物业公司程序文件信息传递管理程序
物业公司程序文件之信息传递管理程序
1.目的
规范公司信息传递流程,加强信息管理,充分发挥信息管理工作在企业经营管理中的作用。
2.范围
适用于公司范围内信息管理工作的全过程。
3.职责
3.1总经理办公室为公司信息管理工作的主管部门,负责公司所有相关信息的收集、整合、传递、跟踪及分析工作。
3.2各部门经理是本部门信息管理工作第一责任人,对本部门信息管理工作的有效性、及时性、准确性负责。
3.3各部门指定专人担任信息员,负责本部门各项日常信息管理工作。
4.方法和过程控制
4.1信息的收集
4.1.1总经理办公室应充分利用互联网、媒体、政府机关、行业协会、**集团及集团内其它企业等渠道,建立并不断完善公司的信息收集系统。
4.1.2总经理办公室负责收集以下信息:
A.物业管理和企业经营的相关法律、法规;政府、主管部门、行业协会的通知、通告、指令及信息等;
B.房地产、物业管理行业的新闻、动态、信息等;
C.公司内部的管理信息、突发事件、重要会议及活动信息等;
D.新闻媒介对本公司、**地产、集团总部及集团内其它企业的报道;
E.与经营管理相关的信息和资讯,如相关产品和服务信息、先进的管理经验等;
F.**集团总部、**地产公司及集团内其他公司的有关信息。
4.1.3公司各部门负责收集以下信息:
A.公司其他部门发送的各类工作信息;
B.来自顾客的投诉、建议、需求等信息;
C.其他部门的日常管理经验和举措;
D.与本部门相关的政府及行业信息;
E.部门的管理信息、紧急事件、重要会议及活动等。
4.2公司内部信息的传递
4.2.1每月2日和17日PM17:30前,各部门应将上一期的日常信息,填入《业务(职能)部门信息半月报》并上载到内部信息网(如遇休息日或节假日,报送时限顺延)。半月报的信息区间为每月1日至15日为上半月,每月16日至月底为下半月;
4.2.2每月1日前制定本部门月工作计划,并将上月工作完成情况在月工作计划表中体现,上载到内部信息网相应栏目;
4.2.3部门级重要会议应在会议结束后3个工作日内完成《会议纪要》,通过邮件形式发送公司总经理办公室;
4.2.4每季度首月20日前完成上一季度《管理报告》,并在公司内部网页相应栏目内发布;
4.2.5公司及各职能部门现行制度所要求即时报送并处理的各类信息,如突发事件、重大投诉等,由各部门按照相关制度或体系文件要求的格式和时限以邮件形式主报归口部门并抄报总经理办公室;
4.2.6各部门发生突发事件除按上述要求处理外,还应在事发后1小时内知会总经理办公室和相关领导,报送形式不限。同时每隔3-5天将处理过程和结果反馈总经理办公室和相关领导,直至问题处理完毕;
4.2.7信息员若不能确定信息报送部门,重要性较高的信息,工作时间发生的应在发生当日,非工作时间发生的应在事件发生后1个工作日内以《信息快报》的形式上报总经理办公室;
4.2.8各部门《信息半月报》和《信息快报》的内容原则上不应重复;
4.2.9向公司全体发送的信息,可在内部信息网的网上公告栏目发布,原则上此类信息不再用OUTLOOK形式发送,以提高工作效率;
4.2.10重要信息必须通过邮件形式按限定级别发送,不得通过信息网络发
4.2.11各部门应定期对本部门网页内容进行更新和维护,强化内部网的使用效率;
4.2.12职能部门在内部信息网发布的需下发到各部门的信息,应注明传送级别,由各部门信息员根据要求采取打印、张贴、传阅或会议等形式传达到部门内相应级别,未附传送级别的信息视为要求传达到全体员工;
4.2.13各部门如需职能部门协助完成某项工作,应同时将邮件抄送对方部门经理或业务主管,否则将视为无效信息。
4.3公司信息的传递
4.3.1总经理办公室每月3日和18日负责汇总公司半月工作信息,完成公司《物业管理半月报》的编辑和上载,报送集团物业管理部,抄报集团办公室、设计工程部和**地产公司;
4.3.2若公司发生重大事件,总经理办公室应在事件发生后两个工作日内编辑公司《物业信息快报》,报送集团物业管理部及地产公司。且在事件发生后及时将处理情况报送集团相关领导和职能部门,并跟踪事件进展,直至问题妥善处理完毕;
