住宅物业档案资料建立管理规程
住宅物业档案资料的建立与管理
(一)资料的收集
我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、准确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本情况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。
(二)资料的整理和分类
在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、易于查找。
(三)资料的归档管理
1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制,确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。
2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。
3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号,登记造册、编制目录、分柜保存。
4、为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
档案室应避免无关人员任意进出,档案室钥匙交由档案管理员专门保管。
(四)档案的使用
物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。
(五)档案的销毁
根据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。
(六)档案资料的分类管理
1、工程技术资料
(1)项目规划图纸、项目批文、用地批文
(2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证
(3)拆迁安置资料
(4)红线图、竣工总平面图
(5)地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告
(6)工程合同、工程预决算
(7)工程设计变更通知
(8)竣工图:单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图,消防、燃气等工程及地下管网竣工图
(9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书
(10)主要材料质量保证书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料
(11)浆、混凝土块试压报告
(12)绿化工程竣工图
(13)其他工程技术档案
2、业主居住档案
(1)业主详细资料登记表
(2)业主的维修档案
(3)业主装修巡视记录
3、维修资料
(1)维修申请记录、回访记录
(2)维修派工单
(3)设备、设施巡检记录
4、公共秩序维护资料
(1)日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线
(2)日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带
(3)搬入/出记录、突发事件处理记录
(4)车辆进出记录、车辆详细资料
5、设备设施管理资料(包括消防)
(1)设备设施使用计划
(2)设备使用申请、使用情况记录
(3)设备、设施维修保养计划
(4)设备、设施维修保养记录
(5)机电设备运行、巡查记录
(6)设备分承包档案
(7)设备、设施台帐及更新记录
6、绿化清洁资料
(1)清洁班检记录、清洁周检记录
(2)绿化工作记录、绿化周检记录
(3)消杀记录、绿化病虫害检查记录
(4)水体巡检记录
(5)水体养护记录
(6)水体注水记录
7、社区文化资料
(1)文化活动计划及实施情况记录
(2)文化活动图片及录像记录
(3)传媒报导资料
(4)文化活动场所、设施台帐及使用记录
8、员工管理资料
(1)员工个人资料、聘用记录
(2)员工考核及奖罚记录
(3)员工培训计划、培训档案、考核记录
(4)员工晋升、薪金变动及内务管理记录
9、反馈资料
(1)服务质量回访记录
(2)业主意见调查、统计记录
(3)业主投诉及处理记录
10、行政文件资料
(1)项目值班及检查记录
(2)有关财务记录(由财务人员专职保管)
(3)公司下发文件
(4)内部管理规章制度、通知、通报等文件
篇2：住宅区档案资料管理设想规范
住宅区档案资料管理设想
1档案管理运作环节
1.1资料的收集
1.1.1建立档案室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,实施现代化、系统化、科学化、多元化、规范化、经常化等“六化”管理,建立相应的规章制度,对所有档案资料进行严格管理。
1.1.2资料的收集坚持系统、完整的原则,根据实体资料和信息资料的内容,从实际需要出发,扩大信息资料的来源,从时间上讲是指从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料,从空间上讲是指物业构成的方方面面,大到房屋本体、公共设施,小到一树一木都有详细的资料收集。
1.2资料分类整理
1.3资料归档管理
归档就是按照资料自身规律、联系进行分类保存。根据实际需要,****一期的管理拟采用原始档案和电脑档案双轨制。采用多种形式的文档储存方式,便于原始档案的保存,如录像带、胶卷、照片等。档案按不同业务性质、编号、造册、编辑并分柜保存,运用计算机等先进的管理手段,尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。
档案的出、入室都有严格的规定:出室必须由具备资格的人员经登记后方可借出,入室时须由专人进行检查,如有破损,立即修复,并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件,严防文件的流失。
档案的管理环境必须做到“三防”,即防火、防潮、防变质。
1.4档案的运用
采用先进的检索软件,逐步建立电脑网络系统,充分发挥档案的贮存和使用价值。
1.4.1外部网:与广大业户、主管部门进行联网,所有管理资料如
住户资料、装修资料、财务状况等,随时可以查阅调用,便于工作监督和检查。
1.4.2内部网:管理处内部联网,运用现代化办公手段和设施,对文件进行分级管理、分层使用。
2档案资料的类别
档案资料大体分为物业管理政策、法规资料,竣工验收资料、房屋的单体竣工图、住户档案、装修管理档案、维修档案、巡视记录、运行记录、运行档案、投诉与回访记录、其他管理服务活动记录及档案。
2.1竣工验收资料(如下表)
名称资料内容
工程建筑
产权资料A:规划图纸、项目批文、用地批文
B:建筑许可证、投资许可证、开工许可证
C:拆迁安置资料
工程技术资料A竣工图-总平面图、建筑、结构、设备、附属工程及隐蔽管线的全套图纸;
B地质勘察报告;
C工程合同及开工、竣工报告;
D工程预算
E图纸会审记录
F工程设计变更通知及技术核定单(包括质量事故处理记录);
G隐蔽工程验收签证;
H沉降观察记录;
I竣工验收证明书;
K新材料、构配件的鉴定合格证书;
L水、电、采暖、卫生器具、电梯等设备检验合格证书;
M砂浆、混凝土试块试压报告;
N供水、供暖的试压报告;
O园林绿化的图纸和清样;
P设备清单、安装调试记录、使用注意事项说明、质保书和保修单,操作手册等;
Q有关工程项目的其他重要技术决定和文件
2.2管理档案资料(含业户档案、装修管理档案巡视记录)
名称资料内容
物业资料小区基本资料、分区资料、环境文化设施资料
住户资料A:住户迁入资料
B:住户人员档案
C:住户维修档案
事务资料A:事务值班表B:事务交接记录表
C:业户搬出(入)物品登记表D:日常事务巡视记录
E:业户回访登记表
合格分承包方资料A:维修申请表(附图纸)B:维修工程队安全责任书
C:临时施工人员登记表D:施工单位营业执照
2.3投诉与回访及其他管理服务
名称资料内容
维修资料A:维修申报表B:维修服务派工单
C:维修回访记录表D:公共设施维修记录
治安交通
管理资料A:日常巡查记录、交接班记录、值班记录
B:查岗记录、闭路电视监控系统录像带
C:物资搬运放行记录、紧急事件处理记录
D:车辆管理记录、车辆详细资料、车位使用协议
设备管理
资料A:公用
设施保养维修记录
B:各项机电设备保养维修运行记录
C:设备分承包方维修保养记录
D:设备检查记录
社区文化
资料A:活动计划实施方案、总结记录
B:文化活动图片及录像记录
C:传媒报导
员工管理
资料A:员工个人资料、聘用表B:员工业绩考核及奖惩记录
C:员工培训计划及实施记录D:员工培训考核记录
E:员工外出考评及参加演练记录F:员工住房及内务管理记录
业户反馈
资料A:服务质量回访记录表B:业户意
见调查、统计记录
C:业户投诉及处理记录表
行政文件
资料A:管理处主管值班及督察记录
B:政府部门文件
C:物业公司及主管领导部门文件
D:管理处规章制度、通知、通报等文件
E:管理处荣誉一览表
F:管理处接待来访参观记录表
业主委员会
资料A:筹备成立文件B:成立后运行文件
制度专栏
