化龙物业档案资料的建立与管理

篇2：住宅物业档案资料建立管理规程

住宅物业档案资料的建立与管理

(一)资料的收集

我们将通过三个途径进行收集;一是在物业接管移交时,尽可能的与原设计单位、施工单位联系,力争全面、准确地收集到工程建设及工程技术等原始资料;二是在业主入住阶段,对业主的基本情况进行登记造册收集;三是在日常管理中建立社区维修档案、设备运行档案、业主投诉回访记录等以及其它相关资料,并将档案的收集形成制度。

(二)资料的整理和分类

在收集到原始资料后,统一由负责档案管理文员集中整理。剔除作废的和无效的记录,修补破损的文档,然后按类别进行装订并整理成册,做到条理清晰、分类合理、易于查找。

(三)资料的归档管理

1、在社区的档案管理中我们将实行原始资料和电脑档案双轨制,确保储存方式的多元化,尽可能将资料转化为电脑磁盘储存以便于查找。同时运用录像带、录音带、照片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。

2、对和物业管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。这些档案在电脑中按授权级别检索、对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅。

3、档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程序的分类顺序进行组卷、逐一编号,登记造册、编制目录、分柜保存。

4、为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装安防设施。同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。

档案室应避免无关人员任意进出,档案室钥匙交由档案管理员专门保管。

(四)档案的使用

物业管理服务中心内部员工可在文件档案授权范围内进行查阅。对借阅原始资料的使用者,按档案的不同密级由相关负责人批准方可借阅,并办理借阅手续。

(五)档案的销毁

根据文档的保存期限和性质,定期对过期和作废的文档进行剔除和销毁,防止档案的堆积和混淆。对于已过存档期的档案经主管领导批准可销毁,同时建立已销毁文档清单备查。

(六)档案资料的分类管理

1、工程技术资料

(1)项目规划图纸、项目批文、用地批文

(2)建筑许可证、投资许可证、开工许可证

(3)拆迁安置资料

(4)红线图、竣工总平面图

(5)地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告

(6)工程合同、工程预决算

(7)工程设计变更通知

(8)竣工图:单体建筑、结构及隐蔽工程竣工图,消防、燃气等工程及地下管网竣工图

(9)房屋、消防、燃气竣工验收证明书

(10)主要材料质量保证书,新材料、构配件的鉴定合格证书,水、电、消防等设备的检验合格证书及设备技术资料

(11)浆、混凝土块试压报告

(12)绿化工程竣工图

(13)其他工程技术档案

2、业主居住档案

(1)业主详细资料登记表

(2)业主的维修档案

(3)业主装修巡视记录

3、维修资料

(1)维修申请记录、回访记录

(2)维修派工单

(3)设备、设施巡检记录

4、公共秩序维护资料

(1)日巡检记录、交接班记录、值班记录、巡逻路线

(2)日常抽检记录、查岗记录、闭路电视监控系统录象带

(3)搬入/出记录、突发事件处理记录

(4)车辆进出记录、车辆详细资料

5、设备设施管理资料(包括消防)

(1)设备设施使用计划

(2)设备使用申请、使用情况记录

(3)设备、设施维修保养计划

(4)设备、设施维修保养记录

(5)机电设备运行、巡查记录

(6)设备分承包档案

(7)设备、设施台帐及更新记录

6、绿化清洁资料

(1)清洁班检记录、清洁周检记录

(2)绿化工作记录、绿化周检记录

(3)消杀记录、绿化病虫害检查记录

(4)水体巡检记录

(5)水体养护记录

(6)水体注水记录

7、社区文化资料

(1)文化活动计划及实施情况记录

(2)文化活动图片及录像记录

(3)传媒报导资料

(4)文化活动场所、设施台帐及使用记录

8、员工管理资料

(1)员工个人资料、聘用记录

(2)员工考核及奖罚记录

(3)员工培训计划、培训档案、考核记录

(4)员工晋升、薪金变动及内务管理记录

9、反馈资料

(1)服务质量回访记录

(2)业主意见调查、统计记录

(3)业主投诉及处理记录

10、行政文件资料

(1)项目值班及检查记录

(2)有关财务记录(由财务人员专职保管)

(3)公司下发文件

(4)内部管理规章制度、通知、通报等文件

篇3：社区物业接管验收档案资料建立管理规程

社区物业接管验收及档案资料的建立与管理

一、物业接管验收:

主要分三个方面:

