物业管理处人力行政管理工作质量标准
述职报告―12
附件6第6部份
项目管理处人力行政管理工作质量标准
一、行政管理工作的任务
1.档案管理。
2.办公用品发放和管理。
3.员工宿舍、员工食堂的管理。
4.物业日常用品的采购和库房管理。
5.人事招聘和人事档案的管理。
6.员工手册的编辑、修改、培训和解释。
7.物业工作的质量检查。
8.总经理办公室的日常事务处理。
9.与村委会、工商、小区办等政府有关部门的协调联系。
10.处理与与业主之间的法律纠纷。
10.组织员工的各项文体活动。
11.与客服部门合作组织社区的文体活动。
12.审查管理各部门向业主发通知的程序。
二、档案管理
1.管理目标:建立建全档案管理体系,结合ISO9000质量体系认证,为申报区级、市级优秀物业管理住宅小区打下坚实的基础;向业主委员会转交完整的物业资料,为物业管理合同的竟标续定创造良好的企业形象。
2.档案管理的类别:
工程类:
竣工图纸、规划许可证、施工许可证、房屋销售许可证、工程竣工验收合格证明、消防验收合格证明、工程沉降观测报告、占地面积的测绘报告、绿化规划说明,绿化施工批准证明、水电施工批准证明、水电能源供应的协议书、环境评价书、房屋使用说明书、房屋质量保证书、房屋实测面积的测绘报告、全部的设计变更洽商记录、钢材、水泥等主要材料和构架的质量合格证明、砂浆、混凝土试块试压报告、水、暖、气等管道的打压试验报告、雨、污水排水立管闭水试验和通球试验的报告、所有设备和材料的订货合同,产品合格证、使用说明和维保协议、电缆铺设记录。电缆试验记录,所有电气设备试验调整,绝缘遥测、送电验收的记录、发电机、电动机试运行的记录、生活水箱卫生许可证、环保局对环境检测合格的证明、四方验收的全部技术资料、物业对设备设施接管验收的全部验收记录、物业在设备运行过程中对设备设施实施维护保养和技术改造的记录和相关技术资料等。
业主信息类:
房屋的销售合同、房屋销售过程中对业主有特殊承诺的书面材料、收房流程确认单、业主对房屋验收的验收单、物业管理服务合同、业主登记表、亲属登记表、车辆登记表、庞物登记表、向业主发放物品的记录、在物业服务过程中业主的报修记录、为业主提供特需服务的记录、与物业洽商各种事项的记录、业主投诉的记录、房屋出租情况的登记、业主户内发生各种行事案件的记录、向业主发出各种通知的记录、业主户内发生各种突发事件的记录、其它与物业管理有关的记录、业主对房屋进行装修的全部档案资料,房屋装修的档案资料前期由工程部保管,装修验收完毕后转交客服部入业主档案。
文件类:
所有已经审核批准的各部门的管理体系文件、所有与开发、施工单位等协商事项的文件、所有与物业管理有关的法规文件、所有公安、工商、消防、卫生、建委、税务、各级政府等执法部门向物业下发的文件、所有对员工奖励和处分的文件、所有公司经理会议决定事项的文件、各部门年终的工作总结材料等。
工作记录类:各部门的全部工作记录、所有业主报修的派工单、各种会议的会议记录、与业主洽谈的各种洽谈记录、各种大型活动的记录等。
人事类:
所有物业人员的入职登记表、所有人员的上岗证件(复印件)、劳动合同、所有人员的考勤记录、所有上级对下级、平级对平级、下级对上级的评语材料、所有业主物业人员的评语材料、特殊工作业绩的相关记录。年终个人工作总结材料等。
培训类:
各种公司的培训资料、各部门的培训资料、所有外请单位对物业人员的培训资料、各种专业技术的培训资料等。
资料类:
所有设备设施的使用说明、维修保养的技术资料、各种宣传资料、绿化资料等。
重大事件类:
园区内发生各种刑事案件的纪录资料、因物业工作人员失误给公司或业主造成重大损失的记录资料、业主大会的重大决定事件的记录资料等。
其它类:
不在以上类别范围中但需要保存的与物业管理有关的资料。
3.档案管理的相关规定:
1)物业所有的档案均由行政管理部门进行管理。
