某市场档案资料管理措施

篇2：市场物业管理处客服兼行政事务助理岗位职

市场物业管理处行政事务助理岗位职(客服兼)

1.直接上级:项目经理。

2.在项目经理领导下,贯彻执行国家有关的政策、法规及企业的规章制度,全面负责管理处日常行政、人事、后勤工作的协调及对外接待工作。

3.督导员工自觉遵守市场物业管理处各项规章制度。

4.接收外来发给市场物业管理处的所有文件,转报项目经理批阅。

5.以市场物业管理处名义拟定、印发所有报告、文件,并转报项目经理签发。

6.审查、修改各部门呈送项目经理的报告,并转呈项目经理批示。

7.安排和布置各种会议,印发会议纪要,并负责检查落实决议决定的执行情况。

8.负责员工的考核、晋升、奖惩的管理工作。

9.负责员工考勤、考核、奖惩记录汇总。

10.负责各类文件资料的控制、收发、传递、管理及归档。

11.协助市场物业管理处日常对内、对外沟通、联络、协调工作,组织安排接待、参观等公关活动。

12.负责办公用品、劳保用品等的采购计划、保管、发放工作。

13.负责市场物业管理处的重要证件和合同进行保管、管理、年审。

14.参加市场物业管理处例会,作好记录。

15.制定员工的培训计划及其工作的考核和评估方案。

16.完成领导交办的其他工作。

篇3：商住项目档案资料管理规范

商住项目档案资料的管理

资料管理在物业管理中的重要性越来越被重视,法律、法规的健全,业主维权意识的日益觉醒,对物业资料的管理,特别是原始资料的记录、收集、整理、存档更加重要。管理处的资料管理主要分为以下几方面。

*发商移交的原始资料的管理

楼宇交接时,开发商和物业公司需要交接楼宇的基本资料,资料是否齐全,将为物业公司做好今后管理服务奠定基础。这主要包括以下资料:1、原始规划资料;2、竣工验收资料;3、基建施工图纸资料;4、设备安装图纸、说明书、供应商资料。

*业主入住的原始登记资料的管理

业主入住的原始资料是物业管理资料里重要部分,也是物业管理中基础的资料之一。这类资料的收集主要在业主、用户办理入住手续时,一次性收集完整。主要资料如下:1、房产证、购房合同复印件;2、营业执照或身份证复印件;3、业主开户原始登记表;4、业主与物业公司签订的前期管理协议、业主公约,消防安全责任书;5、租户变更情况登记表。

*业主、用户装修资料的管理

业主、用户在办理装修时,管理处对装修资料的审批很重要,一方面为方便今后的维修,一方面为房屋的使用安全。因此,管理处在审核装修资料时,一定要细致、严格,为今后的日常管理工作奠定基础。装修资料的管理主要分为如下内容:1、消防审批报告;2、装修图纸;3、消防验收报告;4、装修施工单位资质、营业执照;5、施工中违章登记资料、整改记录;6、施工人员登记表;7、管理处验收报告;8、二次装修申报手续、消防验收报告。

*管理处日常记录文件的管理

日常记录文件的管理是物业管理的基础工作,也是物业管理工作中非常繁琐的工作,更是督促物业公司提高服务质量的必要手段。在管理处的日常管理中,日常巡查、检查记录包含了日常管理的全部内容,如:绿化、清洁、设备维护、公共设施维护、安防巡查等等。值班记录包含各责任部门的值班情况登记,如:机房值班、监控值班、门卫值班等记录情况登记等。对外包项目,尽管我们只是进行月评价,但为了监督日常的服务质量,也要求外包单位提供日常巡查记录。对业主投诉进行分类,及时处理并将处理结果整理存档。日常记录文件的管理有以下几方面内容:1、日常巡查记录;2、值班记录;3、外包项目的评价记录;4、业主投诉情况记录;5、突发事件记录及处理情况。

*财务资料管理

物业公司的核心是提供服务和赢得利润,在做好服务的同时,加强财务管理,收取应收费用,降低管理成本也是相当重要的。因此在财务资料管理上必须讲究完整、连续性。财务管理主要有如下资料:1、业主、租户物业管理费的交缴资料;2、固定资产的登记管理资料;3、外包单位按合同付费记录资料;4、有偿服务收费记录资料。

*业主、用户往来函件的管理

业主、用户往来函件资料是管理处与业主、用户的进行交往的原始记录文件,对今后会引起法律纠纷的事件是一个很好的原始记录,特别是给业主、用户的违章、整改通知,这类文件一定要有业主、用户的签收记录。1、给业主、用户的通知;2、给业主、用户的违章、整改函件;3、业主、用户给管理处的函及管理处的复函。

*业主委员会资料管理

对已经成立业主委员会的管理处,要将业主委员会的相关资料整理备案,做好每次业主委员会会议纪要,留案备查。1、历届业主委员会选举资料;2、业主委员会会议资料;3、业主委员会委员个人登记资料;4、社区文化活动记录资料及图片。

*上级主管部门、公司内部请示、汇报文件的管理

给上级主管部门、公司领导、相关部门的请示、汇报文件,做好登记、记录,对请示文件中领导的批示进行登记,安排人员落实,并做到及时检查落实情况。1、给上级主管部门的请示;2、给公司领导的请示;3、给公司相关部门的报告;4、与公司相关部门的往来函件。

