N项目管理处文档管理规定
项目管理处文档管理规定
一、目的
根据国家档案法和档案管理规定,进一步提高文档管理工作的质量和管理水平,确保管理处文档的完整与安全。
二、适用范围
适用于**物业管理处。
三、职责
3.1资料管理员负责管理处文档资料的管理与归档工作。
3.2各业务块负责人负责本部门文档资料的收集、整理、检查。
四、方法与过程控制
4.1资料管理员负责管理处的所有文件(通知、规定、公函、总结、报告、通报、会议纪要等)及资料(技术图纸、说明书、手册、声像、员工档案、市府法律法规等)收集、存档和保管工作,做到系统、准确、完整。
4.2任何人员借阅文件资料,须经部门经理批准,资料管理员须填写《借阅登记表》,将借阅人姓名、文件名称、借阅用途、借阅期限、经手人、借阅时间等予以详细记录。
4.3属秘密文件的如顾客资料、公司保密性文件等要严格保密保管,未经部门经理和公司许可,不得给任何人员翻阅,不得复印,不得带离办公室;保密文件以电子文档形式传送时,须加密码。
4.4员工个人档案材料须保密,由部门人事管理员负责保管与存档,未经部门经理和公司许可,他人无权翻阅,不得擅自外传。
4.5文件资料须根据公司迎检目录、体系文件要求进行归档和保存,并做好文件标识。
4.6文件资料、质量记录须经常进行清理、归档,按月、季、年定期归档,于首日后进行;及时申请报废和清理过期文件,无保存必要的材料,经管理处部门经理批准可做销毁处理。
4.7管理处购置的重要设备到货时,资料管理员须检查验收说明材料等,并及时归档。
4.8管理处拍摄的记录本部门各项活动的照片、声像材料,在活动结束后一周内整理完毕,注明时间、地点、活动内容,交资料管理员及时归档。
4.9管理处相关人员编辑的各类文件资料,在该文件资料获得审批当日或者该事件关闭后三日内,必须将相关的电子文档或书面材料送交资料管理员存档。
4.10电子文档须按公司要求进行分类存档,每季度首月须将上季度重要文件上传公司服务器存档。
4.11资料管理员应根据公司体系文件和管理处规章制度的要求,编制各部门《质量记录定期存储清单》下发各部门,并定期通报各部门质量记录提交情况。
4.12不按时提交质量记录的,纳入管理处日常考核范围。
五、支持性文件
GZWY4.2.3-Z01《文件资料管理程序》
六、质量记录表格
GZWY4.2.3-Z02-F1《文件资料存储清单》
GZWY4.2.4-Z01-F1《质量记录报废申请单》
GZWY4.2.4-Z01-F2《质量记录检查记录表》
GZWY4.2.4-Z01-F3《标准、政策法规一览表》
《质量记录定期存储清单》
篇2：管理处文档库建立和目录规范
管理处文档库建立和目录
物业管理处文档案的建立是信息管理工作的重要内容,文档库是管理处各类档案的重要储备地,服务于物业管理处每一部门。对于物业管理处文档库的建立,可根据管理处职能和业务管理的实际情况,编制文档分类目录,保证文档资料完整并易于检索,作为物业管理处进行各类文档管理的规范基础。
1、文档分类编号规则:
1)编号原则上应根据职能管理和业务管理的各类工作内容进行分类,按照文档一、二、三级目录进行编号。如:一级目录"物业规划档案"下的第一条"用地批准文件",则其编号为"1-1",如该二目录对应下文档有多卷以上,则每卷的编号顺序为"1-1-1、1-1-2……"。
2)现场管理的日常工作文档也须按序号进行编码,以防止在工作现场的遗失,在工作文档完成后,由责任人按时定期交资料室编号、存档。
3)在文件夹(盒/袋)封面或侧面应有标识,上面注明目录号、文档标题等。文件夹(盒/袋)应有卷内目录,详细列明卷内的文件资料。
4)文档管理员调(离)职或更换岗位前,须做好文档资料交接工作,完善交接手续,如文档资料有遗失,追究当事人责任。
2、文档目录分类
序号一级目录二级目录
1物业规划档案用地批准文件
项目批准文件
2物业接管验收资料移交证明资料
验收证明资料
3工程档案竣工资料
技术资料
4产权资料
5物业委托管理合同
6房屋使用及公众制度房屋使用资料
7管理处证照管理处专业化管理资料
8架构及职责
9行政管理档案
10后勤管理档案采购文件资料
资产、仓库管理记录
内务管理记录
钥匙管理记录
11合同管理档案
12人事管理档案人事资料
员工培训记录
员工考核记录
岗位资格证书
13财务管理档案
14维修基金管理
15房屋管理档案房屋本体维修资料
房屋管理资料
16公用设施设备管理档案共用设施设备
管理资料
共用设施设备运行维护记录
17给排水系统
管理档案给排水系统维护保养
18供配电系统管理档案
19消防设备设施管理档案消防系统运行维护记录
20安全管理档案安全管理资料
安全防范措施
安全工作记录
21消防管理档案消防管理资料
消防应急方案
消防工作记录
22车辆管理档案停车场管理资料
停车场管理记录
非机动车辆管理档案
23保洁管理档案保洁管理资料
保洁工作记录
24消杀服务档案
25绿化管理档案绿化管理资料
绿化工作记录
26业主档案
27租户档案
28社区文化活动档案社区文化活动资料
29经营管理档案有偿服务档案
商户管理档案
30客户服务档案客房服务工作记录
31业主委员会档案
制度专栏
