大厦物业管理中心文件管理规定
物业管理中心文件管理规定
1目的
对与管理中心质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2范围
适用于中心与质量管理体系有关的文件控制。
3职责
3.1管理中心综合管理部负责中心工作手册的编制、修订工作;中心综合管理部负责中心业务范围内文件及作业指导类文件的归集、保管工作。
3.2管理处负责业务范围内文件及作业指导类文件的编制、使用和保管。
3.3中心文员和管理处客服负责与质量管理体系有关的文件的归集、整理和归档。
4程序
4.1文件分类及保管
4.1.1公司下发的质量手册、程序文件由管理中心文员和管理处客服负责保存。
4.1.2作业指导类文件分为两类
a.管理中心(处)工作手册,管理处运行体系的常用实施细则:包括管理标准(员工守则、员工行为规范、岗位职责、管理制度等),工作标准(岗位任职要求、岗位工作标准等),技术标准(国家有关的法律法规、服务规范、作业规程、质量控制规范等),质量记录表单等,由管理中心(处)自行使用、保存。
b.其他质量管理体系文件:可以是针对特殊服务、项目或合同编制的质量计划、标准、规范等,由管理中心各部门和管理处各工种使用、保存,重大质量计划(涉及多部门或公司的计划)报公司行政与人力资源部备案。
4.2文件的编写、审核、批准、发放。
4.2.1中心作业指导书类文件的编写由综合管理部负责,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。
4.2.2管理处作业指导书类文件由管理处负责编写,中心综合管理部负责审阅,中心经理负责审核,管理者代表负责批准。
4.2.3经审核批准的文件,均需报公司行政与人事部备案,中心和管理处作业指导书由行政人事部负责发放,文件的发放、回收填写《文件发放、回收记录》。
4.2.4文件编写或修改需征求相关部门、管理处意见时,文件编写人填写《文件会签单》附于文件首页由相关部门、管理处负责人签阅确认。
4.2.5管理中心和管理处根据需要发放作业指导书分册时,须进行登记,中心由中心综合管理部负责中心作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》,管理处由客服人员负责管理处作业指导书分册的发放登记,填写《文件发放、回收记录》。
4.3文件受控标识
文件分为:"受控"和"非受控"两类,凡与质量管理体系运行相关的文件均为受控文件。所有受控文件必须在该文件上加盖"受控"章、分发号章(整套文件在封面上加盖,无封面的单份文件在文件首页右上角加盖)。质量记录、业主手册及上墙文件不加盖"受控"章但属受控文件。非受控文件不进行标识。
4.4文件的领用
4.4.1质量管理体系文件发放时,文件领用人应在《文件发放、回收记录》中签收。
4.4.2因破损而重新领用的新文件,分发号不变,并收回相应旧文件;丢失补发的文件,应给予新的分发号,并注明已丢失的文件的分发号失效,发放部门做好相应发放签收记录。
4.5文件的保存、作废与销毁
4.5.1文件的保存
a.文件经审核批准后,文件正本交由行政与人力资源部编制《受控文件清单》;
b.中心综合管理部文员(管理处客服)负责中心(管理处)与质量管理体系有关的文件保存,并编制《受控文件清单》。
c.与质量管理体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风、安全的地方;
d.管理中心(处)公用文件由管理中心文员(管理处客服员)保管。
e.管理中心文员(管理处客服员)应及时填写、更新本部门使用文件的《受控文件清单》;
f.任何人不得在受控文件上乱涂改或将受控文件私自外借,以确保文件的清晰、易于识别、检索和保密。
4.5.2文件的作废与销毁
a.所有失效或作废文件,由管理中心文员(管理处客服员)及时从所有发放或使用场所撤出,交由中心综合管理部,统一上交公司行政与人力资源处理,防止作废文件的非预期使用;
b.为某种原因需保留的作废文件,由行政与人力资源加盖"作废"印章保存;
c.对要销毁的作废文件,由行政与人力资源部填写《文件销毁申请单》,经管理者代表批准后统一销毁。
4.5.3文件的借阅、复制
