物业公司采购管理作业规程（4）
物业公司采购管理标准作业规程(四)
1.目的
规范公司采购按理工作,确保公司采购物品符合规定要求。
2.适用范围
适用于物业管理公司及下属管理处的采购管理工作。
3.职责
(1)经营部采购员负责物品的采购工作。
(2)公司/管理处仓库管理员负责物品申购计划的制定,物品的验收,出、入仓手续的办理以及库存物品的保管工作。
(3)公司财务部经理负责物品申购计划的审核。
(4)管理处经理负责零星物品、应急物品的采购审批。
(5)公司总经理负责申购计划的审批。
4.程序要点
(1)物品采购的申请范围
a)凡公司为提供服务、管理所需要的有形物料、工具等,均属采购申请范围。
b)下列有形产品如公司仓库无储存时,应提出采购计划;
*公用设备设施、装置运行、维护保养、检修和更新所需的材料、配件、组件、单机和整机;
*为便于服务和管理所需添置的设备、设施、装置;
*房屋本体及其他公共配套设施修缮所需的材料。
(2)物品采购的申报程序
a)计划采购物品的申报程序:
*仓库管理员应于每月25日前根据《仓库管理标准作业规程》中的相关限额规定编制下月物品申购计划表;
*物品申购计划表,应于每月26日交公司财务部经理根据《仓库管理标准作业规程》中的相关规定进行审核;
*审核无误的物品申购计划表报公司总经理审核;
*公司总经理审批同意的物品申购计划表交经营部采购员按计划购买。
b)零星物品的申购:
*零星物品的标准:
--常用品以外的;
--数量较少的;
--仓库中没有储存的;
*零星物品的申报程序:
--由使用部门填写零星物品申购单;
--管理处会计审核;
--零星物品单位价值在500元以内的,由管理处经理审批;
--零星物品单位价值在500元以上的,报公司总经理审批;
--审批手续完整的申购单交公司采购员购买。
c)应急物品的申报程序:
*应急物品的标准:
--突发性急用物品;
--仓库中没有储存的;
*应急物品的申报程序:
--使用部门填写应急物品申报单;
--物品单位价值在1000元以下的,申购单交管理处经理审批;
--物品单位价值在1000元以上的,申购单交公司总经理审批;
--审批同意后交公司采购员购买。
(3)物品采购的时效
a)通用物品的采购。原则上应在3个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
b)特殊物品的采购。原则上应在5个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
c)零星物品的采购。原则上应在1个工作日内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
d)应急物品的采购。原则上应在3个小时内完成,特殊情况报经营部经理或管理处经理同意后另行处理。
(4)物品采购程序
a)公司采购员在采购物品时,应按《物品难标准作业规程》中的相关要求选择所需物品。
b)公司采购员在采购物品时,应按照《分供方评审与管理标准作业规程》中的相关规定选择评审合格的分供商。
c)批量物品的采购:
*采购员凭审批手续完整的采购计划单到公司财务部按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支物品采购资金或支票;
*采购单位数量在10个以上的物品时,原则上应通过评审合格的供应商送货上门;
*采购量不大或其他原因使供货商不能送化上门的,由采购员到评审合格的分供商处购买;
*采购价值在50元以上物品时,采购员必须要求供应商提供正式的商品销售发票;
*采购员在合格供应商处购买不到的物品,应做到货比三家,争取采购物料质优价廉。
d)零星物品的采购:
*采购员凭审批手续完整的零星物资申购单,到管理处财务部办理物品采购借支手续;
*管理处财务部的相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;
*采购员原则上应到评审合格的供应商处购买,如合格供应商处没有所需物品,应到物优价廉的正规商店购买;
*购买价值在50元以上的物品,应要求供货方提供正式商品销售发票。
e)应急物品的采购:
*采购员凭审批完整的应急物品申购单到管理处财务部办理借支手续;
*管理处财务部相关人员按照《备用金管理标准作业规程》中的相关规定借支现金或支票;
*采购员应到距离公司较近的正规商店购买。
f)采购员应将采购回来的物品按照《仓库管理标准作业规程》中的相关规定及时送交仓库办理验收入库手续。
g)物品采购发生的费用,由采购员按照《费用报销审核标准作业规程》中的相关规定到财务部办理费用报销手续。
(5)物品采购资料的保管
a)物品采购的申报资料由经营部采购员长期保存。
b)物品采购的发票及验收资料等,由公司财务部或仓库相关人员于月末汇总后,在公司财务部或仓库加密长期保存。
(6)本规程的执行情况,作为相关人员绩效考评的依据之一。
5.记录
《物品采购计划表》
6.相关支持性文件
a)《仓库管理标准作业规程》
b)《备用金管理标准作业规程》
c)《物品验证标准作业规程》
d)《分供方评审与管理标准作业规程》
e)《费用报销审核标准作业规程》
篇2：食品原料采购管理规程
食品原料的采购管理
