大厦物业管理中心行文管理工作流程
物业管理中心行文管理工作流程
1、目的
对中心行文做出规定。
2、范围
本手册规定中心上行文、平行文、下行文发放收集管理流程。
3、职责
3.1中心经理批准中心行文。
3.2综合管理部负责中心行文的拟定、发放、归集
3.3各职能部门、各管理处拟定与职责相关的行文,报中心经理批准。
4、行文管理
4.1常用公文种类
4.1.1决定
用于对重要事项做出决策和安排,奖惩有关单位和个人,变更或撤消下级单位不适当的决定事项。
4.1.2指示
用于对下级单位布置工作,阐明指导原则。
4.1.3通告
用于在一定范围内公布各单位及员工应当遵守的或需要周知的事项。
4.1.4会议纪要
用于记载、传达会议情况及议定事项。
4.1.5通知
用于传达上级批示和要求下级办理或周知的事项;批转下级公文或转发上级以及不相隶属单位的公文;发布规章;任免和聘用管理人员。
4.1.6通报
用于对人和事的表扬或批评;传达重要精神或情况。
4.1.7请示
用于向上级请求指示,批准。
4.1.8报告
用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复上级询问。
4.1.9批复
用于答复下级请示事项。
4.1.10总结
用于向上级做综合性的全面工作汇报。
4.1.11计划
用于对今后工作做出全面安排。
4.1.12签报
用于各部门向公司领导请示,汇报工作。
4.1.13函
用于不相隶属关系单位或部门之间商洽工作,询问和答复问题,向有关主管部门请求批准等。
4.1.14内部信息
用于向上级单位和公司内部披露公司重要事件、主要工作、经营管理情况、最新动态以及所涉行业的最新前沿理论和消息等,一般每月定期发布一次。
4.2行文关系和规则
4.2.1各管理处应根据各自的隶属关系和职责范围确定行文关系,非紧急情况不得越级行文。
4.2.2各管理处不得直接向公司及以上单位行文,如确要行文,应由各管理处拟稿,经中心综合管理部审核,报中心经理批准后呈报。
4.2.3公文原则上不得直接呈报领导个人;各管理处不得以单位负责人个人名义向公司或公司领导呈报需公司审批的文件。
4.2.4所有公文原则上由中心综合管理部统一处理。
4.2.5凡需两个以上部门会签处理的公文,由主办部门牵头,组织有关部门会签办理。
4.2.6向上级请示的公文,一般只写一个呈报单位,如果需同时报告另一上级单位,可用抄报的形式。
4.3公文处理程序
4.3.1公文处理程序分为收文程序、发文程序、内部签报和文件传阅程序。收文程序包括签收、录入(登记)、分办、催办、反馈、归档等;发文程序包括拟稿、审稿、会签、核稿、签发、编号、打印、校对、登记、发送和存档等;内部签报程序包括拟文、审核、批转、附议、批阅、经办、归档等;文件传阅程序包括拟文、审核、流转、批办、归档等。
4.3.2中心综合管理部收到外单位或各管理处送来的文件,在《收(发)文登记簿》中及时记录,同时填写《文件会签单》,对其来源、去向、时间、编号、内容和处理情况等进行登记。公司来文由中心经理或综合管理部部门负责人根据需要决定是否转发,一般属于公司规章制度、品质管理及明确须下发的文件,则下发各管理处并由管理处存档,其它文件不再正式下文转发,而是通过例会向各管理处传达。
4.3.3根据办理事项的需要,由经办人员撰稿、文员按规定格式排版、由相关部门负责人对公文内容、格式等进行核稿,由中心领导审核签发。
4.3.4核稿重点为:是否需要行文,是否与有关部门、单位协商、会签,文字表述、文种使用、公文格式等是否符合公文管理办法。核稿过程中,如属一般性问题,核稿人可直接修改;如改动较大,可附上意见,退相关部门或管理处修改。
4.3.5综合管理部按发送范围分发,在《收(发)文登记簿》中及时记录;对以易发系统、传真方式发送的文件,必须要求收文单位予以确认。
4.3.6对下发的重要公文,主办部门要及时了解和反馈执行情况。
4.3.7公文办理完毕后,具体承办人应根据文书立卷要求,整理公文原稿及有关资料交中心综合管理部分类存档,个人未经许可,不得私自保存应存档的的公文。
4.3.8对于没有存档价值的公文,经过鉴别和主管领导批准后可销毁。
5、相关质量记录
1.《文件会签单》ZC-01/B04
2.《收(发)文登记簿》GG-JR-02/B06
篇2：大厦物业管理中心文件管理规定
物业管理中心文件管理规定
1目的
对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2范围
适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作;中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。
3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。
