投诉处理及收费程序作业指导书
投诉处理及收费程序作业指导书
zz1投诉处理
1)一般投诉(因物业公司自身管理原因而招致的投诉)
1.1)当接到业户来电时,应在三声内接听,并礼貌问候:"您好!管理处"。如为业户投诉,则耐心倾听,不打断、不反驳,做好记录。重点事项需重复确认。
1.2)如业户来访投诉,须起身相迎:"您好!请问有什么可帮您"如为投诉请业户坐下,并倒水双手递给业户,以安抚业户情绪。
1.3)业户来函投诉,则需复印存档,原件呈递主管领导阅示,另行处理。应当在三个工作日内处理完毕并回函。
1.4)在倾听业户投诉时,应重复其讲述的重点内容。如确认为无效投诉,则应按相关合理规定等进行解释,直至其满意。
1.5)如业户投诉合理且确实为公司过失则应确认为有效投诉应向业户致歉:"对不起"或"不好意思"。自己能或自己部门能够解决的问题当即进行处理。请业户稍坐等侯答复意见。如需较长时间解决的,则向业户承诺三个工作日内先回复,日后再进行跟进。
1.6)起身相送业户:"您慢走,我们会在三个工作日内给您一个答复。"
1.7)凡属有效投诉均应及时处理。如为自己部门能够解决的问题立即着手进行处理。如来电反映楼层里正发生的问题,该区域管理员应在10分钟内赶赴现场处理。
1.8)对超出自己职权范围的问题层层上报。属于相关部门的问题立即反馈给相关部门,并由客户中心分管领导进行跟进,要求在两个工作日内得到处理和答复。即使无法处理也应当给予书面原因答复。
1.9)最迟在第三个工作日内,客户中心依照本部门处理结果或相关部门的反馈上门回访。具体规程参照《业户访谈与回访规程》。业户如满意则将回访记录归档,事件处理形成闭环。
1.10)回访后,如业户对处理结果仍不满意,则需汇报领导后采取重新处理或其他措施,直至跟进事件处理至业户满意为止。
2)重大投诉(由于公司原因给业户造成业户重大损失的投诉)
2.1)重大投诉的处理和跟进规程可参照"一般投诉处理规程"进行。由分管领导接待,并上报公司分管领导。
2.2)在重大投诉处理完毕后,客户中心主管领导应召集相关人员召开专题会议,分析研究原因,提出改进和预防措施。公司领导应出席。
zz2收费程序
1)业户办理入伙手续时费用的收取
1.1)填写《收费通知单》,将《收费通知单》送管理处收费室核算金额,陪同业户到收费室缴费。
1.2)如业户提出疑义,应向业户解释相关收费项目(包括首期管理费、空调费、预收管理费、水电押金,本体维修基金等)。
2)管理费及相关费用的收取
2.1)空调加时费的收取:客户中心受理业户空调加时申请后,将第二联放置档案夹,于每月25日前将业户加时空调单汇总交收费室核算收费。
2.2)维修费的收取:维修组每月25日前将维修单汇总到收费室核算收费。
2.3)收费室将各种收费单单据核算汇总后,在30日前制作《管理费通知单》。
2.4)收费室在每月30日前将《管理费通知单》交客户服务中心。
2.5)客户服务中心在每月1日前由各区域管理员负责将管理费通知单派发到各业户,并通知业户在每月5日前缴纳当月管理费及上月水电等其它费用。
2.6)管理处收费室在每月10日前将银行托收费用的情况反馈给客户服务中心,并将发票开出交客户服务中心送给业户。
3)费用的催缴
3.1)客户服务中心统计当月13日仍未交款业户,由各区域管理员进行提醒业户缴交管理费。
3.2)收费室在当月23日统计未交款业户后填写《催费通知单》,交区域管理员进行催缴。
3.3)在上述期限内经多次提醒,业户仍未缴交管理费的,客户管理员分别采取电话、上门拜访、进行催缴,并以发函形式限定缴费时间。
3.4)在规定期限内未缴费的业户,经客户主管、副主任上门拜访后仍未缴纳所当月管理费的,经管理处主任签字同意后于次月5日前对该业户停止相关服务。同时通知保安队控制其物资出入,并及时发函知会业主,请其掌握业户情况,所有函件应归档。
3.5)法律途径追缴,若无人办公且欠费达3个月以上的,由客户中心分管领导联系律师对该业户进行起诉。
3.6)停止服务后,如业户要求开通水电,需请业户签署《承诺书》后方可临时开通。如业户吵闹需耐心解释,取得理解,不得与业户发生争执。
篇2：物业辖区住户投诉处理标准作业规程4
物业辖区住户投诉处理标准作业规程(四)
1.0目的
规范投诉处理工作,确保住户的各类投诉能及时、合理地得到解决。
2.0适用范围