借阅、复制质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录,应填写《文件借阅、复制记录》,由管理中心(管理处)负责人按规定权限审批后向中心文员或管理处客服员借阅、复制(复制文件必须由客服员标识登记后发放)。
4.6对承载媒体不是纸张的文件的控制,也应参照上述规定执行。
相关质量记录
1.《文件发放、回收记录表》ZC-01/B01
2.《受控文件清单》ZC-01/B02
3.《文件更改申请单》ZC-01/B03
4.《文件会签单》ZC-01/B04
5.《文件借阅、复制记录表》ZC-01/B05
6.《文件销毁申请单》ZC-01/B06
7.《文件修改控制页》ZC-01/B07
篇2：物业服务中心档案资料管理规定
物业服务中心档案资料管理规定
根据国家《档案法》和《档案管理规定》,为进一步提高服务中心文档管理工作的质量和管理水平,确保文档的完整与安全,特制定本规定:
一、服务中心档案管理员负责服务中心所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法规、车辆档案等)的收集、存档和保管工作,做到资料系统、准确、完整。
二、保密级文件由档案管理员妥善保管,不得散播其内容,未经领导批准,任何人不得翻阅、复印、或带离办公室。
三、文件资料存档时要进行合理分类,做到标识清楚,查找方便,并注明保存期限。
四、定期检查存档文件,过期的文件资料,经服务中心领导批准后,做销毁处理。
五、服务中心购置的重要设备到货时,会同有关部门,检查验收说明等材料,并及时归档。
六、服务中心各项活动拍摄的照片、声像材料,必须在活动结束后一周内整理完整,注明时间、地点、来宾姓名、活动内容,交资料室保存。
七、政府往来文件、公司下发的文件须按类别及时存档,保证资料的完整性。
八、服务中心内部发文须由档案管理员对格式、方法等方面进行审核,编发文号,并在电脑内保存后,交项目/部门经理批准,方可按规定发送,同时发文原件由资料室存档。
九、文件、资料的借阅须按公司有关文件的规定执行,由档案管理员负责完善借阅手续。
篇3：盛华物业档案管理规定
盛华物业档案管理规定
1.0目的
加强公司各管理处、行政内部管理档案的建立和管理,通过档案管理,为人事、行政工作提供情况,规范公司在管物业资料,便于物业的维修和养护,整理管理运作资料,便于提高服务质量。
2.0适用范围
公司、部门、管理处档案管理。
3.0档案管理
3.1人事、行政内部管理档案由公司、管理处设专人统一管理。
3.2档案管理员要根据档案管理规定,通过有关部门收集入档材料,有关部门应积极配合。档案管理人员对归档材料应及时归档。
3.3凡归档材料,均应认真鉴别,材料应详实、完整。
3.5档案必须分类明确,编排有序、目录清楚、装订整齐,质量记录按月装订,相关行政档案分年度装订。
3.6档案应存放入专用档案柜,档案室必须坚固适用,有防火、防盗、防潮等安全措施。
3.7对保管的档案要逐一登记造册、编号,每年检查一次,发现缺少及时查找。
3.8档案移交要填写移交清单,交接双方应共同清点并签字留据。
3.9严禁任何人私自保存公司、部门、管理处及他人的档案材料,对造成泄密或其他后果的,视情节轻重给予严肃处理。
4.0档案的查阅和借用
4.1外来单位前来查阅有关档案须经总经办领导批准,必要时报公司经理批准。
4.2档案管理人员应根据主管领导指示提供有关材料。
4.3档案一般不外借,特殊情况,经总经办领导或经理批准方可借阅,但须严格履行登记手续,按期归还。
4.4私人不得查阅或借用本人及亲属的档案。
4.5查阅必须严格遵守保密制度,严禁复印、涂改、圈画、拆换档案材料,不得向无关人员谈论或泄露档案内容。如确需复制档案材料须经总经办领导批准。违反者视情节轻重给予严肃处理。
5.0档案工作人员守则
5.1认真学习国家的劳动人事政策、档案管理规定,不断提高工作水平。
5.2热爱本职工作,忠于职守,刻苦钻研业务,提高业务水平和工作能力,努力为人事工作服务。
5.3保护档案安全,不得擅自转移、分散和销毁档案。严禁在档案室内用火、吸烟或存放易燃、易爆等危险物品。
5.4严格遵守保密制度,不得向他人提供或泄露档案内容,无关人员不得进入档案室。
5.5坚持原则,遵守纪律,严格按照档案工作的各项规章制度办事。
篇4：物业游泳池内部管理规定
物业项目游泳池内部管理规定
1.目的
规范游泳池管理,确保泳泳场安全、卫生,保证保游客的身体健康。