4.3.3公司级会议由总经理办公室在会议结束后三个工作日内完成会议纪要,并传递至相关人员;
4.3.4除在固定时间向集团和地产公司报送固定栏目信息外,总经理办公室还应及时将公司各类重要管理信息、重要人事变动、活动信息等及时报送集团相关部门和地产公司。
4.4信息的分析和处理
4.4.1各部门上报的信息,由各信息归口的职能部门负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.2没有明确信息归口部门的信息,由总经理办公室负责整合、分析、处理或反馈;
4.4.3各负责信息分析处理的部门应视具体信息内容,知会公司领导并及时就相关事件、部门或个人提出适时处理意见。
4.5信息管理制度
4.5.1各部门应严格执行公司有关信息管理的操作流程,以确保公司整个信息系统的正常有效运作。
4.5.2各部门应结合本部门的具体情况,制定包括部门内部收集、传递、发布等工作流程的信息管理制度,明确各相关岗位对本部门信息管理工作应负的责任,确保部门各项信息管理工作的顺利开展。
4.5.3各部门信息员岗位若发生变动,必须及时通报总经理办公室,并完善各项交接手续,前任信息员或总经理办公室应对新信息员进行必要的培训,以保证信息管理工作的连续性。总经理办公室应制作并不断修订完善《内部网网页制作教材》,以帮助各部门信息员掌握信息网的各项操作。
4.5.4各部门应保持开放心态,及时、准确地发布或传递各类信息,公司赋予各部门信息员越过直属上级或部门经理直接向公司信息主管部门报送信息的权力,各部门不得用任何方法限制或阻挠信息员正常的信息报送工作,对因信息报送不及时或漏报造成严重后果的,将追究信息员的责任。
4.5.5各部门信息员须对各类信息及时进行跟踪反馈,信息跟踪反馈工作
应贯穿事件处理的全过程,直至事件处理完成后关闭,以保证所有问题都能够得到实时有效地解决。
4.5.6信息传递专用邮箱及帐号仅供工作使用,不得用于任何私人目的,损害公司利益,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.5.7网络使用人员应严格遵守INTERNET国际惯例,遵守国家有关网络使用法律规定和公司网络及邮件使用的相关规定,对于违反上述规定对公司造成损失的将追究相关人员的责任。
5、质量记录表格
**WY5.5.3-Z02-F1《工作计划安排表》
篇2：酒店各部门文件备忘录采购单传递程序
酒店各部门文件、备忘录、采购单的传递程序
现各部门为文件的传递而影响了工作,鉴于此情况,为了提高文件和单据的传递效率,特规定以下程序:
备忘录的传递:
各部门起草的备忘录需按照要求的格式和字体打印出来,并有起草备忘录的部门经理的签字,交总经办审核,如有修改,请各部门修改后再递交总经办,由总经办递交总经理批阅后,总经办负责向各部门下发、专递,如有修改,总经办应及时通知其超备忘录的部门,按照总经理的意见修改后,再次按照以上程序递交。
采购单的传递:
各部门的采购单先递交采购部库管,如没有库存,此单由采购部负责向财务部传递,财务部审批后送总经理审批,审批后的采购单由总经办负责传采购部。
文件的传递:
各部门外出开会和接到得上级或职能部门的文件,应先送交办公室,由办公室做文件处理签后交总经理批阅,办公室按照总经理批阅的内容进行落实,相关部门落实完毕后,在文件上注明完成的时间和内容交办公室,由办公室向总经理汇报并保存。
周会纪要的传递:
每周的周会纪要,由总经办整理打印后,按以下部门经理签阅后自行向下一个部门传递,不得在部门滞留,部门经理请假的可以由部门代班人员代签。传递顺序:人事部、财务部、采购部、工程部、安全部、销售部、餐饮部、客房部、康乐部、娱乐部返回总经办。
EOD检查整改:
每天的EOD检查记录,由总经办分类电话通知相关部门,各部门能够整改的,整改后电话通知总经办整改结果,总经办要认真记录部门的反馈;如果当时不能整改或需要其他部门协助的,必须书面反馈总经办,并且在第二天的早回上汇报和协调;
紧急文件和单据的传递:
当有紧急的文件、备忘录、采购单等,可以不按此程序,但必须电话通知总经理,按照总经理的意见处理。