3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。
4.1.2作业指导类文件分为两类
a.管理中心(处)工作手册,管理处运行体系的常用实施细则:包括管理标准(员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等),工作标准(岗位任职要求、岗位工作标准等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等),质量记录表单等,由管理中心(处)自行使用、保存。
b.其他质量管理体系文件:可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存,重大质量计划(涉及多部门或公司的计划)报公司行政与人力资源部备案。
4.2文件的编写、审核、批准、发放。
4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。
4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写,中心综合管理部负责审阅,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。
4.2.3经审核批准的文件,均需报公司行政与人事部备案,中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放,文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。
4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时,文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。
4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时,须进行登记,中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》,管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》。
4.3文件受控标识
文件分为:"受控"和"非受控"两类,凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖"受控"章、分发号章(整套文件在封面上加盖,无封面的单份文件在文件首页右上角加盖)。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖"受控"章但属受控文件。非受控文件不进行标识。
4.4文件的领用
4.4.1质量管理体系文件发放时,文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。
4.4.2因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门做好相应发放签收记录。
4.5文件的保存、作废与销毁
4.5.1文件的保存
a.文件经审核批准后,文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》;
b.中心综合管理部文员(管理处客服)负责中心(管理处)与质量管理体系有关的文件保存,并编制《受控文件清单》。
c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;
d.管理中心(处)公用文件由管理中心文员(管理处客服员)保管。
e.管理中心文员(管理处客服员)应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》;
f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借,以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。
4.5.2文件的作废与销毁
a.所有失效或作废文件,由管理中心文员(管理处客服员)及时从所有发放或使用场所撤出,交由中心综合管理部,统一上交公司行政与人力资源处理,防止作废文件的非预期使用;
b.为某种原因需保留的作废文件,由行政与人力资源加盖"作废"印章保存;
c.对要销毁的作废文件,由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后统一销毁。
4.5.3文件的借阅、复制
借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录,应填写《文件借阅、复制记录》,由管理中心(管理处)负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制(复制文件必须由客服员标识登记后发放)。