2.范围
游泳池全体员工
3.职责
3.1开放时间:(详见游泳池使用规则)
3.2收费标准:(详见收费标准)
3.3游泳场管理
3.3.1泳客先到服务台购票及办理借用储物柜手续。
3.3.2更衣室、沐浴室在正常开放时间内严禁异性进入。
3.3.3年龄在五岁以下而未能自行更衣的儿童,充许随同成人进入适当的男士或女士更衣室。
3.3.4更衣室内不准吸烟、饮食和运动。
3.3.5在游泳池区域,泳客只能穿着标准的泳衣裤,除胶拖鞋以外,不能穿着任何鞋补袜。
3.3.5(1.2)米岁以下的小孩必须有成年人陪同才能购票入场,且谢绝进入成年游泳池,否则一切责任由陪同人负责。
3.3.6泳客的毛巾、浴巾、浮床、及橡皮艇,不准在泳池内使用,并禁止带肥皂浴液下池,不得私自携带食物(饮料)进入泳池内使用,严禁污染泳池、在泳池周边吸烟及破坏绿化。
3.3.7严禁在泳池及沐浴室追逐、嬉戏,场内讲文明,讲礼貌。
3.3.8不准在泳池跳水,不准长时间潜泳。
3.3.9凡患有开放性结核、肝炎、心脏病,以及酗酒者,严禁下游泳池。
3.3.10勿在泳池范围内照相或录像,离开时,须将更衣柜钥匙交还服务台。
3.3.11本泳池保留时封闭地和其它用途的权利。
3.3.12严禁泳客游泳时攀爬池沿,踩踏管孔,拆撞灯具等设备设施,违者后果自负。
3.4物品管理
3.4.1游泳场设物品保管,保管对象为当场购票入场者的衣物(只含衣、裤、鞋、手袋等随身物品),保管时间为当日开场时间,清场20分钟后不再负责保管。
3.4.2保管柜自带锁头,清场后必须将钥匙取下退还柜台,以便下一场游客使用。
3.4.3锁匙丢失时,需经游客与保管员核实后,方可砸锁取物。
3.4.4提醒游客贵重物品不得放在衣物保管柜内,遗失自行负责。
3.5清洁管理
3.5.1救生员每天负责娃娃池和浸脚池的清洁、消毒处理;娃娃池、浸脚池内经常保持清洁,在开场前救生员应全面检查池底,发现有玻璃和其他杂物及时进行清理。
3.5.2每天在开场前5分钟,向娃娃池投放次氯酸钠药剂kg,保持水的余氯为mg/1。
3.5.3每天在开场前,清洗浸脚池,加入水后,向水里投放kg次氯酸钠药剂,保持池内水的余氯为mg/1。
3.5.4娃娃池每2-3天打开排水阀,放干池里的水,并清洗池底沉淀物,重新注水,待水放满后关闭给水阀。洗脚池每天在开场前半小时打开排水阀,排干池里的水,清洗池底,重新注水
3.6药品管理
3.6.1救生员负责药品储存保管工作。
3.6.2游泳场所用药品具有较强的腐蚀性和刺激性,各类药品保管室内,严禁随处丢放,防止发生安全事故。
3.6.3根据各类药品不同性质,应将药品进行标识、隔离、分类存放。其他器具如吸尘器、水线、电器等不能同放在药品保管室内。
3.6.4保持室内通风、干燥,防止药品受潮湿变质。
3.6.5堕手锁门,锁匙由救生员保管,防止他人误入。
篇5：物业公司经营部部门管理规定
物业公司经营部部门管理规定
1.目的
确保为客户提供一个文明安全,愉快祥和的文化娱乐环境。
2.范围
经营部全体成员
3.管理规定
3.1负责对辖区内文娱场所的合理利用和管理,文娱设备设施的使用维护进行巡查、监督。
3.2负责维持责任范围内营业、文娱场所的正常秩序、做好安全防范工作。
3.3经营部管理制度
3.3.1上班必须穿工作服、配戴工号牌;仪容仪表干净整洁,在工作期间保持自身形象,女性不允许披头散发,不许涂有色指甲油,男性不许烫发。
3.3.2尊纪守法,遵守经营部的各项规章制度;
3.3.3经营部服务人员上班时必须使用敬语、谦语、不讲粗语、不大声喧哗;
3.3.4在站立行走时,必须规范自然;
3.3.5严格按照服务流程操作,不应该说的不说,不该问的事不问,以免造成顾客的误解;
3.3.6在岗时必须做到服装干净挺直,头发整齐干净,指甲常剪,口腔无异味;
3.3.7爱护物品,精心使用,细心保养,损坏物品依价赔偿;
3.3.8发现任何可疑情况,必须第一时间报告上司,以便妥善处理;
3.3.9凡盗窃公司物品,盗窃他人物品者,一经查实交公安机关处理;
3.3.10拾获遗物要立刻交上司处理;
3.3.11严禁在经营部范围内休息及睡觉;
3.3.12当班时不得私自使用服务设施;
3.3.13当班时不得接待亲友及私人电话(特殊情况要上司批准);
3.3.14在任何时候要保持礼貌及常带笑容;
制度专栏
