某物业公司内部质量体系审核方法
物业公司内部质量体系审核方法
一、内部质量体系审核的依据
1、GB/T19001-2000标准
2、质量手册
3、程序文件
4、合同
5、国家有关的法律、法规
二、内审员工作方法
1、少讲、多看、多问、多听
因为审核员在现场的时间有限,而需采集的信息量很大;信息只能通过看、问、听获得,不能从讲话中获得。因此只有少讲才能多收集信息。审核员一般情况下是可以不主动讲话的。
2、选择正确的对象提问
问题应向负责进行该项质量活动的部门或个人提出,而不要向无关的部门或人员提出,否则就会文不对题,浪费时间。
3、正确的提出问题
审核员应当明确的、针对要了解的问题提问,用不着像在商业或外交谈判中那样采用旁敲侧击的办法,更不要提出外行的或错误的问题。
4、封闭式问题和开启式问题相结合
问题一般可以分为封闭式和开启式两种。前者可用“是”“否”“有”“无”等简短的词来回答。后者则需要对方做较详细的说明或解释。封闭式的问题可以得到明确无误的答案,但信息量少。开启式的问题可以引出较多的信息,有助于调查的深入,但花费时间较多。两者要合理结合,不可偏废。
开启式的问题中,还可分为下列几类:
主题式问题这是主题非常明确,开门见山式的问题。如“请谈谈。。。的有效性,你们是如何做的”
扩展式问题这是在会话基础上逐渐进入较高层次的交流时的问题。如“那么对你来说,了解这类程序的重要性有什么作用呢”
征求意见式问题这种问题可以鼓励被审人员提供更多的信息。如“你认为这方面最有效的方法是什么”。但征求意见式问题不宜多提,否则会产生离题太远,浪费时间的后果。
设想式问题如“电源中断了怎么办”。这类问题应注意适当掌握,不宜任意设想许多特殊情况请被审人员回答。
审核时常以封闭式问题开始,继之以许多开启式问题,最后以一两个封闭式问题结束。
5、提问与索看相结合
审核员在提问时经常问及文件及实际情况,这时可在提问中同时索取需要观看的文件或提出要观看现场。但注意避免在对方出示一大堆文件后,就终止提问,埋头细读的做法。
6、联想和追溯
质量体系本身是一个完整的事物,各要素之间有内在的联系。因此审核员应养成联想和追溯的习惯。例如从进货检验记录中出现许多不合格就应联想到供方的评定有无问题,而到有关部门追溯其评定记录。
7、创造一个良好的审核气氛
为使审核顺利进行,审核员应注意创造一个良好的气氛,使审核成为仿佛是在进行工作研究而不要使对方经常意识到自己处于受审的地位。为此,审核员应平等、和气待人;注意听人讲话;认真记笔记;不时的用点头、注视、附和等方式对对方谈话表示感兴趣等。凡是要请对方出示文件或找一般工作人员谈话都应征得对方领导同意。如发现了不合格要对方领导签字时,要耐心说明理由。如对方态度粗暴也不要与之争吵。
三、检查表的使用
1、事先仔细的阅读质量文件,理清审核思路,找出审核重点;
2、对审核重点确定检查方法,保证审核效果;
3、根据文件的内容对审核点确定抽样比例,保证审核的全面有效性;在审核过程中不得随意增加或减少检查的样本量;
4、对审核检查的内容,须如实记录在检查表中,作为判断合格与否的依据。
5、对所有发现的事实,应及时请陪同人员确认并签字。
四、对不合格的判定
1、应根据检查表中预定的样本数量进行抽样检查;不能为了发现问题而随意增加样本数量
2、根据发现的每个样本的问题点数确定该样本是否合格;并提炼出该样本反映的主要问题;
3、对整体样本进行分析,是否能反映出一个或几个系统性的问题;
4、若整体样本反映一个或几个相同性质的问题,则应判该样本不合格;
5、若整体样本反映的问题呈分散状态,无相互关联,则不能判该样本不合格,但应列为观察问题;
6、在判定不合格时,应对发现问题的本质进行分析,发现其与质量体系条款不相符的地方,不能单纯就问题的表面进行判断不符合哪一条条款。
7、在判定不符合时,除应注明不符合质量体系文件的哪一条条款的哪一项要求外,还应注明不符合ISO9001-2000标准的哪一条条款的哪一项要求。
五、注意事项
1、审核过程中,应注重多种方法结合使用,保证审核的效果;
2、若被审核人不了解情况时,应允许并接受熟悉情况的被审方人员的解释说明,但应注意两者间相冲突或矛盾的地方;
3、若被审核人员拒绝回答问题时,应与之领导联系并更换被审核人员,避免发生冲突;
4、在审核过程中,应全程有被审核方人员陪同,避免出现发现问题后被审核方不承认的现象;
篇2：物业内部质量体系审核工作程序
公司程序文件
--物业内部质量体系审核程序
1.目的:
审核质量活动是否符合公司的要求,以及质量体系在实现公司质量方针、质量目标方面是否有效和适合。
2.适用范围:
适用于公司内部组织的质量体系审核工作。
3.引用文件:
3.1质量手册第4.17章
3.2ISO9002标准第4.17章
4.职责:
4.1管理者副代表负责制定内部质量审核计划,组织实施内部质量审核。
4.2管理者代表批准组成审核小组,并由管理者副代表担任或指定他人担任审核小组组长,负责审核工作的准备和具体实施。
4.3综合办公室负责每次内审文件的记录、保存,每次内部质量审核完成并记录后,由综合办公室存档保管。
5.工作程序:
5.1审核计划:
5.1.1滚动式审核:
5.1.1.1管理者副代表负责编制全年度公司《年度内部质量体系审核计划》,经管理者代表批准后,由管理者副代表负责组织实施。
5.1.1.2《年度内部质量体系审核计划》应保证公司质量手册的全部要素内容和各部门至少一年进行一次审核。
5.1.2集中式审核:
5.1.2.1除上述例行审核外,公司根据下列情况做出进行内部质量审核的决定,由公司管理者代表负责组织实施临时内部质量审核。
a体系的功能发生重大变化,如公司机构设置的变动或程序修改等;
b由于不合格影响或可能影响到物业管理服务的效果及住户使用;
c必须验证是否采取了纠正措施及其有效性;
d需要按质量体系标准评价质量体系。
5.1.2.2集中审核计划内容包括:审核的各种活动和范围,应包括质量体系中各种主要活动、审核人员、审核目的、有关审核结果、结论和建议的报告程序、审核日期安排。
5.1.3在文件首版至正式通过认证前,由管理者副代表负责安排计划,采取集中式审核的办法,至少进行两次内部质量审核。
5.1.4在体系正式建立的第一年采用集中式审核,由管理者副代表计划每半年安排一次内部审核,两年后,主要采用滚动式审核。
5.2审核准备:
5.2.1内部审核员应通过ISO9000认证机构或咨询机构的培训考试合格,安排时应考虑避免其审核与自己有直接责任的部门。
5.2.2审核之前,管理者副代表负责组织审核小组,管理者代表批准并产生审核小组组长。由组长编写《内部质量体系审核实施计划》,报管理者代表批准。
5.2.3审核小组应准备以下文件:
a审核的依据性文件,包括质量手册、程序文件、作业指导书和质量记录;
b相关部门过程或活动不合格报告和纠正措施报告;
c审核组员编写检查表,由审核组长审阅。
5.3审核的实施:
5.3.1审核小组成员通过访谈、查问、查阅文件、考察各项工作现状、表现和服务活动获取证据,并填写《内部质量体系审核检查表》。
5.3.2审核小组成员将所有的观察结果进行审核,以确定不合格项目提出不合格报告,所有不合格报告需要审核组长批准并由受审核部门领导确认。
5.4审核报告:
5.4.1滚动式审核只在全部计划的审核活动完成后,一个审核周期提交一份审核报告,每个审核分阶段提交《不合格报告》;集中式审核在
每一次审核活动结束后应提交当次审核报告,并附全部的《不合格报告》。一个审核周期每次集中审核完成后,由管理者代表列出《不合格项目分布表》。
5.4.2《内部质量体系审核报告》由审核小组组长编写,并交管理者代表审核。
5.4.3《内部质量体系审核报告》内容包括:审核的范围和目的、审核小组成员、受审核部门和审核日期、审核依据性文件、不合格项目统计分析、审核结论综述、审核报告的发放清单。
5.4.4《内部质量体系审核报告》由管理者代表审批后发至各受审部门领导,审核报告正本按EJ-QP6.5《质量记录的控制》规定保存。
5.5采取纠正措施:
5.5.1受审部门负责人对审核中提出的问题进行原因分析,制定纠正措施,反馈给审核组长。
5.5.2审核组长委派成员负责纠正措施实施效果的验证,并将验证结果填写在《不合格报告》中,达到满足表格所有项目要求后,交综合办公室存档。
6.支持性文件与质量记录:
6.1《年度内部质量体系审核计划》EJ-QR-QP9.2-01
6.2《内部质量体系审核检查表》EJ-QR-QP9.2-02
6.3《不合格报告》EJ-QR-QP9.2-03
6.4《内部质量体系审核实施计划》EJ-QR-QP9.2-04
6.5《内部质量体系审核报告》EJ-QR-QP9.2-05
6.6《不合格项目分布表》EJ-QR-QP9.2-06
篇3：建筑公司内部质量体系审核程序
建筑公司内部质量体系审核程序
1、审核计划
1.1每年年初,质量部应编制并发布年度审核计划,各部门、各要素的审核频次应取决于其现状和重要性,并考虑前几次审核发现的问题。
