园区邮件接收通知单使用方法1

篇2：住宅园区访客接待工作程序

住宅园区访客接待程序

A.定义:凡来拜访**客户的来宾,称为“访客”,本程序用于对访客进入海**至其离开时整个过程的控制。

A.所有访客在客户家逗留时间不得超过当日23:00点。

B.所有访客需在服务台办理登记手续,即填写《访客登记单》,并由服务台人员验证并复印访客的身份证件,如护照、身份证、居留证、驾驶证等由国家认可机构颁发的可用于证明客户身份的有效证件。

C.访客办理完上述程序后,由服务台工作人员陪同到可视对讲台前,协助访客用门对讲系统同客户联系,在得到客户的允许后,由客户在家中用门对讲上的按键将密码门打开,或服务台的工作人员在得到客户的允许后,将密码门打开。

D.对于在客户家中逗留时间超过23:00点的访客,需要由受访客户带领访客到服务台办理住宿登记手续,需要由服务台工作人员复印访客的有效证件,此类证件仅限于由国家颁发的身份证件,如护照、身份证、港澳同胞回乡证、台胞证等。并需要由受访人在《临时住宿登记表》上签字;之后,由客户带领访客进入密码门到客户的房间。

E.当发生访客所拜访的客户不在家的情况时,如服务台人员通过门对讲系统与客户联系无答复时,应立即通过客户公寓内的电话与客户联系,如仍联系不上,则需要请示访客,是否继续联系客户,如访客谢绝继续联系客户,则应询问访客是否给客户留言,并协助访客办理留言事宜;如访客要求继续联系客户,则需从客户档案中查找其他的联系方式或由访客提供可行的联系方式与客户联系。

F.当客户在访客到来之前通知服务台如何接待访客,且在访客到来期间客户家中有人时,则访客到来后可参照本程序“第3条”或“第5条”办理登记程序,之后按照客户的要求办理后续事宜。

G.当客户在访客到来之前通知服务台如何接待访客,但在访客到来期间客户家中无人时,则需要请客户提前到服务台填写部分访客的身份资料(可直接填写《访客登记单》),以便服务台的工作人员在访客到来时识别其身份。在此类情况下,当访客到来后,服务台工作人员应根据客户留下的访客信息识别访客,并请访客通过客户留下的联系方式,如电话等与客户取得联系,并请客户通过电话通知服务台是否可以按客户的要求办理后续事宜。

H.当客户在服务台留有房间钥匙,并请服务台在访客到来后将钥匙交给访客自行上楼开门,则需遵照本程序第7条办理完相关手续后,由访客在《客户物品临时存放记录表》上签收,再将钥匙交给访客,当在处理此类情况时,服务台人员务必要严格确认访客的身份。

I.访客来访,但客户不在家时,由服务台工作人员通过有效的联系方式与客户联系上,如客户请服务台从保安部用备用钥匙带访客进房间时,则服务台工作人员应询问客户是否可以签署《确认函》,如客户同意,可将空白的确认函以传真方式发送给客户,等客户将签署后的《确认函》签回后,方可为客户办理后续手续,在办理上述手续期间,如时间较长,可请访客到大堂的沙发区休息,等一切手续办好后,再到监控中心借用钥匙带领访客上楼,如客户不同意签署《确认函》,则由值班经理做出相应解释,基于保安并保障住客权益的原因,管理处无法让访客进入客户的公寓内。

K.当使用备用钥匙为客户开门时,钥匙必须自始至终由服务台人员掌握,在为客户开门且客户进入房间后,服务台人员应立即返回监控中心交还钥匙,并告之访客需要外出锁门时,可请其通知服务台工作人员,再由服务台工作人员借用监控中心的钥匙为其锁门。

篇3：住宅园区行李寄存管理工作程序

住宅园区行李寄存管理程序

1前言

A.行李的定义:此处指当前居住在或即将入住/迁出在**住户委托大堂服务台临时存放的旅行箱、旅行袋、公文包、大衣、高尔夫球袋、雨伞、包裹、盒子、塑料袋等等,在此处统一定义为“行李”;

