物业公司项目管理处办公室日常管理规程
物业公司及项目管理处办公室日常管理规程
1.0目的
规范物业管理公司与所辖各物业管理处办公区域的管理工作。
2.0适用范围
适用于物业管理公司及各管理处各部门办公区域的日常管理工作。
3.0职责
3.1.物业公司办公室行政人事部经理与管理处客户服务中心主管负责各部门办公区域的日常管理监督工作。
3.2.办公区域文员负责维护好各部门办公区域与公共区域的日常秩序。
3.3.办公区域内各岗位工作人员负责本岗位的日常管理工作。
4.0程序要点
4.1物品摆放
4.1.1办公区的桌、台、椅、凳均须按规定位置放置,不得随意调整。
4.1.2各岗位员工上班前需检查所属物品是否丢失及损坏,发现丢失或损坏的应及时向部门负责人报告,并采取相应的补救措施,须申领或修理的,按《办公用品管理作业规程》或《报修管理作业规程》办理。
4.1.3上班时应保持桌面基本整洁、有序,不允许摆放与工作无关的其他用品。
4.1.4下班前应将桌面清理干净,办公椅放在办公桌前的恰当位置。
4.1.5办公区域文员及物业服务中心接待人员应在上班前10分钟打开办公区内的照明设备、空调通风设备,检查公共区域物品摆放是否整齐、有序。
4.1.6遇到雨天,物业服务中心接待人员应当在办公区门前显眼位置放置公益伞、防滑设施及标识。
4.2常用办公设备的使用
常用办公设备包括:电脑、打印机、复印机、传真机、电话及其他设备。
4.2.1电脑:
A.经公司指定的电脑操作员即电脑责任人单独使用电脑,其他员工使用电脑须在征得电脑责任人同意方可使用。
B.启动与关闭的一般程序:
--启动电源插座开关;
--启动稳压器开关;
--启动电脑主机开关;
--启动显示器开关(电脑开始正常操作);
--关闭电脑程序:首先在"开始"栏选择"关闭计算机"对话框,用鼠标点击"关闭计算机",然后按开启程序的反方向操作。
C.电脑应避免频繁的开关程序,暂时不用时,可将电脑转换为休眠状态;
D.正确使用电脑的详细程序按有关电脑操作工具书的指导进行操作。
4.2.2打印机:
A.联机。一般情况下,打印机与电脑连通之后,无须再进行联机;
B.打印机启动与关闭的一般程序:
--启动打印机开关;
--放好所需打印的纸张;
--在电脑对话框进行打印操作;
--关闭程序按启动程序的反方向操作。
C.打印机应避免频繁的开关机操作;
D.正确使用打印机的详细程序按有关打印机操作说明书的指导进行操作;
E.打印文稿须经部门负责人、行政人事部经理或物业服务中心主管批准,在文稿上签字后方可予以打印。
F.打印出的文稿应进行校对。一般情况下由发稿部门/人校对,然后将校对好的文稿经电脑修改后,再进行打印;
G.为节约纸张,文稿未进行校对之前,打印时应使用可以使用的旧纸张或旧文稿的背面打印。
4.2.3复印机:
A.复印机管理人员应在开始上班时接通复印机插座电源;
--开启复印机开关,复印机需自动预热;
--检查复印纸是否放好(可以开始工作);
--复印机管理人员下午下班时关闭复印机开关;
--关闭复印机电源插座;
--正确使用复印机的程序按复印机有关操作说明书进行操作。
B.复印程序:
--所有须复印的文件、资料必须先在《复印记录本》上登记,然后再复印;
--复印页数在3份(含)以上或10页以上的,须部门负责人在《打印复印审批表》上批准签字后,方可复印;
--复印人员做好登记以后,调定复印纸规格及复印的深浅度后,选定复印份数按"开始"键复印;
--复印机管理员检查复印数量及登记记录是否属实,属实的,在《复印记录本》上签名确认;不属实的,将情况汇报办公区域主管人员处理:一般情况下,第一次违规给予口头警告;第二次或以上违规给予书面警告处分;
--如果复印机出错,应将报废纸张数量予以登记。
C.复印机一般情况下每天开机、关机各一次,尽量避免频繁开关;
D.为节约纸张,不重要的复印件应使用可以复印的废纸张背面复印。