适用于住户针对客户服务中心工作有效投诉的处理。
3.0职责
3.1管理处主管经理负责处理重要投诉。
3.2客户服务中心主管负责协助经理处理轻微投诉及每月投诉统计、分析、汇报工作。
3.3管理处相关部门主管负责协助客户服务中心主管和管理处主管经理处理本部门的被投诉事件,并及时向客户服务中心反馈投诉处理信息。
3.4客户服务中心客户服务中心管理员负责投诉现场接待工作。
4.0程序要点
4.1处理投诉的基本原则。
4.1.1使用"唱诺制"时应特别注意使用几种"唱"的语言。
4.1.2换位思考:将住户所投诉的事项当成是自己所要投诉的事项,积极思考期望得到什么样的答复。
4.1.3将住户投诉处理看成是与住户交朋友、宣传自己和公司的机会,并通过为住户实事求是地解决问题,达到加强沟通目的。
4.1.4接待投诉时,接待人员应严格遵守"礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等"的十二字服务方针,严禁与住户进行辩论、争吵。
4.1.5富有同情心,了解住户的疾苦,做到在投诉的处理中能以正确的心态应对。
4.2投诉处理流程图。
4.3投诉界定。
4.3.1重大投诉。下列投诉属重大投诉:
a)公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经住户多次提出而得不到解决的投诉;
b)由于公司责任给住户造成重大经济损失或人身伤害的;
c)有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。
4.3.2重要投诉。
重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。
4.3.3轻微投诉。
轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。
4.4投诉接待。
4.4.1当接到住户投诉时,管理员首先代表被投诉部门向住户的遭遇表示同情,并立即在《住户投诉意见表》中作好详细记录。
a)记录内容如下:
投诉事件的发生时间、地点;
被投诉人或被投诉部门;
投诉事件的发生经过(简单明了地叙述);
住户的要求;
住户的联系方式、方法。
b)接待住户时应注意:
请住户入座,耐心倾听住户投诉,不要随意辩解,并如实记录;
必要时,通知客户服务中心主管或主管经理出面解释;
注意力要集中,适时地与住户进行交流,不应只埋头记录。
c)接待投诉的技巧:
耐心倾听,做一位良好的听众;
对住户的遭遇表示同情,适当地认同住户的举动;
不要随意辩解;
学会适时适度地赞美住户。
4.4.2投诉的处理承诺:
a)重大投诉,当天呈送公司总经理进入处置程序;
b)重要投诉,接待后1小时内转呈主管经理进行处置程序;
c)轻微投诉,不超过2天内或在住户要求的期限内解决。
4.5住户服务中心管理员根据投诉内容10分钟内将《住户投诉意见表》发送到被投诉部门,领表人在《投诉处置记录表》签收记录。客户服务中心管理员应将重大投诉及重要投诉经客户服务中心主管当天转呈公司总经理或管理处主管经理。
4.6投诉处理内部工作程序。
4.6.1被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕,并按《住户投诉意见表》对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将《住户投诉意见表》交到住户服务中心。管理员收到处理完毕的《住户投诉意见表》后,应在《投诉处置记录表》记录。
4.6.2公司总经理、主管经理在接到重大投诉和重要投诉后应按公司《不合格纠正与预防标准作业规程》文件的规定处理。
4.7客户服务中心管理员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后,将情况上报客户服务中心主管,并在当天将处理结果通报给投诉的住户。通报方式可采用电话通知或楼宇管理员上门告之。
4.8客户服务中心主管在投诉处理完毕后通知楼管员安排回访。在每月30日前对投诉事件进行统计、分析,将统计、分析结果上呈主管经理,并将《住户投诉意见表》汇总上交品质部,由品质部长期保存。
4.9其他形式的投诉(如信函),客户服务中心参照本程序办理。