B.寄存的定义:由于客人不方便将上述物品随身携带,而将其临时委托大堂服务台临时存放,或居住在**内的住户将自己长期不用的物品存放在**为客人提供的库房内,而在此后由本人或委托他人领走的过程称为“寄存”;

C.服务目的:北京仲量联行**物业管理处服务台负责全部行李的接收、登记、存储、领取服务,提供此项服务的核心目的是为**的住户提供入住及出行的便利;

D.登记制度:服务台工作人员在接收行李后至客人领取行李前的整个过程中执行行李的登记制度,以保证每件行李均留有可追溯的文字记录,并通过此项制度避免行李的遗失或错发情况的发生;

E.配合程序:《行李寄存管理程序》在住户选择将行李存放到库房时,部分服务提供程序请参考《客用储物间出入库管理程序》;

F.批准实施:《行李寄存管理程序》由北京仲量联行物业管理服务有限公司**物业管理处物业部制订,经管理处总物业经理审核后批准实施。

2行李的接收

A.当前居住在**内的住户可亲自将行李寄放到服务台,也可以通过电话的方式通知服务台到其所居住的房间提取其要寄存的行李,此时服务台可派遣门童到客人房间提取行李,并通知客人需要到服务台来办理寄存手续,如客人不方便到服务台办理手续,可由服务台工作人员携带足够数量的《行李认领》标识牌到客人房间办理手续;

B.《行李认领》标识牌共分上下两联均由客人自己填写,上下两联的填写内容及笔迹求一致,填写完毕的《行李认领》标识牌下联交客人妥善保存,《行李认领》标识牌的上联与所寄存的行李做可靠连接后与行李一同保存;

C.服务台工作人员在指导客人填写《行李认领》标识牌时,需要并明确告之客人:

l不得将易燃、易爆、有毒等危险物品或国家明令禁止的物品寄存在服务台,否则一切后果由客人自己承担;

l服务台不提供现金或贵重物品(如珠宝首饰等)等物品的寄存服务,如客人确实需要,请建议客人到有保险箱服务的银行等金融服务部门办理;

l不得存放食品、味道浓烈、易碎、易腐蚀变质的物品,如客人坚持存放,除客人要对此类物品提供妥善的保护措施外,服务台亦不负责上述物品在保存期间的安全;

l客人保存的《行李认领》标识牌下联将作为他领取行李时的唯一凭证,如若发生丢失而被其他人员冒领,服务台将不承担任何责任;

D.请询问客人寄存行李的期限,如果客人寄存的大件行李期限超过24小时,或小件行李寄存期限超过1周,请建议客人将其行李存入**的储物间,并参照《客用储物间出入库管理程序》为客人办理相应的手续;

D.当填写完《行李认领》标识牌的行李到达服务台后,服务台工作人员再将行李牌上的内容登记在《行李寄存登记表》上;

3行李的储存

A.服务台工作人员根据客人寄存行李的时间长短及行李的体积大小,可选择将行李保存在大堂服务台、物业办公室或地下库房,无论行李保存在什么位置均应将保证行李的安全放在首要位置;

B.对于易散落的行李,为避免里面的物品遗失,服务台工作人员可在值班经理的监督下对其用绳索或胶带进行加固,并可采用粘贴封条的方式来保证行李的安全;

C.服务台工作人员在交接班时,必须对当班时发生的行李存入及提出情况进行交接,接班人员对于存在疑问的行李,有权要求上一班工作人员解释清楚,在问题解释清楚前,交班人员不得离开工作岗位;

4行李的提取

A.客人持自己保存的《行李认领》标识牌下联到大堂服务台联系领取寄存的行李;当领取人与寄存人不符时,除提交《行李认领》标识牌下联外,服务台工作人员还需要复印领取人的有效身份证件;

B.服务台工作人员根据客人提交的《行李认领》标识牌编号对《行李寄存登记表》相应的编号进行查找,并尽快将与行李牌对应的行李运送到大堂,如客人需要在房间接收行李,也可派人将行李运送到客人的房间;

C.在行李抵达后,服务人员应对两张《行李认领》标识牌的编号及内容进行核对,确认无误后,再将行李交客人检验;