1.2每次审核的确切日期,由质量部提前一周通知受审核单位的负责人。
2、审核实施
2.1质量部负责安排审核员进行审核。
2.2审核员应按本手册和有关支持性文件审核检查表。
2.3审核员应使用编制好的审核检查表,用它作为审核的助手和记录审核情况。
2.4对审核发现的问题,审核员应及时向受审核部门说明。
2.5审核的目的是寻找符合或不符合适用标准或程序的客观证据,不应对审核对象加入个人的成见。
3、报告审核中发现的问题
3.1审核员应在审核完成后,将所发现的问题向受审核单位的负责人作一次口头报告,并对这些问题发布整改通知单或纠正措施。
3.2对于那些针对直接原因,采取措施即可纠正的不符合项,审核员可直接向受审核单位负责人发布整改通知单。
3.3对于那些对质量体系影响严重和需要较长时间才能完成纠下措施的不任命,以及纠正措施将涉及两个以上实施单位的,审核员应向受审核单位提出采取纠正措施的要求。
3.4审核完毕,质量部负责编写并发布审核报告。
4、对审核所发现问题的反应
4.1对整改通知单中提出的不合格,受审核单位应在15天内整改完毕。
4.2收到纠正措施要求的单位,应在一周内制订出纠正措施计划,并交质量部认可,管理者代表批准。
4.3受审核单位对纠正措施要求而未做出反应时,质量部应加以追查并向项目经理报告。
4.5纠正措施的实施应按本手册第14条款的规定执行。
5、跟踪
5.1当整改通知单、纠正措施要求中预定完成的日期已到,或当接到已完成的通知时,质量部应派人去验证完成情况。
5.2在下一次进行审核时,审核员应检查上一次的纠正措施是否依然有效;如不再生效,则应发出新的纠正措施要求。
5.3如受审核单位在规定期限内未能完成纠正措施计划,质量部应对此进行追踪,查明原因;若无正当理由或未能规定出可接受修正期限,则应向项目经理汇报。
6、记录的保存
质量部负责保存审核计划、审核检查表、审核报告、整改通知单和纠正措施要求等内部质量审核记录。
篇4：工程ISO贯标制度手册:内部质量体系审核
工程项目ISO贯标制度手册:内部质量体系审核
第十七节内部质量体系审核
17.1审核计划
17.1.1每年年初,质量部应编制并发布年度审核计划,各部门、各要素的审核频次应取决于其现状和重要性,并考虑前几次审核发现的问题。
17.1.2每次审核的确切日期,由质量部提前一周通知受审核单位的负责人。
17.2审核实施
17.2.1质量部负责安排审核员进行审核。
17.2.2审核员应按本手册和有关支持性文件审核检查表。
17.2.3审核员应使用编制好的审核检查表,用它作为审核的助手和记录审核情况。
17.2.4对审核发现的问题,审核员应及时向受审核部门说明。
17.2.5审核的目的是寻找符合或不符合适用标准或程序的客观证据,不应对审核对象加入个人的成见。
17.3报告审核中发现的问题
17.3.1审核员应在审核完成后,将所发现的问题向受审核单位的负责人作一次口头报告,并对这些问题发布整改通知单或纠正措施。
17.3.2对于那些针对直接原因,采取措施即可纠正的不符合项,审核员可直接向受审核单位负责人发布整改通知单。
17.3.3对于那些对质量体系影响严重和需要较长时间才能完成纠下措施的不任命,以及纠正措施将涉及两个以上实施单位的,审核员应向受审核单位提出采取纠正措施的要求。
17.3.4审核完毕,质量部负责编写并发布审核报告。
17.4对审核所发现问题的反应
17.4.1对整改通知单中提出的不合格,受审核单位应在15天内整改完毕。
17.4.2收到纠正措施要求的单位,应在一周内制订出纠正措施计划,并交质量部认可,管理者代表批准。
17.4.3受审核单位对纠正措施要求而未做出反应时,质量部应加以追查并向项目经理报告。
17.4.5纠正措施的实施应按本手册第14条款的规定执行。
17.5跟踪
17.5.1当整改通知单、纠正措施要求中预定完成的日期已到,或当接到已完成的通知时,质量部应派人去验证完成情况。
17.5.2在下一次进行审核时,审核员应检查上一次的纠正措施是否依然有效;如不再生效,则应发出新的纠正措施要求。
17.5.3如受审核单位在规定期限内未能完成纠正措施计划,质量部应对此进行追踪,查明原因;若无正当理由或未能规定出可接受修正期限,则应向项目经理汇报。
17.6记录的保存
质量部负责保存审核计划、审核检查表、审核报告、整改通知单和纠正措施要求等内部质量审核记录。
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