2)能做电子版的档案必须做成电子版由行政部和相关部门共同保存电子版。
3)业主档案在客服部门保管、业主装修档案前期在工程部保管,其它档案装订后一律交行政部入档案室存档。
4)临时不能存档的档案资料,又各部门保管,必须接受行政部的指导、检查,行政部对档案管理工作负直接责任。
5)档案资料中所有记录表格只能用黑色签字笔进行记录,不能使用圆铢笔和其它颜色的笔做记录。
6)所有记录必须认真填写,不能随意涂改,特殊情况需要进行涂改的涂改处必须有涂改人的签字。
7)所有记录表格应按公司统一规定进行文件编号。
8)各种记录表格公司有范本的要同一使用公司的范本。
9)所有记录的事件应编写顺序号。
10)各种记录表格应切合实用性进行编制,原则上各种记录表上不应有空格,对必须有的列项出现空格时可用斜画线填写。
11)对于记录表中下一项内容与上一项相同时必须用文字进行填写,不许用点点或符号填写表示与上项相同。
12)各种记录按月收集存档,存档的记录必须编辑成册做封皮。一般性工作记录存档期为一年,重要事件的记录存档期5-10年(带※号的为重要记录)。
13)所有存档的文件资料必须按系统编撰成文件体系存入档案盒中,档案盒内第一页必须编撰文件目录,目录中必须标注文件页码。
14)档案盒侧面必须按规定标注文件体系的名称,便于文件的查找。
15)档案盒必须整齐码放在文件柜中,文件的标注一侧必须对外,便于查看。
16)文件查阅后必须按页码放回文件盒中,不许将页码放乱。
17)所有档案资料的借阅必须经行政主管同意,借阅人员必须填写资料借阅登记表。
三、其它工作
1.每月向总经理申报各种办公用品的采买计划,批准后进行采买,货比5家,广泛征集各部门意见后,指定供应商长期合作。但在合作过程中严格控制商品的质量。
2.按照有关规定控制发放各部门的办公用品,并指导各部门节约使用办公用品,杜绝浪费。
3.对员工宿舍要有制度、有培训、有
检查,杜绝脏乱差的现象,象军队一样严格管理,象家庭一样和谐温馨。
4.与厨师人员不断沟通,搞好员工伙食,确保员工要吃饱吃好。
5.严格管理库房,所有库存商品必须整齐码放在货架上,使用统一标签标注,方便各种物品的查找,严格执行出入库登记的制度,每三个月盘点一次,确保账目清楚无差错。
6.按招聘程序招聘物业人员,对已上岗的人员进行岗位培训、考勤监督等人事管理。
7.日常指导和督导各部门的质量体系工作,每月进行质量检查一次,有评比、有判分,及时纠正物业工作的不足,促进物业整体工作的质量不断提升。
8.在总经理授权的情况下代表总经理与各系统的政府部门进行沟通,参加政府部门的各项会议,向总经理汇报向物业员工传达政府部门的有关精神和决定。
9.处理与业主之间的法律纠纷,明确各方责任,对于少数无正当理由长期拒绝缴纳物业管理服务费的,协助律师起草律师函和起诉材料。
10定期组织丰富多彩的员工文体活动,(每月为员工过生日一次、业余事件要组织员工的羽毛球、乒乓球、象棋等体育比赛、每年组织员工的旅游一次等)征求员工意见,不断象总经理建议改进和增加员工文体活动的内容。
11.定期组织丰富多彩的业主宣传和文体活动,(每月在大门岗组织一次物业法规宣传日活动、收集物业与业主的纠纷案例组织业主进行案例分析沟通会、组织业主进行羽毛球、乒乓球、象棋等体育比赛、每年组织业主的旅游一次等)征求业主意见,不断象总经理建议改进和增加业主宣传活动和文体活动的内容。
12.所有对业主发出的通知、协商函等文件由行政部负责审查,必须确保格式正确、语句通顺,无错别字、恭敬用语,充分体现公司水准。
四、行政管理部必要的管理制度
1.岗位职责。※
2.档案管理制度。
3.办公环境的管理规定。※
4.员工仪容仪表的管理规定。※
5.考勤的管理制度。
6.办公用品发放和使用的管理规定。
7.库房管理规定。※
8.物品进出库的管理规定。※