自行传递的内容:
各部门的单据需要传递3/F总公司的和需要说明的,由各部门自行传递。
篇3：物业文件报批信息传递程序管理规定
物业文件报批和信息传递程序管理规定
1、目的:
为规范文件报批和信息传递流程,减少管理失误,提高效率。
2、适用范围:
****(顾问项目)管理处
3、职责:
信息资料员负责管理处的信息收集、汇总工作。
4、方法和过程控制:
4.1文件报批流程
4.1.1关于报批部门
4.1.1.1各种重要信息的报送部门、电脑采购的审批部门为上级领导审批。
4.1.1.2人事、行政类文件、员工活动的报批部门为综合管理部;
4.1.1.3经营管理类文件的报批部门为管理处经理;
4.1.1.4财务管理类文件及各种收费标准的报批部门为财务部。
4.1.2报批程序
4.1.2.1由单一部门审批的文件,由报批部门直接报相应审批部门审批;
4.1.2.2需由多个部门审批或业务部门不能确定由哪一部门审批的文件报经理审批,由经理综合协调负责转发相关部门(人员)和跟踪。
4.1.2.3报批文件只能使用单一收件人(可抄送相关人员)。
4.1.2.4发件人以收件人为跟踪对象,收件人负责文件的审批跟踪。
4.1.2.5文件须有签署人。
4.1.3各部门在执行过程中可将意见及时反馈给经理。
4.2信息传递管理制度
4.2.1各部门人员应保持开放心态,及时、准确地将信息在内部发布或传递给相应部门。
4.2.2各部门主管是本部门信息工作的第一责任人,全权负责本部门的信息管理工作。
4.2.3各部门之间及部门内部以正常的信息传递方式传递真实、完整的信息,不得传播未经证实的加入个人主观臆测的信息,对以非正常方式传播对公司造成不良影响的信息者将追究其相应责任,严重者将移交司法机关处理。
4.2.4员工应树立高度的保密意识,严格控制信息传递的范围,不得将受控的信息向无关人员泄露。
4.2.5各部门须在每月月末最后一天下班前(遇节假日向前顺延)将本部门《月度工作计划表》和《月度工作完成情况表》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;各部门须在每周五前将本部门的《周信息报》上交经理审核、顾问审批及打印张贴;如入伙、装修、各类公司定义的专项工作负责人需每天填报《专项工作日报》,并于每日下班前提交经理审核、顾问审批后交信息管理员收档;各部门应及时将本部门各类管理信息、突发事件、顾客投诉、重要会议或活动信息,按规定要求发送给相关领导或总公司相关部门,其中重大、突发事件,在事发生后1小时内上报经理或有关领导,所采取措施应在三天之内上报。
4.2.6各部门人员向其他部门发送邮件或文件必需抄送本部门主管,否则将视为重大的违反公司规定处理。
4.2.7各部门对上网帐号及密码要严格管理,部门及职员的上网密码应每月更换一次,如本部门有人员离职,应立即更换其在职期间所掌握的所有密码,以确保信息安全。
4.2.8不得利用INTERNET及E-mail信箱从事危害国家安全,泄露国家秘密等犯罪活动。
4.2.9不得利用互联网泄露公司机密,查阅、复制和传播非法言论、淫秽黄色信息,对违反此规定的行为,公司将做严肃处理。
4.2.10操作时,应遵守INTERNET国际惯例,不得向他人发送恶意的、挑衅的邮件,不得随意向不认识的企业或机构的信箱发送商业广告。
4.2.11不得利用INTERNET从事私人工作,综合管理部将定期对各帐号使用情况进行监控、检查。
篇4：房务中心维修单填写传递工作程序
房务中心维修单填写与传递程序
部门:房务中心
纲目:维修单填写与传递
目的:
1、检查
检查维修单三联是否齐全。
2、使用
在维修单上写清部门、地点、所需维修项目、时间,紧急需要维修项目需注明"急修"两字,并附有部门主管以上人员签字。做到及时维修,给客人带来快速满意服务。
3、送交
将填写好的维修单立即送工程部,急修单送时要跟其接收人口头强调。
4、落实
1)在维修单上随时记录好维修问题的解决情况。
2)根据维修单上填写的时间,每半小时落实维修情况,下班前检查单上尚未解决的问题,在记录本上注明,交下一班完成。
制度专栏
