数无正当理由长期拒绝缴纳物业管理服务费的,协助律师起草律师函和起诉材料。

10定期组织丰富多彩的员工文体活动,(每月为员工过生日一次、业余事件要组织员工的羽毛球、乒乓球、象棋等体育比赛、每年组织员工的旅游一次等)征求员工意见,不断象总经理建议改进和增加员工文体活动的内容。

11.定期组织丰富多彩的业主宣传和文体活动,(每月在大门岗组织一次物业法规宣传日活动、收集物业与业主的纠纷案例组织业主进行案例分析沟通会、组织业主进行羽毛球、乒乓球、象棋等体育比赛、每年组织业主的旅游一次等)征求业主意见,不断象总经理建议改进和增加业主宣传活动和文体活动的内容。

12.所有对业主发出的通知、协商函等文件由行政部负责审查,必须确保格式正确、语句通顺,无错别字、恭敬用语,充分体现公司水准。

四、行政管理部必要的管理制度

1.岗位职责。※

2.档案管理制度。

3.办公环境的管理规定。※

4.员工仪容仪表的管理规定。※

5.考勤的管理制度。

6.办公用品发放和使用的管理规定。

7.库房管理规定。※

8.物品进出库的管理规定。※

9.员工宿舍的管理规定。※

10.物业工作质量检查的管理规定。※

11.员工定期考核的管理规定。

12.员工浴室使用的管理规定。※

13.年终评选优秀员工的管理规定。

14.越级上告的管理规定。

15.各部门向业主发通知的工作程序的管理规定。

带※号的为必须上墙的管理制度。

五、员工手册的编辑和培训

1.员工手册的内容应包括企业简介、总经理致词、企业文化的的介绍、企业的发展、企业用人的专业化标准、企业招聘的程序、企业管理的核心思想、企业员工的休假制度、员工的其它福利待遇、企业工服的管理制度、企业食堂的用餐标准和管理制度、员工的功过奖惩制度、企业员工考核的管理制度等。由行政部负责编辑、修改、培训和解释工作。

2.员工手册应保证人手一份,由行政部具体负责培训工作,定期进行考核,对考核不过关的人员执行考核管理制度中的有关规定,员工离职时必须交回员工手册。

篇4：某项目物业管理处办公室守则

项目物业管理处办公室守则

1.办公室人员须严守公司的机密,各部门的各种内部规定及不公开的决策;

2.按照公司档案规定处理及保存档案,未经允许,不得私自将档案外借;

3.须流转的文件和分发的通告,务必直接交到有关人士的手中;

4.办公室员工须保持仪容整洁穿公司规定的制服,男性员工留意头发长度、指甲女性员工须注意化妆适度及避免过量饰物;

5.办公室作为整个公司的窗口,须注意言谈举止,为公司树立一个良好的形象;

6.办公室员工应自觉提高自身的业务水平,紧密配合,提高工作效率;

7.办公室员工如因需外出,需在接待秘书处将其外出原因、外出时间、去向及预计归来时间填写清楚;

8.配备公司传呼机或由公司支付其服务费的工作人员,须二十四小时开机及马上回复,如传呼机发生故障,应及时告知公司秘书;

9.办公室员工在执行公务时,应以维护公司利益为前提,不接受任何形式的贿赂或向他人行贿;

10.在平日的午餐时间及星期六的上午,办公室员工需按照分组值班;

11.办公室员工尽量减少私人电话,若因要事的情况下,也需要在三分钟内结束;

12.办公室中所有来电,必须在电话铃声响起三次的时间内接听,接听时需报:“_____管理处,您好!”在接听客户电话时,请多用:“请、谢谢及麻烦你”等礼貌用语。

篇5：物业某小区管理处会议系统

物业小区管理处会议系统

为有效率地执行管理及不断完善管理运作,将采取下列安排:-

1.会议召开之前应作好准备工作,确定议题内容,准备好有关的会议资料、文件。

2.各种会议一般应与办公室联系,对出席对象提前一天以上发出通知,以备会议出席者安排好工作。

3.会议出席者应准时到会,如果无法参加,应事先向会议组织者请假,未请假或未经允许请假而缺席、迟到者按有关出勤考核办法承担责任。缺席者应事后及时主动补阅会议记录,了解会议精神。

4.会议应坚持讲效率、开短会原则,发言者做到言简意赅,不作题外话但又要畅所欲言,要使各种会议都能起到应有的效果。

5.固定性会议为:总经理办公室会议,部门经理例会、部门例会、段组例会。

6.会议如需增加、延期、合并或扩大出席对象时,由会议主持者商定后及时发出变更及扩大范围的通知。

7.出席会议人员于会议前安排好工作,会议期间其他人如无特殊情况不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话,安排适当人员作好接待记录,待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时,应先得到会议召集者的允许,由其通知有关人员离开会场,并尽量不影响会议进程与发言,维护会议正常进行。

8.有关部门和人员应严格执行会议纪要、决议、决定的相关内容,于规定完成日期后的首次会议上作出完成情况的扼要汇报。

9.会议纪要,及所形成的决议、决定文稿应妥善保管,无关人员未经批准不得借阅。

10.与会者需遵守会场纪律,尊重他人发言,充分阐明自己的观点,传呼机请调至振动档,以维护会议正常进行。