??食品原料采购是指餐饮企业根据生产经营的需要以最低价格实施订货,并购买到所需的食品原料。食品原材料采购供应管理是餐饮业务管理的首要环节。采购供应管理的好坏,直接影响厨房生产、产品质量、成本消耗和经济效益。只有原材料质量好,才能保证菜肴味道佳美。采购的数量、质量和价格合理,才能降低餐饮成本,提高经济效益。
一、采购人员的选择
采购人员的选择对于餐厅成本控制来说是非常重要的。有的餐厅有良好的设备、一流的服务人员和手艺精湛的厨师,但其经济效益不理想,究其主要原因,很可能就是由于原材料采购的质次价高,甚至采购员收取回扣而导致原材料成本上升所造成的。可见,采购员的选择对成本控制有着举足轻重的影响。经过对餐饮企业的调查和分析,一个好的采购员可为企业节约5%的餐饮成本。
一个合适的采购员应具备以下的素质:
(1)要了解餐饮经营与生产一个良好的采购员,要熟悉餐厅的菜单,熟悉厨房加工、切配、烹调的各个环节,要懂得各种原料的损耗情况、加工的难易程度及烹调的特点,以保证买到适需的食品原料。
(2)熟悉原料的采购渠道所谓渠道,即特定的交易关系线,通常是指两个企业之间固定的交易关系。采购人员应该知道什么原料在什么地方买,哪儿的货质量好,哪儿的货便宜,这样才能买到质优价低的原料。
(3)了解进价与销价的核算关系采购人员应了解菜单上每一菜品的名称、售价和分量,知道餐厅近期的毛利率和理想的毛利率。这样,在采购时就能决定某种食品原料在价格上是否可以接受。
(4)熟悉财务制度要了解有关现金、支票、发票等使用的要求和规定,以及对应付款的处理要求等。
(5)诚实可靠,不收取回扣要具有国家、集体利益高于一切的觉悟,不得损公肥私。
二、采购质量管理
(一)采购质量标准餐厅要生产质量稳定的菜品,必须使用质量稳定的原料,这就对采购提出了质量标准。采购质量标准又称"标准采购规格",是指根据餐饮企业的特殊要求,对所要采购的各种食品原料作出详细而具体的标准规格的规定,如原料的部位、产地、等级、外观、色泽度、新鲜度等。
目前,我国对食品原料的质量标准还没有完全规范,一般餐饮企业只是对那些成本较高的各类原料,按自定的质量标准来指导采购。
(二)质量标准的形式
质量标准的形式以"采购明细单"或"标准采购规格"的表格形式出现。在标准采购规格中具体包括的内容有:食品原料的名称、食品原料的质量或性质的说明(包括产地、等级、部位、形状、规格、气味、产率、色泽与外观等)、发货时间的要求等。
(三)制定标准采购规格的作用
标准采购规格制定后,应分送给采购员、供应商、验收员和餐饮经理办公室,其具体作用如下:
1)使用标准采购规格可以把好采购关,避免因采购的原料质量不稳定而引起产品质量的不稳定。
2)把标准分发给供货单位,可以避免采购员与供应商之间对原料质量产生分歧和矛盾。
3)可以避免每次对供应单位提出各种原料的质量要求,减少了工作量。
4)将质量标准分发给若干个供货单位,可以通过招标的形式选择最低的报价单位。
5)有利于验收质量标准的控制。
6)可以防止原料采购部门与原料使用部门之间可能产生的矛盾。
三、采购数量管理
食品原料采购的质量标准在一段时间内可以相对稳定,而采购数量则要随餐厅销售量和库存量的变化而不断进行调整。如果采购数量控制不当,就可能出现一方面采购数量过多,占用过多的资金,有了更多的利息占用,而且增加了库存费用,并有可能造成原料腐烂、变质、损坏,使成本增加;另一方面采购数量过少,会导致供应、库存中断而影响正常销售。
(一)影响采购数量的因素
1)餐厅餐饮产品销售数量的变化现有的库房面积。
2)采购点与餐厅之间的距离。
3)企业目前的财务状况。餐饮企业经营较好时,可适当增大采购量;资金短缺时,则应精打细算,减少采购量,以利于资金的周转。
4)原料本身的特点。易储存的原料可以多购一些,不易储存的原料应勤进快销。
5)原料市场价格的变化。
6)市场供求状况的稳定程度影响采购数量。当某种原料的供应不稳定时,可以多采购一些,以弥补因原料短缺而造成的损失。
(二)采购数量管理
对采购管理来说,食品原料可分为易坏性原料和非易坏性原料,对这两类原料的采购应区别对待。
1.易坏性原料的采购数量
易坏性原料一般为鲜活货,这些原料要求购进后立即使用,用完后再购进新的原料。因此,这类原料的采购频率较高,一般使用的采购方法如下:
(1)日常采购法每次采购的数量可用下列公式表示:应采购数量=需使用数量一现有数量需使用数量是指在进货间隔期内对某种原料的需要量。现有数量是指某种原料的库存数量,它包括已经发往厨房而未被使用的原料数量,这个数量可以通过实地盘存加以确定。应采购量是指需使用量与现有量之差,这个数量还要根据特殊宴会、节日和其他特殊情况加以调整。
餐厅可自行设计一个原料采购单,将所有易变质的鲜活类食品原料分类列在表上,这样既可以节省工作量,还有助于控制采购数量和采购价格。
(2)长期订货法餐厅中有一些原料,其本身价值不太高,但其消耗量大,所需数量也较稳定,这类原料如果用上述方法采购就显得费时费力,因此可采用长期订货法。
利用长期订货法,餐饮企业采购部门可与一家供货单位订下合同,规定以固定价格每天向其供应规定数量的原料。例如:餐厅与食品公司商定每天送3箱鸡蛋,只规定需求量或结存量,有特殊变化时再增加或减少采购量。面包、奶制品、常用蔬菜、水果以及价值低、耗量大、占用空间多的一些物品,如啤酒等,也属于这一类原料。
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