D.客人在接收行李时应当面检验行李是否与交存时的状态一致,是否出现缺少或损坏,如出现此类问题客人可当面提出,服务台将根据行李接收时的记录做出合理解释,如确实因保存期间发生行李损毁或缺少的情况,服务台应照价赔偿客人;

E.如客人对所领取的行李没有任何异议,则可由服务台工作人员协助客人将行李运送到房间或门外运输工具上;

F.服务台工作人员将《行李认领》标识牌上下两联背面向对顶端对齐,用订书钉将《行李认领》标识牌上下联装订在一起,交物业助理存入住户档案;

5《行李认领牌》的使用程序

A.北京仲量联行**物业管理处服务台为使**的住户能够准确、及时、方便地存放并提取行李,专门制作了《行李认领》标识牌(请见附件二);

B.《行李认领》标识牌制作为可上下拆分的两联,上下两联印有相同的唯一编号。在客人寄存行李时由客人在服务台工作人员的指导下填写《行李认领》标识牌,填写完毕经服务台工作人员检验无误后,服务台工作人员将系有绳子的上联与行李做可靠的捆绑或粘贴,同时将下联交客人保存,每件行李只限使用一张《行李认领》标识牌,同一客人存放多件行李时应使用与行李数量相同的《行李认领》标识牌;

C.客人在提取行李时需要将《行李认领》标识牌的下联交回服务台,在客人核对行李无误后,服务台工作人员将上下两联《行李认领》标识牌背面对齐后再装订在一起,交物业助理存入相应住户的档案。

6《行李认领》标识牌遗失

A.因客人自己保管不慎而发生将《行李认领》标识牌丢失时,客人应及时通知大堂服务台,并提供房间号、住户姓名及《行李认领》标识牌编号等信息,由服务台对该张《行李认领》标识牌进行挂失,如服务台发现此件行李尚未被领走,可通知客人携带有效身份证明到服务台办理领取手续;

B.如客人的行李已被他人用遗失的《行李认领》标识牌冒领,服务台应及时通知客人及保安部,并提供全套的《行李认领》标识牌及当时领取人的有效身份复印件,由保安部跟进事件做进一步调查;

C.有人持客人已通知挂失的《行李认领》标识牌来领取行李,服务台应稳住来人,并及时通知保安部采取相应的措施。

篇4：住宅园区客用储物间出入库工作程序

住宅园区客用储物间出入库程序

1住户办理物品存入储物间程序

A.当住户需要向储物间中存入物品时,可直接到服务台或通过电话方式通知服务台自己需要使用储物间;

B.当住户确认自己需要将物品存入储物间后,服务台工作人员应向住户询问住户物品的数量及是否需要帮助。此后视住户存放物品的多少,由服务台人员到保安中心办理储物间钥匙的领取手续,必要时可向保安部寻求人力支持,到住户房间为住户办理物品存入手续;

C.到达房间后,请住户在《储物间登记表》(BSPF-PRO-FA04-04-AC-a)上登记将要存入储物间的物品,并由服务台工作人员和保安人员进行清点,看是否与登记的数量相符,并需仔细检查物品的状态,如是否有破损等情况,如有应立即向住户指出,并在《储物间登记表》上备注一栏详细标出;

D.当住户完成登记后,将物品贴上标有住户房号的标签,并确保标签与物品之间粘接牢固。之后将物品存入储物间,并在《储物间登记表》上记录存放在储物间内大致位置;

E.一切完成之后,将储物间锁好,将储物间钥匙交还保安中心。

2住户办理物品提出储物间程序

A.当住户需要将自己存入储物间中的物品提出时,可直接到服务台或通过电话方式通知服务台自己需要从储物间提出物品;

B.服务台工作人员应立即将储物间的档案调出,并协助住户将物品提出储物间;

C.在办理到储物间钥匙的借用手续,携带好该住户的《储物间登记表》;与住户一同到达储物间,请住户在《储物间登记表》将需要提出的物品标出,并将指定的物品运送到住户指定的位置(仅限于海晟名苑内);在住户对自己所提出的物品完成点验后,请住户在《储物间登记表》提出物品签署一栏内签字确认;