4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
相关质量记录
1.《文件发放、回收记录表》ZC-01/B01
2.《受控文件清单》ZC-01/B02
3.《文件更改申请单》ZC-01/B03
4.《文件会签单》ZC-01/B04
5.《文件借阅、复制记录表》ZC-01/B05
6.《文件销毁申请单》ZC-01/B06
7.《文件修改控制页》ZC-01/B07
篇3：办公大楼物业档案管理规程
办公大楼项目档案管理规程
目的
规范管理处档案的收集、归档及借阅工作。
职责
a.资料档案管理员负责档案的保存、预立卷与保管工作。
b.管理处每月一次进行检查。
c.各部门主管负责部门内归档文件的收集、整理。
工作规程
【档案收集与归档】
a.范围
凡《文书档案归档范围》中所规定的内容均属收集和归档范围。
b.时间
各部门需归档材料必须于每月底收齐并交到资料档案管理员处。
c.要求
-上交文件必须完整、无空缺,不得使用铅笔填写。
-资料档案管理员将收集来的档案分类插入有关的档案袋中妥善保管,以备年底一并装订归档。
【档案接收】
a.上交档案要确保案卷质量方能接收。
b.接收的案卷,经复查后去掉卷内金属物并修补破损的文件。
【档案查阅、借阅】
a.调卷查阅者,应说明理由、要求及内容。
b.查阅档案前,必须于"查阅、借阅登记簿"上签字登记。
c.查阅的档案不得离开管理处,如有离开管理处的必要,须经管理处经理同意,方可实施。
d.非管理处人员借阅,凭单位介绍信,经管理处经理批准并办理借阅手续后,于管理处内借阅,不得外借。
e.借阅的档案不得转借他人。
f.阅后及时归还,确有必要可借阅一星期。如继续借阅则另办续借手续。
g.借阅的档案不得涂划或拆卷。
h.复印(制)档案须经管理处经理同意方可。
篇4：办公大楼管理处经理岗位职责制度
办公大楼管理处经理岗位职责(制度)
1.对公司总经理、分公司经理负责,主持管理处日常工作,组织实施各项管理活动。
2.对员工进行公司质量方针、质量目标的宣教,培训要求做到人人皆知,并制定年度培训计划。
3.对管理处质量操作文件的实施进行监督,及时处理、解决质量操作文件在运作过程中产生问题及难点。
4.编制管理处年度管理服务费用预算,并按各部门实际进行分解,落实责任,督促其严格执行,同时对各部门提出请购单,进行审核把关。
5.对管理处的管理服务质量负责督促、检查各部门主管工作质量,阅看各部门主管每日巡视检查表,并审核签名。
6.对管理处分承包方合同进行审核把关,在保证服务质量前提下,选择报价合理、具有一定资质的分承包单位。
7.定期与贵方总经理办公室反馈管理服务信息、听取意见和要求,取得业主的理解和支持。对一些非管理处管辖范围的事项,提出合理化建议。
8.负责处理解决业主的投诉及提出的各类意见、建议,并制订纠正、预防措施。
9.负责管理处操作文件和其他质量文件的发放审批工作。
10.负责审批对外告示及通知。
11.负责审核上报公司与贵方相关部门的行政文件、对外告示。
12.负责对管理处员工日常和年终考评,并向公司有关部门提出续聘和解聘意见。
13.经常与员工开展谈心活动,通过沟通了解员工的工作、学习、生活情况、教育、引导员工树立"业主至上,服务第一"思想,强化管理服务意识,提高管理服务水平。
篇5：物业管理处内勤岗位职责制度
物业管理处内勤岗位职责(制度)
1.对管理处经理负责,执行管理处各项决议。
2.拟制业户服务部年度/季度工作计划,并督促和贯彻执行。
3.负责管理处内部管理工作。
4.负责对管理处管理服务过程中出现的不合格服务提出初步评审意见和处置意见,报经理审批。
5.负责非在编人员协议书的签定/变更/终止/解除等管理工作。
6.督导所属员工按时/按质/按量完成本职工作。
7.参与紧急状态和紧急事故的现场处理和善后工作。
8.根据政府颁发的有关劳动法规,在公司相关部门的指导下,负责管理处非在编人员的日常管理。
9.协助经理开展管理处在编员工的季度考评工作。
10.配合经理对新进员工与转岗员工的岗位培训及制订年度培训计划。
11.分管对管理处其他质量文件、技术资料及内部管理资料的管理。
12.主持草拟上报公司与贵方总经理办公室等相关部门的行政文件、对外告示、管理服务信息等,处理各类文秘事项。
13.分管管理处档案资料的预立卷及信息管理工作,组织做好日常管理和应急事件的原始记录工作。
14.协助经理根据"质量手册"及"程序文件"要求编制管理处其它质量文件。
15.负责"业户意见征询单"的发放、收集、统计工作。
16.负责管理处公章管理。
17.分管管理处计算机管理工作。
18.负责管理处钥匙的管理。
19.负责管理处办公用品验收工作。
20.服从经理的安排,完成其他交办工作。
制度专栏