4.2.4传真机:
传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作。
A.接收传真:
--办公区域文员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定;
--收到传真件后,由办公区域文员及时将传真件取下,并将传真的有关内容(发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等)登记在《传真登记表》内;
--10分钟以内通知接收部门/人领取传真件,并要求在《传真登记表》中签收,并注明签收时间。
B.发送传真:
发送传真实行一级审批制度:即部门传真件由部门负责人审批;公司的传真件由公司行政人事部经理审批,内容包括:
--办公区域文员依据传真审批单的内容在《发送传真记录本》上登记,内容包括:发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等;
--办公区域文员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去;
--办公区域文员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件,直至对方收到为止,然后将实际发送的时间登记在《发送传真记录表》内。
C.传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。
4.2.5电话:
正确使用电话机的程序按电话机有关操作说明书进行操作。
A.为有效控制电话费,一般情况下,电话应设定限制呼出功能;
B.除总经理批准的电话外,其他电话均须取消长途直拔功能,须打长途电话的部门/人均需办理审批手续,并在办公室登记后,方可操作;
C.公司所有电话均应取消声讯电话功能;
D.上班时间原则上禁止打私
人长途电话,特殊情况须经部门经理审批,到办公室登记后,方可操作,电话费从工资中扣除;
E.个别部门因业务需要经总经理特批后,可开通长途直拔功能,部门经理需指定人员做好登记记录,次月1日报办公室备案;
F.办公室/物业服务中心每季度至少进行一次所辖范畴的电话费查询:
--到电信局打印电话费清单;
--逐项核对登记记录;
--将未登记的长途电话登记在《长途电话登记表》内,报行政人事部经理审核,内容包括:日期、部门、姓名、所拨号码、打电话时间、通话时间、通话费用、偷打长途电话的,除双倍扣罚电话费外,还将给予警告处分;
--每月电话费用控制情况作为考核各部门工作的指标之一。
G.电话接打技巧详见《公司员工服务规范》。
4.2.6.办公室每月10日前将各部门的打印费、复印费、传真费、电话费登记在《月份办公费用统计表》内,予以通报。
4.2.7.常用办公设备应进行以下日常维护保养与维修:
A.常用办公设备应进行以下日常维护,维护办法参照各设备有关维护操作说明书:
--防尘;
--防晒;
--防潮;
--防腐蚀;
--其他需要预防的事项。
B.保养与维修:常用办公设备应定期保养,一般情况下需要委托专业公司进行,详见《对外委托服务标准作业规程》:
4.3环境管理
4.3.1.卫生:
办公区卫生由环境部负责,办公区各岗位人员监督管理。发现问题,应由办公室进行处理,详见《室内保洁标准作业规程》。
A.办公室文员每天上班时检查办公区公共区域的卫生状况,要求墙壁无灰尘、污迹,地面无垃圾、烟头和痰迹,窗明几净,空气无异味;
B.各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区桌面清洁状况,办公用品是否摆放整齐,文件资料是否排列有序。
4.3.2绿化:
办公区绿化由环境管理部负责,各岗位人员监督管理。发现问题,应由办公室进行处理,详见《室内绿化保养标准作业规程》。