4.10对无效投诉的处理原则:本着为住户服务的态度,尽量为住户提供方便。
4.11对正在给住户造成损害的事件,应先立即采取措施停止或挽救伤害,再处理。
4.12投诉的处理时效。
4.12.1轻微投诉一般在2日内或按住户要求的期限内处理完毕,超时需经主管经理批准。
4.12.2重要投诉一般在3日内处置完毕,超时需经公司总经理批准。
4.12.3重大投诉应当在2日给投诉的住户明确答复,解决时间不宜超过10日。
4.13将投诉结果的评价纳入相关部门及员工的绩效考评。
4.14投诉记录每页印有编码,不允许撕毁。
4.15本规程作为客户服务中心员工绩效考评的依据之一。
5.0记录
5.1《住户投诉/求助登记单》。
5.2《住户投诉/求助记录表》。
6.0相关支持文件
《回访管理标准作业规程》。
篇3：某业主投诉处理标准作业手册
业主投诉处理标准作业手册
为了规范管辖区内客服中心处理各类投诉处理工作,确保住户的各类投诉及时、合理的得到解决,特制定本手册
01、业主投诉处理过程中各岗位职责
客户服务部主管负责降低公司服务工作的投诉率
客户服务部受理投诉人员负责处理投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作
物业管理处各主管负责配合客户服务部受理投诉人员处理相关服务类投诉
品质部负责跟踪抽查业主各类投诉的接待、处理及回访相关工作
02、业主投诉操作办法
处理投诉的原则
接待投诉时,接待人员应严格遵守"礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等"的十二字服务方针,严禁与住户进行辩论、争吵
投诉界定
业主的投诉从性质上区分有效投诉和无效投诉,其中有效投诉分为:重大投诉、重要投诉、轻微投诉
重大投诉
?公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经住户多次提出而得不到解决的投诉
?由于管理责任给住户造成重大经济损失或人身伤害的
?有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉
重要投诉
重要投诉是指项目的管理、服务工作不到位、有过失而引起的投诉,包括对设备的投诉、对服务态度的投诉、对处理问题及时率、对服务质量的投诉等
轻微投诉
轻微投诉是指因项目的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉
无效投诉
?因地产遗留或房屋质量方面的问题而导致的投诉
?因外部环境、非管辖区域的问题或其他社会问题而产生的投诉
投诉接待
当接到业主投诉时,接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意,并立即在《业主投诉记录表》中作好详细记录,详见《业主接待工作标准作业手册》
?记录内容如下:
--投诉事件的发生时间、地点
--被投诉人或被投诉部门
--投诉事件的发生经过(简单明了地叙述)
--住户的要求
--住户的联系方式、方法
?对于重大投诉和重要投诉记录在《业主投诉记录表》中
投诉的处理承诺:
?重大投诉,当天呈送公司品质部及公司总经理进入处置程序
?重要投诉,接待后1小时内转呈部门主管或项目经理进行处置程序
?轻微投诉,当天转呈项目经理2天内或在住户要求的时限内进入处置程序
?无效投诉,当天转呈项目经理进行处置程序
投诉处理内部工作程序
接待人员将重要投诉或轻微投诉内容反馈给部门主管,并在规定的时间内将解决方案回复客服中心;接待人员作好相应记录,并记录在《业主投诉记录表》中
公司总经理在接到重大投诉后指定专人跟踪处理
对于无效投诉,客服中心接待人员应先做好解释工作,并记录在《业主投诉记录表》中,对属于工程遗留问题和房屋质量方面的向地产方面反映情况;对属于外部问题、非管辖区域的问题向有关部门进行交涉,在规定时间内给业主回复
接待人员在投诉处理完毕后安排回访。按照《回访管理标准作业手册》在每月25日前对投诉进行统计、分析,并登记《投诉情况月汇总表》,出具分析报告,同时上呈项目经理审阅
其他形式的投诉(如信函),接待人员参照本程序办理
投诉的处理时效
轻微投诉一般在2日内处理完毕,超时需经部门经理批准。
重要投诉一般在3日内处置完毕,超时需经公司总经理批准。