D.一切完成之后,将储物间锁好,并将钥匙交还保安中心;

E.当住户的全部物品均从储物间提出之后,将该公寓住户填写完毕的《储物间登记表》从储物间的档案中取出,存入住户档案。

3相关注意事项

A.为确保住户存放在储物间内物品的安全,除保安部的例行巡查外,每周二由一名物业助理陪同保安员对大小两间库房进行一次定期检查,检查内容包括门锁是否牢固、房间内是否过于潮湿、房间内是否有虫鼠害发生,如有上述情况发生,应立即予以解决;

B.当产生其他位置发生的损坏可能会影响到库房的安全时,如地下一层或二层发生大面积的跑水时,均应立即对库房的安全状态进行检查;

C.无论是向储物间内存放或提出物品,均建议由住户一同前往,以监督自己的物品在整个过程中是否有损害;

D.当有长期住户退租时,服务台的工作人员务必要确认住户是否还在储物间内留存物品,如有应立即提醒住户在退租前将物品取出;

E.因储物间的湿度相对其他地方要稍大一些,因此当住户向储物间存入物品之前,应提醒住户,物品可能会因潮湿受到损坏;一旦住户的物品在储物间内发生损坏,均应立即通知。

篇5：住宅园区客户物品暂存工作程序

住宅园区客户物品暂存程序

1客户办理物品暂时存入程序

为方便**内的客户在短时间内将一些小件物品,如钥匙、运动用品、书籍等临时存放在前台所提供的服务,非本大厦人员将物品通过前台转送给客人时不可适用本程序。实际操作中所遇到的情况可划分为以下两类:

1]大厦内部客户自己将物品暂存在前台,领取时由本人领取;

2]大内的客户将物品暂存在前台,但领取时的人员是存放人在存放物品时指定的,他们有可能是**内的客人,也有可能不是**内的客人;

3]**以外的人员来拜访住户,但因住户不在家,而将交给住户的物品暂存服务台,并由服务台的工作人员见到住户时再将物品转交给住户(公寓适用);

当客户在前台留存物品时,前台的工作人员应主动确认领取人及领取时间,后由前台的工作人员在《客人物品暂时存放记录》上做好详细登记,务必将各栏目填写完整;之后将物品贴上《物品临时存放标签》,标签上应标明单元号、客户姓名、留存时间、经办人等信息;

当客人将钥匙留存在前台时,由前台工作人员将钥匙用信封密封,并用铅笔在信封上记录(便于今后信封的循环使用)或用便签纸记录好单元号、留存日期、领取人姓名等信息贴在信封(需确保粘贴牢固)上,保存在前台;

客人留存在前台的物品,无论与客人熟悉与否、留存时间长短与否、留存物品价值高低与否,均要在《客人物品暂时存放记录》上做好登记工作。

2客户办理物品取出程序

当领取人到前台领取自己暂时存放的物品时,由前台工作人员对客人的身份进行核对无误后,再将物品承交给领取人,并请领取人在《客人物品暂时存放记录》上签字;

对于领取人不是本大厦内的客人情况,当领取人到前台领取客户转交给他的物品时,应请领取人出示能证明其身份的有效证件,由前台工作人员验证后(必要时,可留取领取人证件的复印件),再将物品交给领取人,并由其在《客人物品暂时存放记录》“领取人签署”一栏内签收;当前台无法确认领取人身份时,应立即与存放人取得联系,经过存放人确认后,再将物品交给领取人;

当客人所暂存的物品较重时,可视情况,协助客人将物品运送到客人的单元。

3相关注意事项

A.在为客人办理临时存放程序时要认真仔细,将信息记录完整;

B.当客人或物品的指定领取人到前台领取物品时,务必要仔细核对领取人的身份,当对领取人的身份确认无误后,再将物品交送给领取人;

C.前台工作人员在交接班时,也要对当日留存的全部物品进行交接;对于长期存放在前台,已超过领取日期很长时间的物品,请尽快与存放人取得联系。