A.办公室文员于每天上班时检查办公区公共区域的绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象;
B.各岗位员工应于每天上班时检查本岗位辖区绿化状况,检查时花及荫生植物摆放位置是否恰当、是否缺水、有无病、枯现象。
4.4安全管理
4.4.1工程部应检查办公区的水、电设施设备运转是否正常。
4.4.2安保部应检查办公区消防设施是否保管妥当,灭火器材摆放是否规范,有无损坏、丢失现象。
4.4.3各岗位员工应加强安全防患意识,下班时应将重要资料放入安全地点,锁好抽屉,关好电闸及门窗。
4.4.4公司办公区晚间的安全管理由安保部负责,值班安保人员应定时巡查以下重要部位,并做好相应的记录,详见《治安巡逻作业规程》:
A.消防设施、配电房;
B.领导办公室、电脑室、档案室、财务室;
C.水源、空调的关闭情况;
D.加班情况等。
篇2：管理处系统日常管理制度目录
管理处系统的日常管理制度目录
科学完善、合理量化的管理制度是我们取得成功的重要法宝。为进行统一规范的管理,我公司将进行ISO9002:2000国际质量标准模式。接管?***项目后,我们将严格按照ISO9002:2000质量标准及我公司质量体系文件要求,对?***项目实施专业化、规范化管理。并按ISO9002:2000质量标准的要求,拟订了相应的规章制度,进一步加强提高服务质量改善环境,实现社会效益和经济效益双丰收。
在此我们摘录系统的规章制度,共计41条,其中公众管理制度10条,内
部岗位责任制度10条;内部管理运作制度15条;考核制度6条,分布如下:
1、公众管理制度
业主公约精神文明建设公约治安管理规定环境保护管理规定
园林绿化管理规定消防安全管理规定公共设施管理规定房屋装修管理规定
停车场管理规定装修管理规定
2、内部岗位责任
管理处主任岗位职责服务中心工作人员岗位职责综合部负责人岗位职责
维修工岗位职责车辆管理员岗位职责清洁工岗位职责保安队长工作职责
绿化工岗位职责保安员岗位职责消防责任人岗位职责
3、内部管理运作制度
员工守则员工行为规范劳动人事制度保安人员管理细则
清卫人员管理细则维修人员管理细则业主投诉处理工作制度应急处理程序
员工培训制度财务管理制度社区文化工作制度档案资料管理制度
材料、工具领用制度房屋维修程序回访制度
4、考核制度
工作考核奖惩制度服务中心人员岗位考核标准清卫人员岗位考核标准
保安人员岗位考核标准维修人员岗位考核标准绿化工岗位考核标准
接管?***项目后,我们结合?***项目的特点,补充修改一部分公众管理制度,在小区业主委员会未成立之前充分征求意见后公开实施,在业委会成立后,则通过业委会表决通过。我们还将根据实际运作情况来不断完善管理运作制度,使工作真正精简高效。
篇3：物业管理处日常服务操作程序
(1)收楼的操作程序
①确认业主身份需带备之有关资料。若业主不能亲临收楼可委托代理人,代理人除必须携带收楼通知书、购房合同及有关发票收据外,还必须出具业主的授权书(律师签证)、业主身份证明文件原件、代理人的身份证明文件。
②由业主填写《商品房移交接收书》(附表1)及签署《前期物业管理协议》(附表2),《小区管理公约》(附表3),一式二份,一份交留业主,一份归存业主档案。
③由业主签收《商品住宅质量保证书》、《商品房使用说明书》(附表4、附表5)、《物业使用守则》《房屋装饰装修管理规定》(附表6、附表7)等有关资料和房屋全套锁匙(锁匙数量须于《锁钥签收簿》内注明)。
④业主填写《住户卡申请表》(附表8)申领"业主卡",若需要租用摩托车/小汽车车位的同时填写《车位租用协议》(附表9)。
⑤交纳业主(住户)卡工本费20元,及室内/室外摩托车/小汽车车位月租(由驻前台收费文员收取)。
⑥由业主签署《业主委托农业银行代缴费用委托书》(附表10)。
⑦通知业主/业主委托人到现场验楼,验楼完毕后,业主/业主委托人填写《保修项目登记表》(附表11),并由业主确认。管理处在填写《工作单》(附表12)后归存业主档案。