重大投诉应当在2日内给投诉的住户明确答复。
无效投诉不超过3天回复业主。
篇4：住户投诉处理标准作业规程（9）
住户投诉处理标准作业规程(九)
1.0目的
规范投诉处理工作,确保住户的各类投诉能及时、合理地得到解决。
2.0适用范围
适用于住户针对公司管理服务工作的有效投诉处理。
3.0职责
3.1管理处主任负责处理重要投诉。
3.2客户服务中心主任/主管负责协助主任处理一般轻微投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作。
3.3管理处相关部门主管负责协助客户服务中心主任/主管和管理处主任处理本部门的被投诉事件,并及时向客户服务中心反馈投诉处理信息。
3.4客户助理、监控室值班员负责投诉现场接待工作。
4.0程序要点
4.1处理投诉的基本原则
接待投诉时,接待人员应严格遵守"礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等"的服务方针,严禁与住户进行辩论、争吵。
4.2投诉处理流程图
接待投诉
调查投诉事件,收集相关资料
分析投诉--1、无效投诉/耐心解释2、非物业管理服务投诉/将投诉信息传达
3、有效投诉/提出处理方案--执行处理方案--文件
4.3投诉界定
4.3.1投诉分为有效投诉和无效投诉,有效投诉又分为非物业管理服务投诉和物业管理服务投诉。无效投诉是指个别业主的非正当的要求、抱怨;-如:工程遗留问题、销售承诺等,物业管理服务投诉是指凡因工作不当,造成损失及不良影响,有损公司的外在形象,并导致业主、使用人不满而向管理公司反映的行为。
4.3.2重大投诉。下列投诉属重大投诉:
a)公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经住户多次提出而得不到解决的投诉。
b)由于公司责任给住户造成重大经济损失或人身伤害的。
c)有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。
4.3.3重要投诉
重要投诉是指因公司的管理服务工作不到位、有过失而引起的投诉。
4.3.4轻微投诉。
轻微投诉是指因公司的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。
4.4投诉接待
4.4.1当接到住户投诉时,接待人员首先代表被投诉部门向住户表示歉意,并立即在《住户投诉记录表》中作好详细记录:
a)记录内容如下:
-投诉事件的发生时间、地点。
-被投诉人或被投诉部门。
-投诉事件的发生经过(简单明了地叙述)。
-住户的要求。
-住户的联系方式、方法。
b)接待住户时应注意:
-请住户入座,耐心倾听住户投诉,并如实记录。
-必要时,通知客户服务中心主任/主管或管理处主任出面解释。
-注意力要集中,适时地与住户进行交流,不应只埋头记录。
4.4.2投诉的处理承诺:
a)重大投拆和重要投诉,接待后1小时内转呈管理处主任进入处置程序。
b)轻微投诉,不超过2天内或在住户要求的期限内解决。
4.5客户服务中心接待投诉人员或监控中心值班员根据投诉内容20分钟内将《住户投诉记录表》发送到被投诉部门,领表人在《投诉处置记录表》签收记录。投诉接待人员应将重大投诉及重要投诉经客户服务中心主任/主管当天转呈公司总经理或管理处主任。
4.6投诉处理内部工作程序
4.6.1被投诉部门负责人在时效要求内将内容处理完毕,并按《住户投诉记录表》对投诉处理过程作好记录。在投诉处理完毕的当天将《住户投诉记录表》交到客户服务中心。接待员收到处理完毕的《住户投诉记录表》后,应在《投诉处置记录表》记录。
4.6.2公司总经理在接到重大投诉和重要投诉后应按公司不合格项目纠正与预防措施处理。
4.7回访
4.7.1客户服务中心接待员收到被投诉部门投诉处理的反馈信息后,将情况上报客户服务中心主任/主管,并在当天将处理结果通报给投诉的住户。通报方式可采用电话通知或由客户助理上门告之。
4.7.2客户服务中心主任/主管在投诉处理完毕后通知客户助理安排回访或亲自回访。在每周六对投诉事件进行统计、分析,将统计、分析结果上报管理处主任,《住户投诉记录表》汇总由客户服务中心长期保存。
4.8其他形式的投诉(如信函)、客户服务中心参照本程序办理。