*管理处员工人事资料的管理

对员工人事资料的管理,可以为管理处日常考评、年终评比提供依据,同时也可以使管理处合理使用人力资源,用人所长。1、员工人事档案资料登记;2、员工日常考评记录;3、员工奖惩记录;4、员工专业资格证书的登记;5、员工日常培训的记录。

*公司文件、管理制度的收集管理

为使管理处每一位员工能更好掌握公司动态,贯彻公司的经营方针、目标,对公司下发的文件要求相关人员要传阅、学习,并进行登记。1、公司编号公文分类存档;2、公司管理制度汇总;3、各相关专业管理规定、制度汇总。

*业管理相关资料的收集管理

为及时掌握、了解物业管理行业最新动态、法律法规,注意收集相关资料,存档备用。1、物业管理法律、法规、条例的资料收集;2、报纸、杂志相关案例的剪贴资料;3、与管理处、公司相关报道的剪贴资料;4、管理区域内业主、租户的相关报道资料。

篇4：化龙物业档案资料的建立与管理

荔园物业档案资料的建立与管理

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为住宅区楼宇及共用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指导和服务。针对碧桂园?荔园的物业管理形式,做到每一项管理工作有理论、有制度规范、有工作详实记录,计算机系统对原始文件资料进行管理,完善档案管理工作,从物业管理的角度记录每一个住宅单元的生活档案,配备专职档案管理人员,建章立制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。

一、碧桂园?荔园档案的建立

(一)主要思路

1.碧桂园?荔园档案资料分类:依据小区的具体情况,管理特点略有增减、各有侧重。在管理过程中,注重对资料的整理,找到过往管理中存在的缺陷和不足,并进行重新的分类和补充,使其符合对园区细致管理的需求。

2.档案建立抓住初次接管这一契机,从一开始就注重整理住户全面的原始资料,最大限度的明确物业状况和业主的自然状况,作为分户管理的档案基础,以方便接管后日常管理。

3.档案管理实行原始资料与电脑管理资料综合管理。原始资料包括:纸张、文字、卷宗、录像带、胶卷、照片、图表等形式;电脑资料包括:

电脑软、硬盘储存系统;做到各种档案资料并重,互相补充,形成小区管理的无盲点网络。

4.区内各项管理工作必须建立档案资料,依照"采取的管理方式"中制定的规范程序,逐一建档,形成标准化、制度化的档案管理体系。

二、碧桂园?荔园档案的管理

物业管理档案的种类繁多,我们拟采用建立档案、资料的分类检索的方式进行管理。

1.发展商提供的资料

1)产权资料

项目批准文件;用地批准文件;建筑执照;拆迁安置资料

2)技术资料

规划图;竣工图(a.总平面图b.单体建筑、结构、设备竣工图c.消防、附属工程及地下管网竣工图d.地质勘测报告e.工程合同开f.竣工报告g.工程预决算h.图纸会审记录i.工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录)j.隐蔽工程验收签证k.沉降观察记录l.竣工验收证明书m.钢材、水泥等主要材料的质量保证书n/新材料、构配件的鉴定合格证书o.水电、卫生器具、电梯等设备的检验合格证书p.砂浆、混凝土试块试压报告q.供水的试压报告r.绿化工程竣工图纸及相关资料s.其他技术资料)

2.管理处建立的资料

1)物业资料

住宅区基本资料;住宅区分区资料;商业网点资料;娱乐设施资料

2)住户资料

住户入住资料;入住通知书;入住协议书;家庭人员档案;住户情况登记表

3)管理资料

①保洁管理记录:日常巡查记录;绿化消杀记录

②保安管理记录:日常巡查记录;交接班记录;值班记录;物资搬运放行记录;紧急事件处理记录;车辆管理记录;夜间查岗记录

③出租屋档案:承租人员资料

④车辆管理档案:车位使用协议

⑤装修管理档案:装修申请表(附图纸);装修工程队安全责任书;临时施工人员登记表;施工单位营业执照

⑥工程返修档案:住户情况登记表

篇5：办公楼物业档案资料管理规范

办公楼物业档案、资料管理

1、对办公楼设备档案资料的管理

--设备设施档案资料(说明书、合格证、许可证、协议书、批复、执照等)齐全,建立设备台帐、目录清晰、项目齐全、管理完善、随时查阅。

--项目进场后,专人负责档案资料的索取、整理、分类、编目、归档、入库。

--建立标准化档案资料库,使档案资料可靠、完整地保存;并采用档案管理通用检索方式,便于今后档案的移交。

--建立档案管理制度,完善档案收集、移交、归案、查阅、归类调阅手续,使档案资料处于动态监控中。

--建立综合设备台制度,建立全寿命设备管理制度,把设备全寿命期内的设备本体、日常运行、日常维修、技术改造、报废等工作建立完整的档案库。

2、管理处档案资料管理

--对与质量体系有关的管理性文件、质量体系文件、技术性文件及资料等进行控制,使文件处于受控状态,按《程序文件》的规定进行管理,保证相关场所使用有效版本的文件,作废文件按一定的程序处理。

--由管理处负责质量体系文件、管理性文件、技术性文件、相关外来文件、资料的发放、更改控制等管理。

--有一套适合办公楼完整的收发文管理制度,包括对外行文、内部行文管理办法;对规定文件的编号、格式、打印、校对、发送、存档等。对外来文件的登记、传阅、批复、催办等作出规定。

--质量记录保存完整,根据《程序文件》的规定分部门(工程、绿化清洁、行政)、分期(日、周、月、季、年)保存。