⑧将以上有关资料分类整理,然后装入文件盒并作准确清晰的标识存档。
(1)办理房屋装修申请的操作程序
①装修单位需提供的有关资料:
1)装修施工单位营业执照复印件、资质证明复印件各一份。如业主不能亲临时,必须由业主本人填写委托书并签名(业主委托施工单位施工之证明)。
2)房屋各层平面图。
3)室内供电系统图,给、排水管网图。
②填表:客户于前台索取《装修申请表》(附表13)一式三份,填写装修项目等内容,附带有关图纸(如室内装修布置图、水电安装图等),由业主及施工单位负责人亲笔签署后交还管理处(对有关影响外观及结构的项目将不予批准)。
注:各施工图纸一定要正规,具备尺寸、比例尺及图例等;装修如有凉亭、假山、水池(多层、高层不予批准),需标明其高度或深度及其离房屋、铁栏距离。
③申报人于图纸最后一页注明图纸总页数并签署。
④填写《装修承诺书》(附表14)一式三份,《装修委托书》(附表15),由业主、装修负责人签署。
⑤审批:呈交所有装修资料及《装修申请表》给管理处审批(最长审批期限三个工作天,无特殊情况当天能批核)。
⑥通过审批后,由管理处整理分类有关资料,业主手持《装修申请表》(副本)《装修承诺书》(副本)各一份,装修负责人手持《装修承诺书》(副本)《装修委托书》(副本)各一份,水电维修人员手持《装修申请表》(副本)一份,其余资料(正本)由管理处统一归存。
⑦收费:装修单位需缴交费用。
1)装修押金:二期非复式800元,复式/商铺2000元,其余各区800元。
2)装修期管理服务费每天每户元(待定)。
3)装修工人出入证按金每个50元,工本费每个5元。
将新办理装修的单位名单(副本)交保安部一份!
⑧办理装修工人出入证:
1)必须核实该单位已办理完有关的装修报批手续。
2)必须由业主或装修负责人(持装修委托书)亲临申办。
3)必须提交装修工人1寸近照一张、身份证复印件一份。
4)填写《装修工人出入证》应注明有效日期及办证日期。
5)装修负责人之出入证应于正面姓名后加以注明。
6)贴相、盖章、收费。
7)装修工人如需在区内加班的,业主或装修负责人必须填写《加班申请表》(附表16)。经审批通过后须复印一副本到保安部,以便其清场。(装修工人一律不得留宿)。
8)如装修工人于区内有违规现象(在装修人员出入证背面已注明相应违规项目)发生,管理处人员/保安人员有权没收其出入证。严重者除需承担一切后果及罚款外,今后将不得再进入区内。
⑨办理装修退场手续:
1)在综合验收后三个月(铺位另计),业主可能管理处办理装修退场手续。
2)将按金发票、施工许可证、装修工人出入证和装修工人出入证按金发票收回。
3)工作证押金需凭证及发票退回(缺一不可),工本费不可退还。
4)由收费文员填写《C佳物业管理有限公司洋房装修退场手续表》(附表18)一式二份,交审批。审批后,一份归存各户档案,一份留给业主作取还装修押金的凭据。
(2)水电维修的处理操作程序
①适用项目:室内设施损坏之维修或更换(如:水龙头、排气扇、灯饰、洁具、门锁、玻璃座架及其它水电设施等)。
②接到业主的水电维修要求后,在《C佳物业管理有限公司工程预约登记表》(附表19)上作详细记录,查实需维修项目已否过保修期,若已过保修期,则需即时与业主说明有关事宜,并据收费标准收取有关费用。
③填写《工作单》(附表12)。
④填单要求:
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p;1)注明出单日期、填写人姓名。
2)注明业主可否留家或已否留匙。
3)注明需维修项目的约定维修时间及其是否属于保修范围。
4)本单一式二份,第二联交水电维修组,第一联本部留底。
⑤通知水电维修组派员签单。