4.9投诉的处理时效
4.9.1轻微投诉一般在2日内处理完毕,超时需经管理处主任批准。
4.9.2重要投诉一般在3日内处置完毕,超时需经公司总经理批准。
4.9.3重大投诉应当在2日给投诉的住户明确答复,解决时间不宜超过10日。
5.0记录
5.1《住户投诉记录表》
5.2《投诉处置记录表》
6.0相关支持文件
6.1《回访管理标准作业规程》
档案管理制度
篇5：业主投诉处理标准作业规程范例6
业主投诉处理标准作业规程范例6
1.0目的
为了规范投诉处理工作,确保住户的各类投诉及时、合理的得到解决,特制定本规程。
2.0适用范围
本规程适用于**物业公司所管辖区内客服中心处理各类投诉。
3.0职责
3.1客户服务部主管负责降低公司服务工作的投诉率。
3.2客户服务部受理投诉人员负责处理投诉及每月的投诉统计、分析、汇报工作。
3.4项目主管负责配合客户服务部受理投诉人员处理相关服务类投诉。
3.5品质部负责跟踪业主各类投诉的接待、处理及回访相关工作。
4.0程序要点
4.1处理投诉的原则
接待投诉时,接待人员应严格遵守"礼貌、乐观、热情、友善、耐心、平等"的十二字服务方针,严禁与住户进行辩论、争吵。
4.2投诉界定
4.2.1业主的投诉从性质上区分有效投诉和无效投诉,其中有效投诉分为:重大投诉、重要投诉、轻微投诉。
4.2.2重大投诉
a)公司承诺或合同规定提供的服务没有实施或实施效果有明显差错,经住户多次提出而得不到解决的投诉;
b)由于管理责任给住户造成重大经济损失或人身伤害的;
c)有效投诉在一个月内得不到合理解决的投诉。
4.2.3重要投诉
重要投诉是指项目的管理、服务工作不到位、有过失而引起的投诉,包括对设备的投诉、对服务态度的投诉、对处理问题及时率、对服务质量的投诉等。
4.2.4轻微投诉
轻微投诉是指因项目的设施、设备和管理水平有限给住户造成的生活、工作轻微不便而非人为因素造成的影响,可以通过改进而较易得到解决或改进的投诉。
4.2.5无效投诉
a)因地产遗留或房屋质量方面的问题而导致的投诉。
b)因外部环境、非管辖区域的问题或其他社会问题而产生的投诉。
4.3投诉接待
4.3.1当接到业主投诉时,接待员首先代表被投诉部门向住户表示歉意,并立即在《业主接待记录表》中作好详细记录,详见《业主接待工作标准作业规程》。
a)记录内容如下:
--投诉事件的发生时间、地点;
--被投诉人或被投诉部门;
--投诉事件的发生经过(简单明了地叙述);
--住户的要求;
--住户的联系方式、方法。
b)对于重大投诉和重要投诉记录在《业主投诉记录表》中。
4.3.2投诉的处理承诺:
a)重大投诉,当天呈送公司品质部及公司总经理进入处置程序;
b)重要投诉,接待后1小时内转呈部门主管或项目经理进行处置程序;
c)轻微投诉,当天转呈项目经理不超过2天内或在住户要求的时限内进入处置程序;
d)无效投诉,当天转呈项目经理进行处置程序。
4.4投诉处理内部工作程序
4.4.1接待人员将重要投诉或轻微投诉内容反馈给部门主管,并在规定的时间内将解决方案回复客服中心;接待人员作好相应记录,并记录在《业主投诉记录表》中。
4.4.2公司总经理、项目经理在接到重大投诉后应按《不合格纠正与预防标准作业规程》文件的规定处理。
4.4.3对于无效投诉,客服中心接待人员应先做好解释工作,并记录在《业主接待记录表》中,对属于工程遗留问题和房屋质量方面的向地产方面反映情况;对属于外部问题、非管辖区域的问题向有关部门进行交涉,在规定时间内给业主回复。
4.5接待人员在投诉处理完毕后安排回访。按照《回访管理标准作业规程》在每月25日前对投诉进行统计、分析,并登记《投诉情况月汇总表》,出具分析报告,同时上呈项目经理审阅。
4.6其他形式的投诉(如信函),接待人员参照本程序办理。
4.7投诉的处理时效
4.7.1轻微投诉一般在2日内处理完毕,超时需经项目经理批准。
4.7.2重要投诉一般在3日内处置完毕,超时需经公司总经理批准。
4.7.3重大投诉应当在2日给投诉的住户明确答复。
4.7.4无效投诉不超过3天回复业主。
5.0相关记录
《业主接待记录表》
《业主投诉记录表》
《投诉情况月汇总表》
6.0相关支持文件
《回访管理标准作业规程》
《不合格纠正与预防标准作业规程》
投诉处理流程图
制度专栏