(一)档案资料的验收与交接

1、进驻该社区后我们将与该项目负责人进行图纸资料的详细交接验收工作,包括:土建竣工图、水暖竣工图、电气竣工图等。

2、办公区各单位负责物业工作的负责人及联系电话。

(二)公共设备、设施现场验收与交接

1、我公司选派经验丰富的水暖、电气及土建工程师、项目主管会同该项目负责人组成现场交接小组,对房屋建筑、设施、设备等进行现场交接验收。

2、将对现场交接中发现的各类设备、设施、物品等数量及遗留问题记录在交接单上,交接验收单一式三份,由物业公司和司法局人民政府负责人签字确认后,各归档保存。

3、对交接验收中存在的各类问题,由公司各职能部门与相关部门公共协商解决。

4、对已接管验收的区域,组织相关人员进行,以便尽快熟悉情况,保持环境整洁。

(三)物业管理用房的交接及钥匙交接验收

1、公司将派专人与该项目负责人进行物业办公用房交接。

2、对公共区域及公共部位的钥匙尤其是水、电箱房及相关办公室的钥匙逐一进行核对、试用,并填写钥匙交接单,同时建立交接档案备存,以便于钥匙的统一管理,做到放置稳妥,安全有序。

二、档案资料的建立

档案资料的管理是物业管理工作的一个重要组成部分,科学的、规范化的档案管理能有效地为办公区域及公用设施的使用、维修、改建和各项管理工作提供指引和服务。针对司法局机关办公楼的物业管理形式,我们拟采取系统化、科学化、电脑化的管理手段,引进先进的物业管理软件,配备专职档案管理人员,建章建制,对所有档案资料进行严格的、科学的、集中的管理。需要收集的档案资料有以下几种:

(一)委托方提供的资料

1、技术资料

A、竣工图

B、附属工程及隐蔽工程的全套图纸

2、竣工验收证明书

建筑消防验收合格证

水泵、配电柜变压器、有线电视系统等设备的定购合同、验收证明书、产品说明书、竣工图纸。

3、办公区域使用资料

各楼层办公资料(包括主要负责人、联系电话)

建筑面积计算书

(二)档案处建立的资料

1、物业资料

A、办公楼基本资料

B、办公区域基本资料

2、办公区域使用资料

各办公区域主要负责人资料

3、日常管理资料

A、保洁管理记录

a、日常巡查记录

b、绿化消杀记录

c、供水、排水管线检查记录

B、保安管理记录

a、日常巡查记录

b、交接班记录

c、值班记录

d、物资搬运放行记录

e、紧急事件处理记录

f、车辆管理记录

g、夜间查询记录

C、装修管理档案

D、维修服务档案

a、维修服务登记表

b、维修服务回访记录

E、员工管理档案

a、员工个人详细资料

b、员工业绩考核记录

c、员工内务管理检查记录

F、培训档案

a、各项培训计划及实施记录

b、培训结果考核及跟查记录

c、军事训练及消防演习记录

G、行政文件

a、政府部门文件

b、物业公司及集团公司文件

c、管理处规章制度、通知、通报等文件

d、管理处获得的荣誉

三、档案、资料管理办法

1、档案、资料建立及管理运行流程示意图

2、档案资料收、发管理程序:

A、管理处重要资料(如委托方提供的资料)接收必须经过管理处经理或其指定负责人验收,完善交接手续后方能立卷归档。

B、管理处日常管理文件(如管理处通知、通报等)按照本公司制定的文件管理程序进行发放及接受手续,并立卷归档。

3、档案资料管理要求:

A、采用多种形式的文档储存方式,如电脑磁盘、录像带、胶卷、照片、图表等,并采用相适应的保管、储存方法。

B、尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和利用。

C、电脑文件必须由专人按照规定设置子目录进行分类文件管理,并定期清除过期无效文件。

D、原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类,并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时,应及时调整目录的有关数据,以保证查阅者及时找到有效的文件。

E、档案的鉴定必须由管理处经理或其指定人员负责,对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等做出决定,其他未经授权人士无权决定。

F、档案组卷按不同业务性质分块,以内空分类,逐一编号,登记造册编辑目录,最好按不同业务部门分柜保存。为工作方便可设置部门开架档案。

G、档案保管必须有专人负责,以达到文件管理要求,必须做到档案标识清晰,分类明确,易查找;档案必须由具备资格的人员经过登记后方可借出,文件借阅者需妥善保管所借文件,不得涂改、撕毁等,否则追究相关责任;档案入室时必须经过检查,如有轻微破损应立即修补,损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检验档案借阅情况,以便及时收回在外文件,防止因管理疏忽所导致的文件流失。

H、档案室内保管环境要求达到防火、防潮、防变质等要求,配置有效的灭火器材,潮湿天气需放置生石灰等物质用以防潮,档案管理人员需及时进行检查和清理,保证文档保管条件符合公司文件管理要求。