⑥跟进:工程完工期到后,跟进人员凭水电维修组反馈之维修单核对完工情况(必要时致电业主征询意见)。当超出约定时间(以一天为准)仍未完工时,跟进人员须向水电维修组详细了解原因并应立即向业主进行解释,解释应得到业主的认同。如业主不能认同的,应立即向主任汇报。主任接到汇报后,应立即与水电维修组主管沟通协调,商定解决措施,并亲自向客户进行解释。
⑦资料记录存档:由跟进人员负责对有关部门的维修反馈单进行核销,本部留存的维修单交收费文员存入业主档案。
(3)工程维修的处理操作程序
①适用项目:房屋基建或配套工程问题的检修(如:地板、墙身、地脚线、天花、厨柜、铝窗、阳台不锈钢管、大门变形、门锁,更换座厕等)。
②接到业主的工程维修要求后,在《投诉处理记录表》(附表17)上作详细记录,查实需维修项目已否过保修期,若已过保修期,则需即时与业主说明有关事宜,对于个别未能即时报价维修的项目,需另作处理。并立即填写《工作单》。
③填单要求:
1)注明出单日期、填写人姓名。
2)注明业主可否留家或已否留匙。
3)注明需维修项目的约定维修时间及其是否属于保修范围。
4)本单一式二份,第二联交工程维修部,第一联本部留底。
④通知土建给排水维修组派员签单。必要时,应立即由跟进人员亲自将单送往土建给排水维修组。
⑤跟进:参照上一程序
⑥资料存档:参照上一程序
篇4：阳光管理处日常工作程序
阳光嘉园管理处日常工作程序
(一)客服部员工当值基本要求:
1、员工需严格按照《制服穿着及仪容仪表要求》,穿着及仪容整齐后才上岗。
2、所有员工均需熟习电话总机操作方法,并按照《电话接听礼仪》接听、转接电话。
(二)来访人士接待程序
1、当有其他公司、单位的人员、车辆要求进入区内时,大门岗保安员问清来访人员名称姓氏后用对讲机清楚地向写字楼汇报。
2、在办公室之客服部人员应立刻询问有关部门(财务部、行政部等)人员是否与外公司单位人员已有约定,或致电有关业户询问是否有访客,再答复大门岗保安员是否登记放行。
3、若办公室人员因接电话原因等未能及时回复大门岗保安,其他人员应走到大门岗保安员应对,以免耽误时间。
(三)业户投诉处理程序
1、确认业户之姓名或单元号,再准确无误地记下。
2、问清业户所反映之问题,若听不清楚或不太明白,应礼貌地请业户(或其家人、保姆)重复一次或自己再以本人的理解重复一次,以确实记下业户反映之问题。
3、若业户特别要求在确定的时间内到场解决,切勿立即答应业户,而需先向主管反映,再由主管订出相应的方案由客服员通知业户。
4、若业户反映的问题需机电部解决,则填写"维修通知单",让主管签名并通知机电人员安排时间到现场解决,同时主管视情况而派客服员到场跟进;事后,跟进之客服员及维修人员均需在维修通知单上签名确认。若机电部未能立刻安排人手到场解决,主管应定出可到场维修之时间,再由客服员致电告知业户并作合理解释。
5、若业户反映之问题属于开发商或外单位等处理范围,管客服员亦应首先向主管汇报,再由主管协商、反映,定出解决方法后再由客服员通知业户。
6、接到业户电话或书面投诉,需将《业户投诉处理表》复印二份分别交物业经理、客服部留存;客服部针对业户反映的问题分别与机电、环境、安全管理部等有关部门解决,若问题重大则立刻联系物业经理或客服部汇报有关事项以便及时解决投诉。
(五)到业户家中跟进室内工作程序
1、先致电业户家,约定具体到其家中时间(若不大确定业户姓名发音方法,事先询问客服部)。
2、再次了解和熟悉具体跟进事宜的工作内容、耗时以及需注意事项。
3、与其他部门人员包括装修公司/合约商、机电部、环境部、安全管理部等人员一同按时到场。若因故不能准时,需尽快致电业户解释并另约时间。
4、入屋前再次默念业户姓名,以便能准确读出业户名字以示尊重。
5、先按门铃,若3分钟后仍未开门,才可按第二次,切忌连续多次按门铃而引致业户反感。
6、见到业户(或其保姆)后需立刻礼貌地打招呼,并对所跟进之事宜作介绍。