9.员工宿舍的管理规定。※
10.物业工作质量检查的管理规定。※
11.员工定期考核的管理规定。
12.员工浴室使用的管理规定。※
13.年终评选优秀员工的管理规定。
14.越级上告的管理规定。
15.各部门向业主发通知的工作程序的管理规定。
带※号的为必须上墙的管理制度。
五、员工手册的编辑和培训
1.员工手册的内容应包括企业简介、总经理致词、企业文化的的介绍、企业的发展、企业用人的专业化标准、企业招聘的程序、企业管理的核心思想、企业员工的休假制度、员工的其它福利待遇、企业工服的管理制度、企业食堂的用餐标准和管理制度、员工的功过奖惩制度、企业员工考核的管理制度等。由行政部负责编辑、修改、培训和解释工作。
2.员工手册应保证人手一份,由行政部具体负责培训工作,定期进行考核,对考核不过关的人员执行考核管理制度中的有关规定,员工离职时必须交回员工手册。
篇2：物业管理处行政管理部工作职责
物业项目(管理处)行政管理部工作职责
行政管理部是物业项目(管理处)(以下简称公司)总经理直接领导下的综合管理部门,负责公司行政、文秘、档案、总务、人事、后勤、采购、仓库、固定资产及社区文化等方面的管理工作,其工作职责为:
1、学习、研究和掌握党和国家的各项方针政策,贯彻执行公司领导的指示和领导办公会议的各项决定决议,深入调查研究,努力掌握第一手材料,为公司领导的工作决策提供可靠的依据。
2、负责公司工作计划、收支计划、总结、规章制度及其它种类文件的起草、拟定、审核、打印、复印、分发和登记工作,负责公司印鉴的使用和管理工作。
3、负责按照公司领导要求及公司需求,对大型会议及各种大型活动进行策划和组织。负责公司级会议的筹备和安排,做好会议记录,整理会议纪要,对会议决定的执行情况进行催办、检查和反馈。
4、管好文书档案和有关资料的管理工作,包括收发、保管、文印、核稿、呈批、催办、收档、调卷和保密工作。
5、协助领导处理日常工作,与各部门适时进行工作协调,监督各部门认真及时地彻执行公司的各项工作决策和指令情况。
6、负责公司的总务后勤工作,具体有办公设备、办公用品的计划、采购、保管和发放,管理员工餐厅、员工宿舍等。
7、负责公司对外行政联络和关系协调,做好来信来访的接待安排。负责组织、安排、接待公司来宾,处理各种社会公共关系。
8、对公司员工和各部门的工作进展、工作质量、执行规章制度、决定决议、计划等情况和持续性以及办公秩序、运作规范、文明礼貌等方面进行日常监察。
9、负责公司综合性文件、报告、宣传资料的起草和编写公司年度大事记。
10、负责其它各种行政事务性工作:办公安全、消防,环境布置、清洁卫生,网络、通讯,计算机管理,办公秩序维持等。
11、做好各项宣传工作,适时完成园区布置,组织社区文化活动及员工文娱活动,丰富精神文化生活和公司品牌建设和推广。
12、负责公司日常办公用品和设备设施维护耗材的采购,物品进出仓手续办理及仓库资产管理。
13、建立、实施对工程分包方的评审和考核制度,负责外委工程项目和采购设备、材料、配件的验收和质量控制。
14、及时完成公司领导布置的其它工作任务。
篇3：物业行政管理处印章使用管理规定工作制度
物业行政工作制度:管理处印章使用管理规定
7管理处印章使用管理规定
7.1目的:
规范管理处印章使用管理,确保公司利益不受损害。
7.2使用范围:
zz物业管理有限公司下属各管理处印章管理。
7.3职责:
7.3.1管理处主任为印章的第一责任人,负责印章日常保管、使用审批,并在休息时以面授权形式,将印章指定专人(人事行政)保管、使用审批。
7.3.2管理处行政人员按《印章申请使用流程》办理盖章手续。
7.4工作程序:见《印章申请使用流程》
7.5使用规定:
7.5.1管理处印章只限于发布管理处内部文件、对业主的通告、管理处内部制度及与物管公司各管理处之间文件往来;不得用于发往外部单位、政府部门及个人等的对外发文,及有关合同、协议、担保、证明等事项。
7.5.2使用印章应填写《印章使用申请单》,经管理处主任批准后再加盖公章。
7.5.3加盖的印章应端正、清晰,加印位置应"齐年盖月"。
7.5.4不得在白纸或空白介绍信上加盖印章。
7.5.5行政助理要严格遵守印章管理规定,严格核对《印章使用申请单》上注明的文件内容、份数,对不符合管理处印章使用范围的要予以指正。
篇4：公司行政管理处罚规定
常言道,有规矩方能成方圆,所以,对于一个公司而言,拟定一套完善的管理制度才能更好地管理公司。以下提供关于公司行政管理及处罚规定,仅供各位行政管理人员参考,并更好地进行员工管理。
办公室管理
1、保持工作桌面整洁,认真整理、保管好本岗位文件资料。下班时认真清理文件资料,并整理归类,以方便清洁员工桌面。
2、离开座位、下班后将座椅推到桌面内。
3、办公区域严禁乱扔、乱倒、乱吐等不良行为,切记维护地毯清洁。
4、为保持办公环境的整洁卫生,员工不得在办公室内进餐或携带食物上班。一线员工在餐厅用餐。
5、严禁在办公室、会议室等公共场所吸烟。吸烟请至楼梯口吸烟区,吸烟完毕烟头随手放入指定区域。
6、下班后自觉关闭电脑及本区域空调和电灯,尤其是休息日及节假日个体加班时,更要注意关闭空调及电灯。
7、保持工作环境的安静有序,上班时间坚守工作岗位,严禁串岗、脱岗、扎堆聊天、看小说。
8、非工作需要的上网、睡觉、大声喧哗、吃喝谈笑、听音乐等扰乱秩序及有损公司形象的行为。
9、公司电话勿打私人电话,如有违反发生电话费用由个人承担。
对违反本规定者,每次罚款100元/人/次。
办公用品管理
1、办公用品的申购由申请员工填写“办公用品申购表”,由其部门经理、行政人事部主管签字同意后,交由行政人事部统一购买。
2、员工离职时,依据个人台帐明细将耐用物品交回行政人事部,如果耐用办公品丢失,按照成本价的80%赔偿。行政助理在离职申请表上予以确认后方可办理离职手续。
钥匙管理
1、员工需使用公司门、柜子、抽屉等钥匙者可向行政人事部提出领用其使用之钥匙。
2、由行政人事部按实际情况分配使用各类柜子,行政人事部负责保管、发放、做好领用签收记录。
3、原则上所有钥匙由行政人事部统一备份一把,特殊部门除外。
4、员工离职将其领用之钥匙全部交回行政人事部,必须由行政助理签字方可办理离职手续。
5、钥匙如有遗失需按如下规定金额赔偿:
(1)所有门钥匙50元/把。
(2)柜子、抽屉钥匙10元/把(交行政人事部备份钥匙者)。
(3)柜子、抽屉钥匙50元/把(未交行政人事部备份钥匙者)。
名牌(胸卡)管理
1、名牌作为员工身份识别的标志,员工上班时必须佩戴名牌。
2、保持名牌的卫生整洁,不得擅自将名牌上的信息进行涂改,行政人事部将进行不定时检查,一旦发现有未佩戴名牌者,给予20元/次的处罚。
3、各部门负责人上班前需检查部门员工名牌的佩戴情况,督促员工佩戴名牌。
4、名牌遗失应及时到行政人事部补办,并交补办手续费20元。不办或未办的员工将给予50元/次的处罚。
员工工作服管理
1、根据公司规定,行政人事部统一订制员工工作服,并负责统一发放,做好登记管理工作。
2、按公司规定穿戴工作服,做到衣冠整洁,朴素大方。未穿着工作服者,给予20元/次的处罚。
3、员工不得擅自更改工作服款式和颜色。
4、工作服遗失应及时到行政人事部补办,并交重新订制费50元/件。
补充说明
1、员工如有违规行为发生,行政人事部依本制度执行处罚手续。出具处罚通知,并张榜公告。
2、员工罚款由行政人事部统一管理,归入公司奖励基金。
3、本制度的批准执行及相关条款的变更均由总经理批准进行。
4、本制度的日常执行管理及解释由行政人事部负责。
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二○一二年四月十七日
制度专栏