7、机电、清洁、保安等人员在工作时,客服员需随其左右,以便清楚了解工作之进程,待业户询问时可作出清淅之回答,切忌独自一人在业户家中之非工作区闲逛,而引致业户之猜疑及不满。
8、跟进事宜时不得主动与业户攀谈工作以外之问题,若业户主动询问,亦有礼貌、有分寸地回答,不得对业户之任何言语、行为作出嘲笑或其他不礼貌之举动;不得利用业户家中任何物件作工程工具;不得随意搬动业户物品;保持站立的正确姿态,不要坐业户的沙发、台椅,不要靠倚墙壁、台椅,即使业户邀请坐下,也要婉言谢绝。
9、跟进事宜结束后,应立刻通知业户或其家人,并请其当场验收,若业户对工作质量不满意,可及时再跟进。
(四)业户出入证办理工作程序
1、业户入住前,向售楼部了解业户的详细资料,包括:所有家庭成员之姓名、性别、关系(若有孩童,则包括孩童之年龄)
2、每位家庭成员免费制作三张业户证。
3、打印签收单,以备业户入住时确认。
4、业户入住时,把已制作好的业户证连同其他物品一齐移交向业户,并请业户在签收单上签名确认。
5、移交时向业户了解其家庭成员之人数,若有遗漏,则尽快补做业户证(加证50元/张)。
(六)外来施工单位办理工作出入证程序
1、有关部门把施工单位需办理工作证人员的资料(如身份证、相片、施工单位、该单位负责人等)及工本费统一交客服部。
2、由客服部把办证资料及工本费交财务部,由财务部收取款项并开据收据连同空白工作证交客服部。
3、客服部把收据交还办证单位,并把办工作证的有关资料(工作证、相片等)交安全管理部审查核对无误后,填写好工作证后交回客服部。
4、客服部加盖印章并把工作证、相片交行政部,由行政部对其过塑制作好后交客服部。
5、最后由客服部交施工单位或有关部门发放到本人手中。
6、此程序需于30分钟内完成,客服部在办证时问准各部门是否有人负责此事。而各部门需协助配合客服部完成工作。
(五)报刊订阅程序
接到业户预定报纸之电话或业户亲自来客服部订报。拟按以下步骤进行:
1、问业户预订报纸之名称及预订期限。
2、致电邮局或报纸供应商,确定是否有业户要求订阅的报纸、杂志及报纸、杂志之单价(一般以一个月为单位)。
3、致电业户再次确定其订阅的期限及报纸订阅费用并告知订阅报刊之最低期限为一个月,要求业户签署订阅报刊确认信以便每月统一收费,并提醒业户有关退刊注意事项。
4、将订阅报纸、杂志的业户之单元号、预定之报刊名称、预订期限、订阅所需的费用等详细写在请购单上,呈上审批。
5、请购单批核后,凭请购单所批到邮局订阅报纸、杂志;若是从中国图书进出口杂志社之报纸、杂志,则发送传真至供应单位,以书面确认订阅报刊的数量。
6、订阅工作完成后,客服部负责把该月所有业户订阅的报纸、杂志的名称、订阅期限及业户的单元号分类登记在"报纸签收记录本"上。
7、退刊注意事项:若业户要求退订报刊,其他报刊供应点都需预先付款,无法退订。客服部接获业户退订通知后,始止日期确认无误后,待客户签署退订通知后,及时通知供应商并发传真以书面确认退订报刊事宜。然后在客服部的"报刊登记册"的该月之报刊统计上做好醒目的注明。
(八)邮件收发程序
1、当值大门岗保安收到同和投递局或速递公司送来的邮件后,立即送到客服部。
2、客服部收到邮件后,与送邮件保安员当面点清邮件数量并签收作实。
3、客服部收到邮件或速递,立即进行检查,并交由相关人员亲自签收。原则上不替业主收发邮件以免发生误差造成不必要的
损失。
篇5：学院后勤管理处日常经费使用管理制度
技术学院后勤管理处日常经费使用管理制度
1、经费预算必须经处务会议讨论通过后才能执行。
2、各类费用严格按预算项目开支,没有预算项目的费用必须经处务会议讨论通过后才能开支。
3、各类经费各科室包干使用,原则上不得超支。若不够则必须经处务会议讨论通过后才能追加预算。
4、各类经费务必“节约使用,合理使用”。
5、审批程序:科室负责人→部门负责人→分管院领导。
6、经费日常管理、审批由部门分管负责人负责。
7、经费使用情况在“处务会议”范围内公开,接受监督。
制度专栏
